Durch die schnelle und einfache Zeiterfassung per Klick behalten Sie den Überblick über Ihre Arbeitszeiten. Behalten Sie die Übersicht über Urlaube, Krankheit oder Abwesenheit von Ihren Mitarbeitern (z.B. Mitarbeiter kommt heute später, Außendiensttermine).
Die Arbeitszeiterfassung ist ein kompliziertes Unterfangen, dass oft wertvolle Stunden verschwendet und mit hohen Kosten verbunden ist. Sie spielt zwar eine entscheidende Rolle für eine korrekte Entgeltabrechnung und um den Überblick über die Rollenverteilung im Unternehmen zu behalten, doch ist sie meistens mit einem unnötig hohen Aufwand verbunden. Die tricoma App zur Online Zeiterfassung bereitet dem stundenlangen Notieren mit Papier und Stift, dem Bedienen komplizierter Stempelsysteme und dem langwierigen Ausfüllen von Excel-Datenbanken ein Ende. Sie ist eine kompetente, digitale Alternative zu altmodischen Systemen und trotzdem einmalig einfach in der Anwendung.
Das tricoma System ist komplett browserbasiert programmiert und somit kann die Zeiterfassung betriebssystemunabhängig aufgerufen werden. Ein Login ist daher mobil, am PC oder auf dem Mac möglich. Sollten Sie doch ein zentrales Terminal für den Login- und Logoutprozess wünschen, so ist dies über ein einfaches Tablet mit Browser im Eingangsbereich vom Lager oder Büro möglich.
An Feiertagen setzt die Online Zeiterfassung die Anzahl der Sollstunden automatisch auf 0. Falls auch an anderen Tagen die Sollstunden angepasst werden sollen, ist dies in der Administrator App möglich. Diese App führt die gesammelten Informationen zusammen und ermöglicht eine problemlose Verwaltung. Die erfassten Stunden gleicht die elektronische Zeiterfassung mit den eingetragenen Sollstunden ab. Sie registriert dabei automatisch Überstunden. Mit Hilfe der Auszahlungsverwaltung ist sofort sichtbar, ob für geleistete Überstunden noch Zahlungen offen sind. Gleichzeitig lassen sich für jede:n Mitarbeiter:in die innerhalb eines Jahres geleisteten Überstunden einsehen.
Mit jeder Anmeldung im tricoma System beginnt die Stundenerfassung für jeden einzelnen Benutzer. Nach einer festgelegten Stundenanzahl oder mit dem Abmelden des Mitarbeiters wird sie automatisch beendet. Dabei ist kein spezieller Rechner notwendig. Die tricoma App funktioniert nicht nur auf PCs, sondern auch auf dem MAC oder auf smarten Geräten.
Die Sicherheit des Systems und der Webzeiterfassung wird durch Passwörter oder 2 Stufen Authentifizierung garantiert.
Mit nur einem Klick lassen sich die Urlaubsliste sowie eine Übersicht über Krankheitstage und Außentermine anzeigen. Auch Überstundenanträge lassen sich im System anlegen.
Die Zeiterfassungs-App bietet außerdem die Möglichkeit verschiedenen Personen unterschiedliche Rollen und Verantwortungsbereiche zuzuordnen (Benötigt App Organisator). Ein digitaler Urlaubsantrag kann im Urlaubsplaner von allen Mitarbeitern, welche die entsprechende Freigabe besitzen, genehmigt werden. Auch für andere Anträge, wie zum Beispiel Überstundenanträge, können Berechtigungen festgelegt werden. Des Weiteren kann eingestellt werden, ob Mitarbeiter Berichte über die Ergebnisse ihrer Zeiterfassung erhalten und welche Daten sie einsehen können - Und das in sekundenschnelle. Ein digitaler Urlaubsantrag kann von Lagermitarbeitern und anderen Angestellten im System sofort gestellt werden, sodass viel Papierkram entfällt. Im Urlaubsplaner lässt sich die Umsetzbarkeit des Antrags sofort prüfen. Daraufhin können Anträge von allen berechtigten Benutzern sofort genehmigt oder abgelehnt werden. Dadurch gehen keine Informationen verloren. Der genehmigte Urlaub wird von der App sofort erfasst und eingetragen. Die Software vermeidet dadurch Probleme wie zu viele genehmigt Urlaubstage in bestimmten Zeitfenstern oder während wichtiger Termine.
Die Tagestermine der einzelnen Mitarbeiter werden in der Übersicht der Zeiterfassung (sofern diese nicht als privat markiert sind) für alle anderen ausgegeben. Dies macht es einfacher freie Zeitslots zu finden um eine Besprechung zu starten.
