ERP Enterprise Ressource Planing - Definition, Bestandteile und Schnittstellen

Oft stellt sich die Frage was ein ERP System ist und was die Unterschiede zu einem Warenwirtschaftssystem sind. Nachfolgend möchten wir darauf eingehen und auch erklären welche Schnittstellen z. B. zu Shopsystemen oder Versanddienstleistern sinvoll sind. Auch wird auf die Aufgaben und mögliche Kaufentscheidungsgründe eingegangen.

Was ist Enterprise-Ressource-Planung?

Die Verwaltung der zahlreichen Ressourcen, auf die ein Unternehmen zugreift, ist eine ebenso aufwendige wie unverzichtbare Tätigkeit. Denn diese Ressourcen umfassen nicht nur Kapital, Personal und Betriebsmittel, sondern auch IT-Systeme und Material. 

Die Enterprise-Ressource-Planung verwaltet diese Ressourcen. So soll ein funktionaler und effizienter Prozess zur betrieblichen Wertschöpfung ermöglicht werden. Das Automatisieren von Abläufen soll gleichzeitig Kosten und Zeit sparen. Die Enterprise-Ressource-Planung ist daher ein zentraler Bestandteil des erfolgreichen Managements und der strategischen Planung. 

Klassische Konflikte, die bei der Verteilung von Ressourcen in einem Unternehmen entstehen, können durch eine gute und geeignete Enterprise-Ressource-Planung minimiert werden. 

Hier stehen sich vor allem die folgenden vier Konflikte gegenüber:

• Wie können gleichzeitig eine hohe Qualität und eine hohe Produktivität gewährleistet werden?
• Wie lassen sich eine hohe Versorgungssicherheit und eine geringe Bindung des Kapitals miteinander vereinbaren?
• Wie funktionieren eine hohe Flexibilität und wenig komplizierte Prozess gleichzeitig?
• Wie sind sowohl eine hohe Kontinuität als auch eine geringe Durchlaufrate möglich?

Ein Unternehmen, dem es gelingt diese Fragen zu beantworten und mit den vorhandenen Ressourcen möglichst effizient umzugehen, profitiert von einer erfolgreicheren Wertschöpfungskette und steht im Vergleich zur Konkurrenz besser da. 

Was ist ein Enterprise-Ressource-Planungs-System?

Die komplexen Abläufe der Enterprise-Ressource-Planung werden im 21. Jahrhundert am Besten durch IT-Systeme gesteuert, die mit zahlreichen Schnittenstellen verschiedene Bereiche miteinander verbinden und eine geeignete Interaktion steuern. 

Die zentrale Erfassung und Verwaltung der Daten ermöglicht eine optimale Steuerung der Prozesse. Daher sollten alle Prozesse, so weit wie möglich, im System abgebildet und durch dieses optimiert werden. Die Planung von Abläufen ist über alle Ebenen und Bereiche des Systems hinweg möglich, so dass dieses effizient und umfassend arbeitet, um neue und vorhandene Prozesse zu optimieren. 

Die ersten ERP-Systeme entstanden in den 80er Jahren aus Systemen zur Planung des Materialbedarfs. In diese wurden allmählich auch Komponenten integriert, die sich mit den Beziehungen zu Kunden sowie der Finanzverwaltung beschäftigten, bis daraus letztendlich ERP-Systeme entwickelt wurden.

Seitdem enthalten ERP-Systeme mehr und mehr Funktionen und arbeiten schneller und besser. Neuste ERP-Systeme sind cloudbasiert und unabhängig von kostenintensiver, spezialisierter Software oder Hardware. Sie lassen sich daher besonders leicht verwenden und ermöglichen einen Zugriff von unterschiedlichen Standorten des Unternehmens aus. Vor allem, wenn Unternehmen stark gewachsen sind oder von großem Wachstum in näherer Zukunft ausgehen können, ist ein ERP-System eine unverzichtbare Investition zur besseren Organisation des vorhandenen Strukturen. 

Welche Komponenten umfasst ein ERP-System?

Zunächst soll ein System zur Enterprise-Ressource-Planung natürlich sämtliche Bereiche des Unternehmens optimieren. Dazu gehören nicht nur der Einkauf, die Lagerung, die Fakturierung und der Versand, sondern auch das Management des Personals und der Kunden sowie das Controlling. Auch bei der Planung der Produktion und dem Verkauf von Produkten sollte das System unterstützend eingreifen. 

Ein hochwertiges ERP-System umfasst daher meistens die folgenden Komponenten: 

• Warenwirtschaftsystem zur Optimierung von Warenbeschaffung, Lagerbeschaffung und Warenabsatz
• Customer Relations Management (CRM) System zur Vereinfachung des Kundenmanagements
• Rechnungswesen Software für die Erstellung von Rechnungen und die Finanzbuchhaltung
• Systeme für die Produktionsplanung
• System für die Personalverwaltung wie eine Zeiterfassung

ERP-Systeme sind keine Insellösungen, die nur in bestimmte Bereiche eines Unternehmens eingreifen, sondern komplette Systeme, die alle oder mindestens die meisten Bereiche umfassen. Dadurch unterscheiden sie sich von CRM-Systemen oder Warenwirtschaftssystemen. Durch diesen besonders großen Umfang können sie außergewöhnlich gut verschiedene Bereiche eines Unternehmens miteinander verbinden und komplexe Prozesse aus unterschiedlichen Stufen optimieren. 

Was sind die Aufgaben eines ERP-Systems in der Warenwirtschaft?

Die Kernbereiche einer Warenwirtschaft sind die Beschaffung, die Lagerung und der Absatz von Waren. 

In der Beschaffung enthält das System Daten über benötigte Produkte und hat Zugriff auf die Planzahlen, den aktuellen Bestand sowie die Entwicklungen der Vergangenheit. Mit diesen Informationen generiert das Warenwirtschaftssystem Bestellvorschläge, die vom Einkauf weiter bearbeitet werden können. 

Außerdem speichert es bevorzugte Lieferanten sowie die zugehörigen Preise und Beschaffungsmodalitäten. Unter Umständen können neue Bestellungen dadurch vollkommen automatisch stattfinden. Gleichzeitig überwacht das System eingehende Lieferungen sowie eventuelle Verspätungen. 

Beim Eingang in das Lager bucht das System die neuen Waren per Lagerverwaltungssystem. Hier werden meistens Hilfsmittel wie Handscanner eingesetzt, die beim Abscannen sämtliche Daten direkt an die Lagerverwaltungssoftware übermitteln. Dieses ordnet dann geeignete Lagerplätze zu. 

Durch diese Organisation erleichtern sich nicht nur die Lagerung und der Überblick über die Bestände, sondern auch die Entnahme der Waren für deren Versand. Üblicherweise erstellt das System hierbei eine Entnahmeliste. Diese kann mit passenden Handgeräten oder sogar mit sämtlichen gängigen mobilen Geräten geöffnet werden. Auf Basis dieser Listen können Mitarbeiter die Bestellungen dann effizient zusammenstellen. 

Nach diesem Schritt erfolgt der Versand. Hier stellen ERP-Systeme alle notwendigen Informationen zusammen, ermöglichen das schnelle Drucken von passenden Versandetiketten und prüfen, ob Fehler in der Bestellung vorliegen. 

Was sind die Aufgaben eines ERP-Systems im Bereich des Customer Relations Management?

Die Beziehungen zu den Kunden sind die Basis eines erfolgreichen Unternehmens. Sie aufrechtzuerhalten ist jedoch auch eine zeitintensive Tätigkeit, die ein hohes Maß an Organisation erfordert. 

Hier ermöglichen CRM-System eine kundenorientierte, gezielte Beziehungspflege. Hierzu speichert das System die gesamten Stammdaten des Kunden sowie alle vergangenen Interaktionen und Bestellungen, so dass sie bei jeder Kontaktaufnahme sofort abrufbar sind. 

Außerdem kann das System das Management von Kundenkontakten erleichtern, indem es für bestimmte Interaktionen automatische Schritte durchführt, wie zum Beispiel das Versenden von Rechnungen und Versandbestätigungen. Die Kunden profitieren davon, dass sie stets über neue Entwicklungen informiert sind und sind daher zufriedener. 

Die verbesserte Organisation der Kundendaten und der Kundenanfragen spart Zeit und sorgt so für schnellere Antworten und einen höheren Grad der Kundenzufriedenheit. 

Was sind die Aufgaben eines ERP-Systems im Rechnungswesen?

Das Erstellen von Rechnungen ist eine leidige Arbeit, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Bei dem manuellen Schreiben von Rechnungen besteht außerdem immer die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. 

Ein vollständiges ERP-System unterstützt daher auch beim Erstellen von Rechnungen und speichert diese. Hierbei handelt es sich um eine besonders nützliche Funktion, da Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. 

Da das ERP-System Zugriff auf die Kundendatenbank hat, kann es sämtliche Daten immer sofort abrufen und abgleichen. Professionelle ERP-Systeme erstellen außerdem angepasste Rechnungen, die berücksichtigen, ob der Käufer sich in einem anderen Land befindet oder in einer anderen Währung bezahlt. 

Gleichzeitig erfassen sie automatisch sämtliche Umsätze und geben diese als Statistik aus. Die erfassten Umsätze lassen sich bei einem modernen System auch exportieren und direkt in einer Buchhaltungssoftware weiterverwenden. So ist es nicht mehr nötig, beim Jahresabschluss stundenlang die Unterlagen durchzusehen und zu sortieren. 

Zur weiteren Optimierung der Rechnungserstellung übernehmen ERP-Systeme auch das Mahnwesen und verschicken bei Nichteinhaltung von Zahlungen nach bestimmten Fristen automatisch Mahnungen. Außerdem lassen sich offene Posten schnell und leicht darstellen. 

Was sind die Aufgaben eines ERP-Systems in der Produktionsplanung?

Auch in der Produktionsplanung können ERP-Systeme an vielen Stellen vereinfachend eingreifen. Als Lagerverwaltungssoftware haben sie Zugriff auf die Lagerbestände und können so einsehen, ob Materialien oder andere Betriebsmittel ausgehen. 

Die Prozessoptimierung in der Produktion erleichtern ERP-Systeme auch durch übersichtliche Stücklisten und indem es die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter sowie die Kapazitäten der Produktion bei der Planung berücksichtigt. 

Was sind die Aufgaben eines ERP-Systems in der Personalverwaltung?

In der Personalverwaltung ist vor allem die Zeiterfassung eine aufwendige Tätigkeit. Konventionelle Systeme zur Zeiterfassung sind aufgrund eines hohen Hardwareaufwands oft mit hohen Kosten verbunden. Moderne ERP-Systeme führen die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit schnell und automatisch durch. So lässt sich nicht nur ein Überblick über die gearbeiteten Stunden gewinnen, sondern auch Urlaubsanträge können direkt im System gestellt werden. 

Außerdem erfasst das System auch Krankheitstage sowie Außentermine. Nicht nur Vorgesetzte, sondern auch die Angestellten selber, haben so einen besseren Überblick über ihre Tätigkeit. 
Überstunden und dafür noch zu leistende Zahlungen können ebenfalls von ERP-Systemen verwaltet werden. 

Gleichzeitig lassen sich in ERP-Systeme unterschiedliche Mitarbeiter mit verschiedenen Funktionen, Aufgabenbereichen und Kompetenzen festlegen. So lässt sich ohne Probleme regeln, welche Mitarbeiter Einsicht in verschieden Unterlagen haben und Anträge genehmigen können. 

Welche Unterschiede gibt es zwischen ERP-Systemen?

Eine Vielzahl von unterschiedlichen ERP-Systemen steht inzwischen zur Verfügung. Sie unterscheiden sich in den Technologien, die sie verwenden, in den Branchen, für die sie geeignet sind, sowie in ihrer Funktionsweite und der Anzahl der möglichen Nutzer. 

Moderne ERP-Systeme sind immer häufiger cloudbasiert. Hierbei speichert das System sämtliche relevante Daten in einer firmeninternen Cloud, auf die von unterschiedlichen Standorten und zahlreichen Geräten zugegriffen werden kann. Durch dieses Verfahren lassen sich erhebliche Kosten für Hardware und Software einsparen. Der internetbasierte Zugang ist von allen internetfähigen Geräten aus möglich. Auch eine mobile Nutzung ist kein Problem.

Zwar ist die Datensicherheit bei keinem System jemals unproblematisch, doch moderne Clouds sind nach neusten Sicherheitsstandards ausgestattet. 

ERP-Systeme sind zum Mieten, zum Kaufen und zum Leasen verfügbar. Während das Mieten mit geringeren Erstbeschaffungskosten einhergeht, fallen verhältnismäßig hohe periodische Zahlungen an. Bei einem direkten Kauf hingegen kommen auf das Unternehmen nur noch Zahlungen für die Wartung des Systems zu, die natürlich deutlich geringer sind. Außerdem besteht keine Gefahr, dass die Mietkosten steigen, da sich das System bereits direkt im Besitz des Unternehmens befindet. Bei einem Leasingvertrag, der oft über eine Bank oder eine Leasingfirma zustande kommt, geht das System nach einer Reihe von periodischen Zahlungen in den Besitz des Unternehmens über. 

Die Wahl des richtigen Systems ist abhängig von den Bedürfnissen des Unternehmens und den Anforderungen an das System. Auf jeden Fall sollte ein System ausgewählt werden, das für die Branche geeignet ist. Cloudbasierte Systeme sind in den meisten Fällen zu empfehlen, da der Zugriff auf sie deutlich einfacher funktioniert und die Kosten für teure Software und Hardware eingespart werden. 

Was unterscheidet ERP-Systeme für den E-Commerce Handel?

Gerade im Versandhandel ist ein ERP-System unverzichtbar. Der Erfolg großer Versandhandelketten wie Ebay oder Amazon beruht unter anderem auf einem hohen Grad der Automatisierung. 

Auch für den Verkauf auf diesen Plattformen ist daher der Zugriff auf eine Software, die Prozesse optimiert und dafür sorgt, dass Abläufe automatisch und effizient funktionieren, unverzichtbar. Das manuelle Übertragen von Bestellungen und das mühsame oder chaotische Komissionieren von diesen sind kontraproduktiv gegenüber dem erfolgreichen und zeitsparenden Verkaufen. In einem sich so schnell bewegenden Bereich wie dem Versandhandel im Internet ist das Automatisieren von Prozessen für den Erfolg eines Unternehmens unverzichtbar. 

Zusätzlich sind die Erwartungen von Kunden im Onlinehandel sehr hoch, so dass schnelle Antworten auf Anfragen sowie das zeitnahe Verschicken von Versandbestätigungen und Rechnungen essenziell sind. Gleichzeitig rechnen Käufer auch damit, dass sie Produkte auf der jeweils von ihnen bevorzugten Plattform erhalten können. Daher ist es essenziell, nicht nur im eigenen Webshop, sondern auch auf den gängigen Plattformen wie Ebay und Amazon aktiv zu sein. 

Die hohen Anforderungen, die durch eine Vielzahl von Verkaufsorten im E-Commerce entstehen, lassen sich mit einem geeignetem ERP-System besser und schneller bewältigen. 

Der größte Unterschied zwischen einem Enterprise-Ressource-Planning-System für den Onlinehandel und einem konventionellen System ist die Anbindung an Shopsoftware und Verkaufsplattformen.

Einerseits gilt dies natürlich für firmeneigene Onlineshops. Hier stehen zahlreiche Systeme zur Verfügung, die das Erstellen eines Onlineshops erleichtern. Betreiber einer Wordpresswebsite benutzen am Besten das Plugin WooCommerce, wohingegen andere Händler auf Onlineshop-Software wie Shopware, Magento oder epages zurückgreifen können, um Onlineshops zu erstellen. 

Unabhängig von der verwendeten Software, eine modernes und branchengeeignetes ERP-System sollte für alle diese Onlineshops die Möglichkeit zum Hochladen von Produkten sowie zum Abrufen von Bestellungen bieten.  Doch nicht nur für Software wie Magento, WooCommerce oder epages sollte dies funktionieren, sondern auch für weitere Verkaufsplattformen. Zu diesen zählen zum Beispiele Ebay oder Amazon, aber auch weniger bekannte Plattformen wie real.de oder hood. 

Durch das leichte Einstellen von Produkten über ein PIM System und das automatisierte Abrufen von Bestellungen lassen sich die Prozesse des Verkaufens im Internet um ein Vielfaches erleichtern. Schnittstellen zu Verkaufsplattformen und Shopsystemen müssen daher ein Bestandteil eines Ecommerce-geeigneten ERP-Systems sein. 

So ist nicht nur die Präsenz auf einer Reihe von Plattformen ohne einen großen zusätzlichen Zeitaufwand möglich, sondern die Bestellungen werden außerdem im System direkt weiterbearbeitet. Vom Komissionieren bis zum Versand und der Rechnungserstellung sind in einem ERP-System für den Versandhandel im Internet dadurch sämtliche Prozesse optimiert und automatisiert. 

Besonders wichtig für das Mithalten im Internet ist auch eine Repricing-Software. Die Preise im Onlinehandel sind ständigen Fluktuationen unterworfen und die Kunden sind immer auf der Suche nach dem besten Angebot. Ein automatisches System zum Finden und Einstellen des besten möglichen Preises ist daher eine wichtige Komponente eines ERP-Systems für den Onlinehandel. Ein Algorithmus, der das richtige Gleichgewicht zwischen 

Welche Schnittstellen machen für ERP-Systeme Sinn?

Um erfolgreich zu arbeiten, müssen die unterschiedlichen Bereiche eines ERP-Systems nicht nur gut zusammenarbeiten, sondern sind auch auf Schnittstellen nach außen angewiesen. Ein ERP-System für den erfolgreichen Onlinehandel benötigt mindestens folgenden Schnittstellen.

• Schnittstellen zu Shopsystemen wie Magento oder epages
• Schnittstellen zur Verkaufsplattformen wie Ebay, real.de, hood, oder Amazon
• Schnittstellen zur Logistikdienstleistern wie DHL, UPS, Hermes oder DPD
• Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen

Was muss bei der Einführung von ERP-Systemen beachtet werden?

Die Einführung von ERP-Systemen kann durchaus wie ein gewaltiges Unterfangen erscheinen. Schließlich greift die Software in alle Bereiche des Unternehmens ein und beeinflusst diese. 

Daher kann es durchaus sinnvoll sein, das alle Bereiche ein Anforderungsheft erstellen. So wird nicht nur sichergestellt, dass das System alle nötigen Aufgaben bewältigen kann, sondern es werden auch alle Teile des Unternehmens in den Prozess integriert, denn Widerstand gegen die Veränderungen ist eines der häufigsten Probleme beim Einführen eines neuen ERP-Systems. 

Doch letztendlich profitieren alle Bereiche eines Unternehmens von der Entlastung, die durch ein ERP-System entsteht. 

Hilfreich kann es außerdem sein, mit dem neuen System zunächst eine Testphase durchzuführen und diese auszuwerten, um möglichen Problemen auf die Schliche zu kommen. 

Worauf muss beim Kauf eines ERP-Systems geachtet werden?

Das richtige ERP-System kann viel Arbeit sparen, für höhere Umsätze und bessere Margen sorgen. Moderne, cloudbasierte Systeme sind sehr sicher und erlauben den Zugriff von unterschiedlichen Standorten und Geräten. Gleichzeitig sind sie nicht auf spezifische Software oder Hardware angewiesen und dadurch wesentlich günstiger in der Anschaffung. 

Auch Unternehmen, die nicht sofort ein ERP-System kaufen möchten, dass alle mögliche Komponenten umfasst, sollten darauf achten, das sie die Option haben, das System um fehlende Module zu erweitern. Denn maximalen Effizienzgrad erreichen ERP-Systeme erst, wenn sie in sämtliche Bereiche eines Unternehmens integriert sind. 

An ERP-Systeme für die eCommerce-Branche gelten besondere Anforderungen. Sie müssen Schnittstellen zu Shopsystemen und Verkaufsplattformen besitzen, die das schnelle Hochladen von Produkten und das Abrufen von Bestellungen ermöglichen. Idealerweise werden die Bestellungen automatisiert weiter bearbeitet. 

Unverzichtbarer Bestandteil eines Systems für die eCommerce-Branche ist neben diesen Schnittstellen auch eine Funktion zur automatische Preisanpassung (z. B. per Repricer), die dafür sorgt, dass die Produktpreise konkurrenzfähig bleiben, ohne das unnötige Verluste in Kauf genommen werden. 

Das richtige ERP-Systeme optimiert Prozesse und Abläufe im Unternehmen und sorgt dafür, dass sämtliche zur Verfügung stehende Ressourcen optimal verwaltet werden. Doch neue Systeme können noch viel mehr. Sie passen Preise an, bieten Schnittstellen zu verschiedenen Plattformen und erleichtern das Kundenmanagement. 

Besonders leicht lassen sich Systeme integrieren, die auf zusätzliche Software und Hardware verzichten und browserbasiertes Arbeiten ermöglichen. Dann ist der Zugriff auf das System mit mobilen Geräten sowie mit PCs (Windows), Linux oder MACs möglich. 

Das ERP-System sorgt nicht nur für bessere Prozesse und optimierte Abläufe, sondern erhöht auch den Umsatz, indem es das Einstellen von Produkten auf verschiedenen Plattformen ermöglicht und für eine optimale Preisgestaltung sorgt.