Einrichtungstutorial DATEV Buchungsdatenservice

Bevor Sie den Buchungsdatenservice von Datev Online verwenden können

Damit der Buchungsdatenservice von Datev Unternehmen Online genutzt werden kann muss dieser gebucht werden, insofern dies noch nicht erfolgt ist.
In den folgenden Screenshots kann eingesehen werden, wie dabei vorzugehen ist, um das entsprechende Produkt zu buchen.
Je nachdem wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, muss die Buchung über Ihren Steuerberater erfolgen, welche dann das gebuchte Produkt für Sie freischalten kann.

Schritt für Schritt

Schritt 1:
Klicken Sie einen Mandanten in Ihrem Datev-System an und klicken Sie anschließend auf die Mandantenregistrierung.

Schritt 2:
Sie werden nun auf eine Seite für die Mandantenregistrierung weitergeleitet, bestätigen Sie diese.

Schritt 3:
Folgen Sie den nun den weiteren Schritten bis zur Buchung.
(Sollte eine Buchung nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.)

Mithilfe der App DATEV Buchungsdatenservice haben Sie die komfortable Möglichkeit, sowohl Ihre Belege als auch sämtliche relevanten Buchungsdaten – beispielsweise Buchungsstapel zu Rechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen – direkt und unkompliziert an DATEV zu übermitteln. Die App unterstützt Sie dabei, die Datenübertragung effizient und medienbruchfrei zu gestalten, indem sie sowohl die Buchungsinformationen als auch die zugehörigen Belege der genannten Vorgänge zentral bündelt und automatisiert an das DATEV-System weiterleitet.

Anlegen einer Schnittstelle

Öffnen Sie die App über die Suche oder über das Menü unter dem Hauptbereich Zahlung.
Anschließend navigieren Sie in den Menüpunkt Einstellungen der App Datev Buchungsdatenservice. Dort haben Sie die Möglichkeit Ihre Schnittstelle anzulegen, indem Sie einfach einen Titel vergeben.
Ist die ist die App Mandanten in Ihrem System installiert, sollten Sie zusätzlich den Schnittstellen den richtigen Mandaten zuweisen, damit später die richtigen Übertragungen stattfinden können.
Beachten Sie hierbei, dass innerhalb der App Mandanten, unter Details bearbeiten die jeweilige Mandantennummer des für Datev hinterlegt sein muss.

Einrichten einer Schnittstelle

Nachdem Sie Ihre Schnittstelle zu Datev angelegt haben, müssen noch einige Angaben getätigt werden, damit die Schnittstelle eine Verbindung aufbauen kann.
Hierzu geben Sie Ihre Beraternummer an, ggf. den Mandanten, wenn noch nicht ausgewählt und den Beginn des Wirtschaftsjahres. Das Wirtschaftsjahr ist so implementiert worden, das Sie es nur einmal pflegen müssen und sich dieses selbst anhand des eingestellten Datums berechnet.

Warum muss ich das Wirtschaftsjahr angeben?
Das Wirtschaftsjahr wird später für die Übertragung der Buchungsstapel notwendig sein. Andernfalls wird die Datei von Datev abgelehnt werden.

Sie haben nun die Möglichkeit sich mit Datev zu verbinden.
Hierzu klicken Sie weiter unten im Schnittstellen-Bereich auf Authentifizierung. Sie werden auf die Datev Seite weitergeleitet, um sich mit Datev zu verbinden.
Klicken Sie nach der Authentifizierung auf die 2 grünen Haken, um die Verbindung zu testen. Sie sollten nun eine Erfolgsmeludung erhalten.
Sofern Sie eine bestehende Verbindung haben, können Sie Ihre Verbindung über Verbindung trennen wieder trennen. Sie können dabei über den Helpdesk links einsehen, wer aktuell verbunden ist.

Im nächsten Schritt sollten die beim Anlegen der Schnittstelle erstellten Buchhaltungsexporte überprüft werden. Hierbei sollten die entsprechenden Erlöskonten hinterlegt werden. Das ist WICHTIG, damit im weiteren Verlauf die Exporte richtig erstellt werden können.

Abholen von Typen (Ordnern) und möglichen File-Extensions

Wenn Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, können Sie nun die Ordner und möglichen Dateitypen abholen.
Hierzu navigieren Sie in den Menüpunkt Tools. Dort finden Sie die entsprechenden Tools für die Abholung der notwendigen Assets.
Wenn Sie diese abgeholt haben, navigieren Sie zurück in die Einstellungen, wo Sie soeben die Schnittstelle angelegt haben.

Detail Einstellungen einer Schnittstelle

Hier geht es nun weiter zu den Detail-Einstellungen einer Schnittstelle.
Sie finden dies unter Authentifizierung. Sie können hier nun die Typen (Ordner) den entsprechenden Modulen in tricoma zuweisen.
Wählen Sie hier für das jeweilige Modul den entsprechenden Typ (Ordner) in Datev aus und Speichern Sie Ihre Zuweisung ab. Navigieren Sie zurück, um die Automatismen Ihrer Schnittstelle zu aktivieren.

Hinweise

Warum halbautomatisch?
Die Authentifizierung muss für die Schnittstelle alle 11 Stunden erneuert werden.

Buchungsstapel?
Buchungsstapel beschreibt die Exporte wie Sie es bereits aus Jera2Datev kennen, bzw. aus der App Buchhaltungsexport.

Belege?
Beschreibt die Übertragung von Belegen (PDF) zu Datev für Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen.

Anmeldung überprüfen?
Sie können Token auch über die DATEV-App "Verbundene Anwendungen" unter https://apps.datev.de/tokrevui widerrufen.

Exporte

Über den Reiter Exporte, können Sie die bereits übertragenen Exporte einsehen und diese dort auch herunterladen. Sollte ein Fehler passiert sein, können Sie über die Hilfe-Verlinkung mehr zur Übertragung erfahren.
Die Verlinkung verweist dabei auf die Datev-Hilfe Seite und beschreibt den jeweiligen Fehler genauer.

Exporte manuell generieren:
Exporte können wie gewohnt über die App Buchhaltungsexport generiert werden, ähnlich wie bei den Exports zu Jera2Datev. Diese Exports können nicht bearbeitet werden und sind fest für die Generierung im Datev Format.
Die selbstständig generierten Exporte werden bei der Generierung nicht übertragen.

Belege

Über den Reiter Belege, können Sie die bereits übertragenen Belge einsehen. In der Spalte Übertragung erhalten Sie genauere Informationen über die Übertragung.

Meldungen

In den Meldungen erhalten Sie eine Übersicht über die vergangen und aktuell letzten übertragenen Belege oder Buchungsstapel-Dateien. Entsprechende Meldungen werden bei Erfolg und bei Misserfolg ausgegeben. Sollten Sie einen Fehler feststellen können Sie in den jeweiligen Übertragungstyp (Exporte oder Belege) wechseln, um dort eine detaillierte Information zu Übertragung zu erhalten, insbesondere bei den Exports.