Mit dieser App kannst du schnell und einfach aus bestehenden Rechnungen eine Mahnung erstellen und sie anschließend per Post, Fax oder E-Mail versenden – sowohl manuell als auch automatisiert. In der Vorschlagsliste erhältst du einen Überblick über alle überfälligen Rechnungen und kannst von dort aus direkt eine Zahlungserinnerung senden oder eine Mahnung erzeugen.
In diesem Tutorial geht es um die Konfigurationsmöglichkeiten der App. Öffne dazu die App Mahnungen und klicke auf den Reiter Einstellungen.
Allgemeine Einstellungen
Konfiguriere hier die allgemeinen Einstellungen:
Länge der Mahnungsnummer:
Gib hier die gewünschte Länge deiner Mahnungsnummer (ID) ein. Diese Nummer dient der
eindeutigen Zuordnung der Mahnung in der Datenbank.
Mahnungswarnungen in der Short-Info deaktivieren?
Wenn du diese Option aktivierst, werden keine Warnungen zu Mahnungen in der Short-Info angezeigt.
Mahnungen zusammenfassen:
Aktiviere diese Option, wenn neue Mahnvorgänge eines Kunden nicht separat erzeugt, sondern einer bestehenden, unbearbeiteten Mahnung hinzugefügt werden sollen.
Autor der Mahnung bei automatischen Mahnungen?
Wähle hier den Benutzer aus, der als Ersteller für automatisch angelegte Mahnungen angezeigt werden soll.
Automatisches Erzeugen der Mahnungen (täglich + Einrichtung des Sammeldrucks)
Werden Mahnungen erzeugt, aber die PDF noch nicht generiert, wird diese später automatisch erstellt. Über die Short-Info kannst du die PDF aufrufen und ausdrucken.
Der hier ausgewählte Benutzer überschreibt den Benutzer aus der vorherigen Option.
Automatisches Erzeugen der Mahnungen (täglich + Versand per E-Mail)
Wird eine Mahnung erzeugt und die PDF fehlt noch, wird diese automatisch erstellt und per E-Mail an den Kunden verschickt.
Diese Einstellung gilt immer für alle Mahnstufen. Wir empfehlen, diese Option zu aktivieren.
Automatisches Erzeugen der Mahnungen (täglich + Versand per Post)
Wird eine Mahnung erzeugt und die PDF fehlt noch, wird diese automatisch erstellt und – sobald die gewählte Mahnstufe erreicht ist – per Post über
tricoma fulfillment versendet.
Dafür musst du die App tricoma fulfillment vollständig eingerichtet haben.
Mehr dazu:
Einrichtungstutorial: App tricoma fulfillment
Automatisches Erzeugen einer Mahnung nach:
Gib an, nach wie vielen überfälligen Tagen automatisch eine Mahnung erzeugt werden soll (Start bei Mahnstufe 1).
Tipp: Trage in den allgemeinen Einstellungen der App Rechnungen den Standardzahlungszeitraum ein, damit alle Automatisierungen sauber zusammenarbeiten.
Mahnungen automatisch als erledigt markieren, wenn Rechnung als bezahlt markiert wird.
Ist diese Option aktiviert, wird eine Mahnung automatisch als erledigt markiert, sobald die zugehörige Rechnung bezahlt wurde.
Bevorzugte Zahlungsweise:
Bei der Erstellung einer Mahnung wird automatisch die hier ausgewählte Zahlungsweise vorausgewählt.
Mahngebühren von 0 Euro ausblenden:
Aktiviere diese Option, wenn die Position der Mahngebühr im PDF ausgeblendet werden soll, sofern die Gebühr 0 Euro beträgt.
Alle betroffenen Rechnungen/Belege an Mahnung anhängen?
Wenn diese Option aktiv ist, werden beim Versand einer Mahnung alle zugehörigen überfälligen Rechnungen mit angehängt.
Mahnungsübersicht
Kundenbetreuer anzeigen:
Aktiviere diese Option, wenn der Kundenbetreuer in der Mahnungsübersicht in einer eigenen Spalte erscheinen soll.
Den Kundenbetreuer kannst du beim Kunden im Reiter „Erweitert“ hinterlegen.
Mahnstufen
Anzahl der Mahnstufen:
Stelle hier ein, wie viele Mahnstufen genutzt werden sollen (maximal drei).
Reguläre Zahlungsfrist der Mahnstufe 1 / Mahnstufe 2 / Mahnstufe 3:
Hier legst du die Standardzahlungsfrist (in Tagen) für jede Mahnstufe fest.
Im Reiter „Kundengruppen“ können diese Werte individuell je Kundengruppe angepasst werden.
Mehr dazu:
HIER.
Gebühren für Mahnstufe 1 / Mahnstufe 2 / Mahnstufe 3:
Hier legst du fest, welche Mahngebühren grundsätzlich pro Mahnstufe berechnet werden sollen.
Diese kannst du später in der Mahnungsdetailansicht anpassen.
Bezeichnung der Gebühren für Mahnstufe 1 / Mahnstufe 2 / Mahnstufe 3:
Trage hier die Bezeichnungen ein, die zu den jeweiligen Mahngebühren angezeigt werden sollen.
E-Mail-Adresse für Info, wenn alle Mahnstufen fruchtlos waren?
Hier kannst du eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die benachrichtigt wird, wenn alle Mahnstufen erfolglos waren – z. B. die Adresse der Geschäfts- oder Abteilungsleitung.
Wenn offene Mahnung in Mahnstufe 1 / 2 / 3
Kunde in Kundengruppe hinzufügen:
Wenn du möchtest, dass ein Kunde ab einer bestimmten Mahnstufe automatisch in eine definierte Kundengruppe verschoben wird, wähle diese hier aus.
Beachte: Der Kunde wird dabei aus allen anderen Kundengruppen entfernt und muss nach Abschluss des Mahnverfahrens manuell zurückgesetzt werden.
Mehr dazu:
Kundengruppen verwalten
Kunde sperren:
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Kunde ab Erreichen der Mahnstufe gesperrt.
Gesperrte Kunden kannst du in der Kundenübersicht oder im Reiter „Erweitert“ wieder entsperren.
Mahnungstemplate
Lege hier die Templates pro Mahnstufe fest, die bei der Generierung des PDFs verwendet werden sollen.
Wenn du die App Mandanten installiert hast und mehrere Mandanten angelegt sind, kannst du die Templates je Mandant separat definieren. Wähle dazu oben rechts im Dropdown-Menü den gewünschten Mandanten aus. Wird kein Mandant ausgewählt, gelten die Templates global für alle Mandanten.
Siehe auch -> Eigene PDF-Templates und Mailvorlagen pro Mahnstufe
Mailvorlagen
Hier kannst du die E-Mail-Vorlagen für Mahnungen bearbeiten:
Sobald du im Betreff etwas einträgst, wird das automatische Versenden der E-Mail für die jeweilige Vorlage aktiviert. Du kannst dabei auch die unten aufgelisteten Variablen verwenden.
Beim automatischen Mailversand wird außerdem die Mailsignatur angehängt, die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.
Folgende Vorlagen kannst du bearbeiten:
E-Mail-Vorlage für den Versand der Mahnung:
Diese allgemeine Vorlage wird verwendet, wenn die spezifischen Vorlagen der einzelnen Mahnstufen deaktiviert sind.
E-Mail-Vorlage für den Versand der Mahnung (Mahnstufe 1 / 2 / 3):
Diese Vorlagen gelten jeweils für ihre entsprechende Mahnstufe.
Wenn du eine Vorlage deaktivieren möchtest, entferne einfach den Inhalt der Betreffzeile.
Im unteren Bereich findest du hilfreiche Variablen, die du in deinen E-Mail-Vorlagen einsetzen kannst.
Siehe auch -> Eigene PDF-Templates und Mailvorlagen pro Mahnstufe
Zahlungsweisen
Hier kannst du Zahlungsweisen speziell für Mahnungen verwalten. Diese Zahlungsweisen stehen dir sowohl beim manuellen Anlegen einer Mahnung als auch in der Mahnungsdetailansicht zur Auswahl.
Kundengruppen
Hier werden alle freigegebenen Kundengruppen angezeigt. Du kannst für jede Kundengruppe eine individuelle Zahlungsfrist in Tagen je Mahnstufe festlegen.
Wenn für eine Kundengruppe keine Werte hinterlegt sind, gelten automatisch die regulären Zahlungsfristen aus den allgemeinen Einstellungen.
Mandanteneinstellungen
Dieser Bereich ist nur relevant, wenn du die App Mandanten installiert hast.
Hier werden alle angelegten Mandanten angezeigt. Durch das Setzen des Hakens kannst du den automatischen Mahnungsverlauf pro Mandant deaktivieren.
