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DMS Dokumentenmanagement
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Einrichtungstutorial: App DMS Dokumentenmanagement

Die App DMS Dokumentenmanagement (kurz: App DMS) hilft dir dabei, jederzeit den Überblick über deine Dokumente zu behalten. Du kannst Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und viele weitere Dateien einfach und schnell archivieren.

Die Dokumente lassen sich manuell hochladen, automatisch aus anderen Apps übernehmen, per E-Mail weiterleiten oder über einen Einzugsscanner einlesen. Dank der integrierten OCR-Funktion (Texterkennung) werden sie automatisch in durchsuchbaren Text umgewandelt.

In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung der App DMS im Reiter „Einstellungen“.

🔵 Hinweis:
Diese App ist nicht für die Verwendung in Kombination mit Apple Mail vorgesehen.
Nehme hier die allgemeinen Einstellungen vor:
Allgemeine Einstellungen
Allgemeine Einstellungen
tricoma fulfillment Schnittstelle
Wenn du einen Hardware-Dokumentenscanner oder die OCR-Funktion mit der App DMS verwenden möchtest, wähle hier die gewünschte tricoma-fulfillment-Schnittstelle aus.
Es sollte bereits die Schnittstelle "Standard" angelegt sein, die du hierfür wählen kannst.

Dokumente trotz Dateischutz in andere Ordner verschieben können
Ist diese Option aktiviert, können Dokumente auch dann in andere DMS-Ordner verschoben werden, wenn für sie ein Dateischutz aktiv ist.

Vorschaubilder Cache automatisch löschen lassen
Ist diese Option aktiviert, werden ältere Vorschaubilder automatisch aus dem Cache entfernt, um Speicherplatz zu sparen. Dadurch werden Übersichten ohne Cache etwas langsamer geladen werden.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis der Cache geleert ist.

Hier kannst du deine Ordner im Dokumentenmanagementsystem (DMS-Ordner) verwalten.

Die App DMS verwendet bewusst ein einstufiges Ordnersystem. Dadurch kannst du Dokumente bequem nach Kundennamen, Titeln oder sogar nach Textinhalten suchen.
 
Einige Apps – wie z. B. Rechnungen, Anschreiben oder Eingangsrechnungen – erstellen ihre eigenen DMS-Ordner automatisch und befüllen diese mit entsprechenden Inhalten. Zusätzlich kannst du eigene Ordner anlegen, z. B. für Verträge oder Mitarbeiterunterlagen, und kannst jeden Ordner mit individuellen Zugriffsrechten versehen.

Standardmäßig sind bereits einige Ordner angelegt:
Ordner
Ordner
Wenn du nach unten scrollst, kannst du weitere Ordner anlegen und Zugriffsrechte je Ordner vergeben.

Die Zugriffsrechte kannst du einzelnen Benutzern oder ganze Gruppen vergeben. Ist für ein Ordner kein Zugriffsrecht vergeben, haben alle Benutzer Vollzugriff darauf.

Die Benutzergruppen verwaltest du in der App Administration im Reiter Benutzer-/Gruppen.
Die Dashboard Gruppen verwaltest du in der App Dashboard unter Einstellungen → Abteilungen.
Ordner anlegen oder Rechte vergeben
Ordner anlegen oder Rechte vergeben
Der Spooler ist der zentrale Dokumentenverarbeiter und ist quasi der Ablagebereich für neu eingehende Dokumente im DMS. Egal ob Dokumente per Dateiupload, Scanner oder E-Mail importiert werden – der Spooler verarbeitet sie nach den hier festgelegten Einstellungen.

Dabei kannst du festlegen, in welchen Ordner neue Dateien aus dem entsprechenden Spooler automatisch einsortiert werden, welche Flags sie erhalten und ob ein Dateischutz aktiviert werden soll.

Standardmäßig sind bereits ein paar Spooler angelegt:
Spooler
Spooler
Wenn du nach unten scrollst, kannst du einen neuen Spooler anlegen oder Rechte vergeben.

Über die Rechtevergabe kannst du steuern, welche Benutzer, Benutzergruppen oder Dashboard-Gruppen einen bestimmten Spooler nutzen dürfen. Ohne eingetragene Rechte ist der jeweilige Spooler für alle verfügbar:
Spooler anlegen oder Rechte vergeben
Spooler anlegen oder Rechte vergeben
Im Bereich "Flags" legst du Schlagwörter bzw. Markierungen an und verwaltest sie. Mit diesen Flags kannst du Dokumente im DMS leichter kennzeichnen, filtern und in Prozessen weiterverwenden, zum Beispiel für Statusangaben wie offen, geprüft oder erledigt.
Flags
Flags

Hier richtest du Dokumentenscanner ein, die direkt mit dem DMS zusammenarbeiten. Dort kannst Du die benötigten Zugangsdaten bzw. Verknüpfungen für den Scanner verwalten, damit eingescannte Dokumente automatisch an tricoma übergeben werden.

Genaueres dazu hier 👉🏻 Einrichtung eines Dokumentenscanners

Hier legst du fest, aus welchen Apps Dokumente automatisch in das DMS übernommen werden sollen. So kannst du steuern, welche Belege zusätzlich im DMS verfügbar sind und für welche Apps dieser automatische Abgleich deaktiviert werden soll.

DMS Abgleich
DMS Abgleich

Im Bereich „OCR“ legst du fest, für welche Apps Dokumente automatisch zur OCR-Verarbeitung an tricoma.AI übergeben werden sollen. Dadurch können Inhalte aus PDF-Dateien automatisch ausgelesen und in tricoma weiterverarbeitet werden.

Wir empfehlen, hierfür mindestens die App DMS zu aktiveren. Denn dadurch werden alle Dokumente übergeben, die direkt über die App DMS hochgeladen wurden.

OCR
OCR
Wenn du die OCR-Übertragung für Apps aktiviert hast, empfehlen wir noch die OCR-Regeln hier zu konfigurieren.

Du legst Regeln fest, mit denen Dokumente anhand erkannter Texte (Suchbegriffe) automatisch weiterverarbeitet werden können. So lassen sich Dokumente zum Beispiel automatisch einem Ordner zuordnen, mit Flags versehen oder einem Kunden zuweisen.

Auch interessant ist folgendes Tutorial 👉🏻 Nutzung fremder OCR Erkennung nicht möglich
Beispiel: OCR Regeln
Beispiel: OCR Regeln
Hier richtest du E-Mail-Postfächer ein, aus denen Dokumente automatisch in das DMS übernommen werden sollen. So können eingehende E-Mail-Anhänge direkt als DMS-Dokumente verarbeitet werden.

Die E-Mail muss lediglich an einem der hier eingerichteten Postfächer versendet bzw. weitergeleitet werden. Die fünfstellige Zahl vor jeder E-Mail-Adresse ist deinem DMS eindeutig zugeordnet.

Es wird ausschließlich der E-Mail-Anhang ausgewertet – die E-Mail an sich wird verworfen.

Sollte die Auswertung nicht korrekt funktionieren, könnte folgendes Tutorial helfen 👉🏻 Kein Import bei Mails an die DMS-E-Mailadressen
E-Mail Eingang
E-Mail Eingang
In diesem Bereich legst Du fest, für welche Apps das IKS (interne Kontrollsystem) aktiv sein soll.

Das IKS hilft dabei, Änderungen an Dateien wie Rechnungen oder Dokumenten nachvollziehbar zu machen. Wird eine Datei aus einer anderen App geändert, bleibt das Original erhalten und die geänderte Datei wird als neue Version bereitgestellt. Dadurch können zusätzliche Dateikopien entstehen, was mehr Speicherplatz benötigt.

🔴 Wichtig:
  • Eine Aktivierung kann später nicht mehr rückgängig gemacht werden.
  • Nach der Aktivierung können Dateien aus dieser Quelle nicht mehr gelöscht werden.
  • Für die App Rechnungen und App Buchhaltungsvorbereitung ist das IKS aus rechtlichen Gründen grundsätzlich aktiv.
  • In der App DMS wird keine Kopie erzeugt, aber Änderungen an Dateien werden erkannt und gemeldet.
    Die Änderungsmeldungen erscheinen an folgenden Stellen:
    • Im Reiter "IKS" in der App DMS
    • Zusätzlich rechts in der Short-Info bei Benutzern, die das Gruppenrecht dms_iks haben.
IKS
IKS

Link für externe Aufrufe: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2513
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