Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung (Workflow)

In diesem Tutorial möchten wir dir einen optimalen Workflow zur Nutzung der App erklären.

Wir gehen dabei davon aus, dass die Apps DMS und Eingangsrechnungen bereits eingerichtet sind.

Folgende Flags werden dafür im DMS benötigt (sind standardmäßig angelegt):

• offen
• erledigt
• bezahlt

1. Rechnungseingang

Wir empfehlen, im DMS (unter Einstellungen) einen eigenen Spooler anzulegen, der die Rechnungen automatisch in den Ordner "Eingangsrechnungen" übernimmt. Das Dokument sollte außerdem das Flag "offen" haben, damit du später danach filtern kannst.

1.1. per E-Mail

Leite die E-Mail einfach an deine @tricoma-dms.de Adresse weiter.
Die Rechnung wird dann automatisch in dein tricoma eingelesen und im entsprechenden Ordner mit dem passenden Flag abgelegt.

1.2. per Post

Lege das Dokument in deinen Dokumentenscanner und scanne es ein.
Das Dokument wird danach automatisch an dein tricoma übertragen und ebenfalls im entsprechenden Ordner mit dem passenden Flag abgelegt.

3. Zahlung der Rechnung

3.1. Die Rechnung wird von deinem Konto abgebucht

Hier musst du nichts weiter tun, da die Kontobewegung automatisch auf deinem Bankkonto erscheint.

3.2. Die Rechnung muss überwiesen werden

Überweise die Rechnung manuell und ändere danach das Flag auf "bezahlt". So stellst du sicher, dass keine doppelte Zahlung erfolgt.

4. Kontierung der Rechnung – Anlage der Eingangsrechnung

In den vorherigen Schritten ging es vor allem darum, dass die Belege in tricoma verfügbar sind und du diese leicht wiederfinden kannst.

Im Folgenden zeigen wir dir, wie du die eigentlichen Eingangsrechnungen anlegen kannst. Dafür gibt es vier verschiedene Möglichkeiten:

4.1. Automatische Kontierung

Die automatische Kontierung ist aktiv, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• 1. Eine Kontobewegung innerhalb der App Bankkonten mit dem Status „unabgeglichen“ ist vorhanden.
• 2. (optional) Ein Beleg aus dem DMS passt zur Buchung und kann zugeordnet werden.
• 3. Eine Regel aus der App Buchhaltungsvorbereitung passt auf die offene Zahlung.

In diesem Fall wird automatisch eine Eingangsrechnung gemäß deinem Regelwerk angelegt.

Beachte hierzu: Buchungen automatisieren in der Eingangsrechnungsverwaltung (Buchhaltungsvorbereitung)

4.2. Manuelle Anlage in der App Buchhaltungsvorbereitung

Öffne hierzu die App Buchhaltungsvorbereitung und gehe auf das grüne Plus.

Wähle nun den Kreditor über die Kundenauswahl aus.

Hinweis: Ein Kreditor entspricht einem Kunden im tricoma-System. In diesem Datensatz kannst du auch eine eigene Kreditorennummer hinterlegen.

Nun startet automatisch das Intelligence Accounting. Dieses System schlägt dir anhand der bisherigen Buchungen zum Kreditor passende Buchungsvorschläge vor. Beachte, dass diese Funktion erst greift, sobald mindestens ein Beleg zu diesem Kreditor gebucht wurde.

Wenn bereits ein Dokument zum Kreditor im DMS vorhanden ist, wird dieses automatisch vorgeschlagen. Es ist daher empfehlenswert, die Belege im DMS z. B. über OCR-Regeln automatisch dem richtigen Kunden zuzuordnen.

Fülle anschließend alle relevanten Informationen aus und klicke auf „Erstellen“.

Du kannst nun weitere Informationen zur Eingangsrechnung hinterlegen oder ein passendes Dokument aus dem DMS zuordnen. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit und sorgt dafür, dass alle relevanten Belege direkt mit der Buchung verknüpft sind.

4.4. Kontierung mithilfe der App Bankkonten

Dieser Weg ist der gängigste, sofern keine automatische Regel hinterlegt ist.

Öffne dazu die Übersicht in der App Bankkonten und wähle die offenen Kontobewegungen aus, aus denen du eine Eingangsrechnung anlegen möchtest.

Klicke anschließend auf "Neue Eingangsrechnung anlegen", um den Buchungsvorgang zu starten.

Du landest nun in einer ähnlichen Maske wie bei der manuellen Anlage. Der Vorteil hierbei ist, dass viele Schritte durch das Intelligence Accounting automatisiert werden:

• Intelligence Accounting: Aus dem Buchungstext wird automatisch die Rechnungsnummer extrahiert (Trefferquote: ca. 95%).
• Intelligence Accounting: Der passende Beleg wird anhand von Buchungstext und Betrag gesucht.
• Intelligence Accounting: Der richtige Kreditor wird automatisch anhand des Auftraggebers erkannt.
• Intelligence Accounting: Das passende Konto wird basierend auf bisherigen Erfahrungswerten zu diesem Kreditor vorgeschlagen.
• Der Betrag wird automatisch übernommen und zugeordnet.
• Der richtige Mandant wird automatisch anhand des Bankkontos gewählt.

4.5. Zuordnung einer angelegten Eingangsrechnung

Über die App Bankkontenabgleich kannst du über die Belegsuche manuell Eingangsrechnungen zuordnen.
So hast du die Möglichkeit, manuell angelegte Eingangsrechnungen (z. B. aus dem Vormonat) den entsprechenden Bewegungen zuzuordnen.

5. Rechnungen ohne Kontobewegung (z. B. über Monatswechsel hinweg)

Es kann vorkommen, dass du einen Beleg hast, zu dem es noch keine Kontobewegung auf dem Bankkonto gibt, den du aber bereits an deine Buchhaltungssoftware übergeben möchtest.
Hierfür gibt es den Reiter "Offene Dokumente" in der App Buchhaltungsvorbereitung. Dort findest du alle Belege, die noch nicht als Eingangsrechnung im System angelegt wurden.
Das hilft dir, den Überblick zu behalten.

6. Übergabe der Daten an die Buchhaltung mittels Buchhaltungsexport

Wir empfehlen, zwei Exporte anzulegen:
1. Alle Eingangsrechnungen
2. Alle Eingangsrechnungen mit Zuordnung zu einem Bankkonto
Beachte hierzu: Allgemeines zum tricoma Buchhaltungsexports

7. Überblick aller Kontobewegungen eines Monats

Beachte hierzu: Nutzung des Buchungsauszugs