Agiles Projektmanagement

Was wird unter dem agilen Projektmanagement verstanden?

Unter dem agilen Projektmanagement ist eine spezielle Arbeitsweise zu verstehen, die sich vom klassischen Projektmanagement unterscheidet. Im Zuge dieser Arbeitsweise werden interdisziplinäre Teams gebildet, die in einem zeitlich beschränkten Zyklus arbeiten, um auf anfallende Veränderungen im Projekt adäquat reagieren zu können. Aufgrund einer hohen Vernetzung zwischen den Teammitgliedern kann das Team in Summe produktiver arbeiten. Hierdurch werden zudem Zwischenergebnisse schneller erzielt. Eines der Kernpunkte dieser Arbeitsweise betrifft die hohe Reaktionsquote, um auf sich ändernde Rahmenbedingungen schneller und vor allem flexibler reagieren zu können. Aufgrund der Globalisierung und Digitalisierung ändern sich nicht nur die Lebensumstände des alltäglichen Lebens, sondern auch wichtige Arbeitsweisen der Unternehmen. Diese Dynamik stellt Firmen vor immer neue Herausforderungen. Hiermit einhergehend sind Punkte wie die hohe Dynamik oder auch die kontinuierliche Steigerung der Arbeitskomplexität.

Die im Management benötigte Agilität verspricht den Unternehmen effizientere Lösungen anfallender Problemstellungen. Damit Firmen die Vorteile der Agilität auch allumfassend nutzen können, müssen sie jedoch zunächst erkennen, dass es heutzutage eine absolute Notwendigkeit ist, agil und flexibel zu handeln sowie zu entscheiden.

Das agile Manifest

Im Zentrum der Agilität ist das Hinterfragen von Prozessen, Rollen oder auch Projektplänen, die im Zuge des klassischen Projektwesens bestehen. Eines der Grundsäulen des agilen Maifests ist es die relevanten Stakeholder kontinuierlich in die Projekte miteinzubeziehen und regelmäßige Ergebnisse zu präsentieren.

• Die allgemeine Interaktion und der Faktor Mensch sind wichtiger als starre Werkzeuge und Prozesse
• Die umfassende Dokumentation ist nachrangig der funktionierenden Software
• Eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
• Die flexible Reaktion auf Veränderungen ist wichtiger als das Festhalten an starren Plänen

Grundsätzlich gilt beim agilen Manifest, dass bei der Gegenüberstellung vom klassischen zum agilen Ansatz selbstverständlich auch die klassischen Aspekte beachtet werden müssen. Hier muss insbesondere in hochdynamischen Projektsituationen eine Abwägung vorgenommen werden, denn eine hochfunktionale Software im Bereich von einem Warenwirtschaftssystem hat beispielsweise wenig nutzen, wenn der Absatzmarkt einbricht und sich die Kundenwünsche ändern.

Die agilen Prinzipien

Im Jahre 2001 wurden die sogenannten agilen Prinzipien entwickelt, die ihren Ursprung im klassischen Projektwesen hatten.

Zu den Prinzipien gehören:

• Die maximale Wichtigkeit ist die Zufriedenheit der Kunden
• Veränderungen werden für einen Wettbewerbsvorteil genutzt
• Fachexperten sowie Entwickler in Projekten kommunizieren engmaschig im Zuge der Abhandlung eines Projekts
• Projektmitglieder bekommen ein angemessenes Arbeitsumfeld sowie ausreichend Support, um die Arbeit bestmöglich abhandeln zu können
• Das Arbeitstempo ist hoch und ermöglicht nachhaltige Entwicklungen
• Einfachheit ist der Schlüssel zum Projekterfolg
• Teams halten die Systematik der Eigenorganisation ein, um sich selbst bestmöglich zu organisieren
• Um die Teamarbeit optimal zu gestalten, findet eine regelmäßige Reflexion der Arbeitsumstände und der Arbeitsergebnisse statt, um stetig besser zu werden.

Agile Techniken im Projektwesen

Das im klassischen Projektwesen so wichtige Prozessmanagement bildet im agilen Projektwesen lediglich einen Rahmen zur Arbeit.

Um ein Projekt tatsächlich erfolgreich zu gestalten, können folgende Techniker in der Praxis genutzt werden:

• Use Cases, hierbei werden die Anforderungen der Kunden bearbeitet
• Personas, hierbei erfolgt eine optimale Präsentation aus der Sicht der Kundenperspektive
• Burn Up Chart, hierbei erfolgt eine Visualisierung des Projektstands
• Cumulative Flow Diagram, hierbei erfolgt eine detaillierte Projektstandvisualisierung untergliedert in sogenannte KPIs
• Earned Value Analyse, hierbei erfolgt eine Fortschrittskontrolle gemäß Budget

Wann sollte ein agiles Projektmanagement erfolgen?

Die Gründe, die für eine Anwendung eines agilen Projektwesens sprechen, können Folgende sein:

• Wenn sich lediglich ein vages Bild der Begleitumstände eines Projekts und deren Anforderungen abzeichnet
• Wenn ein Projekt ständig wandelnden Anforderungen ausgesetzt ist, auf die zeitnah reagiert werden muss
• Wenn komplexe Zielvorstellungen verfolgt werden, weil beispielsweise die eigentlichen Endprodukte nicht absehbar sind
• Wenn schnelle und belastungsfähige Ergebnisse geliefert werden müssen, da der Markt diese Ergebnisse zeitnah verlangt

Agiles Projektwesen: Kanban und Scrum

Insbesondere in dynamischen Branchen ist das klassische Projektwesen kein probates Mittel mehr zur Projektbewältigung. Hier bieten sich, insbesondere aufgrund der hohen Dynamik und Flexibilität, Methoden des agilen Projektwesens an, allen voran die Scrum-Methode oder auch die Kanban-Methode.

Wie funktioniert Kanban genau?

Kanban ist eines der am meisten genutzten agilen Anwendungsmethoden in der Praxis. Einst wurde diese Methode für die klassische Projektsteuerung entwickelt. Heutzutage setzt man sie jedoch primär zur Abhandlung der individuellen To-do-Listen ein, um das Aufgabenmanagement zu professionalisieren. Man kann im klassischen Projektsinn ein 3-spaltiges Kanban Board anwenden, dass die anfallenden Aufgaben priorisiert und beschreibt.

Die Untergliederung geschieht wie folgt:

• Geplante Aufgaben für den To Do Bereich
• Aktive Aufgaben für den Bereich in Progess
• Abgeschlossene Aufgaben für den Bereich Done

Die eigentliche Einteilung eines entsprechenden Boards wurde in den vergangenen Jahren immer wieder abgewandelt. Dieser Ansatz ist extrem flexibel und ermöglicht eine Abhandlung und Priorisierung der einzelnen Tätigkeiten in einem wechselnden dynamischen Umfeld. Wichtige Projektansätze können beispielsweise den jeweils sich ändernden Umfeldern angepasst werden.

6 Kanban-Techniken im Überblick

Grundsätzlich kann man zwischen 6 verschiedenen Kanban-Techniken in der Praxis unterscheiden, um diese Methode unternehmerisch am effektivsten auszurichten.

Es wird hierfür zwischen den folgenden Punkten unterschieden:

• Der Visualisierung
• Der Begrenzung
• Der Steuerung
• Der Verdeutlichung
• Der Rückmeldung
• Verbesserung

Um eine Visualisierung vorzunehmen, werden zumeist via Whiteboard einzelne Prozessschritte deutlich sichtbar gemacht. Man nutzt hierfür beispielsweise Post-its mit denen einzelne Stationen im Rahmen der Wertschöpfungskette visualisiert werden können.

Es werden im Workflow pro relevanten Arbeitsbereich sogenannte Tickets verteilt, die maximal zur gleichen Zeit bearbeitet werden dürfen. Diese Vorgehensweise dient der Begrenzung und Ordnung der Vorgänge. Man spricht hier auch von einem sogenannten Pull-Prinzip.

Im Zuge der Steuerung werden im Kanban-Prozess einzelne Stationen, wie Warteschlangen, die Zykluszeit oder auch der Durchsatz überprüft. Hierdurch kann festgestellt werden, welche genauen Arbeiten ggf. verbessert werden müssen. Punkte, wie die Verlässlichkeit in den Arbeitsschritten können hier überprüft werden.

Damit die Prozesse optimal für alle Beteiligten ineinander greifen können werden im Vorfeld genaue Regeln und Gesetzmäßigkeiten festgelegt. Hierzu gehört z.B. die Begriffsdefinition, die Bedeutung sowie weitere klare Regeln.

Das Kanban-Modell ist ein besonders flexibles Modell, das einen Fokus auf kontinuierliche Rückmeldungen sowie auf konstante Überprüfungen hat. Alle Beteiligten können hier einen maximalen Nutzen durch Feedbacks erhalten. Hierdurch können Verbesserungen vorgenommen werden.

Das Srum-Verfahren

Scrum heißt zu Deutsch Gedränge. Hierbei handelt es sich um ein sogenanntes Vorgehensmodell für die Produktentwicklung sowie für ein allgemeines Projektwesen. Dieses Modell entstand auf der Grundlage der Überlegung, dass Entwicklungsmodelle zu komplex sind, damit sie umfassend und reibungslos geplant werden können. Aufgrund dessen sollen die Zwischenergebnisse Stück für Stück anforderungsgerecht erarbeitet werden. Diese Projekte werden infolgedessen etappenweise durchgeführt. Die Etappen werden auch als Sprints bezeichnet. Am Schluss eines jeden Sprints werden Zwischenprodukte erarbeitet und fertiggestellt. Auf der Basis der Feedbacks zu den Zwischenprodukten werden dann neue Ergebnisse erarbeitet.

Welche Scrum Prinzipien gibt es in der Praxis?

Der Mittelpunkt der Scrum-Methode sind Werte und agile Prinzipien. Das setzt jedoch auch die Würdigung der zugrundeliegenden Leitvorstellungen des Vorhabens voraus. Ohne die Beachtung der Leitvorstellungen kann die Scrum-Methode nicht erfolgreich sein.

Hierbei wird zwischen den folgenden Ansätzen unterschieden

• Die Vision beschreibt die Orientierung an langfristigen Zielen
• Die Wertorientierung beschreibt den Umstand, dass die Endergebnisse am Wert für das Unternehmen bzw. dem Kunden beschrieben, werden
• Die Transparenz beschreibt den Umstand, dass allen Beteiligten auch die Aufgaben bekannt und frei zugänglich sind
• Die Fokussierung, da es eine Priorisierung der anfallenden Aufgaben gibt
• Die Autonomie, da die Mitglieder als ein autonomes Team selbstorganisiert und selbstbestimmt arbeiten
• Die Prozesstreue, da der Prozess aufgrund einer Standardisierung nicht verhandelbar ist
• Das Feedback an alle relevanten Personen und Institutionen zur kontinuierlichen Prozessverbesserung

Vorteile und Nachteile des agilen Projektwesens

Die Methode des agilen Projektwesens ist heutzutage eine wichtige Grundlage für den unternehmerischen Erfolg. Dennoch ist es nicht möglich, dass alle Unternehmen in ihren Abläufen ganzheitlich agil arbeiten. Beispielsweise brauchen Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten überhaupt erst einmal eine Möglichkeit, um auch auf die Abläufe agil reagieren zu können.
In einer Reihe von Unternehmen ist das auftragsbezogene arbeiten, wie z. B. in der Anwendung von einem Warenwirtschaftssystem, wichtig. Hierin fallen Bestandteile, wie die Personalplanung oder auch die Ressourcenplanung. Diese Aspekte könne nicht immer vollkommen agil gehalten werden.

Vorteile:

• Die Entscheidungswege sind kurz und effizient
• Die Beteiligten tragen mehr Eigenverantwortung
• Es erfolgen kontinuierliche Analysen der Projekte
• Die transparente Kommunikation sorgt für einen kontinuierlichen Fortschritt

Nachteile:

• Die Ergebnisse sind immer von den individuellen Leistungen abhängig
• Die Einbindung Dritter kann schwierig sein
• Die Abhandlung ist auf die einzelnen Tätigkeiten fokussiert, eher weniger auf das Gesamtprojekt
• Aufgrund der ausgebauten Meetingkultur ist der Zeitfaktor als immens anzusehen

Die nachteiligen Punkte besagen jedoch nicht, dass das agile Projektwesen in irgendeiner Form schlecht ist. Vielmehr ist es nicht für jedes Unternehmen jeder Branche gleich gut geeignet. Unternehmen sollten dringend im Vorfeld abwägen, welche genauen Methoden sich unternehmensspezifisch am besten anbieten und den maximalen Erfolg sicherstellen. Das sogenannte hybride Projektwesen kann hier deutlich vorteilhafter sein. Hier findet eine Mixtur aus den agilen Methoden sowie dem klassischen Projektwesen statt. Die einzelnen Methoden werden hierbei so abgewandelt, dass sie an den individuellen Gegebenheiten am besten ausgerichtet sind.