Man hat seinen Jahresurlaub gebucht und dann passiert es, dass man Termine in diesen legt. Um dies zu verhindern ist die Zeiterfassung mit dem Kalender gekoppelt, sodass dort die Urlaubstage mit ausgegeben werden. Somit hat man auch die Urlaubstage bei der Terminplanung im Blick.
Während eines Arbeitsalltags klingelt dauernd das Telefon, es kommt jemand ins Büro oder man wird anderweitig gestört. In vielen Unternehmen gibt es daher das Konzept der Power Hour oder auch oft Fokuszeit genannt. Innerhalb dieser Zeit möchte man nicht gestört werden, um wichtige Arbeiten zu erledigen. In der Zeiterfassung hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit seine persönliche Fokuszeit zu definieren, welche in der Zeiterfassung und vielen anderen tricoma Apps ausgegeben wird.
Die Zeiterfassung ist natürlich auch direkt in der Lagersoftware, der Scanstation integriert, sodass die Mitarbeiter hier Zugriff auf Ihre Stundendaten haben.
Die mobile Zeiterfassung registriert dabei weiterhin alle Arbeitsstunden, auch wenn Mitarbeiter außer Haus unterwegs sind. Egal, ob auf der Baustelle oder bei der Montage, beim Kundentermin oder unterwegs, die App Zeiterfassung registriert sämtliche geleistete Arbeitszeit. So geht keine Zeit verloren. Das Stellen und Genehmigen zusätzlicher, unnötiger Anträge entfällt und ein mögliches Konfliktpotenzial verschwindet.
Die Mitarbeiter profitieren davon, dass die App längere Arbeitszeiten und Überstunden konkret erfasst. So entsteht eine bessere, gerechte Unternehmenskultur. Auch Gleit- oder Teilzeitmodelle lassen sich besser registrieren und einfacher verwalten. Gleichzeitig behalten Unternehmer den Überblick über die Organisation und die erbrachten Leistungen.
Die Shortinfo von tricoma lässt sich an die Zeiterfassung koppeln. So lässt sich ein Maximalwert an offenen Elementen definieren, welche in der Zeiterfassung offen sein dürfen: Hat der Mitarbeiter mehr Elemente offen ist ein Logout nur mit Angabe eines Grundes möglich. Dieser geht dann bei Logout an definierte Emailadressen.
Gerade bei Führungskräften sind Überstunden üblich und unabdingbar. Daher gibt es eine Funktion der automatischen Überstundenabgeltung, so das Arbeitsverträge mit dieser Regelung mit der Zeiterfassung kompatibel sind, ohne manuell Überstunden korrigieren zu müssen.
Nicht nur das Backend mit den Shortinfos ist an die Zeiterfassung koppelbar, sondern auch die Scanstation mit den offenen Sendungen. Hierbei kann eine Prüfzeit definiert werden, in welcher kein Logout erfolgen soll, sofern noch Sendungen offen sind. Dies ist normalerweise die reguläre Feierabendzeit. Sind dann noch Sendungen offen kann der Logout nur mit Angabe eines Grundes erfolgen.
Das ERP-System von tricoma ist das perfekte System, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Von einem Kaufauftrag bei Amazon über die Anweisung an den Lagermitarbeiter zum Kommissionieren bis hin zum Versand der Ware sind die Abläufe automatisiert. Gleichzeitig speicherte die Arbeitszeiterfassung die durch jeden Mitarbeiter aufgewendete Zeit. So helfen die Apps von tricoma, Schwachstellen in den Abläufen aufzudecken und Strukturen zu verbessern. Bei jedem Schritt ist tricoma ein zuverlässiger Partner, ob für große oder kleine Unternehmen. Die automatisierte Erfassung und Organisation der Arbeitszeit setzt dabei an einem besonders wichtigen Punkt an, der die Struktur, die Planung und die Kultur in jedem Betrieb langfristig beeinflusst.
Vor allem der Onlinehandel lässt sich mit den Multichannel Produkten von tricoma besser organisieren. Im Einsatz als Warenwirtschaft für Verkaufsplattformen wie Amazon oder eBay, und Shopsystemen wie Magento, Shopware, WooCommerce oder XT Commerce lassen sich dank Schnittstellen direkt in die Bürosoftware integrieren. Neben diesen großen Vertretern des Warenversandes im Internet sind auch zahlreiche weitere Versandhäuser dank einer Schnittstelle in das tricoma System integrierbar. Hierzu zählen unter anderem Crowdfox und Kaufland.de. Ebenso agiert die App zusammen mit Online-Shops wie Jimdo.
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