Workflow: Bearbeiten von Serviceaufträgen über die Scanstation

In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie der Workflow zur Bearbeitung eines Serviceauftrags sein kann. Je nach Unternehmensprozess kann der Workflow etwas abweichen und je nach Dienstleistung können die Tätigkeiten anders benannt sein.

1. PDF-Dokument generieren und ausfüllen lassen

Nachdem du den Serviceauftrag angelegt hast, generierst du die Serviceauftrags-PDF in der Serviceauftragsdetailansicht (1), sofern diese noch nicht generiert wurde, und sendest diese dem Kunden per E-Mail (2) oder Post zu:

Der Kunde füllt das Dokument aus und schickt es zusammen mit dem zu reparierenden Artikel an dich zurück.

Alternativ kann der Vorgang auch direkt vor Ort in deiner Filiale erfolgen: Der Kunde bringt seinen Artikel zu dir, du generierst und druckst das PDF aus, der Kunde füllt es aus und übergibt dir den Artikel.

2. Auftrag ausführen

Wenn du mit der Reparaturarbeit beginnen möchtest, logge dich in die Scanstation ein. Nun scannst du einfach den Barcode des Serviceauftrags auf dem PDF (standardmäßig der rechte), um direkt in den entsprechenden Auftrag zu gelangen.

Alternativ kannst du den Auftrag in der Serviceauftragsübersicht öffnen. Klicke dazu rechts auf "Serviceaufträge" und beim entsprechenden Auftrag auf "Bearbeiten":

Sollten Aufträge in dieser Übersicht nicht gelistet sein, könnte es daran liegen, dass der Suchfilter angepasst werden muss:

Hast du den Auftrag geöffnet, ist die Auftragsmaske zu sehen - wie im folgenden Screenshot gezeigt. Du kannst nun deine Tätigkeiten ausführen, wobei es nicht notwendig ist, während deiner Tätigkeiten in dieser Maske zu bleiben.

Solltest du Ersatzteile benötigen, holst du diese aus dem Lager und scannst diese ab. Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem du das Ersatzteil der entsprechenden Position zuweisen kannst. Anschließend siehst du zu jedem Reparaturprodukt die benötigten Ersatzteile:

Alternativ zum Scannen kann die Artikelnummer/EAN des Ersatzteils oben links in das Textfeld eingetragen und mit ENTER das gezeigte Fenster geöffnet werden.

Bei Bedarf kannst du deine Tätigkeiten in den Aktivitäten eintragen, wenn du in der Auftragsmaske nach unten scrollst.
Siehe: Aktivitäten im Serviceauftrag eintragen

Des Weiteren kannst du in dieser Maske dem Kunden regelmäßig über Statusänderungen des Auftrags per E-Mail informieren.
Siehe: Eigene Status für Serviceaufträge verwalten

3. Auftrag abschließen

Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, setzt du den Status auf „erledigt“ und klickst auf „Checkout“. Die mit diesem Serviceauftrag verknüpfte Bestellung wird dadurch aktualisiert. Das bedeutet: Die benötigten Ersatzteile werden der Bestellung zugebucht:

Der Serviceauftrag ist nun erledigt.

Nun kann aus der entsprechenden Bestellung eine Lieferung erzeugt werden, damit beim Versenden des reparierten Artikels die Ersatzteile korrekt in der Scanstation ausgebucht werden.