Es gibt im System verschiedene Anlaufpunkte, in denen E-Mail-Vorlagen definiert werden müssen. Die wichtigsten und gängigsten Vorlagen sind bereits im Voraus mit Standardtexten befüllt.
Im System hat fast jede App in den Einstellungen einen Bereich für E-Mail-Vorlagen.
Die meisten E-Mail-Funktionen und Automatismen im System werden – insofern nicht anders angegeben (z. B. durch einen Helpdesk, eine dazugehörige Option in den Einstellungen oder ein Tutorial) – durch das Befüllen des Betreffs der Vorlage aktiviert.