Einrichtungstutorial: App Mandanten

Diese Erweiterung ermöglicht es dir, innerhalb eines einzigen tricoma Systems mehrere Mandanten sowie separate Nummernkreisläufe und Templates zu verwalten.

Achtung:
In vielen Fällen bleiben Statistiken und Masken mandantenunabhängig – häufig geht es primär um die Trennung der Nummernkreise für Angebote, Rechnungen, Lieferungen usw.

Die App benötigt zudem eine hohe System-Performance und ist nicht für Systeme mit mehr als 2.500 Belegen pro Monat geeignet.
Bei höherem Belegaufkommen sollten separate tricoma Systeme eingesetzt werden.

Bereich: Einstellungen > Mandanten

Mandantenverwaltung

In diesem Bereich kannst du bestehende Mandanten verwalten oder neue Mandanten anlegen. Es stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

1. Vorhandene Mandanten
2. Neuen Mandanten anlegen

1. Vorhandene Mandanten

Hier werden alle bereits angelegten Mandanten aufgelistet.

• Titel
  Bezeichnung, die bei der Mandantenwahl angezeigt wird.
• Typ
  Information zum zugeordneten Mandantentyp.
• Prio
  Legt die Sortierung der Mandanten in der Auswahl (z. B. oben rechts in Übersichten) fest.
• Anzahl Objekte
  Zeigt an, wie viele Objekte aktuell dem jeweiligen Mandanten zugeordnet sind.
• Details bearbeiten
  Öffnet die Konfiguration für detaillierte Einstellungen des Mandanten.
  • Allgemeine Konfiguration
    • Titel
    • Farbe
    • Eigene Nummernkreise je Kunde erlauben?
    • Währung
    • Absender (E-Mail)
    • Absender (Name)
  • Appspezifische Einstellungen
    Hier kannst du individuelle Einstellungen für die in deinem System verwendeten Apps setzen.
  • Mögliche Variablen für Postfix/Präfix
    Die hier aufgeführten Variablen kannst du für die Gestaltung von Postfix oder Präfix nutzen.

2. Neuen Mandanten anlegen

Bei Bedarf kannst du hier neue Mandanten erstellen.

• Titel
  Vergib einen Titel, der später bei der Mandantenwahl angezeigt wird.
• Nummernkreise
  Lege fest, wie die Nummernkreise genutzt werden sollen. Achtung: Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden!
  
  
  • Ein Nummernkreis je App
    Jede App erhält einen eigenen Nummernkreis, der später in den appspezifischen Einstellungen gewählt wird.
  • Ein Nummernkreis für alle Apps
    Es wird ein gemeinsamer Nummernkreis verwendet. Optional kann pro App dennoch ein eigener Nummernkreis aktiviert und definiert werden.
• Startnummer
  Hier legst du fest, mit welcher Startnummer der Mandant beginnen soll.

Bereich: Einstellungen > Nummernzuweisung

Nummernzuweisung

Mit diesem Tool kannst du alle aktuell vorhandenen Objekte (z. B. Rechnungen, Angebote), die bisher keinem Mandanten zugeordnet wurden, einem gewünschten Mandanten zuweisen. Pro Ausführung werden dabei maximal 500 Objekte verarbeitet.

Das Objekt wird dem ausgewählten Mandanten zugeordnet, wobei die bestehende Objekt-ID als Mandantennummer verwendet wird – nur so bleibt die Eindeutigkeit gewährleistet. Optional kannst du der neuen Mandantennummer ein Präfix und/oder Postfix hinzufügen.

Achtung:
Bevor du die Zuweisung durchführst, solltest du alle Konfigurationen des Mandanten vollständig abschließen. Die nachträgliche Zuweisung ist nur bei Mandanten möglich, die einen eigenen Nummernkreis je App verwenden.

Um die Zuweisung vorzunehmen, wähle zunächst den entsprechenden Mandanten aus und lege anschließend fest, ob ein Präfix und/oder Postfix ergänzt werden soll.

Bereich: Einstellungen > Rechtesystem

Rechtesystem

In diesem Bereich legst du fest, welche Benutzer welche Mandanten bzw. die zugehörigen Objekte einsehen dürfen. Die Berechtigungen können individuell pro Benutzer und pro Mandant vergeben werden.

Weitere Informationen findest du hier: Benutzerrechte bei den Mandanten festlegen

Bereich: Einstellungen > E-Mail-Adressen

E-Mail-Adressen

In diesem Bereich kannst du die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter hinterlegen, die auf den PDF-Dokumenten des jeweiligen Mandanten ausgegeben werden.

Weitere Informationen findest du hier: Anlegen unterschiedlicher Emailadressen

Weitere Tutorials

Folgende Tutorials können ebenfalls hilfreich sein:

• Übersicht über die Funktionen
• Funktionsweise