Cloud ERP Wiki

Was ist Cloud ERP?

Der Begriff setzt sich aus zwei Wortteilen zusammen, die einmal die ERP-Systeme und einem die Cloud-Technologie bezeichnen. Die Cloud-ERP ist somit eine Zusammenführung beider Elemente zu einer nutzbaren Technik. Unternehmen haben hierdurch die Möglichkeit, einfach online auf ihre jeweiligen ERP-Systeme zugreifen zu können, ohne dass sie hierfür direkt vor Ort sein müssen.

Durch die Nutzung einer Cloud ist es also möglich, jenes ERP-System mobil zu nutzen bzw. jene Datenbanken abzurufen. Zudem kommt der Vorteil, das hier keinerlei zusätzliche Software oder ein Hightech Endgerät benötigt wird. Ein einfacher Laptop reicht bereits aus, um solche Technologien nutzen zu können. Auch die Nutzung über Smartphones kann mithilfe von entsprechenden Apps realisiert werden. Eine Cloud-ERP unterscheidet sich nicht zuletzt auch aus diesen Gründen von einer On-Premise-Lösung.

Welche Funktionen übernimmt eine Cloud ERP?

Jedes Cloud-ERP-System verfügt über einen zentralen Knotenpunkt, der in einem Rechenzentrum vorzufinden ist. Hier wird die Software installiert und zur Verwendung bereitgestellt. Die Cloud Software ist also nicht auf einem Rechner des Unternehmens gespeichert, sondern auf einem Zentralsystem des jeweiligen Anbieters. Der Zugriff auf die Cloud Software kann dann über ein internetfähiges Endgerät realisiert werden. Jegliche Eingaben werden in Echtzeit übertragen und mit der Cloud Software im Rechenzentrum synchronisiert.

Dies bedeutet, dass bei einer Nutzung der Cloud, direkt Informationen zwischen Nutzern ausgetauscht werden können, ohne das diese in Kontakt miteinander treten müssen. Die jeweiligen Informationen werden in der Cloud gespeichert und an alle zugehörigen Stellen übermittelt.

Basierend auf dieser technischen Möglichkeit ist die Erschaffung einer firmeninternen IT-Struktur nicht mehr notwendig. ERP-Systeme werden hier einfach und schnell über die Cloud genutzt. In einem kurzen Ablaufplan würde dies dann in etwa so aussehen:

• Verbindung mit der Cloud Software wird hergestellt
• Daten und Befehle werden eingegeben
• Datenübertragung an das Rechenzentrum in Echtzeit
• Verarbeitung aller eingegebenen Befehle und Daten
• Synchronisation auf den zugewiesenen Endgeräten

Wie anhand dieses einfachen Ablaufplans zusehen ist, ist ein großes Know-how für die Nutzung einer solchen Software nicht notwendig. Lediglich die Voraussetzung eines internetfähigen Endgerätes sowie einer stabilen Internetverbindung muss hier erfüllt sein.

Cloud ERP Systeme - für wen eignen sie sich am besten?

Die generelle Nutzung von ERP ist in Unternehmensstrukturen in der Regel nicht mehr wegzudenken, da sowohl das Waren- als auch Finanz- und Personalmanagement sich stetig verändern und somit aktualisiert werden müssen. Programme, die diese Arbeit um ein Vielfaches erleichtern sind hier notwendig und finden sich in der ERP Software. Mithilfe solcher Programme lässt sich ein Unternehmen nicht nur besser strukturieren, sondern auch die Arbeitsabläufe optimieren. Um wirtschaftlich arbeiten zu können ist dies eine wichtige Grundvoraussetzung.

Doch genau an dieser Stelle kommt es in der heutigen Zeit zu einer wichtigen Frage. Soll die Nutzung eines ERP-Systems intern gelöst werden, also über eine eigene IT-Struktur oder über ein Cloud-System? In diesem Zusammenhang kommt natürlich auch die Frage auf, für wen sich ein solches System eher eignet.

Prinzipiell kann man sagen, das ein Cloud-ERP-System für jedes Unternehmen von Vorteil sein kann. In erster Linie schon aus jenem Grund, dass hier keine eigene IT-Struktur aufgebaut werden muss. Ein Cloud-ERP-System kann also schnell eingesetzt werden, ohne das hierbei ein größerer Arbeitsaufwand erfolgen muss. Neben diesem Punkt ist aber auch die Flexibilität ein wesentlicher Faktor.

Insbesondere mittelständische und große Unternehmen können hier von diesem Aspekt profitieren. Solche Unternehmen verfügen in der Regel über zahlreiche Außenlager und Firmensitze, die jedoch alle miteinander verbunden sein müssen. Eine firmeneigene IT-Struktur in solch einer Situation aufzubauen ist ein unvergleichbar großer Aufwand und mit immensen Kosten verbunden.

Hier ist das Cloud Computing eine hervorragende Lösungsmöglichkeit, die auf dem Einsatz von einem Cloud-ERP-System basiert. Das Cloud Computing beschreibt die Nutzung von verschiedenen Endgeräten, die völlig unabhängig voneinander auf einen zentralen Knotenpunkt zugreifen, um so Informationen und Daten auszutauschen. In welcher Form hier der Datenaustausch erfolgt, hängt hierbei ganz von den Endnutzern ab.

Für kleinere Unternehmen, die lediglich über einen Sitz verfügen, bietet eine solche technische Lösung nicht jene Vorteile, die bei großen Unternehmen vorzufinden sind. Einzig der eingesparte Aufwand beim Aufbau einer eigenen IT-Struktur wird hier eingespart, was auch bei kleinen Unternehmen durchaus ein entscheidender Vorteil sein kann, nicht zuletzt, was den Kostenaufwand betrifft.

Cloud ERP im Vergleich zu On-Premise-ERP

Um die Unterschiede zwischen einem Cloud-ERP-System und einem On-Premise-ERP zu verdeutlichen, müssen verschiedene Punkte betrachtet und gegenübergestellt werden. Neun wesentliche Faktoren, die für Unternehmen jeglicher Größe und Branche wichtig sind, wurden hierbei ausgewählt. Die Reihenfolge der Punkte ist dabei frei entstanden und somit nicht als eine Art Ranking anzusehen. Die jeweiligen Punkte sollen lediglich der Gegenüberstellung dienen und die jeweiligen Eigenschaften der beiden Varianten aufzeigen.

Der Besitzstand

Das Cloud-ERP-System: Ein Cloud-ERP-System basiert auf dem Prinzip der Anmietung. Das Unternehmen kauft hier also keine Software, sondern mietet die Dienste eines Anbieters. Somit bleibt das Cloud-ERP-System im Besitz des Anbieters, was insbesondere bei rechtlichen Fragen für das Unternehmen von Vorteil sein kann. (wird im weiteren Verlauf des Vergleichs noch verdeutlicht)Das On-Premise-ERP: On-Premise-ERP System ist ein Programm / eine Software, die erworben wird. Sie ist somit Eigentum des Unternehmens und kann frei nach den Wünschen des Unternehmens verwendet werden.

Die Datenspeicherung

Das Cloud-ERP-System: Beim Cloud-ERP-System werden alle Daten auf einem externen Rechenzentrum gespeichert. Dieses oder diese Rechenzentren gehören dem jeweiligen Anbieter und können daher vom Standort unterschiedlich sein.Das On-Premise-ERP: Beim On-Premise-ERP System werden alle Daten auf firmeneigenen Rechnern oder Rechenzentren gespeichert. Auch die dazugehörige Software muss hier natürlich mit installiert werden.

IT-Infrastruktur

Das Cloud-ERP-System: Der wesentliche Vorteil bei einem Cloud-ERP-System findet sich in der IT-Infrastruktur. Diese wird nämlich bei diesem Prinzip nicht benötigt, was den Arbeitsaufwand deutlich verringert.Das On-Premise-ERP: Die IT-Infrastruktur muss beim On-Premise-ERP System aufgebaut und eingerichtet werden. Je nach Größe des Unternehmens müssen hier entsprechende Mehrkosten eingerechnet werden.

Aktualisierung der Software

Das Cloud-ERP-System: Aktualisierungen werden beim Cloud-ERP-System durch den Anbieter durchgeführt, wobei stets sichergestellt wird, dass die Funktionsweise des Systems nicht beeinträchtigt oder verhindert wird. Solche Updates werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt, um die Nutzbarkeit sowie aber auch die allgemeine Sicherheit des Systems zu verbessern.Das On-Premise-ERP: Updates müssen beim On-Premise-ERP System vom Unternehmen bzw. von der jeweiligen technischen Abteilung installiert werden. Mögliche Fehler, die durch diese Installation entstehen, werden nicht vom Hersteller getragen, sondern vom Unternehmen selbst. Die Gewährleistung einer uneingeschränkten Nutzung des Systems nach dem Update muss also von der zuständigen IT-Abteilung getragen werden.

Flexibilität in Bezug auf Funktionen

Das Cloud-ERP-System: Bei diesem System können benötigte Funktionen jederzeit beim Anbieter nachgebucht werden. Die Funktionen stehen dann in der Regel sofort zur Verfügung.Das On-Premise-ERP: Eine Erweiterung des Systems ist in den meisten Fällen sehr aufwändig und kann schnell zu Fehlern führen. Die jeweiligen Funktionen müssen also mühevoll in das bereits bestehende System eingearbeitet werden. Mögliche Mehrkosten durch einen erhöhten Arbeitsaufwand sind auch hier nicht ausgeschlossen.

Installation

Das Cloud-ERP-System: Um ein Cloud-ERP-System nutzen zu können, wird lediglich ein internetfähiges Endgerät benötigt. Damit das System optimal genutzt werden kann, sollte die Internetverbindung stabil sein. Das On-Premise-ERP: Um das On-Premise-ERP System nutzen zu können, muss eine direkte Verbindung zu den Servern sichergestellt sein. Des Weiteren müssen auf jedem Rechner, der am System teilhaben soll, die notwendigen Programme bzw. die notwendige Software installiert werden.

Integration / Nutzung von Schnittstellen

Das Cloud-ERP-System: Schnittstellen zu Drittsystem sind in vielen Branchen notwendig, um die Arbeitsabläufe in der Form durchzuführen, wie sie vom Unternehmen gewünscht sind. Hierzu werden vom Anbieter vorkonfektionierte Schnittstellen bereitgestellt / angeboten, die dann verwendet werden können.pDas On-Premise-ERP: Generell müssen Schnittstellen bei einem On-Premise-ERP System erst entwickelt werden, was mit einem langen Arbeitsprozess verbunden ist. Hier kann keine vorgefertigte Software eingesetzt werden, da die Schnittstellen auf die jeweilige IT-Struktur angepasst sein müssen.

Wartung des Systems

Das Cloud-ERP-System: Die Wartung des Cloud-ERP-Systems wird vom jeweiligen Anbieter übernommen. Das Unternehmen selbst muss hier keine Arbeitsschritte einleiten.Das On-Premise-ERP: Die Wartung der On-Premise-ERP Systeme muss durch das jeweilige Unternehmen erfolgen. Dies setzt voraus, dass hier entsprechendes Fachpersonal zur Verfügung steht. Sollte dies nicht der Fall sein, ist die Wartung über eine Fachfirma praktisch unumgänglich und kann zu zusätzlichen Kosten führen.

Haftung bei Problemen / Ausfällen

Das Cloud-ERP-System: Der wohl wichtigste Punkt für ein Unternehmen ist die Haftung bei einem Ausfall eines solchen Systems. Bei einem Cloud-ERP-System ist dies sehr einfach geregelt. Gibt es einen Ausfall bei der Software, so haftet hier der jeweilige Anbieter für eventuelle Schäden. Das On-Premise-ERP: Sollte bei einem On-Premise-ERP System die Software und / oder die Struktur unterbrochen / beschädigt oder zerstört sein, so haftet das Unternehmen selbst für diese Problematik. Der Anbieter oder Herausbringer der Software übernimmt hier keine Haftung.

Welche Vorteile finden sich bei der Nutzung von Cloud ERP?

Wie bereits im direkten Vergleich deutlich wurde, ist die Nutzung von einem Cloud-ERP-System mit verschiedenen Vorteilen verbunden, die sich sowohl auf die Nutzbarkeit sowie auch auf das eCommerce Business und die allgemeine Verarbeitung von vielen verschiedenen Daten beziehen.

Zwar finden sich hier in erster Linie verstärkt Vorteile für mittelständische und große Unternehmen, was jedoch nicht bedeuten soll, das kleine Unternehmen nicht längst auch auf diese technische Lösung zurückgreifen. Dafür gibt es zwei Hauptgründe. Erster Grund für diese Entscheidung liegt in dem geringen Aufwand im Vergleich zu einer firmeninternen Lösung bezogen auf die Errichtung einer IT-Struktur. Hinzu kommt hier natürlich auch der wesentlich geringere Kostenaufwand. Der zweite Aspekt zielt auf die Zukunft und die Vorausplanung ab. Mögliche Erweiterungen und / oder Vergrößerungen des Unternehmens können mit dem Einsatz eines Cloud-ERP-Systems vorbereitet werden und zugleich besteht die Möglichkeit, sich mit dem System vertraut zu machen. Bereits seit 2010 kann daher ein stetig zunehmender Wert bei der Nutzung eines Cloud-ERP-Systems bei kleinen Unternehmen gemessen werden.

Doch natürlich sollen an dieser Stelle auch noch einige weitere Vorteile aufgezeigt werden, die ebenfalls entscheidend für ein Unternehmen sind. Diese einmal kurz im Überblick:

• Hohe Datensicherheit
• Notfallwiederherstellungsplan der Anbieter verhindert totalen Datenverlust
• intuitive Benutzeroberflächen um Produktivität zu verbessern
• ERP-Kosten können genauer kalkuliert werden
• Wartung wird vom Anbieter durchgeführt
• flexibles und standortunabhängiges Arbeiten möglich
• ideal für eCommerce Business geeignet
• regelmäßige automatische Updates
• bis zu 35 % Kosteneinsparung gegenüber bis zu 50 % Produktivitätssteigerung
• skalierbarer Leistungsumfang
• schnelle Nutzbarkeit / Inbetriebnahme

Datenschutz und Datensicherheit - die großen Fragen der Unternehmen

Ein Punkt, der auch bei den Vorteilen genannt wurde, bezieht sich auf die Datensicherheit. Ein wichtiges Thema, welches schon seit Beginn der Nutzung von technischen Hilfsmitteln eine Rolle gespielt hat. Viele Firmen haben bedenken, ihre empfindlichen Daten bei einem Anbieter zu speichern, da sie die Sicherheit nicht selbst verwalten können. Fakt ist an dieser Stelle jedoch, dass die Server eines solchen Anbieters besser geschützt sind als jegliche firmeninternen Rechner und Rechenzentralen.

Der Grund findet sich hier unter anderem auch auf gesetzlicher Ebene wieder. Für den Datenschutz unterliegen solche Firmen strengen Regelungen, die eingehalten werden müssen. Für firmeninterne Systeme gelten diese Regelungen nicht und werden daher auch in den meisten Fällen nicht eingehalten.Darüber hinaus möchte der Anbieter natürlich auch den Kunden mit qualitativ hochwertiger Arbeit überzeugen und eine langfristige Zusammenarbeit aufbauen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Sicherheit auch den höchsten Standards entspricht und der Anbieter an dieser Stelle überzeugen kann. Die Datensicherheit ist im Endeffekt also eines der wichtigsten Bestandteile des Angebots eines Anbieters und bekommt daher auch die höchste Priorität. Die Bedenken gegenüber der Datensicherheit sind hier also unbegründet. Auch die Weitergabe von Daten ist gesetzlich klar geregelt, was die Sicherheit zusätzlich verstärkt.