Der Begriff Fakturierung ist ein bedeutungsgleiches Wort für Rechnungserstellung. Diese umfasst sämtliche Tätigkeiten des externen Rechnungswesens, zu der die komplette Buchführung einschließlich des Jahresabschlusses zählt. Die Rechnungsstellung bildet die Grundlage für die Erfassung eines Geschäftsvorganges in der Buchhaltung auf den entsprechenden Konten.
Was ist eine Faktura?
Der Name Faktura kommt aus dem Lateinischen. Manche denken bei diesem Begriff an eine veraltete Bezeichnung für Rechnung. Und tatsächlich werden beide Bezeichnungen häufig in einem Atemzug genannt. Dennoch gibt es einen Unterschied. Faktura ist ebenfalls ein Hyperonym für Schriftstücke wie Belege, Gut- und Lastschriften etc. Aber grundsätzlich lässt sich das Wort Rechnung durch Faktura ersetzen. Dazu zählen ebenfalls Eigenbelege und Quittungen. Der Vorgang dazu nennt sich Fakturierung und ist ein Ablauf im Rechnungswesen. Das beginnt mit dem Ausstellen der Rechnungserhebung, welche dann in den Konten der Buchhaltung verbucht wird.
Auf der Rechnungsstellung ist erkennbar, welche Dienstleistungen von einem Auftraggeber zu welchen Preis dokumentiert wurden. Die klassische Faktur ist ein gültiges Schriftstück, dass einen Auftrag belegt.
Was ist Fakturierung?
Die Rechnungserstellung ist ein kompletter Rechnungsprozess. Die Bezeichnung Fakturierung beinhaltet nicht nur die Rechnungserstellung als solches, sondern ebenfalls dazugehörige Bereiche. Beispielsweise das Verbuchen eines Geschäftsvorganges, das Anlegen einer Gutschrift oder die Ausstellung einer Zahlungserinnerung. Daher gibt es für den korrekten Rechnungsprozess gesetzliche Vorschriften. Die Pflichtangaben sind in § 14 Abs. 4 UstG genannt. Diese sind:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer und eventuell USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Datum der Rechnungsausstellung
- Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
- Beschreibung (Menge, Art)der erbrachten Leistung oder Artikel
- Lieferungs- und Leistungszeitpunkt
- Steuersatz je Artikel bzw. Leistung sowie etwaiger Hinweis auf Steuerbefreiung
- Sonderregelungen
- Erstellt der Leistungsempfänger eine Faktur, muss der Vermerk "Gutschrift" auftauchen
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Was bedeutet fehlerhaftes Fakturieren?
Werden fehlerhafte Fakturierungen veranlasst, kann es nachteilige Folgen für den Verantwortlichen haben. Beispiele sind: zu hohe Umsatzsteuer berechnet, unzulässige Berechnung von Umsatzsteuer. Fehlerhafte Forderungen sind ärgerlich und blamabel. Und in vielen Fällen aus umsatzsteuerlichen Gründen ziemlich teuer. Häufige Fehler sind: fehlende Pflichtangaben, fehlende oder falsche fortlaufende Rechnungsnummern oder eine falsch ausgewiesene Steuer.
Nicht korrektes Fakturieren kann den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers gefährden und dass Unternehmen kann auf den Steuern sitzen bleiben. Fehlende Pflichtangaben etwa führen bei einer späteren Betriebsprüfung zur Streichung des Vorsteuerabzugs. Sollte es zum Extremfall kommen, können aufgrund eines Verstoßes Bußgelder und Schlimmeres drohen.
Berichtigung und Korrektur einer Faktur
Grundsätzlich haben Unternehmen die Möglichkeit, eine Forderung zu korrigieren. Für Forderungen, die weder bezahlt noch verbucht wurden, ist keine Korrektur nötig. Hier gibt es die Option, dem Kunden ein Berichtigungsdokument mit den korrigierten Fehlern zu senden.
Komplizierter wird es, wenn eine falsche Faktur schon abgerechnet und gebucht wurde. Hier ist eine Stornierung der Buchung notwendig. Der Kunde erhält eine neue Forderung mit neuer Rechnungsnummer mit einem Verweis auf die fehlerhaft ausgestellte Forderung. Obwohl eine Berichtigung in den meisten Fällen möglich ist, ist es professioneller, wenn diese von Anfang an vermieden werden kann. Es empfiehlt sich daher, mit professioneller ERP-Software zu arbeiten.
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Warum ist Fakturieren wichtig?
Generell muss jede Leistung an juristische Personen oder Unternehmen fakturiert werden. Unternehmen sind verpflichtet, umsatzsteuerpflichtige Leistungen zu fakturieren. Achtung!: Für alle Forderungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, gleich ob elektronisch oder schriftlich veranlasst. Ein Verstoß durch vorzeitige Vernichtung kann nicht nur steuerrechtliche Nachteile haben, sondern auch ordnungswidrigkeitsrechtliche oder strafrechtliche Sanktionen.
Das Fakturieren dient dazu, eine Forderung geltend zu machen und fungiert sozusagen als Beweisfunktion. Der Gesetzgeber hat als Zahlungsziel eine Frist von 30 Tagen vorgesehen. Nach der Rechnungserstellung kann ein Kunde bei Nichteinhaltung der Zahlung gemahnt werden. Einen wichtigen Beweis stellt die Rechnung vor Gericht dar. Obendrein bilden Fakturen das Fundament zur Steuerermittlung.
Besonderheiten des Fakturierens
Es gibt zwei Besonderheiten des Fakturierens. Das sind die Rechnungsfrist und die Verjährungsfrist. Für Unternehmen bedeutet dies in der Rechnungsfrist ?sechs Monate nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG)?. Für Unternehmen im EU-Ausland Zahlung ?bis zum 15. des Monats, der auf den Monat des Umsatzes folgt (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG)?
Die Verjährungsfrist regelt die Durchsetzbarkeit eines Anspruchs. In der Regel beträgt diese drei Jahre (§ 195 BGB). Häufig richtet sie sich jedoch nach speziellen Reglungen. Obwohl der Anspruch danach nicht unter geht, steht es dem Geschäftspartner frei, den Anspruch zu erfüllen oder die Zahlung wegen Verjährung zu verweigern.
Was ist Vorfakturierung?
Viele Unternehmen bevorzugen bei Warenlieferungen die Vorfakturierung. Das bedeutet, dass eine Rechnungslegung vor Zusammenstellung der Waren an den Kunden erstellt wird. Dieses Verfahren zielt häufig auf eine schnelle und reibungslose Abwicklung der Lieferung ab. Größtenteils findet die Vorfakturierung bei Neukunden Anwendung.
Vorteile der Vorfakturierung
Mit der Vorfakturierung bekommt ein Unternehmen den Geldbetrag für eine Leistung oder ein Produkt vorab. Sie wird häufig bei Neukunden oder Kunden mit einem unzuverlässigen Zahlungsverhalten angewandt. Ein Vorteil ist, dass dadurch Unternehmen nicht den aufwendigen Prozess eines Mahnverfahrens auf sich nehmen müssen.
Was ist Nachfakturierung?
Bei der Nachfakturierung erhalten Kunden erst eine Forderung, wenn die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Die Rechnungserhebung kann der Sendung beiliegen oder via Rechnungsdokument zugesandt werden.
Vorteile der Nachfakturierung
Speziell bei komplizierten Aufträgen etwa im Baugewerbe wird die Nachfakturierung gewählt. Hier kann im Vorhinein selten klar festlegt werden, welche Materialien konkret geliefert werden müssen. Die Nachfakturierung stellt sicher, dass auch tatsächlich alle Dienstleistungen erfasst und als Forderung gestellt wurden.
Prozesse automatisieren durch ERP und CRM Systeme
So divers wie Unternehmen sind, sind auch die Softwarelösungen. Die bekanntesten sind ERP und CRM Systeme. Sie helfen dem Unternehmen, schneller, effektiver und ökonomischer zu arbeiten. Beide Optionen stellen ein einheitliches Datenfundament bereit. Sie vernetzen Informationen, unterstützen Workflows und automatisieren voreingestellte Prozesse. Durch ihre Transparenz und Flexibilität erleichtern sie Mitarbeitern den Arbeitsalltag immens.
ERP vs. CRM
Beide Varianten unterscheiden sich in der Ausrichtung und der Reichweite. Die besondere Fähigkeit des CRM Systems ist das sogenannte Front Office. Seine Stärken liegen in der Kunden-Interaktion. Das ERP steuert die Geschäftsprozesse über alle Abteilungen mit Fokus auf das Back Office. Somit ist nicht jedes der beiden Systeme für jedes Unternehmen gleichermaßen passend.
Einige ERP-Systeme richten sich mehr an Dienstleistungs- als an Fertigungsbetriebe. Sie steuern und verwalten die Geschäftsprozesse des Unternehmens. Es integriert etwa Bereiche wie Dokumenten-Management, Materialwirtschaft, Fertigung, Einkauf und Verkauf etc. Werden alle Prozesse durch ein integriertes ERP-System verwaltet, ist dies für ein Unternehmen ein großer Gewinn. Hier wird beispielsweise der Suchaufwand minimiert, alle Abteilung können auf aktuelle Informationen zugreifen und Berichte und Auswertungen können auf Anhieb abgerufen werden.
CRM-Lösungen unterstützen die Abläufe im Vertrieb und der Kundenkommunikation. CRM bezeichnet etwa Transaktionen, Kampagnen, Kontakte, Angebote, Aufträge und Reklamationen über die gesamte Kundenbeziehung. Die Software zum CRM System soll vor allem den Umsatz steigern. Umfassende Infos geben ein vollständiges Kundenbild mit Vorlieben und Bedürfnissen. Damit kann ein Unternehmen die Erwartungen des Kunden besser erfüllen.
Fazit: Das ERP-System hat das Gesamtunternehmen im Blick. CRM wird speziell im Vertrieb und der Kundenbetreuung eingesetzt. Die ERP-Software ist auf das Unternehmen selbst und deren internen Geschäftsprozesse ausgerichtet. CRM auf Marketing, Vertrieb und Kundenakquisition. Das ERP-System soll die Kosten reduzieren und die CRM-Software den Umsatz steigern. Mit beiden Systemen lassen sich lückenlose Prozesse erstellen. Unternehmen können damit flexibel arbeiten und sich die nötige Sicherheit verschaffen.
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tricoma App - die perfekte Option für innovative Unternehmen
Korrekte und effektive Rechnungsstellungen können für ein Unternehmen zu einem komplexen Prozess werden. Einige geben diesen an einen externen Dienstleister ab oder verwenden dafür spezielle Softwarelösungen. Zur Faktura gehören neben dem eigentlichen Schreiben der Rechnung auch die Verarbeitung von Leistungsdaten. Sowie die Zahlungsabwicklung inklusive das komplette Mahn- und Inkassowesen und das Führen von Geschäftskonten.
Mit dem tricoma ERP System werden diese zeitraubenden Arbeiten schnell und einfach erstellt. Die tricoma App erstellt im Nu Rechnungen, wertet diese aus und dokumentiert sie. So sparen Sie Zeit und Geld und setzen mehr Kapazitäten für die relevanten Aufgaben frei. Die App verfügt über eine beeindruckende Systemverfügbarkeit durch ein mehrstufiges Back-up-System. Daneben trägt die Anbindungen an Verkaufsplattformen zur Umsatzsteigerung bei. Erstellen Sie Forderungen im Handumdrehen und speichern Sie Schriftstücke als PDF-Dokument. Funktionen wie Statistiken über Tages-, Monats- und Jahresumsätze können direkt einem Kunden zugeordnet werden. Nutzen Sie die Vorteile und das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis der tricoma App und profitieren Sie von einer gemeinsamen Systemeinrichtung und einen 24/7 Kunden-Support.
