Nutzung der App Kassenbuch

Schritt 1: Buchungen im Kassenbuch eintragen

Nachdem du ein Kassenbuch angelegt hast, kannst du Buchungen darin erfassen. Dabei gelten folgende Regeln:

• Nur die letzte Buchung kann bearbeitet werden – und auch nur, solange kein Monatsabschluss erfolgt ist.
• Jede Buchung wird nach 4 Stunden automatisch abgeschlossen und ist dann nicht mehr editierbar.
• Das Datum der neuen Buchung darf nicht vor dem Datum der letzten Buchung liegen.
• Das Kassenbuch darf nicht negativ werden.
• Keine Buchung ohne Beleg: Bitte wähle immer einen passenden Beleg aus dem DMS aus, um den Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung zu erfüllen.

Kasseneinlage oder Abschöpfung eintragen

Um eine Kasseneinlage zu erfassen, öffne die Eingabemaske und wähle Einnahme (sonstige) + aus.

Für eine Abschöpfung wählst du Ausgabe (Abschöpfung) -.

Schritt 2: Beleg aus dem DMS verknüpfen

Im nächsten Schritt kannst du zu deiner Buchung ein Dokument aus dem DMS (Dokumentenmanagementsystem) hinzufügen.

Es werden dir automatisch alle passenden Dokumente aus der App Buchhaltungsvorbereitung / Eingangsrechnungen vorgeschlagen. Du kannst eines davon auswählen, um den Buchungsvorgang zu dokumentieren.

Tipp: Wenn du einen Beleg verknüpfst, ist die Buchung revisionssicher dokumentiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

Schritt 3: Buchungsdetails angeben

Im dritten Schritt legst du die konkreten Informationen zur Buchung fest. Folgende Felder stehen dir zur Verfügung:

• Buchungsdatum: Das Datum, an dem die Buchung im Kassenbuch erfasst wird.
• Belegdatum: Datum des zugehörigen Belegs (z. B. auf der Quittung).
• Belegnummer: Optional – gib hier die Belegnummer ein, falls vorhanden.
• Kundennummer/Kreditor: Optional – falls die Buchung einem bestimmten Kunden oder Lieferanten zugeordnet werden soll.
• Beträge & Buchungsanmerkung: Gib den Betrag ein und hinterlasse optional eine kurze Beschreibung der Buchung.
• Steuer % & Kontierung: Wähle den passenden Steuersatz (z. B. 19 %) und ggf. eine Kontierung zur weiteren Auswertung.
• Soll/Haben: Lege fest, ob es sich um eine Einnahme (Haben) oder Ausgabe (Soll) handelt.
• Buchungsvermerk: Optional – z. B. „Büromaterial“, „Kasse aufgefüllt“ o. ä.
• Notiz: Platz für interne Hinweise, die nicht auf dem Beleg erscheinen.

Sobald alle Daten vollständig sind, klicke auf Erstellen, um die Buchung abzuschließen.

Anlegen einer Ausgabe

Ähnlich wie bei der Kasseneinlage kannst du auch Ausgaben über das Kassenbuch buchen. Wähle dazu in der Eintragsmaske die Option „Ausgabe (Sonstige) -“.

Wichtig: Gib den Betrag ohne Minuszeichen ein. Das System erkennt automatisch, dass es sich um eine Ausgabe handelt.

Auch bei Ausgaben solltest du möglichst einen passenden Beleg aus dem DMS anhängen, um den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ einzuhalten.

Auch hier kannst du wieder einen passenden Beleg aus dem DMS auswählen. So stellst du sicher, dass die Buchung korrekt dokumentiert ist.

Gib jetzt die Kontierungsinformationen an, die später automatisch in die Buchhaltungsvorbereitung übernommen werden sollen.

Eine Ausgangsrechnung über das Kassenbuch bezahlen

Im nächsten Schritt kannst du die entsprechende Rechnung als bezahlt in das Kassenbuch übernehmen.

Kassenzählprotokoll

Gib nun die entsprechenden Geldbeträge ein – also z. B. wie viele Münzen und Scheine du in der Kasse hast.
Diese Beträge werden dann automatisch in die Kasse übernommen, inklusive einer eventuellen Differenz zum erwarteten Kassenstand.

Export des Kassenbuchs / Übersicht z. B. für Behörden