Einrichtungstutorial: App Mahnungen

Mit Hilfe dieser App können Sie schnell und einfach aus bestehenden Rechnungen eine Mahnung erstellen und anschließend per Post, Fax oder E-Mail versenden. Egal ob manuell oder automatisiert. In der Vorschlagsliste haben Sie einen Überblick aller überfälligen Rechnungen und können von dort aus den betroffenen Kunden eine Zahlungserinnerung senden oder eine Mahnung für sie erzeugen. In diesem Tutorial geht es um die Konfigurationsmöglichkeiten der App. Öffnen Sie die App Mahnungen und klicken Sie auf den Reiter "Einstellungen".

Allgemeine Einstellungen

Konfigurieren Sie hier die allgemeinen Einstellungen:

Länge der Mahnungsnummer:
Geben Sie hier die gewünschte Länge Ihrer Mahnungsnummer (ID) ein. Diese Nummer ist die eindeutige Zuordnung der Mahnung in der Datenbank.

Mahnungswarnungen in der Short-Info deaktivieren?
Bei aktivierter Option werden keine Warnungen zu Mahnungen rechts in der Short-Info ausgegeben.

Mahnungen zusammenfassen:
Aktivieren Sie diese Option, wenn weitere Mahnvorgänge zu einem Kunden nicht neu erzeugt, sondern in einer bestehenden, unbearbeiteten Mahnung mit übernommen werden sollen.

Autor der Mahnung bei automatischen Mahnungen?
Wählen Sie hier aus, welcher Benutzer als Ersteller für automatisch angelegte Mahnungen angezeigt werden soll.

Automatisches Erzeugen der Mahnungen (täglich + Einrichtung des Sammeldrucks)
Wenn eine Mahnung erzeugt, aber noch keine PDF dazu generiert wurde, wird einige Zeit später automatisch die PDF zur Mahnung generiert und kann anschließend durch Klick auf die entstehende Short-Info-Meldung angezeigt und ausgedruckt werden. Der hier ausgewählte Benutzer überschreibt den gewählten Benutzer in der vorherigen Option.

Automatisches Erzeugen der Mahnungen (täglich + Versand per E-Mail)
Wenn eine Mahnung erzeugt, aber noch keine PDF dazu generiert wurde, wird einige Zeit später automatisch die PDF zur Mahnung generiert und automatisch per E-Mail an den Kunden versendet. Diese Option kann nur für alle Mahnstufen eingestellt werden. Wir empfehlen, diese Option zu aktivieren.

Automatisches Erzeugen der Mahnungen (täglich + Versand per Post)
Wenn eine Mahnung erzeugt, aber noch keine PDF dazu generiert wurde, wird einige Zeit später automatisch die PDF zur Mahnung generiert und beim Erreichen der gewählten Mahnstufe automatisch per Post durch tricoma fulfillment versendet. Diese Option setzt voraus, dass Sie die App tricoma fulfillment (App im Grundsystem enthalten) vollständig eingerichtet haben. Mehr dazu hier -> Einrichtungstutorial: App tricoma fulfillment

Automatisches Erzeugen einer Mahnung nach:
Geben Sie hier an, nach wie vielen überfälligen Tagen automatisch eine Mahnung erzeugt werden soll (beginnend mit Mahnstufe 1).
Tipp: Geben Sie vorher in den allgemeinen Einstellungen der App Rechnungen den Standardzeitraum für Zahlung einer Rechnung in Tage an, damit die automatisierten Prozesse ohne Überschneidungen verlaufen.

Mahnungen automatisch als erledigt markieren, wenn Rechnung als bezahlt markiert wird.
Wenn die zur Mahnung verknüpften Rechnung als bezahlt markiert wird, wird bei aktivierter Option automatisch auch die Mahnung als erledigt markiert.

Bevorzugte Zahlungsweise:
Wenn Sie eine Mahnung anlegen, wird die hier ausgewählte Zahlungsweise vorausgewählt sein.

Mahngebühren von 0 Euro ausblenden:
Mit dieser Option wird die Position der Mahngebühr beim Generierung des PDFs ausgelassen, sofern die Mahngebühr bei 0 Euro liegt.

Alle betroffenen Rechnungen/Belege an Mahnung anhängen?
Bei aktivierter Option werden beim Versenden einer Mahnung auch die überfällige(n) Rechnung(en) mit angehangen.

Mahnungsübersicht

Kundenbetreuer anzeigen:
Aktivieren Sie diese Option, wenn der Kundenbetreuer in der Mahnungsübersicht in einer eigenen Spalte angezeigt werden soll. Den Kundenbetreuer kann man pro Kunden in der Kundendetailansicht im Reiter "Erweitert" einstellen.

Mahnstufen

Anzahl der Mahnstufen:
Stellen Sie hier die gewünschte Anzahl der Mahnstufen ein. Bis zu drei Mahnstufen sind einstellbar.

Reguläre Zahlungsfrist der Mahnstufe 1 / Mahnstufe 2 / Mahnstufe 3:
Stellen Sie hier die Zahlungsfrist in Tage für die jeweiligen Mahnstufen ein, die erst mal für alle Kunden gelten soll. Im Reiter "Kundengruppen" kann die  Zahlungsfrist individuell pro Kundengruppe eingestellt werden.
Mehr dazu HIER.

Gebühren für Mahnstufe 1 / Mahnstufe 2 / Mahnstufe 3:
Stellen Sie hier die Gebühren für die jeweiligen Mahnstufen ein, die grundsätzlich angewendet werden sollen. Die Mahngebühren können auch nachträglich in der Mahnungsdetailansicht bearbeitet werden.

Bezeichnung der Gebühren für Mahnstufe 1 / Mahnstufe 2 / Mahnstufe 3:
Tragen Sie hier die Gebührenbezeichnung für die jeweiligen Mahnstufen ein.

E-Mail-Adresse für Info, wenn alle Mahnstufen fruchtlos waren?
Tragen Sie hier eine E-Mail-Adresse ein, an die eine Info gesendet werden soll, wenn alle Mahnstufen fruchtlos waren, bspw. die E-Mail-Adresse der Abteilungs- oder Firmenleitung.

Wenn offene Mahnung in Mahnstufe 1 / 2 / 3

Kunde in Kundengruppe hinzufügen:
Falls Sie möchten, dass ab der Mahnstufe 1 / 2 / 3 der Kunde in einer bestimmten Kundengruppe verschoben werden soll, wählen Sie die Kundengruppe im Dropdown-Menü an. Beachten Sie, dass der Kunde dabei aus allen anderen Kundengruppen entfernt wird und nach Beenden des Mahnverfahrens wieder manuell in die vorherigen Kundengruppen eingefügt werden muss.
Mehr zu Kundengruppen finden Sie hier -> Kundengruppen verwalten

Kunde sperren:
Aktivieren Sie die Option, wenn der Benutzerstatus des Kunden auf "Gesperrt" geändert werden soll, sobald er die Mahnstufe erreicht. Gesperrte Kunden können in der Kundenübersicht oder im Kundendetailansicht im Reiter "Erweitert" wieder freigeschaltet werden.

Mahnungstemplate

Legen Sie hier die Templates pro Mahnstufe fest, die bei der Generierung des PDFs verwendet werden soll.

Wenn Sie die App Mandanten installiert und mehrere Mandaten angelegt haben, können Sie dies auch pro Mandant einstellen. Wählen Sie dazu oben rechts im Dropdown-Menü den entsprechenden Mandant aus, ansonsten werden die Templates global für alle Mandanten angewendet.

Siehe auch -> Mahnungstemplates und Mailvorlagen

Mailvorlagen

Hier können Sie die E-Mail-Vorlagen bearbeiten:

Folgende Vorlagen können Sie bearbeiten:

E-Mail-Vorlage für den Versand der Mahnung:
Dies ist eine allgemeine Vorlage, die in Einsatz kommt, wenn Vorlagen für die einzelnen Mahnstufen deaktiviert sind.

E-Mail-Vorlage für den Versand der Mahnung (Mahnstufe 1 / 2 / 3):
Diese Vorlagen sind für die jeweiligen Mahnstufen bestimmt. Wenn Sie einzelne E-Mail-Vorlagen deaktivieren, leeren Sie einfach die Betreffzeile der Vorlage.

Im unteren Bereich sind nützliche Variablen aufgelistet, die Sie für die E-Mail-Vorlagen verwenden können.

Siehe auch -> Mahnungstemplates und Mailvorlagen

Zahlungsweisen

Hier können Sie Zahlungsweisen speziell für Mahnungen verwalten. Die Zahlungsweisen sind beim manuellen Anlegen der Mahnung und in der Mahnungsdetailansicht wählbar.

Kundengruppen

Hier werden alle freigegebenen Kundengruppen aufgelistet. Sie können hier pro Kundengruppe eine individuelle Zahlungsfrist in Tagen für jede Mahnstufe festgelegen. Bei Kundengruppen, bei denen hier nichts festgelegt wird, greifen die regulären Zahlungsfristen, die in den allgemeinen Einstellungen festgelegt sind.

Mandanteneinstellungen

Dieser Bereich ist nur relevant, wenn Sie die App Mahnungen installiert haben.

Hier werden alle angelegten Mandanten aufgelistet. Durch Setzen des Hakens können Sie pro Mandant den automatischen Mahnungsverlauf deaktivieren.

Weiterführende Links

> Nutzung der App Mahnungen und Zahlungserinnerungen - Video
> Mahnungen anlegen
> Mahnungen manuell aus Rechnung erzeugen/erstellen
> Inkassofall an mediafinanz melden
> Systemmails und Mailer
> Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen