Einrichtungstutorial: App Bankkontenabgleich

Die App Bankkontenabgleich ermöglicht dir die automatische Abstimmung deiner Kontobewegungen mit Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften aus deinem tricoma System. Dadurch werden Zahlungsvorgänge zuverlässig erkannt.

Mithilfe des Hintergrundabgleichs identifiziert die App Zahlungen ohne manuelles Eingreifen. Passende Vorgänge werden automatisch zugeordnet, sodass Rechnungen direkt als bezahlt markiert werden.

Vorteile für die Buchführung

• Präzise Erkennung von Zahlungseingängen
• Automatische Zuordnung zu Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften
• Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall manueller Prüfungen
• Reibungslose und genaue Abwicklung deiner Buchführungsprozesse

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

In diesem Bereich legst du fest, wie die App Bankkontenabgleich Zahlungen identifiziert und mit Vorgängen verknüpft.

• Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heranziehen?

Ist diese Option aktiviert, berücksichtigt die App beim Abgleich auch die in Bestellungen hinterlegten Referenznummern.

• Kundennummer zum Abgleich heranziehen?

Bei aktivierter Einstellung wird die Kundennummer zusätzlich als Suchkriterium verwendet.

• Bei bezahlten Bestellungen ohne Rechnung automatisch Rechnungen anlegen und als bezahlt markieren?

Existiert noch keine Rechnung, wird automatisch eine Rechnung erstellt und als bezahlt markiert, sobald eine Bestellung mit einer Zahlung verknüpft wird.

• Bei verknüpfter Bestellung mit angelegter Rechnung automatisch Rechnungen als bezahlt markieren, wenn Betrag identisch ist?

Stimmen Bestell- und Rechnungsbetrag vollständig überein, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert.

• Rechnungen, die verknüpft sind, als bezahlt markieren?

Mit dieser Einstellung werden alle Rechnungen eines zugehörigen Vorgangs automatisch als bezahlt markiert.

• Bestellung und Rechnung automatisch anlegen, wenn ein Kauf aus dem Ebay-Connector verknüpft wurde?

Ist diese Option aktiv, erstellt die App automatisch eine Bestellung und eine Rechnung.

• Automatische Rechnungsanlage bei Käufen über den Ebay-Connector deaktivieren?

Mit dieser Einstellung kannst du die automatische Rechnungsanlage deaktivieren. Wird gleichzeitig die vorherige Option genutzt, wird lediglich eine Bestellung erzeugt.

• Gutschriften als erledigt markieren

Verknüpfte Gutschriften werden automatisch als erledigt markiert.

• Mehr Ergebnisse vor genauen Ergebnissen?

Es werden zunächst mehr alternative Treffer angezeigt, bevor exakte Ergebnisse priorisiert werden.

• Bei der Verknüpfung über die Detailsuche nach dem Verknüpfen wieder in die Detailsuche wechseln?

Nach einer Verknüpfung wechselt die App automatisch zurück in die zuvor geöffnete Detailsuche.

• Betrag aus der Kontobewegung bei der Verknüpfung der Rechnung eintragen?

Standardmäßig wird der Rechnungsbetrag übernommen. Ist diese Option aktiv, wird stattdessen der Betrag aus der Kontobewegung eingetragen.

• Transaktionsnummer vom Zahlungsdienstleister in Bestellung eintragen?

Die Transaktionsnummer wird beim Verknüpfen einer Zahlung automatisch in die Bestellung übernommen.

• Kassenbelege abgleichen?

Auch Kassenbelege werden in den Zahlungsabgleich einbezogen, zum Beispiel bei Käufen auf Rechnung im Ladengeschäft.

Hintergrundabgleich

• Darf beim Hintergrundabgleich der Zahlbetrag abweichen? Wenn ja, um wie viel?

Hier legst du fest, wie hoch die maximal zulässige Abweichung des Zahlbetrags sein darf.

• Darf der Hintergrundabgleich auch durchlaufen, wenn es keine Namensgleichheit gibt?

Der Abgleich kann auch dann erfolgen, wenn der Name der Zahlung nicht mit dem Kundennamen übereinstimmt.

• Darf der Hintergrundabgleich das Ergebnis nur verknüpfen, wenn auch die Referenznummer im Verwendungszweck ist?

Automatische Verknüpfungen erfolgen nur, wenn eine passende Referenznummer im Verwendungszweck enthalten ist.

• Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heranziehen?

