Vorbereitende Buchhaltung

für Ihr Handels- oder Dienstleistungsunternehmen

Buchhaltung: einfach und schnell

App Buchhaltungsvorbereitung

Die App Buchhaltungsvorbereitung hilft Ihnen dabei, Ihre Buchhaltung vorzubereiten. Sie können alle Eingangsrechnungen in Ihrem System erfassen und Einträge über den Buchhaltungsexport exportieren.

Buchhaltungsvorbereitung

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Die Buchhaltung wird von vielen Unternehmen und Kleinbetrieben monatlich erledigt. Gerade Belege müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, da sie die jeweilige Buchung beweisen und die Richtigkeit aufzeigen. In Papierform ist das sehr unübersichtlich, in digitaler Form schon wesentlich besser und vielseitiger. Ein sorgfältiger Umgang mit allen Unterlagen ist die Voraussetzung für jede gute Buchhaltung. 
Sie bezieht sich vor allen Dingen auf das Bilanzieren aller Ein- und Ausgaben, das Mahnwesen, die Inventur, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Auflistung aller Kontovorgänge und die Rechnungslegung. Wenn die Buchhaltung nicht ausschließlich durch einen Steuerberater erfolgt und ein Teil der Buchhaltung durch das Unternehmen selbst übernommen wird, spricht man von "vorbereitender Buchhaltung". 

Buchhaltungsvorbereitung vereinfacht dargestellt Buchhaltungsvorbereitung vereinfacht dargestellt
Ihre Ausgaben im Blick Ihre Ausgaben im Blick

Ausgaben im Blick

Auswertung über die Ausgaben der Monate

Aufgrund der Vorkontierung in tricoma haben Sie bereits alle Buchhaltungszahlen direkt in Ihrem ERP System verfügbar. Vergleichen Sie Monatswerte und erhalten Statistiken über Ihren Ausgaben. Über die erweiterte Statistik in der App Dashboard haben Sie sogar einen Gesamtüberblick über Ihren Umsatz und Ertrag.

Kreditoren im Blick

Verküpfung der Buchungen und Belegen mit den Kreditoren

Durch die Buchhaltungsvorbereitung werden Ihre Belege und Buchungen direkt an die Kreditoren aus Ihrem tricoma zugeordnet. Somit erhalten Sie auch hier wertvolle Statistiken über die Ausgaben bei einem Kreditor. Und das alles ohne mühsehlige Selektion in der Buchhaltung.

Ihre Kreditoren immer im Blick inkl. Direktansicht der Belege im DMS Ihre Kreditoren immer im Blick inkl. Direktansicht der Belege im DMS
Intelligence Accounting - Beispiel: Belege werden automatisch zu Kontobewegungen vorgeschlagen inkl. Kontierung Intelligence Accounting - Beispiel: Belege werden automatisch zu Kontobewegungen vorgeschlagen inkl. Kontierung

Intelligence Accouting

Automatische Prozesse sparen Ihnen Zeit

Intelligence Accouting wurde speziell für die Verwaltung von Eingangsrechnungen entwickelt. Es dient dazu, täglich bis zu 25 Prozent Zeit einzusparen, die ansonsten für das Erfassen von Eingangsrechnungen notwendig wäre. 
Alle Vorgänge erfolgen im System als vollautomatische Anlage mit der Konfiguration aller Belege. Automatisch sind auch die Erstellung der Kontierungsvorlagen und die Vorschläge für Buchungsanmerkungen, Beleginhalte, Kontobewegungen und Zahlungsziele. Kontobewegungen, die über die App "Bankkonten" getätigt werden und noch nicht abgeglichen sind, werden mit den Vorgaben kombiniert und eingefügt. Wird der Betrag in einem bestimmten Bereich definiert, sind z. B. zu hohe Abbuchungen nicht mehr möglich.

Hier eine Auflistung der wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Vollautomatisierte Ablage von Eingangsrechnungen durch eine übersichtliche Konfiguration
  • Automatischer Kontierungsvorschlag nach Kreditor
  • Automatische Erstellung von Kontierungsvorlagen
  • Automatischer Skonto- und Zahlungszielvorschlag anhand von Erfahrungswerten
  • Automatisierter Belegvorschlag anhand von Beleginhalten und Kontobewegungen
  • Automatisierter Vorschlag für Buchungsanmerkungen

Zeit sparen

Automatischer Rechnungseingang mit Hilfe eines Dokumentenmanagements (DMS)

Bevor z. B. Lieferanten- oder Eingangsrechnungen zur Zahlung freigegeben werden können, müssen sie auf ihre formale und sachliche Richtigkeit geprüft und ausgewertet und darüber hinaus auch mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen werden. Manuell ist dieser Vorgang sehr zeitaufwendig, daher greifen viele Unternehmen auf eine automatisierte Rechnungsprüfung zurück, entweder komplett oder in Teilen. Dadurch kann nicht nur viel Zeit gespart und der Prozess beschleunigt werden, auch Eingabefehler werden so hervorragend vermieden.

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement Systems können Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine auch dokumentenübergreifend erfasst und abgeglichen werden. Über das System wird der Rechnungs-Workflow automatisiert und digitalisiert. Der Rechnungseingang erfolgt elektronisch und kann auch mit Zugriff auf Drittsysteme umgesetzt werden. Damit muss eine Rechnung nicht mehr von Mitarbeiter zu Mitarbeiter wandern, sondern kann elektronisch an alle zugleich verschickt werden und entspricht den gesetzlichen Richtlinien.

Einfacher Import von Dokumenten per Dokumentenscanner, Email oder Upload Einfacher Import von Dokumenten per Dokumentenscanner, Email oder Upload
Das Dokumentenmanagementsystem von tricoma Das Dokumentenmanagementsystem von tricoma

Überblick behalten

Alle Belege im DMS im Blick

Ebenso macht die elektronische Erfassung aller Eingangsrechnungen eine bessere Kontrolle über alle Termine und Fristen möglich. So bleibt eine Rechnung nicht mehr unbemerkt liegen, sondern wird automatisch vor Ablauf der Skonto-Frist erfasst und an den Mitarbeiter weitergeleitet, der die Bearbeitung übernimmt. Selbst Mitarbeiter, die bestimmte Vorgänge nicht kennen, finden im DMS System alle notwendigen Informationen, die zur inhaltlichen Überprüfung verwendet werden können.

Das Einlesen kann bei der Cloud von "tricoma" dann zuverlässig im ERP erfolgen, während das System gleichfalls auf die Warenwirtschaft zugreift. Erfasst werden so die tatsächlich verbuchten Belege und Wareneingänge in Verbindung mit dem jeweiligen Lieferschein. Ein aufwendiges Abtippen von Rechnungsdaten ist genauso unnötig wie eine fehlerfreie Erfassung möglich ist. Durch Metadaten wird jeder Beleg rechnerisch und sachlich geprüft und in einzelnen Positionen berechnet und aufsummiert. Absenderdaten können über ERP mit Stammdaten verglichen und angepasst werden.

OCR

Die Texterkennung hilft Ihnen bei der Belegsuche

Die automatische Belegzuordnung kann über DMS aktiviert werden. Dadurch werden alle Belege mit der Kontobewegung verbunden und können auch schneller gesucht und gefunden werden. Durch die Texterkennung erfüllt die Software den Bestand, dass viele Dokumente als Original aufbewahrt und Belege und Rechnungen in digitaler Form abgelegt werden müssen, ohne dass ein zusätzliches Abheften in Papierform notwendig ist. Das Ganze wird dann sinnvoll sortiert und gesammelt.

Die einheitliche Form solcher Dokumente erlaubt das einmalige Ablegen in einem Ordner, wobei die Textdaten in der Cloud gespeichert werden. Im besten Fall werden mit dem tricoma Dokumentenmanagement dann nur noch zwei Ordner im Jahr und pro Unternehmen, während die restlichen Dokumente digital vorliegen (Bestimmte Unterlagen wie Bilanzen oder Zertifkaten müssen im Original vorliegen). Die Ablage der Rechnungen erfolgt automatisch, z. B. durch Archivierung in Verzeichnungen, die nach Lieferant, Datum oder nach der Kostenstelle sortiert werden. Die automatische Texterkennung erfasst über die OCR-Software die wichtigsten Metadaten, darunter Rechnungsnummer, Absender, Positionen, Beträge und Datum. Sie werden nach einer Plausibilitätsprüfung mit dem dazugehörigen Dokument gespeichert.

OCR (Texterkennung) mit Suchfunktionen in tricoma OCR (Texterkennung) mit Suchfunktionen in tricoma
Export der Belege aus tricoma an die Buchhaltungssoftware Export der Belege aus tricoma an die Buchhaltungssoftware

Export

Exportieren Sie die vorbereiteten Daten an ein Drittsoftware

Mit der DMS Dokumentenmanagement App ist die vorbereitende Buchhaltung einfach und schnell möglich. Hier stehen mehrere automatische Prozesse zur Verfügung, durch die das System die Daten selbstständig bearbeitet. Die Eingangsrechnungen und Belege werden exportiert. In der App können dann auch Sachkonten eingerichtet und verwaltet und die Daten per Buchhaltungsexport,an "DATEV", "Lexware" oder andere, übermittelt werden. 

Regelwerk für automatische Zuordnungen

Nutzung der OCR Regeln

OCR ist die optische Text- und Zeichenerkennung. Dadurch können Informationen auch innerhalb von Dokumenten und Bildern durch das System erkannt werden. Schon beim Einlesen der Dokumente können bestimmte Regeln aktiviert werden. Diese beziehen sich allerdings eher auf die jeweilige Strukturebene, z. B. auf den Ordner, auf Flags oder auf den Dateischutz. Damit regelmäßige Dokumente, z. B. Kontoauszüge, Belege oder Versicherungsunterlagen, immer automatisch im dafür vorgesehenen Ordner landen, können OCR Regeln festgelegt werden, was unter den Einstellungen in der App möglich ist. Das erlaubt auch eine Festlegung und Definierung von Filtern oder die Zuordnung bestimmter Dokumente zum Kunden. Hierbei kann auch die Rückfrage an den Kunden oder an einen bestimmten Benutzer automatisch erfolgen, damit dieser informiert ist.

Automatische Zuordnung oder Vergabe von Flags, je nach Dokumenteninhalt Automatische Zuordnung oder Vergabe von Flags, je nach Dokumenteninhalt
Filtern Sie Ihre Belege nach selbst angelegen Flags im System Filtern Sie Ihre Belege nach selbst angelegen Flags im System

Nichts geht verloren

Suche und Selektion von Dokumenten

In der Software steht eine Übersicht über alle Dokumente zur Auswahl, über die auch viele Filtermöglichkeiten genutzt und Suchbegriffe und Texte "frei" eingegeben werden können. Die Suche wird dann erheblich vereinfacht, wenn über Metadaten das beste Ergebnis gefunden und angezeigt wird, z. B. wenn einfach nur der Kundenname bekannt ist. 
Die Texterkennung über die OCR-Suche erlaubt dann das schnellere Finden des gewünschten Dokuments. Genauso kann lediglich eine Detailansicht aufgerufen werden, ohne dass die Installation eines PDF-Readers auf dem PC notwendig ist. Eine IBAN-Nummer muss dann nicht mehr umständlich eingegeben werden. Der Text wird automatisch durch OCR gefunden, während alle Dateiinformationen eingesehen werden können.

Individueller Export

tricoma als Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware

Alle Belegdaten und die dazugehörigen Beleg-Links lassen sich über die App "Buchhaltungsexport" einfach exportieren. Das betrifft Rechnungen und Gutschriften, die von tricoma übertragen und exportiert werden können. Die Software stellt dafür auch vorkonfigurierte Programme für den Export bereit, während eine individuelle Anpassung genauso möglich ist. Daten und Informationen werden gesammelt und gespeichert, aus mehreren Apps zusammengefasst und jederzeit bereitgestellt.

Die Cloud von tricoma fungiert hier als Schnittstelle zwischen den Rechnungs- und Belegdaten, den Verkaufsplattformen und Ordnern, ermöglicht auch eine direkte Anbindung an eine Buchhaltungssoftware wie "DATEV" oder "Lexware". Erstellt wird eine Stapelverarbeitungsdatei, die mit der Software kompatibel ist und die mit Export-Filtern verwendet werden kann. Gutschriften, Belege und Rechnungen können für die Buchhaltungssoftware angepasst, ausgegeben und an die Buchhaltung weitergegeben werden. Arbeitsabläufe werden durch die App optimiert, z. B. auch durch das Sammeln der Daten und die Erstellung von Listen. 

Spaltenzuordnung im Buchhaltungsexport - Individuell einstellbar Spaltenzuordnung im Buchhaltungsexport - Individuell einstellbar
Offene Rechnungen/Belege sind in einem eigenen Belegstapel einsehbar Offene Rechnungen/Belege sind in einem eigenen Belegstapel einsehbar

Offene Dokumente

Eigener Belegstapel für offene Rechnungen

Ein Überblick aller Belege und noch zu bearbeitenden Dokumente ist durch die Software ebenfalls gewährleistet. Dazu stehen bestimmte Filter in Form von Flags zur Verfügung, mit denen die Belege bereits beim Sortieren und Erfassen definiert werden können. Das erlaubt dann nicht nur ein geordnetes System, sondern auch die Zuordnung von noch offenen Eingangsrechnungen, bis eine Bewegung eintritt. Das Flag kommt so lange zur Anwendung, bis der Prozess abgeschlossen ist. Dadurch kann hervorragend überblickt werden, welche Vorgänge noch erledigt werden müssen und Rechnungen können nicht liegenbleiben oder übersehen werden.

Gesamtüberblick über Ihre Ausgaben

Grafischer Kontoauszug mit Beleglinks

Neben den genannten Vorteilen und der Ordnereinsparung bietet tricoma über das Dokumentenmanagementsystem auch grafisch eine optimale Übersicht mit Speicherplatzeinsparung und ohne den Aufwand, weitere Programme für die Darstellung installieren zu müssen. So können alle Belege aus den Eingangs- und Ausgangsrechnungen direkt mit einem Kontoauszug verbunden und diesem zugeordnet werden, was als Grafik einsehbar ist. Der Anwender des Dokumentenmanagements erhält eine angepasst übersichtliche grafische Ausgabe seines Kontoauszugs, auf dem die Belege dann direkt als Vorschaubild ausgegeben werden. Genauso enthalten die Vorschaubilder eine zusätzliche Klickfunktion, um das Bild zu vergrößern oder die gewünschten Inhalte detailliert zu betrachten.

Grafischer Kontoauszug in tricoma: Belege mit Kontobewegungen verknüpft Grafischer Kontoauszug in tricoma: Belege mit Kontobewegungen verknüpft
Digitales Kassenbuch innerhalb des tricoma ERP Systems Digitales Kassenbuch innerhalb des tricoma ERP Systems

Eingehende Belege

Zusätzliche Erweiterungen wie das tricoma Kassenbuch

Diese umfasst besonders die Verwaltung der Bankkonten, Rechnungen und Mahnungen und erlaubt die chronologische Auflistung und Ordnung aller internen und externen Belege. Sortiert werden können auf digitalem Weg alle Kontoauszüge nach Datum und Bankkonten. Für verschiedene Kontoarten gibt es dann wiederum vordefinierte und zugeordnete Kontonummern. Mit einer dafür konzipierten Software ist der Vorgang besonders einfach.
Daneben kann ein Kassenbuch geführt werden, können Geschäftsvorfälle zugeordnet, ein Rechnungseingangsbuch erstellt und die Rechnungen geschrieben werden. Weitere Abschlüsse, Bilanzen, Kontierungen und Lohnangelegenheiten übernimmt dann das Steuerbüro. 

Viele Vorteile

Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung für Ihr Unternehmen?

Alle Vorgänge im Unternehmen, die Dokumente und Belege systematisch erfassen und die dann ermöglichen, das Paket dem Steuerbüro zukommen zu lassen, sind Teil der vorbereitenden Buchhaltung. Daher erspart sie dem Steuerbüro viel Zeit und Aufwand, weil die Belege u. a. auch bereits mit Kontoauszug und passender vordefinierter Kontonummer sortiert sind. Wird der Überblick über die Geschäftsvorgänge, Außenstände, den Umsatz und die Gewinne behalten, hat das auch Vorteile für das Unternehmen selbst. So kann z. B besser abgeschätzt werden, ob der Kontostand des Firmenkontos für nächste Transaktionen ausreicht. 

Die Buchhaltungsvorbereitung erlaubt bei der Prüfung aller Daten einen geordneten Überblick und hat das Ziel, dass die Belege bereits geprüft als zusammengefasste Unterlagen übergeben werden können. Dadurch ist die Buchführung sauberer und kann auch einfacher in den Details eingesehen werden. Da der Steuerberater nur noch einen Teil der Prüfung übernimmt und hierfür das zusammengestellte Arbeitspaket erhält, lassen sich so Kosten einsparen. Die elektronische Form der Aufbewahrung und die GoBD-Konformität werden gleichzeitig nach vorgegebenen Richtlinien eingehalten.

Möglich ist die Buchhaltungsvorbereitung auch mit Hilfe einer passenden Dokumentenmanagement Software und mit ERP zur Steuerung und Verwaltung aller Unternehmensprozesse, z. B. als App. Alle standardisierten Buchungen werden so besser und schneller erfasst. Das auf einer Cloud basierende CRM-, ERP- und Warenwirtschaftssystem von tricoma ist dabei App basierend und erlaubt die individuelle Zusammenstellung aller Daten. Auf Knopfdruck werden diese ausgewertet und können auch in Verbindung mit Internet- und Exel-Tools verwendet werden. Dadurch werden Belege elektronisch aufbewahrt und können über eine typische Suchfunktion leichter wiedergefunden werden.
Aber auch andere Vorteile sind mit Dokumentenmanagementsystem geboten. Schon wenn die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung durch das Steuerbüro schneller erstellt werden kann, kann das Unternehmen rechtzeitig auf wirtschaftliche Vorgänge und Schieflagen reagieren. Schnellere Auswertungen stellen grundsätzlich ein Wettbewerbsvorteil dar.

Top Funktionen einfach erklärt

App Buchhaltungsvorbereitung

Digitalisierung des Unternehmens und der Buchhaltung
Digitalisierung des Unternehmens und der Buchhaltung
Eingangsrechnungen monatsweise abschließen und zur Bearbeitung sperren
Eingangsrechnungen monatsweise abschließen und zur Bearbeitung sperren
Kompletten Kontenrahmen anlegen
Kompletten Kontenrahmen anlegen

App Buchhaltungsvorbereitung: Weitere Funktionen

Passende Videos

App Buchhaltungsvorbereitung

 

Warum tricoma?

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Kundenbewertungen

Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern
4,5 von 5 Sternen
Google Bewertungen vom 23.02.2021
Hallo Herr Socha,

Danke für die blitzschnelle Rückemeldung!

Toll toll toll - ist gelöst, Template habe ich angepasst.

Vielen Dank für Ihre Hilfe - und beste Grüße aus Berlin
NOODLES AUTHENTIC FURNITURE GmbH - 29.07.2020
Hallo Herr Albert,

Ihr Jungs von IPResearch seid wirklich der Hammer :-)
Vielen Dank für die kurzfristige Lösung unseres Problems.
So kann ich deutlich ruhiger schlafen in der Gewissheit, daß die Mitarbeiter beim Scanvorgang keinen Fehler mehr machen können.

sportliche Grüße Tobias Halter
Tobias Halter, Xtrendo - 26.09.2017
Danke, gestern abend lief alles bei der entsprechenden Funktion stabil!
Vielen Dank für die schnelle Reaktion!
B. Krippl. - 14.04.2015
Hallo Herr Schraud,

als erstes muss ich sagen suuuuuupppppppppppeeeeeeeeerrrrrrrrrr Software. Ich bin zwar noch total in der Testphase aber ich bin echt begeistert. Auch der Support ist super schnell auch nach 18Uhr. Und auch Kompetent.
Christian Schmidt, HSW IT Consulting & Solution - 20.05.2015

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