Wechsle im Menü in den Bereich WaWi/CRM und öffne die App Angebote.
Im Fenster gehst du auf den Reiter Übersicht und klickst dort auf das grüne Plus.
Damit erstellst du ein neues Angebot im System.
Es öffnet sich nun eine Maske, in der du die Grundeinstellungen für das Angebot festlegst:
– (1) Angebotsdatum: Wann das Angebot erstellt wird
– (2) Gültig bis: Bis wann das Angebot gültig ist
– (3) Anmerkung: Optional wählst du hier eine gespeicherte Angebotsanmerkung aus
– (4) Kundennummer: Gib hier die Kundennummer ein oder suche den Kunden über das Fernglas-Symbol („Kunde suchen“)
Sobald alle Angaben gemacht sind, klickst du auf (5)„Erstellen“, um das Angebot anzulegen.
Hinweis zu Pflichtfeldern und Angebotsverlauf
Ein Angebot kann grundsätzlich gespeichert werden, auch wenn viele Felder leer bleiben. Für die weitere Verarbeitung gelten jedoch folgende Schritte:
– Dem Angebot muss mindestens ein Produkt hinzugefügt werden, damit ein PDF generiert werden kann.
– Erst wenn das PDF erzeugt wurde, kann der Versandstatus gesetzt und das Angebot als „versendet“ markiert werden.
– Das Feld „Versand per“ muss in diesem Zusammenhang ebenfalls ausgefüllt sein.
– „Versand am“ ist automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt und kann bei Bedarf angepasst werden.
Die Bearbeitungsleiste am oberen Rand zeigt dir jederzeit an, welche Schritte bereits abgeschlossen sind und welche noch ausstehen.
Linke Seite der Angebotsmaske:
(1) Status:
Bearbeitungsstand des Angebots, z. B. angelegt, offen, abgelehnt, versendet
(2) Angebot nachgefragt?:
Gibt an, wie der Kunde das Angebot angefragt hat – z. B. E-Mail, Post, persönlich
(3) Nachgefragt am:
Datum, an dem die Angebotsanfrage vom Kunden eingegangen ist
(4) Angebotsdatum:
Datum, an dem das Angebot erstellt wurde
(5) Gültig bis:
Datum, bis zu dem das Angebot verbindlich gültig ist
(6) Anmerkung:
Hier kannst du eine gespeicherte Angebotsanmerkung auswählen oder ändern.
Wie du eine solche Anmerkung anlegst, erfährst du hier: Angebotsanmerkungen
(7) Lieferart:
Bevorzugte Versandart für eine spätere Bestellung
(8) Zahlungsweise:
Vorgesehene Zahlungsmethode für das Angebot
(9) Stufe:
Optionale Klassifizierung (z. B. für interne Bewertungsprozesse)
(10) Kategorie:
Zuweisung zu einer vorher definierten Angebotskategorie
(11) Werbekennzeichen:
Interne Kennzeichnung – z. B. für Marketingaktionen oder Kampagnen
(12) Währung:
Festlegung der Angebotswährung (z. B. Euro)
(13) Berechnung:
Gibt an, ob das Angebot netto oder brutto berechnet wird
(14) Anmerkung (intern):
Nur im System sichtbar – eignet sich für interne Hinweise und Teamnotizen
Rechte Seite der Angebotsmaske:
(15) Angelegt von / am:
Zeigt den Benutzer und das Datum der Angebotserstellung
(16) Kundennummer:
Zugeordneter Kunde; kann über das Fernglas-Symbol bearbeitet werden
(17) Ansprechpartner:
Zuständige Kontaktperson beim Kunden
(18) Referenznummer:
Optional – z. B. Bestellnummer oder Projektnummer des Kunden
(19) Versand per:
Pflichtfeld für den Versandstatus – gibt an, auf welchem Weg das Angebot verschickt werden soll
(20) Versand am:
Standardmäßig auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt – kann angepasst werden
(21) Versandanmerkung:
Optionales Feld für ergänzende Versandhinweise
(22) Hauptablehnungsgrund:
Dieses Feld kann erst ausgefüllt werden, wenn der Angebotsstatus zuvor auf „abgelehnt“ gesetzt wurde.
Es dient zur Dokumentation des Hauptgrundes für die Ablehnung.
