Einrichtungstutorial: App Buchhaltungsvorbereitung

Die App Buchhaltungsvorbereitung unterstützt dich bei der Vorbereitung deiner Buchhaltung. Mit ihr kannst du sämtliche Eingangsrechnungen in deinem System erfassen und die erfassten Daten anschließend über die App Buchhaltungsexport exportieren. In diesem Tutorial erfährst du, wie du die App Buchhaltungsvorbereitung einrichtest und allgemein nutzt.

Für die Einrichtung öffne die App und wechsle in den Reiter „Einstellungen“.

Konfiguriere hier die allgemeinen Einstellungen:

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Belegvorschau in der Übersicht deaktivieren
Standardmäßig wird im Reiter „Übersicht“ ein Belegvorschau angezeigt. Aktiviere diese Option, um diese Belegvorschau auszublenden.

Standardsteuersatz
Trage hier den Standardsteuersatz deines Landes ein.

Standardkonto
Das hier ausgewählte Konto wird bei neuen Positionen in Eingangsrechnungen automatisch als Standard-Kontierung vorausgewählt.

Verknüpfte Lieferantenwerte als Brutto ausgeben
Ist diese Option aktiviert, werden verknüpfte Lieferantenwerte in den Eingangsrechnungen als Bruttobeträge angezeigt.

Maximalalter, um als offenes Dokument in den Eingangsrechnungen zu gelten
Hier legst du fest, wie alt ein Dokument höchstens sein darf, damit es in den Eingangsrechnungen noch als offenes Dokument berücksichtigt wird.
Ein Dokument gilt als offen, wenn es noch nicht verarbeitet bzw. noch nicht als Eingangsrechnung zugeordnet wurde.

Deaktivierte Kostenstellen in Ertragsauswertungen
Hier kannst du Kostenstellen festlegen, die in Ertragsauswertungen nicht berücksichtigt werden sollen. Trage die Kostenstellen kommagetrennt und ohne Leerzeichen ein.

Short-Info bei unbezahlten Rechnungen
Hier bestimmst du, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum ein Hinweis in der Short-Info erscheinen soll.

Ausgabe der Beträge in Netto
Ist diese Option aktiviert, werden Beträge in der Eingangsrechnung als Nettowerte ausgegeben.

Hinweis bei fehlenden SEPA-Daten anzeigen
Ist diese Option aktiviert, erscheint ein Hinweis in der Übersicht der unbezahlten Eingangsrechnungen, wenn keine SEPA-Daten in den Kundendaten hinterlegt sind.

Als offenes Dokument zählen nur Dokumente mit folgendem Flag
Hier legst Du fest, dass nur Dokumente mit den hier markierten DMS-Flags als offene Dokumente berücksichtigt werden.
Die DMS-Flags kannst du in den Einstellungen in der App DMS Dokumentenmanagement verwalten.
Siehe dazu: Einrichtungstutorial: App DMS Dokumentenmanagement

Beleg auf bezahlt setzen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der entsprechende Beleg nach dem Erstellen einer SEPA-Überweisung in der App SEPA automatisch als bezahlt markiert.

Standardkonto
Wähle hier ein triocma-Bankkonto aus der App Bankkontenabgleich aus, das standardmäßig für SEPA-Überweisungen vorausgewählt sein soll.

Belegvorschau in der Übersicht deaktivieren
Standardmäßig wird im Reiter „Unbezahlte Rechnungen“ ein Belegvorschau angezeigt. Aktiviere diese Option, um diese Belegvorschau auszublenden.

Flags setzen, wenn ein Dokument an eine bezahlte Buchung zugordnet ist
Hier wählst du aus, welche DMS-Flags ein Dokument automatisch bekommen soll, sobald die zugehörige Eingangsrechnung bezahlt ist.

Vorhandene Flags entfernen
Hier kannst du festlegen, welche DMS-Flags automatisch entfernt werden sollen, bevor neue Flags gesetzt werden.

Dokumententitel anpassen bei Verknüpfung
Hier kannst du bestimmen, wie der Titel eines Dokuments beim Verknüpfen mit einer Eingangsrechnung automatisch angepasst werden soll.
Dabei kannst du folgende Variablen verwenden:

In diesem Bereich legst du die Konten bzw. Kostenstellen an und verwaltest sie, die später bei der Kontierung von Eingangsrechnungen zur Auswahl stehen.

Standardmäßig sind bereits einige Konten angelegt. Wenn du nach unten scrollst, kannst du Konten anlegen oder löschen:

Neues Konto anlegen - manuell
Lege ein einzelnes Konto manuell an und hinterlege die gewünschten Kontodaten.

Neues Konto anlegen - Kontorahmen
Hier kannst du massenweise die Konten eines vorhandenen Kontenrahmens anlegen, ohne die Kontodaten manuell erfassen zu müssen.
Standardmäßig stehen die Kontenrahmen „SKR03“ und „SKR04“ zur Auswahl.

Konten massenweise löschen
Über diese Funktion kannst du angelegte Konten massenweise löschen. Dabei werden ausschließlich Konten entfernt, die bisher nicht verwendet wurden. Konten, die bereits einer Eingangsrechnung zugeordnet wurden, bleiben bestehen.


Bei angelegten Konten kannst du folgende Kontodaten bearbeiten:

Titel
Hier kannst du die interne Kontobezeichnung nachträglich anpassen.

Konto
Trage hier die eigentliche vierstellige Kontonummer ein.

Steuerschlüssel (optional)
Hier kannst du bei Bedarf den Steuerschlüssel aus deiner Buchhaltungssoftware hinterlegen.

Automatischer Steuersatz (optional, -1 nicht aktiv)
Hier kannst du bei Bedarf einen festen Steuersatz hinterlegen, der für dieses Konto automatisch verwendet werden soll.
Soll kein automatischer Steuersatz verwendet werden, muss der Wert -1 eingetragen sein. In dem Fall wird der Standardsteuersatz verwendet.

Für den Buchhaltungsexport ausschließen
Ist diese Option aktiviert, werden Positionen mit diesem Konto nicht in den Buchhaltungsexport übernommen.

In diesem Bereich legst du bei Bedarf Regeln für den Bankkontenabgleich fest. Anhand dieser Regeln kann tricoma eingehende Buchungen automatisch erkennen und passenden Konten bzw. Eingangsrechnungen zuordnen, sodass weniger manuell kontiert werden muss.

Um neue Regeln für die automatisch Kontierung anzulegen, gib ganz unten bei "Neue automatische Kontierung anlegen" einen beliebigen Titel ein und klicke auf "Einfügen".

Klicke auf "Regelwerk bearbeiten", um die Regeln zu bearbeiten:

🔴 Achtung:
Wir empfehlen, das Regelwerk nicht zu streng einzustellen, da andernfalls die automatische Zuordnung möglicherweise nicht erfolgen könnte, obwohl sie grundsätzlich hätte stattfinden sollen.

Folgende Einstellungen zum Regelwerk sind verfügbar:

Titel
Hier kannst du nachträglich die Benennung des Regelwerks anpassen.

Prio
Trage hier die Priorität der Regel ein. Wenn mehrere Regeln auf dieselbe Buchung passen könnten, greift die Regel mit der höheren Priorität.
Je kleiner die Zahl, umso höher die Priorität.

Auftraggeber enthält
Hier trägst du einen Text ein, der im Auftraggeber einer Bankbuchung enthalten sein muss, damit die Regel greift.

Verwendungszweck enthält
Hier trägst du einen Text ein, der im Verwendungszweck einer Bankbuchung enthalten sein muss, damit die Regel greift.

Betrag prüfen
Ist diese Option aktiviert, wird die Regel nur angewendet, wenn auch der Betrag der Buchung zu den eingestellten Werten der nächsten beiden Optionen passt.

Betrag kleiner als
Hier legst du den unteren Grenzwert für den Buchungsbetrag fest, damit die Regel greift (Option „Betrag prüfen“ muss aktiv sein!).

Betrag größer als
Hier legst du den oberen Grenzwert für den Buchungsbetrag fest, damit die Regel greift (Option „Betrag prüfen“ muss aktiv sein!).

Belegregel
Hier legst du fest, ob bei der Regel zusätzlich nach einem passenden Beleg gesucht werden soll und ob die Buchung nur mit passendem Beleg ausgeführt werden darf.

Belegstatus ausschließen
Hier kannst du ein DMS-Flag auswählen. Belege mit diesem Flag werden innerhalb dieser Regel nicht berücksichtigt.

OCR Text muss enthalten
Hier trägst du einen Text ein, der im erkannten OCR-Text des Belegs enthalten sein muss, damit der Beleg als passend gilt.

Betrag muss im Beleg (OCR) vorkommen
Ist diese Option aktiviert, wird der Beleg nur dann als passend erkannt, wenn der Buchungsbetrag auch im OCR-Text des Belegs gefunden wird.

Nummer aus Buchungstext muss im Beleg (OCR) vorkommen
Ist diese Option aktiviert, wird der Beleg nur dann als passend erkannt, wenn eine Nummer aus dem Buchungstext auch im OCR-Text des Belegs gefunden wird.

Beleg muss dem identischen Kunden zugeordnet sein?
Ist diese Option aktiviert, wird der Beleg nur dann verwendet, wenn er demselben Kunden bzw. Lieferanten zugeordnet ist wie die Buchung.

🔵 Hinweis:
Beachte, dass du entweder die einfache oder die prozentuale automatische Buchung für diese Regel verwenden kannst – nicht beide Arten!

Kreditor
Hier wählst du den Kreditor aus, dem die automatisch erzeugte Eingangsrechnung zugeordnet werden soll.
Kreditoren werden im tricoma System als Kunden gespeichert, daher kannst du hier entweder die Kunden-ID direkt eintragen oder den Kreditor über das Fernglas-Symbol in der App Kunden suchen.

Bewegung Kontierung
Hier wählst du das Konto bzw. die Kostenstelle aus, auf die die erkannte Buchung automatisch gebucht werden soll.

Bewegung Buchungsanmerkung
Hier kannst du einen festen Text hinterlegen, der bei der automatisch erzeugten Positionszeile als Anmerkung eingetragen wird.

Bewegung Steuer
Hier legst du fest, welcher Steuersatz bei der automatisch erzeugten Buchungsposition verwendet werden soll.

🔵 Hinweis:
Die folgenden Optionen sind hier zweimal vorhanden, weil eine erkannte Buchung in diesem Bereich auf zwei Kontierungen aufgeteilt werden kann. So lässt sich ein Betrag prozentual auf zwei unterschiedliche Konten verteilen.

Kreditor
Hier wählst du den Kreditor aus, dem die automatisch erzeugte Eingangsrechnung zugeordnet werden soll.
Kreditoren werden im tricoma System als Kunden gespeichert, daher kannst du hier entweder die Kunden-ID direkt eintragen oder den Kreditor über das Fernglas-Symbol in der App Kunden suchen.

Prozentual auswählen
Hier legst du fest, wie viel Prozent des Buchungsbetrags auf die jeweilige Kontierung aufgeteilt werden sollen.

Bewegung Kontierung
Hier wählst du das Konto bzw. die Kostenstelle aus, auf die der jeweilige prozentuale Anteil gebucht werden soll.

Bewegung Buchungsanmerkung
Hier kannst du einen festen Text hinterlegen, der bei der automatisch erzeugten Positionszeile als Anmerkung eingetragen wird.

Bewegung Steuer
Hier legst du fest, welcher Steuersatz für den jeweiligen prozentualen Buchungsanteil verwendet werden soll.

Im Folgenden wird auf die allgemeine Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung eingegangen.

Im Reiter „Übersicht“ werden dir grundsätzlich alle Eingangsrechnungen angezeigt, die auch bei Bedarf bearbeitet werden können:

Über den Suchfilter im oberen Bereich kannst du gezielt nach bestimmten Eingangsrechnungen suchen.

Über das Aktionsmenü im unteren Bereich kannst du für mehrere Eingangsrechnungen u. a. den Status gleichzeitig anpassen oder – sofern die App SEPA installiert ist – eine Überweisung anlegen.

Im Reiter „Unbezahlte Rechnungen“ werden dir ausschließlich unbezahlten Eingangsrechnungen angezeigt:

Darüber hinaus stehen dir hier nahezu dieselben Funktionen und Aktionen wie im Reiter „Übersicht“ zur Verfügung.

Im Reiter „Offene Dokumente“ siehst du Belege aus dem Dokumentenmanagementsystem, die noch nicht einer Buchung bzw. Eingangsrechnung zugeordnet wurden. Dort kannst Du die Dokumente sichten, öffnen, einer passenden Eingangsrechnung zuordnen und so offene Belegvorgänge Schritt für Schritt bearbeiten.

Es werden hier nur Belege angezeigt, die sich im DMS-Ordner „Buchhaltungsvorbereitung“ befinden.

In diesem Reiter kannst du bestehende Eingangsrechnungsdaten aus der App Lieferantenbestellung in die App Eingangsrechnungen übernehmen. Es dient also dazu, ältere Daten aus der bisherigen Verwaltung in die neue App zu importieren.

Shortinfo aktivieren, bei offenen Eingangsrechnungen ohne Zuordnung
Ist diese Option aktiviert, erhältst du als Benutzer eine Short-Info zu offenen Eingangsrechnungen ohne Zuordnung. Die Einstellung gilt nur für deinen eigenen Benutzer.

Im Reiter „Statistik“ findest du Auswertungen und Übersichten zu den Eingangsrechnungen. Dort kannst Du dir zum Beispiel Summen, Entwicklungen und weitere statistische Informationen zur App anzeigen lassen.