Einrichtungstutorial: App Mandanten

Eine Erweiterung des Systems, um mehrere Mandanten und  auch mehrere Nummernkreisläufe und Templates in nur einem tricoma System zu verwalten.

Achtung:
Oft sind Statistiken und Masken mandantenunabhängig und es geht lediglich um getrennte Nummernkreise für Angebote, Rechnungen, Lieferungen etc.
Des Weiteren benötigt die App viel Performance und ist nicht für Systeme mit mehr als 2.500 Belegen im Monat geeignet. In diesem Fall sollten getrennte tricoma Systeme genutzt werden.

Bereich: Einstellungen > Mandanten

Hauptbereiche Einstellungen > Mandanten

Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
1. Vorhandene Mandanten
2. Neuen Mandanten anlegen

1. Vorhandene Mandanten

Ausgabe der bereits angelegten Mandanten.

• Titel
  Wird bei der Mandantenwahl ausgegeben.
• Typ
  
• Prio
  Sortierung der Mandanten in der Auswahl rechts oben (z.B. in bestimmten Übersichten).
• Anzahl Objekte
  Ausgabe der aktuell vorhandenen Objekte für den jeweiligen Mandanten.
• Details bearbeiten
  Konfiguration von detaillierten Einstellungen.
• Allgemeine Konfiguration
• Titel
• Farbe
• Eigene Nummernkreis je Kunde erlauben?
• Währung
• Absender (Mail)
• Absender (Name)
• Appspezifische Einstellungen
  Setzen Sie Einstellungen für verschiedene in Ihrem System vorhandenen Apps.
• Mögliche Variablen für Postfix/Präfix
  Die hier genannten Variablen können für Postfix/Präfix genutzt werden.

2. Neuen Mandanten anlegen

Hier können Sie bei Bedarf neue Mandanten anlegen.

• Titel
  Eingabe eines Titels, dieser wird später bei der Mandantenwahl angezeigt.
• Nummernkreise
  Konfigurieren Sie die Nutzung der Nummernkreise. Je nachdem welche Einstellung Sie hier nutzen, stehen Ihnen später andere Optionen für die Appspezifischen Einstellungen zur Verfügung.
  Achtung: Nachträglich kann diese Einstellung nicht mehr verändert werden.
• Ein Nummernkreis je App
  Je App wird ein eigener Nummernkreis genutzt, dieser kann in den Appspezifischen Einstellungen festgelegt werden.
• Ein Nummernkreis für alle Apps
  Der Nummernkreis wird allgemein für alle Apps gesetzt, es kann allerdings für einzelne Apps ein eigener Nummernkreis aktiviert und definiert werden.
• Startnummer
  Festlegen der gewünschten Startnummer dieses Mandanten.

Bereich: Einstellungen > Nummernzuweisung

Hauptbereiche Einstellungen > Nummernzuweisung

Dieses Tool erlaubt es Ihnen, alle aktuell vorhandenen Objekte (z.B. Rechnungen, Angebote), welche noch keinem Mandanten zugewiesen sind, einem Mandanten zuzuweisen. Pro Aufruf werden hierbei maximal 500 Objekte zugeordnet.
Es wird das entsprechende Objekt dem Mandanten zugewiesen und die bestehende ID des Objekts als Mandantennummer verwendet, da nur so die Einzigartigkeit gewährleistet ist. Lediglich ein Post- oder Präfix kann der neu zugewiesenen Mandantennummer hinzugefügt werden.
Achtung: Nehmen Sie vor der Zuordnung zunächst alle Konfigurationen für den jeweiligen Mandanten vor. Des Weiteren ist die nachträgliche Zuweisung nur für Mandanten mit einem eigenen Nummernkreis pro App möglich.
Um die Zuordnung durchführen zu können, wählen Sie zuerst den Mandanten, dem die Objekte zugewiesen werden sollen und legen dann fest, ob Post- und/oder Präfix angefügt werden.

Bereich: Einstellungen > Rechtesystem

Hauptbereiche Einstellungen > Rechtesystem

Verwalten Sie, welche Benutzer welche Mandanten, bzw. die zugehörigen Objekte, einsehen dürfen. Diese Einstellung kann je Benutzer / Mandant vorgenommen werden.


Siehe auch folgendes Tutorial: Benutzerrechte bei den Mandanten festlegen

Bereich: Einstellungen > E-Mail-Adressen

Hauptbereiche Einstellungen > E-Mail-Adressen

Hinterlegen der E-Mail-Adressen der Mitarbeiter auf den PDF-Dokumenten je Mandant.


Siehe auch folgendes Tutorial: Anlegen unterschiedlicher Emailadressen

Weitere Tutorials

Folgende Tutorials können auch nützlich sein:

• Übersicht über die Funktionen
• Funktionsweise