Konfiguration eines individuellen Buchhaltungsexports

1. Export anlegen

Um einen individuellen Buchhaltungsexport zu konfigurieren (z. B. für DATEV), öffne die App Buchhaltungsexport und gehe zu Einstellungen → Export auswählen.

Hier werden nun alle angelegten Buchhaltungsexporte angezeigt. Scrolle nach unten, um einen neuen Buchhaltungsexport anzulegen:

2. Exporttyp wählen

Wähle nach dem Anlegen im Dropdown-Menü "Exporttyp", wofür der Export gelten soll und speichere über die Diskette ab.

Folgende Exporttypen sind derzeit wählbar (Stand 05/25):

Rechnungen - generierte
Alle Rechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum angelegt wurden und jeweils eine PDF generiert wurde.

Rechnungen - bezahlte
Alle Rechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum den Status "bezahlt/verbucht" haben.

Rechnungen - unbezahlte
Alle Rechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum den Status "unbezahlt" haben.

Rechnungen - bezahlte per Kontobewegung
Alle Rechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum ausschließlich durch einen Bankkontenabgleich als bezahlt markiert wurden und mit dem entsprechenden tricoma-Bankkonto verknüpft sind.

Gutschriften - generierte
Alle Gutschriften/Rechnungskorrekturen, die in einem bestimmten Zeitraum angelegt wurden und jeweils eine PDF generiert wurde.

Gutschriften - bezahlte
Alle Gutschriften, die in einem bestimmten Zeitraum den Status "bezahlt/verbucht" haben.

Mahnungen - generierte
Alle Mahnungen, die in einem bestimmten Zeitraum angelegt wurden und jeweils eine PDF generiert wurde.

Mahnungen - bezahlte
Alle Mahnungen, die in einem bestimmten Zeitraum den Status "bezahlt/verbucht" haben.

Kassensystem - generierte
Alle Kassenbelege, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden.

Kassensystem - Bewegungen
Alle Kassenbewegungen (Ein- und Auszahlungen), die in einem bestimmten Zeitraum stattfanden.

Kontobewegungen - Alle
Alle Kontobewegungen aus der App Bankkontenabgleich, die in einem bestimmten Zeitraum stattfanden. Wenn es zu der Kontobewegung bereits eine Verknüpfung zu einer Bestellung/Rechnung gibt, werden auch die verknüpften Daten ausgegeben.

Eingangsrechnung/BuHa Vorbereitung - Alle
Alle Eingangsrechnungen (App Buchhaltungsvorbereitung), die in einem bestimmten Zeitraum eingegangen sind.

Eingangsrechnung/BuHa Vorbereitung - bezahlte per Kontobewegung
Alle Eingangsrechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum ausschließlich durch einen Bankkontenabgleich als bezahlt markiert wurden und mit dem entsprechenden tricoma-Bankkonto verknüpft sind.

3. Zeilenauswahl angeben

Gib über das Dropdown-Menü „Zeilenauswahl“ an, ob die Zeilen im Export nach Steuer gruppiert werden oder ob jedes Produkt in einer eigenen Zeile erscheinen soll. Je nachdem, welche Zeilenauswahl du triffst, sind unterschiedliche Spalten zutreffend.

Hier eine Erklärung zu den verschiedenen Beträgen, die man im Spaltenaufbau zuordnen kann:

Brutto Gesamtsumme
>> Exportiert den kompletten Rechnungsbetrag in brutto.

Brutto Einzelwert Summe
>> Für Zeilenauswahl "Gruppiert nach Steuer": Exportiert den Gesamtbetrag eines zusammengefassten Steuerwerts in brutto.
Beispiel: Summe aller Position mit Steuer 19%

Netto Gesamtsumme
>> Exportiert den kompletten Rechnungsbetrag in netto.

Netto Einzelwert Summe
>> Für Zeilenauswahl "Gruppiert nach Steuer": Exportiert den Gesamtbetrag eines zusammengefassten Steuerwerts in netto.
Beispiel: Summe aller Position mit Steuer 19%

Betrag-Position Netto
>> Für Zeilenauswahl "Je Produkt eine Zeile": Hier wird der Nettobetrag der Rechnungsposition ausgegeben.

Betrag-Position Brutto
>> Für Zeilenauswahl "Je Produkt eine Zeile": Hier wird der Bruttobetrag der Rechnungsposition ausgegeben.

Summe Steuerwert
>> Hier wird die Summe der Steuerwerte exportiert.

Zahlbetrag
>> Hier wird er Betrag der Kontobewegung exportiert.

Zahlbetrag - Positiv
>> Hier wird er Betrag der Kontobewegung immer positiv exportiert.

4. Steuer und Bankkonten

Unter "Steuer bearbeiten" und "Bankkonten bearbeiten" kannst du die entsprechenden Konten und Gegenkonten hinterlegen:

5. Spaltenaufbau bearbeiten

Klicke nun auf "Spaltenaufbau bearbeiten" und gebe an, wie der Export aufgebaut sein soll:

Du kannst hier festlegen, welcher Betrag in welcher Spalte (beginnend bei A) im Export enthalten sein soll. Auch sonstige Daten wie Kundenname, Land, Bestellnummer, Versandart usw. können jeweils einer Spalte zugeordnet werden.¹

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, einen individuellen Spaltennamen zu hinterlegen. Sollte nichts hinterlegt sein, wird die Spalte wie das zugeordnete Datenfeld benannt.

Bei Bedarf kannst du rechts über den grünen Button "Regeln bearbeiten" bestimmte Regeln pro Spalte definieren, damit unter einer bestimmten Bedingung eine bestimmte Aktion automatisch ausgeführt wird.

¹Wenn du ganz nach unten scrollst, findest du zu allen Daten, die einer Spalte zugeordnet werden können, eine entsprechende Beschreibung - so weißt du genau, was exportiert wird.

Nach der Konfiguration

Im Reiter Import/Export kannst du nun deinen selbst erstellten Exportfilter im Dropdown-Menü "Exportauswahl" wählen und die entsprechenden Daten für die Buchhaltung exportieren.

Bei Bedarf kannst du den Datenexport eingrenzen, indem du einen Zeitraum (Datum von bis) definierst und/oder eine bestimmte Kundengruppe wählst.

Klicke anschließend auf Export als CSV, um die Daten in einer CSV-Datei zu exportieren. Das Spaltentrennzeichen ist in der exportierten Datei immer ein Semikolon.