(23) Ablehnungstext:
Freitextfeld zur Erläuterung des Ablehnungsgrundes
(24) Ablehnungsgrund 2:
Optionales Zusatzfeld für einen weiteren Ablehnungsgrund
(25) Ablehnungsgrund 3:
Weitere Ablehnungsoption bei komplexeren Fällen
(26) Anmerkung (individuell – Angebot):
Individueller Text, der im Angebots-PDF erscheint – z. B. Hinweise, Rabatte oder Sondervereinbarungen
Produkte zum Angebot hinzufügen
Um Produkte in dein Angebot aufzunehmen, stehen dir drei Möglichkeiten zur Verfügung:
(1) Manuell über das Eingabeformular „Neues Produkt hinzufügen“
Scrolle im Angebot nach unten zum Bereich „Neues Produkt hinzufügen“.
Hier kannst du einzelne Produkte über die Artikelnummer oder die Produktsuche (Lupen- oder Fernglassymbol) einfügen.
Gib zusätzlich Menge, Priorität (Reihenfolge im Angebot) und bei Bedarf eine Anmerkung ein.
Mit dem Haken „Produktkurzbeschreibung einfügen“ wird die Kurzbeschreibung automatisch übernommen.
Klicke anschließend auf „Einfügen“, um das Produkt hinzuzufügen.
(2) Produkte aus einer Vorlage einfügen
Wenn du wiederkehrende Produktkombinationen nutzt, kannst du diese als Angebotsvorlage speichern.
Mit wenigen Klicks lassen sich alle Positionen auf einmal ins Angebot übernehmen.
Die genaue Anleitung dazu findest du hier: Angebotsvorlagen erstellen und in Angebote einfügen
(3) Produkte über den Seitenbutton „Produkte“ einfügen
Rechts im Bildschirm findest du den Reiter „Produkte“.
Klicke darauf, suche das gewünschte Produkt über Name oder Artikelnummer, gib die Menge ein und bestätige mit „Einfügen“.
Auch hier kannst du optional die Produktkurzbeschreibung automatisch übernehmen lassen.
Angebot generieren
Nachdem du mindestens ein Produkt hinzugefügt hast, wird auch die Bearbeitungsleiste aktualisiert – der Schritt „Anpassen“ ist jetzt abgeschlossen.
Nun fehlt nur noch die PDF-Erstellung des Angebots.
Klicke dazu in der Bearbeitungsleiste auf den Button „generieren“, um das Angebotsdokument zu erzeugen.
(Siehe Screenshot)
Angebot ansehen
Nachdem das Angebot generiert wurde, kannst du es dir direkt ansehen.
Klicke dafür einfach auf „Öffnen“ in der Bearbeitungsleiste.
Es handelt sich dabei um genau das Dokument, das später auch an den Kunden versendet wird.
Wichtig:
Wenn du nachträglich Inhalte im Angebot änderst – zum Beispiel Produkte, Mengen oder Preise – musst du die PDF erneut generieren, damit die Änderungen übernommen werden.
Das solltest du jedoch nur tun, solange das Angebot noch nicht versendet wurde.
Andernfalls kann es passieren, dass unter derselben Angebotsnummer zwei unterschiedliche Angebotsversionen im Umlauf sind.
Angebot versenden
Abschließend muss das Angebot nur noch an den Kunden übermittelt werden.
Dafür stehen dir in der App Angebote verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Standardmäßig wird das Angebot per E-Mail verschickt.
Klicke dazu auf den Button „Versenden“ in der Bearbeitungsleiste und wähle die gewünschte Versandart – zum Beispiel E-Mail, Post oder Fax, je nach hinterlegter Einstellung.
Versandart hinterlegen
Nachdem das Angebot versendet wurde, musst du noch dokumentieren, wie es versendet wurde – zum Beispiel per E-Mail, Fax, Post oder persönlich.
Dazu wählst du im Feld „Versand per“ die passende Option aus.
Nur wenn dieses Feld ausgefüllt ist und die PDF bereits generiert wurde, kann das Angebot den Status „versendet“ erhalten.
Aus dem Angebot eine Bestellung erzeugen
Sobald der Kunde das Angebot bestätigt hat, kannst du daraus direkt eine Bestellung und bei Bedarf anschließend auch eine Rechnung erzeugen.
Wechsle dazu in die Angebotsübersicht, wähle das entsprechende Angebot aus und öffne das Dropdown-Menü „Aktion wählen“.
Wähle dort „Neue Bestellung generieren“ und klicke auf „Ausführen“.
Die Bestellung wird automatisch auf Basis der Angebotsdaten erstellt.
Wenn zu einem Angebot eine Bestellung erzeugt wurde, wird dies in der Übersicht durch ein Diamant-Symbol in der Spalte Gesamtstatus dargestellt.
Fährst du mit der Maus darüber, erhältst du weitere Infos – ein Klick öffnet die verknüpfte Bestellung direkt.
