Manueller Abgleich von Zahlungen

Es ist wichtig, alle Zahlungen in tricoma korrekt abzugleichen, damit keine Bestellung übersehen wird.

Gehe daher in die Übersicht der App Bankkontenabgleich und filtere alle unabgeglichenen Zahlungen (siehe Screenshot).

Sollten Zahlungen auftauchen, die nicht in tricoma hätten landen sollen, müssen diese gelöscht oder als abgeglichen markiert werden.

Über die Detailsuche kannst du nach beliebigen Elementen wie Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und sogar Lieferantenbestellungen suchen, um diese mit der Zahlung zu verknüpfen¹.

Klicke auf „Detailsuche starten“, um passende Belege im System automatisch zu suchen und anzeigen zu lassen. Dies kann unter Umständen etwas dauern.

Du kannst auch einen Suchtext eingeben. Dabei gilt: Weniger ist hier mehr. Häufig wird nach einer E-Mail-Adresse oder einer Bestellnummer gesucht. Bei Bedarf kannst du auch nach Anmerkungen suchen, die von der Bank übermittelt wurden.

Sobald du in der Detailsuche den passenden Beleg gefunden hast, stehen dir für den Abgleich drei Optionen zur Verfügung, ggf. auch vier:

¹ Über die Detailsuche ist es auch möglich, eine Sammelzahlung oder Sammelgutschrift von mehreren Kunden abzugleichen. In diesem Fall werden einfach mehrere Belege über die Aktion² dieser Zahlung zugeordnet.

² „Aktion“ bedeutet, dass der zur Bestellung zugehörige Zahlungsbeleg (Rechnung oder Gutschrift) den Status „bezahlt/verbucht“ erhält und die Zahlung als abgeglichen markiert wird. Das heißt: Beim Klick auf eine Aktion-Option ist die Zahlung sofort abgeglichen.

Wenn du anschließend die Seite aktualisierst und die Option „Nur nicht abgeglichene“ in der Übersicht aktiviert ist, sollte die Zahlung nicht mehr angezeigt werden. Je nachdem, wie die App Auftragskiller konfiguriert ist, wird anschließend auch eine Lieferung aus einer vorhandenen Bestellung generiert (siehe Regeln für die Bestellaufteilung konfigurieren).

Wenn die automatische Rechnungsanlage in den Einstellungen der App Bankkontenabgleich aktiviert ist (standardmäßig für alle Zahlungsarten), wird auch eine Rechnung angelegt, sofern noch keine existiert.



Abgeglichene Zahlungen erkennst du daran, dass der Haken in der Spalte „Abgegl.?“ gesetzt ist (zweiter Haken von links). Außerdem sind abgeglichene Zahlungen zusätzlich grün markiert, unabgeglichene rot: