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    Eingangsrechnungen - Vorbereitende Buchhaltung

    Buchhaltung: App Buchhaltungsvorbereitung

    Eingangsrechnungen - Vorbereitende Buchhaltung

    Diese App dient zur Buchhaltungsvorbereitung. Erfassen Sie alle Eingangsrechnungen in Ihrem System und exportieren Sie Einträge über den Buchhaltungsexport.

    Was ist vorbereitende Buchhaltung?

    Die Buchhaltung wird von vielen Unternehmen und Kleinbetrieben monatlich erledigt. Gerade Belege müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, da sie die jeweilige Buchung beweisen und die Richtigkeit aufzeigen. In Papierform ist das sehr unübersichtlich, in digitaler Form schon wesentlich besser und vielseitiger. Ein sorgfältiger Umgang mit allen Unterlagen ist die Voraussetzung für jede gute Buchhaltung. 
    Sie bezieht sich vor allen Dingen auf das Bilanzieren aller Ein- und Ausgaben, das Mahnwesen, die Inventur, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Auflistung aller Kontovorgänge und die Rechnungslegung. Wenn die Buchhaltung nicht ausschließlich durch einen Steuerberater erfolgt und ein Teil der Buchhaltung durch das Unternehmen selbst übernommen wird, spricht man von "vorbereitender Buchhaltung". 

    Diese umfasst besonders die Verwaltung der Bankkonten, Rechnungen und Mahnungen und erlaubt die chronologische Auflistung und Ordnung aller internen und externen Belege. Sortiert werden können auf digitalem Weg alle Kontoauszüge nach Datum und Bankkonten. Für verschiedene Kontoarten gibt es dann wiederum vordefinierte und zugeordnete Kontonummern. Mit einer dafür konzipierten Software ist der Vorgang besonders einfach.
    Daneben kann ein Kassenbuch geführt werden, können Geschäftsvorfälle zugeordnet, ein Rechnungseingangsbuch erstellt und die Rechnungen geschrieben werden. Weitere Abschlüsse, Bilanzen, Kontierungen und Lohnangelegenheiten übernimmt dann das Steuerbüro. 

     

    Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung für Ihr Unternehmen?

    Alle Vorgänge im Unternehmen, die Dokumente und Belege systematisch erfassen und die dann ermöglichen, das Paket dem Steuerbüro zukommen zu lassen, sind Teil der vorbereitenden Buchhaltung. Daher erspart sie dem Steuerbüro viel Zeit und Aufwand, weil die Belege u. a. auch bereits mit Kontoauszug und passender vordefinierter Kontonummer sortiert sind. Wird der Überblick über die Geschäftsvorgänge, Außenstände, den Umsatz und die Gewinne behalten, hat das auch Vorteile für das Unternehmen selbst. So kann z. B besser abgeschätzt werden, ob der Kontostand des Firmenkontos für nächste Transaktionen ausreicht. 

    Die Buchhaltungsvorbereitung erlaubt bei der Prüfung aller Daten einen geordneten Überblick und hat das Ziel, dass die Belege bereits geprüft als zusammengefasste Unterlagen übergeben werden können. Dadurch ist die Buchführung sauberer und kann auch einfacher in den Details eingesehen werden. Da der Steuerberater nur noch einen Teil der Prüfung übernimmt und hierfür das zusammengestellte Arbeitspaket erhält, lassen sich so Kosten einsparen. Die elektronische Form der Aufbewahrung und die GoBD-Konformität werden gleichzeitig nach vorgegebenen Richtlinien eingehalten.

    Möglich ist die Buchhaltungsvorbereitung auch mit Hilfe einer passenden Dokumentenmanagement Software und mit ERP zur Steuerung und Verwaltung aller Unternehmensprozesse, z. B. als App. Alle standardisierten Buchungen werden so besser und schneller erfasst. Das auf einer Cloud basierende CRM-, ERP- und Warenwirtschaftssystem von tricoma ist dabei App basierend und erlaubt die individuelle Zusammenstellung aller Daten. Auf Knopfdruck werden diese ausgewertet und können auch in Verbindung mit Internet- und Exel-Tools verwendet werden. Dadurch werden Belege elektronisch aufbewahrt und können über eine typische Suchfunktion leichter wiedergefunden werden.
    Aber auch andere Vorteile sind mit Dokumentenmanagementsystem geboten. Schon wenn die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung durch das Steuerbüro schneller erstellt werden kann, kann das Unternehmen rechtzeitig auf wirtschaftliche Vorgänge und Schieflagen reagieren. Schnellere Auswertungen stellen grundsätzlich ein Wettbewerbsvorteil dar.

     

    Intelligence Accouting - Automatische Prozesse sparen Ihnen Zeit

    Mit der DMS Dokumentenmanagement App ist die vorbereitende Buchhaltung einfach und schnell möglich. Hier stehen mehrere automatische Prozesse zur Verfügung, durch die das System die Daten selbstständig bearbeitet. Die Eingangsrechnungen und Belege werden exportiert. In der App können dann auch Sachkonten eingerichtet und verwaltet und die Daten per Buchhaltungsexport,an "DATEV", "Lexware" oder andere, übermittelt werden. 

    Intelligence Accouting wurde speziell für die Verwaltung von Eingangsrechnungen entwickelt. Es dient dazu, täglich bis zu 25 Prozent Zeit einzusparen, die ansonsten für das Erfassen von Eingangsrechnungen notwendig wäre. 
    Alle Vorgänge erfolgen im System als vollautomatische Anlage mit der Konfiguration aller Belege. Automatisch sind auch die Erstellung der Kontierungsvorlagen und die Vorschläge für Buchungsanmerkungen, Beleginhalte, Kontobewegungen und Zahlungsziele. Kontobewegungen, die über die App "Bankkonten" getätigt werden und noch nicht abgeglichen sind, werden mit den Vorgaben kombiniert und eingefügt. Wird der Betrag in einem bestimmten Bereich definiert, sind z. B. zu hohe Abbuchungen nicht mehr möglich.

    Hier eine Auflistung der wichtigsten Funktionen im Überblick:
    • Vollautomatisierte Ablage von Eingangsrechnungen durch eine übersichtliche Konfiguration
    • Automatischer Kontierungsvorschlag nach Kreditor
    • Automatische Erstellung von Kontierungsvorlagen
    • Automatischer Skonto- und Zahlungszielvorschlag anhand von Erfahrungswerten
    • Automatisierter Belegvorschlag anhand von Beleginhalten und Kontobewegungen
    • Automatisierter Vorschlag für Buchungsanmerkungen

     

    Automatischer Rechnungseingang mit Hilfe eines Dokumentenmanagements (DMS)

    Bevor z. B. Lieferanten- oder Eingangsrechnungen zur Zahlung freigegeben werden können, müssen sie auf ihre formale und sachliche Richtigkeit geprüft und ausgewertet und darüber hinaus auch mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen werden. Manuell ist dieser Vorgang sehr zeitaufwendig, daher greifen viele Unternehmen auf eine automatisierte Rechnungsprüfung zurück, entweder komplett oder in Teilen. Dadurch kann nicht nur viel Zeit gespart und der Prozess beschleunigt werden, auch Eingabefehler werden so hervorragend vermieden.

    Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement Systems können Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine auch dokumentenübergreifend erfasst und abgeglichen werden. Über das System wird der Rechnungs-Workflow automatisiert und digitalisiert. Der Rechnungseingang erfolgt elektronisch und kann auch mit Zugriff auf Drittsysteme umgesetzt werden. Damit muss eine Rechnung nicht mehr von Mitarbeiter zu Mitarbeiter wandern, sondern kann elektronisch an alle zugleich verschickt werden und entspricht den gesetzlichen Richtlinien.

    Ebenso macht die elektronische Erfassung aller Eingangsrechnungen eine bessere Kontrolle über alle Termine und Fristen möglich. So bleibt eine Rechnung nicht mehr unbemerkt liegen, sondern wird automatisch vor Ablauf der Skonto-Frist erfasst und an den Mitarbeiter weitergeleitet, der die Bearbeitung übernimmt. Selbst Mitarbeiter, die bestimmte Vorgänge nicht kennen, finden im DMS System alle notwendigen Informationen, die zur inhaltlichen Überprüfung verwendet werden können.

    Das Einlesen kann bei der Cloud von "tricoma" dann zuverlässig im ERP erfolgen, während das System gleichfalls auf die Warenwirtschaft zugreift. Erfasst werden so die tatsächlich verbuchten Belege und Wareneingänge in Verbindung mit dem jeweiligen Lieferschein. Ein aufwendiges Abtippen von Rechnungsdaten ist genauso unnötig wie eine fehlerfreie Erfassung möglich ist. Durch Metadaten wird jeder Beleg rechnerisch und sachlich geprüft und in einzelnen Positionen berechnet und aufsummiert. Absenderdaten können über ERP mit Stammdaten verglichen und angepasst werden.

     

    OCR - die Texterkennung hilft Ihnen bei der Belegsuche

    Die automatische Belegzuordnung kann über DMS aktiviert werden. Dadurch werden alle Belege mit der Kontobewegung verbunden und können auch schneller gesucht und gefunden werden. Durch die Texterkennung erfüllt die Software den Bestand, dass viele Dokumente als Original aufbewahrt und Belege und Rechnungen in digitaler Form abgelegt werden müssen, ohne dass ein zusätzliches Abheften in Papierform notwendig ist. Das Ganze wird dann sinnvoll sortiert und gesammelt.

    Die einheitliche Form solcher Dokumente erlaubt das einmalige Ablegen in einem Ordner, wobei die Textdaten in der Cloud gespeichert werden. Im besten Fall werden mit dem tricoma Dokumentenmanagement dann nur noch zwei Ordner im Jahr und pro Unternehmen, während die restlichen Dokumente digital vorliegen (Bestimmte Unterlagen wie Bilanzen oder Zertifkaten müssen im Original vorliegen). Die Ablage der Rechnungen erfolgt automatisch, z. B. durch Archivierung in Verzeichnungen, die nach Lieferant, Datum oder nach der Kostenstelle sortiert werden. Die automatische Texterkennung erfasst über die OCR-Software die wichtigsten Metadaten, darunter Rechnungsnummer, Absender, Positionen, Beträge und Datum. Sie werden nach einer Plausibilitätsprüfung mit dem dazugehörigen Dokument gespeichert.

     

    Das Einlesen der Dokumente in das System

    Dokumente werden über das Dokumentenmanagementsystem eingelesen und verarbeitet. Das betrifft Belege und Rechnungen, die über eine andere App ins System übernommen werden, darunter Rechnungen oder Dateien aus dem Kundendateisystem. 
    Möglich ist auch ein Upload der Dateien, wofür in der App ein Menüpunkt "Dateiupload" zur Verfügung steht. Die Dokumente können dann direkt vom PC in das System hochgeladen werden.
    Eine andere Form ist der Dokumentenscann über eine entsprechende Scanner-Hardware, wobei die Dokumente dann auch direkt in den Vertragsordnern gespeichert werden können. Genauso können Emails direkt weitergeleitet und in bestimmten Funktionen über den Spooler hinterlegt werden.

    Eingelesen werden können auch alle Dokumente, die nicht automatisch aus der App stammen. Sie werden über einen Spooler verarbeitet, der mit Regeln für Flags oder für Ordner versehen werden kann. Dadurch können alle Rechnungen automatisch in das System übernommen und als Datei, Email oder als Scan hochgeladen werden. Mit einem eingerichteten DMS System ist der Vorgang dann sehr simpel und bedarf keiner besonderen Kenntnisse.

