Einrichtung des Dokumentenmanagements

Einrichtung und Grundfunktionen des tricoma Dokumentenmanagements

Damit du das Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal nutzen kannst, empfehlen wir dir, die folgenden grundlegenden Einstellungen und Funktionen einzurichten. Sie bilden die Basis für eine effiziente Verwaltung und automatische Verarbeitung deiner Dokumente.

1. Einrichtung der Flags

Mit sogenannten Flags kannst du deine Dokumente individuell kennzeichnen und später gezielt danach filtern oder suchen. Ein Flag kann eine Farbe besitzen und dient der besseren Übersicht in der Dokumentenverwaltung.

In der Standardauslieferung sind bereits einige Flags vorhanden, du kannst aber jederzeit eigene anlegen oder bestehende anpassen.

Beispiel: Du kannst aktive Vertragsdokumente mit dem Flag „aktiv“ markieren, um sie schneller zu finden oder in Übersichten hervorzuheben.

2. Einrichtung der Ordner und des Rechtesystems

Das tricoma DMS verwendet ein bewusst einstufiges Ordnersystem. Diese Struktur ermöglicht es dir, Dokumente komfortabel anhand von Kundennamen, Titeln oder sogar Textinhalten zu finden.

Viele Apps wie Rechnungen, Anschreiben oder Eingangsrechnungen bringen bereits eigene Ordner mit und befüllen diese automatisch mit den passenden Dokumenten.

Du kannst außerdem eigene Ordner erstellen – zum Beispiel für Verträge, Mitarbeiterunterlagen oder andere interne Dokumente.

Jeder Ordner kann über das Rechtesystem in tricoma gezielt Benutzern, Abteilungen oder Gruppen zugewiesen werden. So steuerst du genau, wer Zugriff auf welche Dokumente hat.

Die Konfiguration findest du in der App DMS → Einstellungen → Ordner.

3. Einrichtung der Spooler: Funktionsweise und Logik

Der Spooler ist das Herzstück der automatischen Dokumentenverarbeitung in tricoma. Er sorgt dafür, dass eingehende Dokumente – egal ob per Upload, Scanner oder E-Mail – automatisch verarbeitet und in den richtigen Ordner verschoben werden.

Beispiel: Du kannst einen Spooler mit dem Namen „Rechnungseingang unbezahlt“ anlegen. Alle Dokumente, die über diesen Spooler verarbeitet werden, landen automatisch im Ordner Eingangsrechnungen und erhalten das Flag „offen“.

4. Einrichtung des IKS

Das Interne Kontrollsystem (IKS) schützt deine Dokumente vor Manipulationen oder unzulässigen Änderungen. Es sorgt außerdem dafür, dass Änderungen revisionssicher nachvollziehbar bleiben.

Wenn du das IKS aktivierst, werden bei bestimmten Apps – wie etwa der App Rechnungen – automatisch Duplikate der Dokumente angelegt, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Dabei bleibt immer auch die vorherige Version erhalten.

Beachte: Einmal aktiviert, kann das IKS nicht mehr deaktiviert werden.

5. Einrichtung der Schnittstelle zu tricoma fulfillment

Einige Dienste wie die Texterkennung (OCR), der E-Mail-Eingang und auch der Dateieingang über den Hardwarescanner laufen über die tricoma fulfillment-Schnittstelle.

Um diese Funktionen zu aktivieren, gehe in der App DMS → Einstellungen → Allgemeine Einstellungen und wähle dort aus, über welche Schnittstelle die Verarbeitung erfolgen soll.

6. Einrichtung des Hardwarescanners

Für den Hardware-Dokumentenscanner musst du nichts weiter einrichten. Bestelle den Scanner einfach im tricoma Store – nach der Bestellung und Einrichtung wird er direkt mit deinem System verbunden und ist einsatzbereit.

7. Einrichtung der Texterkennung (OCR) und OCR-Regeln

Die Texterkennung (OCR) ist eine der wichtigsten Funktionen im tricoma DMS. Sie ermöglicht, dass Dokumente durchsucht und automatisch weiterverarbeitet werden können.

Da die OCR sehr rechenintensiv ist, läuft sie über die Server von tricoma fulfillment. In den Einstellungen der App DMS → OCR kannst du den Dienst für bestimmte Apps aktivieren.

Wir empfehlen, den OCR-Dienst mindestens für die App DMS zu aktivieren. Nur dadurch können nachgelagerte Funktionen – z. B. die automatische Zuordnung in der Eingangsrechnungsverwaltung – korrekt arbeiten, da Belege anhand von Textinhalten erkannt werden.

8. Einrichtung des E-Mail-Eingangs

Über den E-Mail-Eingang der App DMS kannst du Rechnungen oder andere Dokumente einfach an deine persönliche Adresse im Format *@tricoma-dms.de weiterleiten.

Die PDF-Anhänge der E-Mail werden automatisch in dein tricoma-System importiert. Der E-Mail-Inhalt selbst wird dabei nicht ausgewertet und verworfen.