Workflow für das erstellen und verwalten von Lastschriften über die SEPA-App

Damit Rechnungen als SEPA-Lastschrift erstellt werden können, gibt es einen einfachen und schnellen Workflow. Zunächst sollten Sie einen Blick in die Einstellungen werfen, sodass die Lastschriften-Dateien korrekt erstellt werden.

Automatische Anpassung der Sequenz:
Mit dieser Einstellung wird automatisch die Art der Lastschrift festgelegt. Sprich, wenn zu dem Kunden noch keine Lastschrift-Datei erstellt wurde, wird die Lastschriftart "1. Lastschrift" ausgewählt. Falls in der Vergangenheit bereits Lastschriftdateien zu dem Kunden erstellt wurden, wird automatisch "wiederholte Lastschrift" ausgewählt. Diese Einstellung sollte im Normalfall daher aktiv sein.

Rechnung als bezahlt markieren:
Die Lastschriften aus der SEPA-App sind immer zwangsläufig mit einer Rechnung verknüpft. Sobald Sie die Lastschrift-Datei erstellen, wird automatisch die Rechnung als bezahlt markiert. Diese Einstellung sollte im Normalfall daher aktiv sein.

Fälligkeitsdatum in Tagen:
Standardmäßig wird bei der Erstellung der Lastschrift in der SEPA-App das Zahlbar bis-Datum aus der Rechnung verwendet. Wenn Sie hier jedoch eine Anzahl in Tagen eintragen, wird das Fälligkeitsdatum folgendermaßen berechnet: Rechnungsdatum + Anzahl der Tage = Fälligkeitsdatum
Hier müssen Sie selbst entscheiden, wie genau Sie vorgehen möchten.

Mandat-Datum:
Hier können Sie auswählen, ob das Mandat-Datum aus den Kunden ausgelesen werden soll. Sprich, Sie legen sich ein Datumsfeld in den Kundendaten an. Hier tragen Sie dann das Mandat-Datum ein. Dieses Datenfeld wählen Sie in den Einstellungen nun aus, sodass bei der Erstellung der Lastschrift dieses Datum ausgewählt wird. Wenn Sie kein Datenfeld auswählen, wird das Datum automatisch berechnet.

Bankkonteneinstellung:
Hier legen Sie Ihre Bankkonten fest. Sprich, für welches Bankkonto soll die Lastschrift erstellt werden. Falls Sie mehrere Mandanten haben, können Sie pro Mandant ein Bankkonto festlegen.

Sonstige:
Alle weiteren Einstellungen wie z. B. Skonto sind zunächst nicht so wichtig für die Erstellung der Lastschrift. Dies sind noch Zusatzfunktionen, die Sie nutzen können

Nun haben wir die Vorbereitungen soweit getroffen. Um einfach, übersichtlich und schnell die Lastschriftdateien zu erstellen gehen Sie nun folgendermaßen vor:

Öffnen Sie als erstes die Rechnungsübersicht. Anschließend wählen Sie als Filter die Zahlungsweise für Ihre Rechnungen als Lastschriften und den Zahlungsstatus "unbezahlt". Hier werden Ihnen nun alle Rechnungen angezeigt, die als Lastschriften erstellt werden sollen und noch nicht bezahlt wurden. Wählen Sie anschließend einfach alle Rechnungen aus und wählen die Aktion "Lastschriftdatei" erstellen.

Nun öffnen Sie die Übersicht in der SEPA-App. Anschließend wählen Sie den Filter Status "Nicht erledigt". Hier werden Ihnen alle SEPA-Lastschriftdateien angezeigt, die noch nicht erstellt wurden. Wählen Sie hier nun alle Lastschriften aus und erstellen Sie eine Lastschriftdatei.

Sobald Sie die Lastschriftdatei erstellt haben, wird Ihnen eine XML-Datei zum Download bereitgestellt. Diese laden Sie herunter und importieren diese in Ihr Buchhaltungs- bzw. Onlinebanking-Programm. Sobald diese Datei in tricoma erstellt wurde, wird nun der Status der Lastschrift in der SEPA-App auf erledigt gesetzt und, wenn die entsprechende Option in den allgemeinen Einstellungen der SEPA-App aktiv, die damit verknüpfte Rechnung als bezahlt markiert.

Wenn Sie genau so vorgehen, haben Sie immer einen Überblick über Ihre Rechnungen, ob diese bereits als Lastschrift erstellt wurden oder noch offen sind.