Was ist die eRechnung?
Die eRechnung ist eine elektronische Form der Rechnungsstellung, bei der Rechnungen digital erstellt, versendet, empfangen und bearbeitet werden. Dies bedeutet, dass der gesamte Rechnungsprozess automatisiert abläuft und somit effizienter gestaltet werden kann.
Wie kann ich eine eRechnung erstellen?
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Vorteile der eRechnung?
Die eRechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, wie zum Beispiel eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen, geringere Fehlerquoten und Kostenersparnisse durch den Wegfall von Papier und Porto.
Zudem ist die eRechnung umweltfreundlich, da weniger Papier verbraucht wird.
- Schnellere Bearbeitung der Rechnungen durch automatisierte Prozesse
- Reduzierung von Papierkosten und Umweltbelastung
- Geringeres Risiko von Fehlerquellen durch manuelle Eingaben
- Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungslegung
- Verbesserung der Liquidität durch schnellere Zahlungseingänge
Aufbau einer eRechnung
Die gängigsten Standards für den Aufbau einer eRechnung sind die elektronischen Formate ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung.
ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3 Format und enthält strukturierte Daten als
XML-Datei, wodurch die automatisierte Verarbeitung erleichtert wird.
XRechnung hingegen ist ein rein
XML-basiertes Format und wird vor allem für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Behörden genutzt.
Übermittlung von eRechnungen
Um die reibungslose Abwicklung von eRechnungen sicherzustellen, werden standardisierte Formate wie beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD oder EDI verwendet.
Diese Formate ermöglichen eine strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten zwischen den beteiligten Parteien.
Pflicht für Unternehmen
In Deutschland wurde die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen des E-Government-Gesetzes verpflichtend eingeführt.
Seit dem 27. November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber eRechnungen empfangen und verarbeiten können.
Diese Maßnahme soll dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Prozesse zu vereinfachen.
Zeitplan für die Einführung
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bei Zustimmung des Empfängers sind weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen möglich, jedoch nur für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
- Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers versendet werden, falls der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers weniger als 800.000 Euro beträgt.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind alle B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