Die Referenzn

2. Bankkonten

In diesem Bereich verwaltest du bestehende Bankkonten und legst neue an. Dir stehen dabei folgende Optionen zur Verfügung:

Vorhandene Bankkonten

Bereits angelegte Bankkonten kannst du bearbeiten, speichern (Diskettensymbol) oder löschen (rotes X-Symbol).

Neues Bankkonto / Kasse anlegen

Hier legst du ein neues Bankkonto oder eine Kasse an.

Titel:
Vergib einen internen Titel, zum Beispiel Sparkasse XY oder PayPal.

Bankname:
Definiere den Namen der Bank.

Kontonummer:
Trage hier die Kontonummer ein.

Bankleitzahl:
Gib die Bankleitzahl an.

URL Onlinebanking:
Hinterlege die URL zum Onlinebanking des jeweiligen Kontos.

Kasse?
Lege fest, ob es sich bei diesem Eintrag um eine Kasse handelt.

Hintergrundabgleich der Zahlungen:
Aktiviere diese Option, um für dieses Konto den Hintergrundabgleich zu nutzen und Zahlungen automatisch erkennen zu lassen.

Anpassung der Zahlungsweise bei Bewegungszuordnung:
Bestimme, welche Zahlungsweise Vorgängen zugewiesen wird, wenn Zahlungen auf dieses Konto eingehen.
Beispiel: Ist dem Konto die Zahlungsweise PayPal zugeordnet, wird die Zahlungsweise in der Bestellung sowie in der dazugehörigen Rechnung automatisch auf PayPal gesetzt.

Mandanten-ID:
Ordne das Konto einem Mandanten zu. Voraussetzung hierfür ist die App Mandanten.

Gläubiger-ID:
Hinterlege die Gläubiger-ID, sofern du am Lastschriftverfahren teilnimmst. Diese erhältst du von deiner Bank.

3. E-Mail-Vorlagen

In diesem Bereich bearbeitest du die bestehenden E-Mail-Vorlagen.

E-Mail-Vorlagen

Anhand der jeweiligen Überschrift erkennst du, um welche E-Mail es sich handelt. Nutze die verfügbaren Variablen, um eine passende Vorlage zu erstellen.

Wichtig:
Lässt du den Betreff leer, wird der automatische Versand dieser Vorlage deaktiviert. Beim automatischen Versand ergänzt das System automatisch die Mailsignatur, die in der App Administration unter Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.

4. Automatische Aktionen (Regeln)

In diesem Bereich legst du Regeln für automatische Aktionen fest. Zahlungen bestimmter Auftraggeber mit einem definierten Verwendungszweck und Betrag können dadurch automatisch als abgeglichen markiert werden.

Titel:
Vergib einen aussagekräftigen Titel für die automatische Aktion.

Bedingungen

Verwendungszweck enthält:
Gib an, welche Begriffe im Verwendungszweck enthalten sein müssen, damit die Aktion ausgelöst wird (zum Beispiel Miete).

Auftraggeber enthält:
Gib an, welche Begriffe im Auftraggeber enthalten sein müssen, damit die Aktion ausgeführt wird (zum Beispiel BueroAG).

Betrag prüfen

Mit dieser Option legst du fest, ob der Betrag der Zahlung berücksichtigt werden soll.

Betrag ist größer als:
Definiere den minimalen Betrag, ab dem die Zahlung automatisch abgeglichen werden soll (zum Beispiel 700).

Betrag ist kleiner als:
Definiere den maximalen Betrag, bis zu dem die Zahlung automatisch abgeglichen werden soll (zum Beispiel 8000).

Als abgeglichen markieren

Sind alle oben definierten Bedingungen erfüllt, werden die Zahlungen automatisch als abgeglichen markiert.

Beispiel: Eine Zahlung der BueroAG mit dem Verwendungszweck Miete und einem Betrag zwischen 700 und 800 € wird automatisch als abgeglichen markiert.

5. Automatische Aktionen (Rechnungsanlage / E-Mail)

In diesem Bereich kannst du die automatische Rechnungsanlage sowie den automatischen Versand von E-Mails (Systemmails) für einzelne Zahlungsweisen deaktivieren.

Als Absenderadresse für den automatischen E-Mail-Versand wird die E-Mail-Adresse verwendet, die in der App Mailversand unter Einstellungen → SMTP-Server hinterlegt ist.

Sieh dir dazu auch die folgenden Tutorials an:

tricoma-Bankkonto anlegen
Die Funktionsweise und Bedienung vom Bankkontenabgleich
Abgleich der unabgeglichenen Zahlungen mittels der Profi Suche
Erklärung: Systemmails und Mailer
Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen

Masterclass-Video zum Thema Bankkontenabgleich: