Gutschriften in Mahnungen

Mahnungen & Gutschriften: So funktioniert die Verknüpfung in tricoma

Mit dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Gutschrift in einer Mahnung berücksichtigen, welche Prüfungen dabei greifen und wie sich das auf den offenen Mahnbetrag und den Bankkontenabgleich auswirkt.

1) Ziel und Prinzip

• Gutschriften können in Mahnungen als Abzug berücksichtigt werden.
• Der Gutschriftbetrag wird als negative Mahnungsposition eingetragen.
• Dadurch reduziert sich der offene Mahnbetrag der jeweiligen Mahnstufe.

2) Wichtiger Hinweis vorab

Die Verknüpfung erfolgt aktuell manuell in der Mahnung. Eine automatische Zuordnung über Rechnungen ist im aktuellen Stand bewusst deaktiviert.

3) Schritt-für-Schritt: Gutschrift in Mahnung einbinden

1. Öffnen Sie die gewünschte Mahnung.
2. Fügen Sie eine neue Position hinzu.
3. Wählen Sie als Belegtyp Gutschrift.
4. Wählen Sie die gewünschte Gutschrift-ID aus und speichern Sie.

4) Automatische Prüfungen beim Verknüpfen

Das System lässt die Verknüpfung nur zu, wenn alle Bedingungen erfüllt sind:

• Mahnung und Gutschrift existieren.
• Gutschrift ist freigegeben/generiert.
• Gutschrift ist noch offen (nicht bereits vollständig verrechnet/bezahlt).
• Kundennummer der Gutschrift passt zur Kundennummer der Mahnung.
• Die Gutschrift ist nicht bereits mit einer Mahnung verknüpft.
• Der Gutschriftbetrag ist nicht größer als der offene Mahnbetrag.

5) Ergebnis in der Mahnung

• Die Position wird mit Bezug zur Gutschrift gespeichert.
• Der Betrag erscheint negativ (z. B. "Abzüglich Gutschrift ...").
• Die Mahnungssumme reduziert sich entsprechend.

6) Auswirkung auf Mahnstufe und offenen Betrag

Für die aktuelle Mahnstufe wird der offene Betrag aus den relevanten Mahnungspositionen berechnet (alle Positionen bis zur aktuellen Mahnstufe). Die Gutschriftposition fließt dabei als negativer Betrag ein.

7) Auswirkung auf Bankkontenabgleich

• Im Bankabgleich wird der offene Mahnbetrag inklusive Gutschriftabzug berücksichtigt.
• Es darf nur der tatsächlich offene Restbetrag ausgeglichen werden.
• Bei aktivierter Option "nur vollständig bezahlt markieren" wird die Mahnung erst dann als bezahlt gesetzt, wenn der Restbetrag vollständig ausgeglichen ist.

8) Typische Fehlermeldungen und Ursachen

• "Gutschrift ist nicht freigegeben" → Gutschrift erst generieren/freigeben.
• "Gutschrift ist nicht mehr offen" → Gutschrift wurde bereits verrechnet.
• "Gutschrift passt nicht zur Kundennummer" → andere Kundenzuordnung.
• "Gutschriftbetrag ist höher als offener Mahnbetrag" → Betrag zuerst prüfen/anpassen.
• "bereits verknüpft" → Gutschrift ist schon einer Mahnung zugeordnet.

9) Best Practice

• Vor der Verknüpfung immer offenen Mahnbetrag prüfen.
• Nach der Verknüpfung Mahnungsvorschau/PDF kurz kontrollieren.
• Beim Bankabgleich auf den reduzierten Restbetrag achten.

10) Zusammenfassung

Gutschriften sind im Mahnprozess integriert, werden derzeit manuell verknüpft und reduzieren den offenen Mahnbetrag korrekt. Der Bankkontenabgleich berücksichtigt diese Reduzierung, sodass nur der reale Restbetrag zur Mahnung ausgeglichen wird.