Arbeitest du viel mit Lieferantenbestellungen, die zeitlich an Kundenbestellungen bzw. -aufträge gebunden sind, oder möchtest du Liefertermine einfach automatisiert überwachen?
Mit der Erinnerungs-/Mahnfunktion kannst du E-Mails zu Lieferantenbestellungen, die in Lieferverzug geraten sind, automatisiert versenden lassen.
Es gibt zwei Funktionen, die aufeinander aufbauen:
- Lieferantenanmahnung/-erinnerung an den Lieferanten
- Mahn-/Erinnerungshinweis an den zuständigen Mitarbeiter
Um die Lieferantenerinnerung zu aktivieren, reicht es aus, den Betreff der E-Mail-Vorlage auszufüllen.
Für die Mahnfunktion müssen mindestens drei Optionen aktiviert werden:
- Mahn-/Erinnerungsstaffel
- E-Mail-Adresse der Mahn-/Erinnerungsstaffel an
- Betreff/Inhalt der E-Mail-Vorlage für die Lieferantenanmahnung/-erinnerung
Der Automatismus läuft wie folgt ab:
- Es werden alle noch nicht komplett abgeschlossenen Lieferantenbestellungen ausgelesen, bei denen der Liefertermin überschritten wurde.
- Es erfolgt eine Hinweis-/Erinnerungs-E-Mail an den Lieferanten inklusive eines Aktivitätseintrags zu diesem Vorgang beim Lieferanten.
Danach kannst du den Termin entsprechend aufschieben. Beim erneuten Überschreiten der Lieferfrist wird wieder eine Erinnerung versendet.
Ein separater Automatismus prüft zu den noch offenen Lieferantenbestellungen, wie oft es zu diesem Vorgang bereits einen Aktivitätseintrag gibt, und wertet anhand der Mahn-/Erinnerungsstaffel aus, ob eine E-Mail an die bei der Mahn-/Erinnerungsstaffel hinterlegte E-Mail-Adresse versendet werden soll.
Das heißt: Beim Verzug erfolgt eine Benachrichtigung an den Lieferanten sowie eine Auswertung, wie oft eine Bestellung schon in Verzug geraten ist, inklusive einer internen Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter.
Einen unberechtigten Verzug, zum Beispiel durch einen im System falsch hinterlegten Liefertermin, kannst du durch Löschen des entsprechenden Aktivitäteneintrags in der App Kunden unter Aktivitäten wieder entfernen.