     

    Nutzung der OCR Regeln

    OCR ist die optische Text- und Zeichenerkennung. Dadurch können Informationen auch innerhalb von Dokumenten und Bildern durch das System erkannt werden. Schon beim Einlesen der Dokumente können bestimmte Regeln aktiviert werden. Diese beziehen sich allerdings eher auf die jeweilige Strukturebene, z. B. auf den Ordner, auf Flags oder auf den Dateischutz. Damit regelmäßige Dokumente, z. B. Kontoauszüge, Belege oder Versicherungsunterlagen, immer automatisch im dafür vorgesehenen Ordner landen, können OCR Regeln festgelegt werden, was unter den Einstellungen in der App möglich ist. Das erlaubt auch eine Festlegung und Definierung von Filtern oder die Zuordnung bestimmter Dokumente zum Kunden. Hierbei kann auch die Rückfrage an den Kunden oder an einen bestimmten Benutzer automatisch erfolgen, damit dieser informiert ist.

     

    Suche und Selektion von Dokumenten 

    In der Software steht eine Übersicht über alle Dokumente zur Auswahl, über die auch viele Filtermöglichkeiten genutzt und Suchbegriffe und Texte "frei" eingegeben werden können. Die Suche wird dann erheblich vereinfacht, wenn über Metadaten das beste Ergebnis gefunden und angezeigt wird, z. B. wenn einfach nur der Kundenname bekannt ist. 
    Die Texterkennung über die OCR-Suche erlaubt dann das schnellere Finden des gewünschten Dokuments. Genauso kann lediglich eine Detailansicht aufgerufen werden, ohne dass die Installation eines PDF-Readers auf dem PC notwendig ist. Eine IBAN-Nummer muss dann nicht mehr umständlich eingegeben werden. Der Text wird automatisch durch OCR gefunden, während alle Dateiinformationen eingesehen werden können.

     

    tricoma als Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware

    Alle Belegdaten und die dazugehörigen Beleg-Links lassen sich über die App "Buchhaltungsexport" einfach exportieren. Das betrifft Rechnungen und Gutschriften, die von tricoma übertragen und exportiert werden können. Die Software stellt dafür auch vorkonfigurierte Programme für den Export bereit, während eine individuelle Anpassung genauso möglich ist. Daten und Informationen werden gesammelt und gespeichert, aus mehreren Apps zusammengefasst und jederzeit bereitgestellt.

    Die Cloud von tricoma fungiert hier als Schnittstelle zwischen den Rechnungs- und Belegdaten, den Verkaufsplattformen und Ordnern, ermöglicht auch eine direkte Anbindung an eine Buchhaltungssoftware wie "DATEV" oder "Lexware". Erstellt wird eine Stapelverarbeitungsdatei, die mit der Software kompatibel ist und die mit Export-Filtern verwendet werden kann. Gutschriften, Belege und Rechnungen können für die Buchhaltungssoftware angepasst, ausgegeben und an die Buchhaltung weitergegeben werden. Arbeitsabläufe werden durch die App optimiert, z. B. auch durch das Sammeln der Daten und die Erstellung von Listen. 

    Desgleichen kann z. B. ein Onlineshop mit der Buchhaltung direkt verbunden werden, was über die App Buchhaltungsexport möglich ist. Auch Verkaufsplattformen können eingebunden werden. Das gestattet einen wesentlich besseren und einfacheren Überblick über alle Finanzen und verhindert fehlerhafte Eingaben. Eine der Grundregeln für eine gewissenhafte Buchführung ist und bleibt, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgt und die Kasse nicht im Minus sein sollte. Ein schneller Abgleich aller Daten vereinfacht das Ganze, besonders auch in Verbindung mit Online-Vermarktung und Shop. 

     

    Kein Beleg bleibt mehr unentdeckt

    Ein Überblick aller Belege und noch zu bearbeitenden Dokumente ist durch die Software ebenfalls gewährleistet. Dazu stehen bestimmte Filter in Form von Flags zur Verfügung, mit denen die Belege bereits beim Sortieren und Erfassen definiert werden können. Das erlaubt dann nicht nur ein geordnetes System, sondern auch die Zuordnung von noch offenen Eingangsrechnungen, bis eine Bewegung eintritt. Das Flag kommt so lange zur Anwendung, bis der Prozess abgeschlossen ist. Dadurch kann hervorragend überblickt werden, welche Vorgänge noch erledigt werden müssen und Rechnungen können nicht liegenbleiben oder übersehen werden.

     

    Daten zum Steuerberater oder in die eigene Buchhaltung?

    Mit dem Rechtesystem von tricoma kann die Buchhaltung so geplant werden, dass entweder eine eigene erfolgt oder die Daten direkt zum Steuerberater weitergeleitet werden. Das geschieht dann in geordneter Form, wobei der Steuerberater auch einen eigenen Zugriff auf das DMS erhalten kann. Dadurch ist ihm eine schnellere Bearbeitung aller Daten und die selbstständige Prüfung ohne Besprechung mit dem Kunden möglich. Die Wartezeit für den Austausch der Daten fällt weg.

     

    Grafischer Kontoauszug mit Beleglinks

    Neben den genannten Vorteilen und der Ordnereinsparung bietet tricoma über das Dokumentenmanagementsystem auch grafisch eine optimale Übersicht mit Speicherplatzeinsparung und ohne den Aufwand, weitere Programme für die Darstellung installieren zu müssen. So können alle Belege aus den Eingangs- und Ausgangsrechnungen direkt mit einem Kontoauszug verbunden und diesem zugeordnet werden, was als Grafik einsehbar ist. Der Anwender des Dokumentenmanagements erhält eine angepasst übersichtliche grafische Ausgabe seines Kontoauszugs, auf dem die Belege dann direkt als Vorschaubild ausgegeben werden. Genauso enthalten die Vorschaubilder eine zusätzliche Klickfunktion, um das Bild zu vergrößern oder die gewünschten Inhalte detailliert zu betrachten.



    Bilder

    • In den offenen Dokumenten haben Sie Ihre Ablage mit ungebuchten Rechnungen
    • Der Überblick über Ihre gebuchten Eingangsrechnungen - inkl. Belegvorschau
    • Konfigurieren Sie sich die App nach Ihren Wünschen
    • Beispiel einer automatischen Buchungsregel
    • Detailansicht einer Buchung
    • Ausführliche Statistiken über Ihre Kreditoren
    • Behalten Sie Ihre Kosten im Blick
    • Konfigurieren Sie sich selbst Ihren Export für die Buchhaltung
    • Grafischer Kontoauszug mit Belegausgabe - Sehen Sie sofort was fehlt
    • So einfach funktioniert die Eingangsrechnungsverwaltung

    Funktionsumfang der App


    Benötigte Apps

    • Buchhaltungsexport
    • Exportieren Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften aus tricoma für Ihre Buchhaltung In der Standardauslieferung erhalten Sie bereits vorkonfigurierte Exports. Sollten Sie einen individuellen wünschen, so stehen wir Ihnen bei der Konfiguration gerne zur Verfügung.
    • DMS Dokumentenmanagement
    • Das DMS von tricoma unterstützt Sie dabei den Überblick über Ihre Dokumente zu behalten. Archivieren Sie einfach und schnell Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und vieles mehr.
    • Bankkontenabgleich
    • App, um Kontoverläufe automatisch mit den Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften der Warenwirtschaft abzugleichen und somit Zahlungen zu erkennen. Über den Hintergrundabgleich können Zahlungen ohne Ihr Zutun erkannt werden um Rechnungen als bezahlt zu markieren.

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