Einrichtungstutorial: App ZUGFeRD / eRechnung

Dank der App ZUGFeRD / eRechnung können im tricoma System E-Rechnungen und E-Gutschriften (= E-Belege) erstellt werden. Diese werden in Form einer XML-Datei in die generierte PDF-Datei eingebettet. Es entsteht ein sogenanntes Hybrid-PDF (siehe Allgemeiner Hinweis zu unserem ZUGFeRD-Format).

In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung und Funktionsweise der App.

Die App ZUGFeRD / eRechnung ist standardmäßig bereits installiert und grundkonfiguriert, sodass E-Belege direkt in der App Rechnungen bzw. App Gutschriften generiert werden können.

Dennoch solltest du die Einstellungen durchgehen, da durch die automatische Grundkonfiguration nicht alle Anwendungsfälle abgedeckt werden können.

Klicke dazu auf Einstellungen → Allgemeine Einstellungen:

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Standardkonfiguration
Hier legst du fest, welche Vorlage für die Erstellung von E-Belegen standardmäßig verwendet werden soll. Standardmäßig ist die europäische Norm EN 16931 eingestellt.
Abweichende Einzelkonfiguration können im Menüpunkt „Kundengruppen“ eingestellt werden.
Im Bereich „Konfigurationen“ können neue Vorlagen erstellt werden.

Rechnungszuschläge
Bei Bedarf fügst du hier ein oder mehrere Systemartikel kommagetrennt ein, die im generierten E-Beleg als Zuschläge behandelt werden sollen, z. B. Gebühren oder Aufpreise. Die hier eingefügten Systemartikel wird berücksichtigt, wenn sie bereits als Position in der Rechnung oder Gutschrift enthalten sind.

Rechnungsabschläge
Bei Bedarf fügst du hier ein oder mehrere Systemartikel kommagetrennt ein, die im generierten E-Beleg als Abschläge behandelt werden sollen, z. B. allgemeine Rabatte oder Preisnachlässe. Die hier eingefügten Systemartikel wird berücksichtigt, wenn sie bereits als Position in der Rechnung oder Gutschrift enthalten sind.

Kundendatenfeld für die Leitweg-ID definieren
Wenn du E-Rechnungen für Behörden bzw. öffentliche Stellen erstellst, musst du für die Leitweg-ID das dafür vorgesehene Kundendatenfeld im Dropdown-Menü auswählen. Dazu musst du zuvor in der App Kunden ein entsprechendes Datenfeld vom Typ „Textfeld begrenzt“ anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du hier: Kundendatenfelder verwalten
🔴 Die Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld in den Kundendaten, wenn E-Rechnungen für Behörden bzw. öffentliche Stellen erstellt werden.

Welche Kennung des Käufers soll verwendet werden
Wähle aus, welche Kennung des Käufers verwendet werden soll. Empfohlen wird entweder die Kundennummer (Kunden-ID) oder die GLN. Die meisten Validatoren bewerten es jedoch nicht als Fehler, wenn beide Kennungen verwendet werden.

Kundendatenfeld für die GLN definieren
Falls erforderlich, muss auch für die GLN – genauso wie für die Leitweg-ID – ein eigenes Kundendatenfeld definiert werden.

Standardanmerkung
Bei Bedarf kannst du hier eine feste Anmerkung hinterlegen, die bei jedem generierten E-Beleg ausgegeben wird.

Standardhinweis auf Entgeltminderungen deaktivieren
Sobald bei der Generierung erkannt wird, dass bei mindestens einer Rechnungsposition ein prozentualer Rabatt eingetragen wurde (> 0 %), wird automatisch ein Standardhinweis auf der E-Rechnung ausgegeben.
Der Standardhinweis lautet: Es ergeben sich Entgeltminderungen aufgrund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.
Ist diese Option aber aktiviert, wird dieser automatische Standardhinweis nicht eingefügt. In diesem Fall wird nur noch der Text aus der „Standardanmerkung“ übernommen, sofern dort etwas hinterlegt ist.

Im Menüpunkt „Zahlungsarten“ kannst du optional deine tricoma-Zahlungsarten den ZUGFeRD-Zahlungsweisen zuordnen:

Erfolgt keine Zuordnung, wird in der XML-Datei keine Zahlungsweise übergeben. Dadurch könnte die Generierung der XML-Datei gegebenenfalls fehlschlagen.

Wenn es sich um eine Rechnung im SEPA-Raum handelt, sollte normalerweise „SEPA Überweisung“ statt „Überweisung“ und „SEPA Lastschrift“ statt „Lastschrift“ verwendet werden.

Je nach gewählter Zahlungsart werden unterschiedliche zahlungsspezifische Daten übergeben:

🔵Hinweis:
Bei allen anderen Zahlungsarten, die nicht explizit zugeordnet wurden, werden keine zahlungsspezifischen Daten übermittelt – es werden lediglich die Rechnungsdaten und die Bezeichnung der Zahlungsart übergeben.

Hier legst du für jede einzelne Kundengruppe fest, ob und mit welcher Konfiguration E-Belege erzeugt werden sollen:

Für jede Kundengruppe kannst Du im Dropdown-Menü eine der folgenden Möglichkeiten auswählen:

Hier kannst du neue Vorlagen anlegen und konfigurieren, die für die Erstellung von E-Belegen verwendet werden können.

Du hast dabei die Wahl zwischen den Profilen EN 16931 und EXTENDED.

Mit dem Profil "EXTENDED" kannst du eine umfangreichere und detailliertere E‑Belege erzeugen als mit der europäischen Norm. Es ist für Fälle gedacht, in denen mehr strukturierte Informationen in der E‑Rechnung bzw. E-Gutschrift benötigt werden.

Öffne als Nächstes die App Administration. Es ist essenziell wichtig, dass die dort hinterlegten Unternehmensdaten korrekt und vollständig sind. Fehlende oder fehlerhafte Angaben führen dazu, dass die Generierung von E-Belegen fehlschlägt oder diese nicht valide sind.

Über diese Daten muss dein Unternehmen für die Finanzbehörden eindeutig identifizierbar sein. Die Angaben müssen entsprechend der Rechtsform deines Unternehmens gepflegt werden.

Gehe dazu in App Administration → Einstellungen → Ihre Daten und prüfe unter „Unternehmensdaten“, ob deine Angaben korrekt und vollständig sind. Achte unbedingt darauf, dass das Land vollständig ausgeschrieben ist.

Wenn du die App Mandanten installiert hast, müssen auch die Unternehmensdaten der Mandanten korrekt gepflegt sein.

Optional für E-Belege sind folgende Felder:

Weiter unten bei „Bankverbindung“ müssen alle Felder befüllt sein. Trage die IBAN ohne Leerzeichen ein.

🔴 Wichtig ist außerdem, dass die Adresse des Rechnungsempfängers vollständig sein muss, einschließlich der Angabe des Landes.

Sobald eine PDF-Rechnung, PDF-Gutschrift oder PDF-Proformarechnung generiert wurde, erfolgt ein entsprechender Eintrag im Reiter "Übersicht".

Mit folgendem Validator kannst du prüfen, ob dein E-Beleg valide ist:
https://www.portinvoice.com/

🔵 Wichtiger Hinweis:
Es gibt mehrere Validatoren verschiedener Anbieter zur Prüfung von E-Belegen. Zwar basiert die E-Rechnung / E-Gutschrift in Deutschland grundsätzlich auf der europäischen Norm EN 16931 (z. B. bei Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD), jedoch existiert derzeit kein zentraler offizieller Validator (Stand 07/26).

Viele Validatoren verwenden die offizielle KoSIT-Prüflogik oder orientieren sich an den offiziellen Regelwerken, prüfen jedoch teilweise zusätzlich nach eigenen Geschäftsregeln oder erweiterten Validierungsregeln. Daher kann es vorkommen, dass verschiedene Validatoren unterschiedliche Ergebnisse liefern.

Gleiches gilt auch für Programme, die E-Belege einlesen und verarbeiten.