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Was ist ein ERP?

ERP ist die Abkürzung von Enterprise Resource Planning. Gemeint sind damit integrierte und modular aufgebaute Software-Lösungen zur Steuerung innerbetrieblicher Prozesse. Diese Programme haben den Zweck, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und eine höhere Planungsqualität sicherzustellen. Das spart Man-Power und finanzielle Ressourcen ein. Man verwendet die Software vorrangig in den Bereichen Produktion, Logistik, Finanzen, Personal und Vertrieb. Mithilfe von ERP-Lösungen mit Managementfunktionen lassen sich sämtliche operativen Vorgänge im Unternehmen verwalten.

Wie sind ERP-Systeme aufgebaut?

Ein nterprise Resource Planning-System besteht aus ganz unterschiedlichen Modulen, die miteinander verbunden sind. Jedes einzelne Modul ist auf einen konkreten Geschäftsbereich abgestimmt. Module gibt es in allen Größenordnungen, angefangen beim individuellen Softwarepaket bis hin zur umfangreichen Branchenlösung mit individuell anpassbaren Anwendungen. Jedes Modul greift auf die übergeordneten Stammdaten des Unternehmens zu. Mit einer ERP-Lösung kam auch ein homogenes IT-System aufgebaut werden, da auch dieses auf eine einheitliche Datenbank zurückgreift.

Typische Module in einem ERP-System

• Marketing
• Einkauf & Verkauf
• Controlling
• Produktion
• Finanz- und Rechnungswesen
• Materialwirtschaft
• Warenwirtschaft
• Lagerverwaltung & Logistik
• Personalwirtschaft
• Service & Support
• E-Commerce

Der Unterschied zu Warenwirtschaftssystemen (WaWi-Systeme)

Die Architektur von Enterprise Resource Planning-Software ähnelt stark der von Warenwirtschaftssystemen, denn beide operieren auf Basis von Stamm- und Bewegungsdaten. Die Unterschiede liegen vor allem im Funktionsumfang und in der Art der einzelnen Module. In der Regel fehlen WaWi-Systemen die Module Personalwirtschaft und Controlling.

Nach welchen Kriterien sollten Unternehmen ERP-Software auswählen?

Aufgrund der Fülle an Angeboten ist die Auswahl einer geeigneten Software nicht einfach und braucht eine gründliche Analyse. Der Markt bietet neben kostenpflichtiger Software eine ganze Reihe kostenloser Software, die häufig unter GNU-Lizenz zur Verfügung gestellt wird. Bei diesen Produkten ist genau zu überlegen, in wieweit sie zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen. Häufig ist ihr Funktionsumfang zu gering und die Anzahl an Modulen eingeschränkt. Unter diesen Voraussetzungen lässt sich eine solche Software nur bedingt an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Bestehen dennoch flexible Anpassungsmöglichkeiten, darf die veränderte Software keinesfalls so weiterverkauft werden. Software-Händler müssen auch bei kostenlosen Produkten die besonderen Lizenz-Bestimmungen beachten.

Die wichtigsten Kriterien für die Vorauswahl eines ERP Systems sind

• Funktionsumfang/Funktionstiefe
• technische Umsetzbarkeit (technische Voraussetzungen im Unternehmen)
• persönlichen Anforderungen an Flexibilität und Funktionalität
• Preis-Leistungs-Verhältnis

Weitere Kriterien sind

• längerfristig einsetzbar
• Datensicherheit
• Anwenderfreundlichkeit
• gutes Performancemanagement
• Gesetzeskonformität in den Exportländern
• mehrsprachige Benutzeroberfläche

Die Vorteile von frei verfügbaren ERP Systemen

• viele kostenfreie Lösungen sind mit kommerziellen ERP-Systemen vergleichbar
• das Unternehmen kann sie selbst installieren
• durch den offenen Quellcode lässt sich die Software an spezifische Bedürfnisse anpassen
• die Software ist kostenlos und spart Investitionen
• Kosten fallen nur für Wartung und Support an

