Anzahlungen in Bestellungen

Bestellung über das Kassensystem erstellen

Das Kassensystem ermöglicht es Artikel nicht vollständig, sondern zunächst per Anzahlung über die Kasse zu zahlen und anschließend die Bestellung zu bezahlen.¹

Zunächst fügst du die gewünschten Artikel der kassenliste hinzu. Damit eine gültige Bestellung bzw. eine ordentliche Rechnung erstellt werden kann, muss vor dem Bezahlvorgang ein Kund zugeordnet werden.
Siehe dazu: Kunde in der Kasse anlegen und einem Kassiervorgang zuweisen
oder Kunden per Suche dem Kassiervorgang zuweisen

Ist ein Kund gewählt, starte den Bezahlvorgang übder den Button Bezahlen und wähle als Zahlungsweise Bestellung anlegen aus. Im Eingabefeld Betrag kannst du dann den Anzahlungsbetrag eingeben.

Hier kannst du auch angeben, ob die Ware direkt ausgebucht werden soll (falls der Kunde die Ware bereits beim anlegen der Bestellung ausgehändigt bekommt) und ob eine Rechnung direkt angelegt werden soll.2

Bestellung über das Kassensystem fertig bezahlen

Möchte der Kunde die Bestellung an der Kasse begleichen, hast du zwei Optionen, die Bestellung in der Kasse zu öffnen:

• Falls vorhanden, den Barcode auf der Bestellbestätigung scannen (der Barcode ist standardmäßig nicht enthalten und muss individuell eingebaut werden).
• Suche die Bestellung über den Button in der Kasse und klicke bei der Bestellung auf das Diamanten-Symbol.

Bestellungen können in der Kasse nur geöffnet werden, wenn der Status weder storniert noch erledigt ist.
Sobald du die Bestellung geöffnet hast, wird sie dem Kassiervorgang zugeordnet und der Kunde kann den Restbetrag an der Kasse begleichen.

Anzahlungen in Bestellungen

Wenn eine Bestellung mit Anzahlung über das Kassensystem erstellt wird, wird der ursprüngliche Zahlbetrag zunächst auf 0 gesetzt und anschließend die Anzahlung verbucht.

Dabei wird für jeden in der Bestellung enthaltenen Steuersatz eine entsprechende Anzahlungsausgleichsposition erzeugt. Die Anzahlung wird grundsätzlich zuerst dem höchsten in der Bestellung vorkommenden Steuersatz zugeordnet. Verbleibt danach ein Restbetrag, wird dieser schrittweise dem jeweils nächstniedrigeren Steuersatz zugewiesen.

Beispiel:
Enthält die Bestellung ein Produkt für 20 € mit 19 % MwSt. sowie ein Produkt für 30 € mit 7 % MwSt., und es wird eine Anzahlung in Höhe von 30 € geleistet, ergibt sich folgende Verteilung:

• 20 € Anzahlung mit 19 % MwSt.
• 10 € Anzahlung mit 7 % MwSt.

Bestellungen abschließen

In der Bestellung selbst bleiben die Produkte mit ihren regulären Preisen bestehen. Zusätzlich werden negative Anzahlungspositionen eingefügt. Dadurch reduziert sich der offene Restbetrag der Bestellung entsprechend um den geleisteten Anzahlungsbetrag.

Die Steuersätze der Anzahlungspositionen werden dabei steuersatzgenau berücksichtigt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuer korrekt verrechnet und nicht doppelt ausgewiesen wird.

Bestellungen mit direkter Lagerausbuchung

Wenn direkt beim anlegen einer Bestellung die Produkte vom Lagerausgebucht werden, so erhalten die Produkte auf dem Kassenbeleg eine Anmerkung, dass der Kunde die Ware bereits erhalten hat. Das Produkt wird auch direkt beim Abschließen des Bezahlvorgangs aus dem Lager ausgebucht

Bestellungen mit direkter Lagerausbuchung abschließen

In der Bestellung werden die Produkte anschließend mit der Menge 0 geführt, da der Kunde die Ware bereits erhalten hat und andernfalls unnötig Lagerbestand reserviert würde.

Die ursprünglich gelieferte Menge wird stattdessen in einer Anmerkung zur Bestellung dokumentiert.

Zusätzlich wird ein Zahlungsausgleich angelegt, der nach Steuersätzen gruppiert ist. Dadurch wird der ursprüngliche Auftragswert inklusive der korrekten steuerlichen Verteilung nachvollziehbar abgebildet.

¹Hinweis:
Die Bestellung muss anschließend nicht zwingend über die Kasse gezahlt werden, sondern auch Beispielsweise über eine Überweisung.
Siehe dazu: Einrichtungstutorial: App Bankkontenabgleich

²Hinweis:
Der Haken bei Rechnung anlegen ergibt nur Sinn, wenn du möchtest, dass direkt eine Rechnung angelegt wird. Standardmäßig wird die Rechnung automatisch angelegt, sobald die App Bankkontenabgleich erkannt hat, dass der Restbetrag für die Bestellung per Überweisung eingegangen ist.

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Workflow: Offene Zahlbeträge korrekt erfassen