Abschlagszahlung und Anzahlungen richtig nutzen.

Häufig gibt es in Unternehmen den Geschäftsfall der sogenannten Anzahlung. In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du einfach Anzahlungen abwickeln kannst.

Dazu wird der Systemartikel "Anzahlung" benötigt. Systemartikel sind bereits standardmäßig als Produkt hinterlegt (wie z. B. Versandkosten, Rabatt, Gutscheine und auch Anzahlung). Falls diese aber fehlen, kannst du das Produkt ganz einfach anlegen. Versandkosten- / Gebührenprodukte (Systemartikel) hinterlegen

Gehe in die Bestellung, wähle die Position bzw. Positionen aus und erstellen aus diesen Artikeln, die für die Anzahlung gewünscht werden, offene Posten:

Eine Liste der offenen Posten ist nun diesem Kunden zugeordnet. Die offenen Posten findest du in der App Rechnungen im Reiter "offene Posten". Trage dort den entsprechenden Kunden ein.

Füge nun, 2x für die Anzahlung für den vorgesehene Systemartikel hinzu (Im Beispiel "Anzahlung" genannt). Trage beim Einzelpreis der beiden Systemartikel die Höhe der Anzahlung ein, jedoch bei dem einen den Positivbetrag und bei dem anderen den Negativbetrag.

Im folgenden Beispiel einmal 2000 Euro und einmal -2000 Euro.

Zur besseren Zuordnung für den Kunden kannst du bei Bedarf noch in das Anmerkungsfeld manuell die Bestellnummer oder die Angebotsnummer hinzufügen.

Um nun die Rechnung für die Anzahlung zu stellen, wählst du die Anzahlungsposition mit dem Positivbetrag aus und erstellen daraus eine Rechnung (Screenshot). Die Rechnung kannst du im Reiter "Übersicht" finden und bei Bedarf weiterbearbeiten.

Sobald du die Abschlussrechnung stellen möchtest, gehst du wieder in die Liste der offenen Posten des Kunden und wählen die übrigen Positionen aus, inklusive den Anzahlungsposten mit dem Negativbetrag.
Jetzt erstellst du aus daraus die Abschlussrechnung (Screenshot).

Das gute daran ist, dass dein Kunde auf der Abschlussrechnung nochmal alle Positionen aus seiner Bestellung aufgelistet bekommt, abzüglich der schon angezahlten Position, da dieser einen Negativbetrag enthält. Somit ist alles transparent aufgelistet für der Rechnung.

Alternativer Weg:

Es gibt auch die Möglichkeit, innerhalb einer vorhandenen Bestellung eine Anzahlungsposition hinzuzufügen, sofern es zu deinem Bestellprozess passt!
Scrolle dazu in der Bestelldetailansicht ganz nach unten. Im Abschnitt "Auto. Artikel einfügen" kannst du einen Festwert für die Anzahlung einfügen oder einen prozentualen Wert. Anschließend kannst du die neu hinzugefügte Anzahlungsposition bearbeiten und anschließend daraus eine Rechnung bzw. offene Posten zu erzeugen.

Bitte beachte aber, du benötigst vorher in der App Bestellungen -> Einstellungen -> Automatische Artikel den Systemartikel für Anzahlungen, ansonst funktioniert dieser Weg nicht.