Die Risiken von frei verfügbaren ERP Systemen

Nicht nur im privaten, auch im geschäftlichen Umfeld ist kostenfreie Software mittlerweile stark verbreitet. So setzen zahlreiche Unternehmen auf frei verfügbare Content-Management-Systeme (CMS), Lösungen für Warenwirtschaft, Shop- und ERP-Lösungen. Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen frei verfügbare Software einsetzen. Meist spielen die Kosten dabei die Hauptrolle. Manchmal stellt sich die Ersparnis allerdings als Kostenfalle heraus, denn bis das Unternehmen mit der Software effizient arbeiten kann, müssen zahlreiche Veränderungen an ihre vorgenommen werden. Das bedeutet einen hohen internen IT-Aufwand.

Man kann zwar nicht behaupten, dass kostenlose Software generell schlechter wäre als Software, für die man Lizenzen erworben hat, doch kann man den Preis durchaus als Kriterium für die Qualität heranziehen, den er ist ein Maßstab für die im Vorfeld geleistete Entwicklerarbeit. Wer mit Open Source ERP arbeitet, muss d mit einem hohen internen IT-Aufwand rechnen, bei dem die einzelnen Module erweitert und individuell angepasst werden. In der Regel ist die Nutzung von frei verfügbarer Software mit Unsicherheiten und Risiken verbunden, denn sie ist häufig nicht Update-fähig.

Ein weiteres Risiko von kostenfreier Software für Unternehmen sind die Lizenz-Bestimmungen. Für Software, die unter GNU-Lizenz angeboten wird, herrschen strenge Vorgaben. Beispielsweise darf ein Unternehmen, das die frei verfügbare Software an die eigenen Bedürfnisse anpasst, diese nicht kommerzialisieren und weiter vertreiben. Hinzu kommt, dass die meisten dieser Lizenzen aus Nordamerika kommen, wo die rechtlichen Grundlagen andere sind als in Europa. So ist zu prüfen, ob die Open-Source-Lizenz beispielsweise auch für Deutschland gilt.

Nachteile von Open Source Software auf einen Blick

• offene Systeme sind weniger leistungsfähig als kommerzielle Systeme
• sie an individuelle Bedürfnisse anzupassen, erfordert einen hohen Aufwand
• da eine ausreichende finanzielle Unterstützung fehlt, hinkt die Entwicklung oft hinter dem aktuellen Stand hinterher
• der Kostenvorteil minimiert sich deutlich, denn die Anbieter stellen Support- und Wartungskosten in Rechnung

Fazit

Open Source ERP ist nur für Unternehmen interessant, die über das Know-how und die IT-Infrastruktur verfügen, um die Software an ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Eine sehr gute Alternative ist Closed Source Software, denn sie bietet die erforderliche Betriebssicherheit und Mandantenfähigkeit.

Die Cloud als Alternative

ERP Systeme aus der Cloud bieten Unabhängigkeit

Mit einem Cloud-System lässt sich ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort aus und an jedem Gerät managen. Es ist zwar nicht kostenfrei, bietet aber größtmögliche Unabhängigkeit und Mobilität. Unternehmen brauchen weder in die Konfiguration der Ausrüstung, in Lizenzgebühren noch in Server-Strukturen investieren. Außerdem gewährleistet der Anbieter, dass stets mit der aktuellsten Software gearbeitet wird. Kunden haben die Wahl aus unterschiedlichen Optionen, beispielsweise eine All-Inclusive-Variante. Dies ist der einfachste, am häufigsten verwendete und meist auch kostengünstigste Zugang zu einer Cloud. Diese Software-Option unterstützt bei buchhaltungstypischen Prozessen in Fertigungs-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen. Die Mitarbeit des hausinternen IT-Teams ist hier auf das Nötigste beschränkt. All-Inclusive-Systeme sind für Firmen ideal, die wenig Zeit haben, ihre IT-Umgebung selbst zu verwalten. Unternehmen haben die volle Kostenkontrolle, da sie die Gebühren gemäß der Nutzungsdauer im Voraus berechnen können. Der Cloud-Anbieter garantiert die Leistungsfähigkeit des Systems.