Einrichtungstutorial Buchhaltungsvorbereitung
Mit Hilfe dieser App kannst du alle Eingangsrechnungen in deinem System erfassen und die Einträge über den Buchhaltungsexport exportieren. (Hierfür wird die App Buchhaltungsexport benötigt.)
Bereich: Einstellungen > Allgemeine Einstellungen
Hauptbereiche: Einstellungen > Allgemeine Einstellungen
Der Bereich wurde wie folgt unterteilt:
1. Allgemeine Einstellungen
- Allgemeine Einstellungen
- Belegvorschau in der Übersicht deaktivieren?
- Standardsteuersatz
- Standardkonto
- Offene Dokumente
- Maximalalter, um als offenes Dokument in den Eingangsrechnungen zu gelten
- Als offenes Dokument zählen nur Dokumente mit folgendem Flag
- Deaktivierte Kostenstellen in Ertragsauswertungen?
- Dokumente aus dem PDF-Export anhand des Upload-Datums exportieren
- Nur das zuerst hochgeladene Dokument eines Vorgangs mit dem PDF-Export exportieren
- Shortinfo bei unbezahlten Rechnungen
- Ausgabe der Beträge in netto?
Lege fest, ob die Beträge in der Detailansicht der Eingangsrechnungen in netto oder brutto angezeigt werden sollen.
- Hinweis bei fehlenden SEPA-Daten anzeigen
Sind im Kunden keine Kontodaten (SEPA) hinterlegt, wird dies in der Übersicht durch einen roten Hinweis dargestellt, wenn diese Funktion aktiviert ist. Durch Klick auf den Hinweis gelangst du in den SEPA-Bereich des Kunden.
- Standardwerte für offene Dokumente
- Als offenes Dokument zählen nur Dokumente mit folgendem Flag
Es zählen nur Dokumente als offen, die die hier aktivierten Flags haben.
- Weiteres Flag je Mandant
Wenn die App Mandanten in deinem System installiert ist, kannst du je Mandant ein zusätzliches Flag wählen. Dieses wird dann im Reiter "Offene Dokumente" bei der Wahl des Mandanten standardmäßig eingestellt.
- Bankkonto für SEPA-Überweisungen
- Beleg auf bezahlt setzen
- Standardkonto
Wenn die App Mandanten in deinem System vorhanden ist, kannst du hier je Mandant ein eigenes Konto auswählen.
- DMS
- Belegvorschau in der Übersicht deaktivieren
- Flags setzen, wenn ein Dokument an eine bezahlte Buchung zugeordnet ist
- Vorhandene Flags entfernen
- Dokumententitel anpassen bei Verknüpfung
Bereich: Einstellungen > Konten
Hauptbereiche: Einstellungen > Konten
Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:
1. Titel des Kontos
2. Konto
3. Steuerschlüssel (optional)
4. Automatischer Steuersatz (optional, -1 nicht aktiv)
5. Im Buchhaltungsexport ausschließen
1. Titel
Lege den Titel des jeweiligen Kontos fest.
2. Konto
Trage hier die Kontonummer ein.
3. Steuerschlüssel (optional)
Trage die Nummer des Steuerschlüssels aus deiner Buchhaltungssoftware ein.
4. Automatischer Steuersatz (optional, -1 nicht aktiv)
Definiere einen automatischen Steuersatz, der automatisch bei den entsprechenden Positionen gesetzt wird, wenn dieses Konto gewählt wird.
5. Im Buchhaltungsexport ausschließen
Wenn du diese Einstellung aktivierst, werden alle Positionen, die mit diesem Konto verknüpft sind, nicht im Buchhaltungsexport exportiert.
Einstellungen > Konten
Bereich: Einstellungen > Auto. Kontierung
Hauptbereiche: Einstellungen > Auto. Kontierung
Verfügbare Optionen:
1. Titel des Regelwerks
2. Regelwerk
1. Titel
Lege den Titel der jeweiligen automatischen Kontierung fest.
2. Regelwerk
Hier kannst du die Einstellungen des entsprechenden Regelwerks für die automatische Kontierung festlegen.
Nachfolgend die verfügbaren Optionen:
2.1 Allgemeine Einstellungen
2.2 Buchungstexte prüfen
2.3 Betragsprüfung
2.4 Belegzuordnung
2.5 Automatische Buchung
Einstellungen > Auto. Kontierung
2.1 Allgemeine Einstellungen
2.1.1 Titel
Lege einen Titel für das Regelwerk fest.
2.1.2 Priorität
Trage hier die Priorität des Regelwerks ein.
2.2 Buchungstexte prüfen
Pflicht: Eines der beiden Datenfelder muss befüllt sein.
2.2.1 Auftraggeber enthält
Lege den Text fest, der im Auftraggeber enthalten sein muss.
2.2.2 Verwendungszweck enthält
Gib den Text an, der im Verwendungszweck enthalten sein muss.
2.3 Betragsprüfung
Optional: Kann bei Bedarf festgelegt werden.
2.3.1 Betrag prüfen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird geprüft, ob der Betrag in dem festgelegten Bereich enthalten ist.
2.3.2 Betrag kleiner als
Trage die obere Grenze des Bereichs ein.
2.3.3 Betrag größer als
Hier kann die untere Grenze des Bereichs festgelegt werden.
2.4 Belegzuordnung
Optional, aber empfohlen: Vereinfacht die Buchhaltung, wenn alle Lieferantenrechnungen im System hinterlegt sind.
2.4.1 Belegregel
Du kannst eine bestimmte Regel für die Belegzuordnung auswählen. Folgende Regeln stehen aktuell zur Verfügung:
- Keinen Beleg suchen und zuordnen
- Belege zuordnen, wenn vorhanden
- Nur Buchung bei passendem Beleg ausführen
2.4.2 OCR Text muss enthalten
Hier kann ein Text hinterlegt werden, auf den dann im Beleg geprüft wird.
2.4.3 Betrag muss im Beleg (OCR) vorkommen
Setze den Haken, um festzulegen, dass der Betrag im Beleg vorkommen muss.
2.4.4 Nummer aus Buchungstext muss im Beleg (OCR) vorkommen
Wenn du diese Einstellung aktivierst, wird geprüft, ob die Nummer aus dem Buchungstext im Beleg vorkommt.
2.4.5 Beleg muss dem identischen Kunden zugeordnet sein?
Ist der Haken gesetzt, wird geprüft, ob der Beleg dem identischen Kunden zugeordnet ist.
2.5 Automatische Buchung
2.5.1 Kreditor
Der Kunde bzw. Lieferant aus der App Kunden, mit dem die Eingangsrechnung verknüpft werden soll. In der Übersicht ist dies das Feld "Kundennummer/Kreditor".
2.5.2 Bewegung Kontierung
Lege fest, welches Konto für die automatische Buchung genutzt werden soll.
2.5.3 Bewegung Buchungsanmerkung
Hier kannst du eine Anmerkung für die automatische Kontierung eintragen, um z. B. zusätzliche Informationen zur Buchung festzuhalten.
2.5.4 Bewegung Steuer
Lege fest, welche Steuersätze bei der automatischen Buchung angewendet werden sollen. Diese Einstellung bestimmt, ob und welcher Steuersatz für die Buchung berücksichtigt wird.
2.1 Allgemeine Einstellungen | 2.2 Buchungstexte prüfen | 2.3 Betragsprüfung | 2.4 Belegzuordnung | 2.5 Automatische Buchung
Übersicht
Im Bereich "Übersicht" und "Unbezahlte Belege" kannst du direkt SEPA-Überweisungen erstellen.
Das ist sowohl für mehrere Belege gleichzeitig möglich, als auch für einzelne Belege.
Wenn du mehrere Belege auswählst, kannst du diese gesammelt für eine SEPA-Überweisung verarbeiten.
Wählst du hingegen nur einen Beleg aus, kannst du diesen direkt anlegen und sofort bearbeiten (1).
Übersicht
Offene Dokumente
Im Reiter "Offene Dokumente" hast du die Möglichkeit, nach verschiedenen Flags zu filtern (1).
Diese Flags stammen aus der App "DMS Dokumentenmanagement".
In den Einstellungen der App "Buchhaltungsvorbereitung" kannst du festlegen, welche Flags ein Dokument besitzen muss, um als "offenes Dokument" zu gelten.
Wenn in deinem System die App Mandanten vorhanden ist, kannst du außerdem je Mandant ein bestimmtes Flag auswählen.
Wird dieser Mandant ausgewählt (2), wird das entsprechende Flag automatisch als Filter aktiviert.
Offene Dokumente
Unbezahlte Belege
Hier bekommst du einen Überblick über alle Belege, die den Status
"unbezahlt" haben.
Besonders wichtig sind dabei die Spalten
"Zahlbar bis" und
"Skonto bis" (2).
- Zahlbar bis:
Zeigt das Datum an, bis wann der Beleg gezahlt werden muss.
- Skonto bis:
Zeigt das Datum an, bis wann der Kunde Skonto erhält.
Die Ausgabe erfolgt sowohl als Datum als auch mit einer Angabe in Tagen.
Unterhalb der Tabelle wird zudem die Summe der angezeigten Belege einer Seite in
netto und
brutto angezeigt (3).
Unbezahlte Belege
Weitere Tutorials
Folgende Tutorials können auch nützlich sein:
