Software für Ihre Mahnungen

Einfach und schnell im tricoma ERP

Mahnungen einfach schreiben

App Mahnungen

Mit Hilfe dieser App und der tricoma Software können Sie schnell und einfach aus bestehenden Rechnungen eine Mahnung erstellen und anschließend per Post, Fax oder Mail versenden. Es gibt zudem eine Vorschlagsliste, um angemahnte Kunden zu kontaktieren.

Mahnwesen: Bequem und zuverlässig mit der Mahnung Software

Egal, ob Sie einen Onlinehandel oder ein klassisches Unternehmen betreiben, Mahnung schreiben ist eine zeitraubende Aufgabe. Zusätzlich gilt es, gesetzliche Vorgaben und Fristen zu beachten. Sie sparen jedoch viel Zeit und sind auf der sicheren Seite, wenn Sie eine Software für diese Aufgabe einsetzen. 

Unsere App Mahnungen erledigt für Sie das Erstellen von Mahnungen und gibt Ihnen individuellen Freiraum, auf welche Art und Weise das Mahnverfahren gehandhabt werden soll. Das Programm ist Teil unserer Bürosoftware und arbeitet in Verbindung mit der Fakturierungssoftware.

Eine fertige Mahnung als PDF-Datei Eine fertige Mahnung als PDF-Datei
Detailansicht einer Mahnung Detailansicht einer Mahnung

Grundregeln und Fristen im Mahnwesen: Wie Sie die Mahnungs-Software konfigurieren

Der Einstieg in die App Mahnungen ist dank einer strukturierten Menüführung und den klaren Voreinstellungen sehr intuitiv. Sie legen beispielsweise verschiedene Mahnstufen fest, wobei Sie die exakte Wahl haben, nach welchen Zeiträumen eine Rechnung in Verzug gesetzt werden soll. Gleichzeitig können Sie bis zu drei Mahnstufen aktivieren und für jede Stufe eine individuelle Mahngebühr festsetzen. Zusätzlich können Sie unterschiedliche Kundengruppen anlegen und für diese jeweils eigene Fristen und Regelungen erstellen. Für die unterschiedlichen Mahnstufen haben Sie die Möglichkeit, individuelle Anschreiben zu verfassen. Ebenfalls können Sie Ratenzahlungen eintragen, falls Sie sich mit einem Schuldner auf eine Abzahlung über mehrere Raten geeinigt haben. 

Den aktuellen Status der überfälligen Rechnungen erkennen Sie dank der übersichtlichen Tabellenstruktur. Rechnungen im Verzug, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, sind durch die roten Ziffern sofort sichtbar. Ebenfalls können Sie sofort sehen, ob und wann bereits Mahnungen verschickt wurden.

Automatisiertes Mahnwesen: So sparen Sie Zeit mit der App Mahnungen

Als Erweiterung vom tricoma ERP interagiert die App Mahnungen perfekt mit unseren anderen Programmen und übernimmt zum Beispiel Informationen zu den Rechnungen aus dem Rechnungsmodul. Darüber hinaus ist auch eine Inkassoschnittstelle vorhanden. Sie können mit einem Klick über die Inkassoschnittstelle die offenen Mahnungen weiterleiten und so ein automatisches Inkasso einleiten. Im Falle eines Zahlungsverzugs können Sie Kunden auch sperren oder in eine bestimmte Kundengruppe verschieben. Dank dieser Eigenschaften können Sie ERP, also das Enterprise-Resource-Planning, in Ihrem Unternehmen umsetzen und so wertvolle Arbeitszeit sparen sowie Kosten reduzieren.

Kleine wie große Unternehmen profitieren gleichermaßen von der Möglichkeit, Rechnungen automatisch anmahnen zu können. In großen Unternehmen sind die Rechnungsstellung und der Versand der Rechnungen oftmals bereits automatisiert. Hier kann die Funktion integriert werden und es werden Mahnungen automatisch per Post über das gleiche System verschickt. Die App kann alternativ dazu auch täglich Mahnungen automatisch generieren und diese dann gesammelt ausdrucken. Auf diese Weise haben Sie die exakte Kontrolle, welche Mahnungen per Post versandt werden. In kleineren Unternehmen können die Mahnungen an jedem beliebigen Drucker automatisch oder auf Veranlassung ausgegeben und dann von der Buchhaltung oder dem Sekretariat manuell verschickt werden.

Sollten die Mahnungen ohne Erfolg bleiben und auch nach mehrfachem Anschreiben ist kein Zahlungseingang festzustellen, können Sie das Mahnverfahren online einleiten. Im Programm ist eine Schnittstelle integriert, über die direkt ein automatisches Inkasso ausgelöst werden kann.

Allgemeine Einstellungen Allgemeine Einstellungen
Hier können Sie die E-Mailvorlage für den Versand der Mahnung bearbeiten Hier können Sie die E-Mailvorlage für den Versand der Mahnung bearbeiten

Vollautomatische Zahlungserinnerungen und weitere Möglichkeiten der Software

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, zu wählen, ob das Programm Rechnungen automatisch anmahnen soll oder ob Sie die volle Kontrolle über jeden einzelnen Schritt haben möchten. Beispielsweise können Sie einstellen, dass Mahnungen automatisch erstellt werden, wenn der voreingestellte Zahlungszeitraum überschritten wurde. Das System kann dann Mahnungen automatisch per Post zustellen oder eine Mahnung per Mail verschicken, was vor allem für den Onlinehandel sehr interessant ist. Alternativ informiert Sie das System täglich über überfällige Rechnungen und Mahnungen, indem diese der Buchhaltung vorgelegt werden.

Die Mahnungen im Alltag - Anbindung an die Buchhaltung

Eine wichtige Voraussetzung, um das ERP im Betrieb umzusetzen, ist, dass die Software niedrige Durchlaufzeiten bei hoher Flexibilität bietet. Durch die individuellen Einstellungen im Bezug darauf, wie die App im Falle einer Mahnung reagieren soll, sind diese Eigenschaften bereits gewährleistet. Darüber hinaus passt sich die App Mahnungen an Ihren Büroalltag an. Das Programm ist nicht nur auf Systemen mit Windows lauffähig, es kann auch auf Computer genutzt werden, die MAC OSX nutzen. Alle Funktionen, die in Windows vorhanden sind, finden Sie auch in der Version für MAC OSX.

Darüber hinaus ist das Programm geeignet für die Nutzung im Multichannel. Es kann also Informationen aus mehreren Kanälen simultan verarbeiten und ausgeben. Beispielsweise können Sie somit in Ihrem Shopware, Magento oder WooCommerce Shop den beliebten "Kauf auf Rechnung" anbieten, und tricoma übernimmt später das Mahnverfahren. Vollautomatisch, versteht sicht.

Mit der App Mahnungen haben Sie also jederzeit den perfekten Überblick, können Mahnverfahren online einleiten oder dem Programm die Aufgabe übertragen, ein automatisiertes Mahnverfahren selbstständig durchzuführen.

App Mahnungen: Weitere Funktionen

  • perfekt an unser Rechnungsmodul angepasst.
  • bis zu 3 Mahnstufen möglich
  • je Mahnstufe eigene Mahngebühren
  • Mahnungen können automatisch generiert und als Sammeldruck vorgelegt werden
  • Je nach Kundengruppe lassen sich eigene Mahnfristen definieren.
  • Mahnungen werden auf Wunsch automatisch per Email versendet
  • Überfällige Mahnungen können automatisch per Email an die Buchhaltung versendet werden.
  • Vorschlagsliste für offene Rechnungen
  • CSV Export aller wichtigen Daten in der Übersicht mit vielen Filtermöglichkeiten
  • Automatische Verschiebung des Kunden in andere Kundengruppen und Kundensperrung (Je nach Mahnstufe einstellbar)
  • Eigene Emailtexte je nach Mahnstufe
  • PDF nach dem Versenden nur noch mit Sicherheitscode neu generierbar

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App Mahnungen

 

Warum tricoma?

Darum werden Sie tricoma lieben:

  • Zeit und Geld sparen durch automatisierte Abläufe
  • Umsatzsteigerung durch Anbindungen an Verkaufsplattformen
  • Kauf statt Miete - für ein optimales Preis-Leistungsverhältnis
  • Gemeinsame Systemeinrichtung und 24/7 Support
  • Skalierbares und modular aufgebautes Baukastensystem
  • eCommerce Grundsystem und über 200 leistungsstarke Apps und Module
  • Hohe Systemverfügbarkeit durch mehrstufigem Backup System
  • Umfassende Erfahrung und Kompetenz durch eigenen Onlinehandel

Gemeinsam sind wir stark.

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