App Archiv

Die App Archiv dient dazu, nicht mehr benötigte Daten und Elemente auszulagern und zu archivieren. Dadurch werden diese im System nicht weiter verwendet, was zu einer höheren Stabilität und besseren Performance von tricoma führt.

Die Nutzung dieser App ist besonders empfehlenswert, wenn eine große Menge an Bestellungen, Rechnungen oder Lieferungen vorhanden ist.

Hauptbereiche

Die App ist in folgende Hauptbereiche unterteilt:

1. Einstellungen
2. Übersicht
3. Meldungen
4. Tools

1. Einstellungen

In diesem Bereich werden die grundlegenden Einstellungen der App Archiv vorgenommen.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen dir zur Verfügung:

1. Appeinstellungen
2. Dateisystem

1.1 Appeinstellungen

In den Appeinstellungen legst du fest, wie sich die Archivierung der Elemente verhalten soll. So kannst du beispielsweise in der App Rechnungen / Faktura über bearbeiten bestimmen, dass Elemente erst nach drei Jahren archiviert werden.

1. In den Detaileinstellungen kannst du die Auto-Archivierung aktivieren und einen Zeitraum festlegen. Das System archiviert die Elemente dann automatisch gemäß dieser Einstellung.
2. Du kannst zusätzlich festlegen, dass Elemente nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden.
3. Für Rechnungen besteht außerdem die Möglichkeit, PDF-Dokumente von der Archivierung auszuschließen.
4. Optional kannst du eine Bedingung für bestimmte Apps hinterlegen. Zum Beispiel lässt sich bei Rechnungen definieren, ob ein bestimmter Status als Voraussetzung für die Archivierung berücksichtigt werden soll.

1.2 Dateisystem

Hier bestimmst du, ob Elemente im lokalen Dateisystem beim Löschen des Archiveintrags ebenfalls entfernt werden sollen. So kannst du beispielsweise bei Lieferantenbestellungen die zugehörigen Dateien löschen, um Speicherplatz freizugeben.

2. Übersicht

In der Übersicht kannst du nach Auswahl der entsprechenden App die archivierten Elemente einsehen.

1. Im Detailbereich werden dir die Nummern der archivierten Vorgänge angezeigt.
2. Wenn DMS-Einträge vorhanden sind, werden dir die zugehörigen Dokumente ebenfalls zur Einsicht angezeigt. So behältst du auch bei archivierten Rechnungen jederzeit den vollständigen Überblick.
3. Anschließend werden die Datenbankinhalte der jeweiligen Tabelle ausgegeben. Diese Informationen sind besonders bei Produkten interessant, da hier häufig zusätzliche Felder hinterlegt sind.

3. Meldungen

Im Bereich Meldungen kannst du nachvollziehen, wenn es zu Problemen oder Schwierigkeiten bei der Archivierung gekommen ist. So behältst du jederzeit den Überblick über mögliche Fehler in der Archivablage.

4. Tools

Im Bereich Tools kannst du manuell verschiedene Funktionen zur Archivierung ausführen. In der Regel übernimmt der Cronjob diese Aufgaben automatisch, sodass eine manuelle Ausführung normalerweise nicht notwendig ist.

Folgende Tools stehen dir zur Verfügung:

1. Archivierung starten
2. Komprimierung starten
3. Löschung starten

4.1 Archivierung starten

Mit diesem Tool kannst du die Archivierung der Elemente manuell ausführen.

4.2 Komprimierung starten

Mit diesem Tool hast du die Möglichkeit, die bereits archivierten Daten manuell zu komprimieren.

4.3 Löschung starten

Dieses Tool ermöglicht dir, die Löschung der archivierten Elemente manuell durchzuführen.

Die Archivierung in der Praxis

In den verschiedenen Apps hast du im Aktionsmenü die Möglichkeit, den Punkt Eintrag in das Archiv verschieben auszuwählen.
Wichtig: Handle hier mit besonderer Vorsicht!

Wenn du ein Element in das Archiv verschiebst, werden die dazugehörigen Daten früher oder später zur Löschung vorgemerkt. Nach einer Wiederherstellung über das Archiv kann es unter Umständen zu Fehlern kommen, da bestimmte Felder – beispielsweise bei Produkten – nicht mehr vorhanden sind. Auch kann es passieren, dass Verknüpfungen nicht mehr korrekt dargestellt werden.

Zudem werden spezielle Einstellungen, wie E-Mail-Vorlagen oder individuelle Zahlungstexte im Kunden, unter Umständen nicht mit archiviert und können daher nicht wiederhergestellt werden.

Beispielszenario:

• Du archivierst versehentlich eine Amazon-Bestellung.
• Diese wird erneut eingespielt, da sie im System nicht mehr vorhanden ist.
• Es kommt zu einer doppelten Abwicklung der Bestellung.

Wichtiger Hinweis:

Wir empfehlen, für Verkaufsplattformen wie Amazon, eBay, OTTO usw. die automatische Archivierung nicht zu aktivieren. Sollte die Aktivierung dennoch notwendig sein, sollte das Mindestalter der Elemente auf mindestens 10 Jahre festgelegt werden.

Die automatische Archivierung von Verkaufsplattformen sollte grundsätzlich nicht aktiviert werden, solange über diese Plattformen noch Verkäufe stattfinden.

Sobald der Verkauf über eine bestimmte Plattform vollständig eingestellt wurde und diese nicht mehr genutzt wird, kann die automatische Archivierung mit einem beliebigen Mindestalter aktiviert werden, um die Daten in komprimierter Form zu speichern.

Siehe auch das Masterclass Video dazu: