Die App Bankkontenabgleich ermöglicht die automatische Abstimmung Ihrer Kontobewegungen mit Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften aus Ihrem Warenwirtschaftssystem. Dadurch werden Zahlungsvorgänge zuverlässig erkannt.
Mithilfe des Hintergrundabgleichs identifiziert die App Zahlungen ohne manuelles Eingreifen. Passende Vorgänge werden automatisch zugeordnet, sodass Rechnungen direkt als bezahlt markiert werden.
Vorteile für die Buchführung
- Präzise Erkennung von Zahlungseingängen
- Automatische Zuordnung zu Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften
- Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall manueller Prüfung
- Reibungslose und genaue Abwicklung Ihrer Buchführungsprozesse
Einstellungen
Allgemeine Einstellungen
In diesem Bereich legen Sie fest, wie die App Bankkontenabgleich Zahlungen identifiziert und mit Vorgängen verknüpft.
- Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heranziehen?
Wenn aktiviert, berücksichtigt die App beim Abgleich auch die in Bestellungen hinterlegten Referenznummern.
- Kundennummer zum Abgleich heranziehen?
Bei aktiviertem Schalter wird die Kundennummer zusätzlich als Suchkriterium genutzt.
- Bei bezahlten Bestellungen ohne Rechnung automatisch Rechnungen anlegen und als bezahlt markieren?
Existiert noch keine Rechnung, wird automatisch eine bezahlt markierte Rechnung erstellt, sobald die Bestellung mit einer Zahlung verknüpft wird.
- Bei verknüpfter Bestellung mit angelegter Rechnung automatisch Rechnungen als bezahlt markieren, wenn Betrag identisch ist?
Die Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert, wenn Bestell- und Rechnungsbetrag vollständig übereinstimmen.
- Rechnungen, die verknüpft sind, als bezahlt markieren?
Mit dieser Einstellung werden alle Rechnungen des zugehörigen Vorgangs als bezahlt markiert.
- Bestellung und Rechnung automatisch anlegen, wenn ein Kauf aus dem Ebay-Connector verknüpft wurde?
Bei aktivierter Option erstellt die App automatisch eine Bestellung und eine Rechnung.
- Automatische Rechnungsanlage bei Käufen über den Ebay-Connector deaktivieren?
Mit dieser Einstellung kann die automatische Rechnungsanlage abgeschaltet werden. Wird die vorherige Option gleichzeitig genutzt, wird nur eine Bestellung erzeugt.
- Gutschriften als erledigt markieren
Verknüpfte Gutschriften werden automatisch als erledigt markiert.
- Mehr Ergebnisse vor genauen Ergebnissen?
Die Einstellung zeigt mehr alternative Treffer an, bevor exakte Ergebnisse priorisiert werden.
- Bei der Verknüpfung über die Detailsuche nach dem Verknüpfen wieder in die Detailsuche wechseln?
Nach einer Verknüpfung wechselt die App zurück in die zuvor geöffnete Detailsuche. Dies unterstützt bestimmte Arbeitsabläufe.
- Betrag aus der Kontobewegung bei der Verknüpfung der Rechnung eintragen?
Standardmäßig wird der Rechnungsbetrag übernommen. Bei aktivierter Option wird stattdessen der Betrag aus der Kontobewegung eingetragen.
- Transaktionsnummer vom Zahlungsdienstleister in Bestellung eintragen?
Die Transaktionsnummer wird automatisch in die Bestellung übernommen, wenn eine Zahlung verknüpft wird.
Auch Kassenbelege werden in den Zahlungsabgleich einbezogen, etwa bei Käufen auf Rechnung im Ladengeschäft.
Hintergrundabgleich
- Darf beim Hintergrundabgleich der Zahlbetrag abweichen? Wenn ja, um wie viel?
Hier definieren Sie die zulässige maximale Abweichung des Zahlbetrags.
- Darf der Hintergrundabgleich auch durchlaufen, wenn es keine Namensgleichheit gibt?
Der Abgleich kann auch dann stattfinden, wenn der Name auf der Zahlung nicht dem Kundennamen entspricht.
- Darf der Hintergrundabgleich das Ergebnis nur verknüpfen, wenn auch die Referenznummer im Verwendungszweck ist?
Nur Zahlungen mit passender Referenznummer werden automatisch verknüpft.
- Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heranziehen?
Die Referenznummer dient beim Abgleich als zusätzliches Kriterium. In Kombination mit der vorherigen Einstellung wird ein automatischer Abgleich erst möglich.
- E-Mail-Adresse für eine tägliche Info, wenn es noch nicht abgeglichene Elemente gibt?
Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die tägliche Hinweise über offene Abgleiche versendet werden.
Sonstiges
- Präfix auf den Bestellungen
Für diese Einstellung wird die App Mandanten benötigt. Das Bestellungspräfix des entsprechenden Mandanten wird hier hinterlegt.
- Präfix auf den Rechnungen
Auch für das Rechnungspräfix ist die App Mandanten erforderlich.
- Im Autoabgleich stornierte Bestellungen/Rechnungen anzeigen?
Stornierte Vorgänge können im Autoabgleich angezeigt werden, sodass zugehörige Zahlungen zugeordnet oder erstattet werden können.
Weitere Einstellungen
- Anzahl der Tage im Autoabgleich
Hier legen Sie fest, wie viele Tage rückwirkend Vorgänge automatisch abgeglichen werden. Aus Performancegründen sollte der Wert nicht höher als 3 sein.
- Verschiedene gefundene Nummern in Überweisungstexten zu einer Nummer zusammenfassen?
Nummern wie „1341 33“ werden zu „134133“ oder „1341-33“ zusammengeführt, um den automatischen Abgleich zu verbessern.
- In der Profisuche Bestellungen ausblenden, wenn diese komplett als Rechnung angelegt wurde?
Wurde für eine Bestellung bereits vollständig eine Rechnung erstellt, erscheint diese Bestellung nicht mehr in der Profisuche.
- Anpassung der Zahlungsweise in der Bestellung/Rechnung anhand des Bankkontos?
Die Zahlungsweise in Bestellungen und Rechnungen kann anhand des Bankkontos automatisch angepasst werden. Voraussetzung ist, dass im Bankkonto die korrekte Zahlungsweise hinterlegt wurde.
- Status der Bestellung, wenn keine Rechnung angelegt wird
Hier bestimmen Sie, welchen Status eine Bestellung erhält, sofern keine Rechnung erzeugt wird.
Manueller Abgleich
- Im manuellen Abgleich auch erfolgreich abgeschlossene Objekte vorschlagen?
Erledigte Vorgänge können im manuellen Abgleich angezeigt werden, wenn eine weitere Prüfung notwendig ist.
- Im manuellen Abgleich auch stornierte Objekte vorschlagen?
Stornierte Vorgänge werden vorgeschlagen, wenn diese beispielsweise versehentlich bezahlt wurden.
- Referenznummern bestehen aus Zahlen und Buchstaben?
Diese Einstellung begrenzt Referenznummern auf Zahlen und Buchstaben. Das erhöht die Performance.
- Suchzeitraum bei SEPA-Zahlungen
Ein definierter Toleranzbereich legt fest, wie stark das SEPA-Datum vom Datum der Kontobewegung abweichen darf.
Abschlagszahlungen
- Abschlagszahlungen zu Bestellungen aktivieren
Kunden können Teilzahlungen leisten. Bei der Verknüpfung im manuellen Abgleich wird automatisch ein Abschlagszahlungsprodukt ergänzt und eine Rechnung angelegt. Voraussetzung ist, dass die automatische Rechnungsanlage aktiv ist und noch keine Rechnung existiert.
- Produkt ID für die Abschlagszahlungen
Hier wird das Produkt für Abschlagszahlungen definiert. Falls erforderlich, legen Sie den Artikel in der App Produkte als Systemartikel an.
Weitere Optionen
Hintergrundabgleich und automatischer Abgleich für bestimmte Lieferländer deaktivieren
Definieren Sie Länder, für die kein Hintergrund- oder automatischer Abgleich ausgeführt werden soll.
Shortinfo zu unabgeglichenen Zahlungen deaktivieren
Die Kurzübersicht zu offenen Zahlungen kann ausgeblendet werden. Dies wird nicht empfohlen, da Zahlungen sonst unbemerkt bleiben könnten.
Shortinfo nur für positive Beträge anzeigen
Es werden nur Hinweise angezeigt, wenn positive Beträge vorliegen. Beglichene Eingangsrechnungen erscheinen dadurch nicht.
Spalte Saldo ausblenden
Die Saldo-Spalte in der Übersicht kann bei Bedarf ausgeblendet werden.
Apps für den Abgleich deaktivieren
Apps für den Autoabgleich deaktivieren
Hier deaktivieren Sie Apps, die nicht mehr für den automatischen Abgleich genutzt werden sollen, z. B. bei doppelten Nummernkreisen.
Apps
Zeigt alle kompatiblen Apps im System. Hier wählen Sie aus, welche davon für den Autoabgleich deaktiviert werden sollen.
Apps für den manuellen Abgleich deaktivieren
An dieser Stelle deaktivieren Sie Apps, die nicht für den manuellen Abgleich genutzt werden sollen.
Apps
Die Übersicht zeigt alle kompatiblen Apps. Hier bestimmen Sie, welche für den manuellen Abgleich deaktiviert werden.
2. Bankkonten
In diesem Bereich verwalten Sie bestehende Bankkonten und legen neue an. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
Vorhandene Bankkonten
Bereits angelegte Bankkonten können Sie bearbeiten, speichern (Diskettensymbol) oder löschen (rotes X-Symbol).
Neues Bankkonto / Kasse anlegen
Hier legen Sie ein neues Bankkonto oder eine Kasse an.
Titel: Vergeben Sie einen internen Titel, z. B. Sparkasse XY oder PayPal.
Bankname: Definieren Sie den Namen der Bank.
Kontonummer: Tragen Sie die Kontonummer ein.
Bankleitzahl: Geben Sie die Bankleitzahl ein.
URL Onlinebanking: Hinterlegen Sie die URL des Onlinebankings des jeweiligen Kontos.
Kasse? Legen Sie fest, ob es sich bei dem Eintrag um eine Kasse handelt.
Hintergrundabgleich der Zahlungen: Aktivieren Sie den Hintergrundabgleich für dieses Konto, um Zahlungen automatisch erkennen zu lassen.
Anpassung der Zahlungsweise bei Bewegungszuordnung: Bestimmen Sie, welche Zahlungsweise Vorgängen zugewiesen wird, wenn Zahlungen auf dieses Konto eingehen.
Beispiel: Ist dem Konto die Zahlungsweise PayPal zugeordnet, wird die Zahlungsweise in der Bestellung und der dazugehörigen Rechnung automatisch auf PayPal gesetzt.
Mandanten-ID: Ordnen Sie das Konto einem Mandanten zu. (Benötigt die App Mandanten.)
Gläubiger-ID: Hinterlegen Sie die Gläubiger-ID, sofern Sie am Lastschriftverfahren teilnehmen. Diese erhalten Sie von Ihrer Bank.
3. E-Mail-Vorlagen
In diesem Bereich bearbeiten Sie die bestehenden E-Mail-Vorlagen.
E-Mail-Vorlagen
Anhand der jeweiligen Überschrift erkennen Sie, um welche E-Mail es sich handelt. Nutzen Sie die verfügbaren Variablen, um eine passende Vorlage zu erstellen.
Wichtig: Lassen Sie den Betreff leer, wird der automatische Versand dieser Vorlage deaktiviert. Beim automatischen Versand ergänzt das System automatisch die Mailsignatur, die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.
4. Automatische Aktionen (Regeln)
In diesem Bereich legen Sie Regeln für automatische Aktionen fest. Zahlungen von bestimmten Auftraggebern mit einem definierten Verwendungszweck und Betrag können so automatisch als abgeglichen markiert werden.
Titel: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel für die automatische Aktion.
Bedingungen
Verwendungszweck enthält:
Geben Sie an, welche Begriffe im Verwendungszweck enthalten sein müssen, damit die Aktion ausgelöst wird. (z. B. Miete)
Auftraggeber enthält:
Geben Sie an, welche Begriffe im Auftraggeber enthalten sein müssen, damit die Aktion ausgeführt wird. (z. B. BueroAG)
Betrag prüfen
Mit dieser Option legen Sie fest, ob der Betrag der Zahlung berücksichtigt wird.
Betrag ist größer als:
Definieren Sie den minimalen Betrag, ab dem die Zahlung automatisch abgeglichen werden soll. (z. B. 700)
Betrag ist kleiner als:
Definieren Sie den maximalen Betrag, bis zu dem die Zahlung automatisch abgeglichen werden soll. (z. B. 8000)
Als abgeglichen markieren
Wenn alle oben definierten Bedingungen erfüllt sind, können Zahlungen automatisch als abgeglichen markiert werden.
Beispiel: Eine Zahlung der BueroAG mit dem Verwendungszweck „Miete“ und einem Betrag zwischen 700 und 800 € wird automatisch als abgeglichen markiert.
