Einrichtungstutorial: App Rechnungen

In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du in tricoma die App Rechnungen einrichtest und welche Konfigurationsmöglichkeiten dir zur Verfügung stehen. Darüber hinaus lernst du, wie du verschiedene Statistiken über deine Jahres-, Monats- und Tagesumsätze einsehen kannst, die jeweils mit den entsprechenden Kundendatensätzen verknüpft sind.

Mit tricoma hast du ein leistungsstarkes Werkzeug zur Hand, um deine Rechnungsprozesse effizient zu gestalten und gleichzeitig jederzeit den Überblick über deine Umsatzentwicklung zu behalten.

Wichtiger Hinweis:
Damit E-Rechnungen über diese App generiert werden können, ist ein Update auf tricoma 5.1 erforderlich!

Hauptbereiche: Einstellungen > Allgemeine Einstellungen

1. Allgemeine Einstellungen

• Länge der Rechnungsnummer: Lege fest, wie viele Stellen die Rechnungs-IDs haben sollen.
• HTML-Editor aktivieren: Ermöglicht die Bearbeitung von Zahlungsweisen und Skonti mit HTML.
• Bevorzugte Zahlungsweise: Definiere die vorausgewählte Zahlungsweise für neue Rechnungen.
• Automatische Zahlungserinnerung: Sendet Zahlungserinnerungen automatisch.
• Standardzeitraum für Zahlungen: Lege die allgemeine Zahlungsfrist in Tagen fest.
• Warnhinweis bei überfälligen Rechnungen: Zeigt Warnungen bei Bestellungen mit überfälligen Rechnungen.
• Lieferung aus Bestellung deaktivieren: Sperrt die Erstellung von Lieferungen aus Bestellungen.
• Rechnungs-PDF an DMS übertragen: Archiviert PDFs nach einer definierten Zeitspanne automatisch.
• Sortierung der Produkte: Bestimme die Reihenfolge der Produktanzeige auf Rechnungen.
• Preisübernahme beim Einfügen: Lege fest, ob Brutto- oder Nettopreise übernommen werden.
• „Neue Rechnung generieren (bezahlt)“ deaktivieren: Unterbindet das manuelle Anlegen bezahlter Rechnungen.
• Steuerprüfung der letzten 10 Tage: Prüft Rechnungspositionen gegen die Systemkonfiguration.
• Warnhinweis bei offenen Monatsabschlüssen: Lege die Abteilung für Warnmeldungen fest.
• Rechnungen manuell stornieren deaktivieren: Sperrt die manuelle Stornierung von Rechnungen.

2. Offene Posten

• Automatisch verrechnen: Verrechnet Posten am Monatsende automatisch.
• Rechnungsdatum auf Vormonat setzen: Passt das Rechnungsdatum automatisch an.
• Standardabrechnungsrhythmus: Definiert den Standardzyklus für Abrechnungen.
• Keine automatische Abrechnung anhand Kundeneinstellungen: Deaktiviert den Automatismus.
• PDF im Hintergrund generieren: Erstellt Rechnungs-PDFs im Hintergrund.
• Kunden mit 0 € ausblenden: Blendet Kunden ohne offene Posten aus.

3. Rechnungsübersicht

• Referenznummer anzeigen: Zeigt Referenznummern in der Übersicht.
• Umsatz anzeigen: Ergänzt eine Umsatz-Auswertung in der Übersicht (performanceintensiv).

4. Rechnungsanmerkungen übernehmen

• In Gutschriften übernehmen: Überträgt Anmerkungen in Gutschriften.
• In Reklamationen übernehmen: Überträgt Anmerkungen in Reklamationen.

5. Rechnungsdetailansicht

• Dateisystem aktivieren: Ermöglicht das Anhängen von Dateien in der Detailansicht.
• Set-Artikel standardmäßig aufklappen: Listet Einzelartikel von Sammelartikeln auf.
• Warnung bei gesperrten Kunden: Zeigt Warnhinweise an.
• Hinweis bei Rechnungsmail-Adresse: Weist auf hinterlegte Rechnungsmail hin.
• Produktbilder anzeigen: Zeigt Standardbilder in der Rechnungsdetailansicht.

6. Webseitenausgabe

• Nur Rechnungen mit Versandart anzeigen: Beschränkt die Anzeige im Kundenaccount.

Siehe auch: Einstellungen für den Abrechnungsrhythmus von offenen Posten

Hauptbereiche: Einstellungen > Rechnungstemplates

In diesem Bereich wählst du das gewünschte Rechnungstemplate zur Generierung von PDFs aus.
Templates sind auf HTML-Codes basierende „Schablonen“ für die Erstellung von PDF-Dokumenten. Diese kannst du in der App Templates mit etwas HTML-Kenntnissen anpassen. In der Regel reichen jedoch die bereits vorhandenen Templates aus.

Mehr zur Bearbeitung von Templates findest du hier → PDF-Templates über das System bearbeiten

Achtung:
Wenn du die App Mandanten nutzt, kannst du für jeden Mandanten eigene Einstellungen vornehmen. Achte unbedingt darauf, dass du den richtigen Mandanten auswählst, bevor du Änderungen durchführst – andernfalls überschreibst du die globalen Einstellungen.

1. Rechnungstemplates

Lege fest, welche Templates bei der Generierung von PDFs verwendet werden sollen:

• Rechnungsvorlage
  → Wähle das Template aus der App Rechnungen, das für die Erstellung der PDF-Rechnungen genutzt werden soll.
• Rechnungskorrektur
  → Wähle das Template aus, das für Rechnungskorrekturen (innerhalb der jeweiligen Rechnung) verwendet werden soll.

Hauptbereiche: Einstellungen > E-Mail-Vorlagen

Betreff

Um die E-Mail-Vorlage für den automatischen Mailversand zu aktivieren, musst du hier einen Betreff eintragen.
Beim automatischen Mailversand wird zusätzlich die Mailsignatur angehängt, die du in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt hast.

Inhalt

Trage hier den Inhalt deiner E-Mail-Vorlage ein.
Dafür stehen dir verschiedene Variablen zur Verfügung, mit denen du unterschiedliche Daten automatisch in die E-Mail einfügen kannst.

BCC-E-Mail-Adresse

Die hier eingetragene E-Mail-Adresse wird beim manuellen Versand einer Rechnung aus der Rechnungsdetailansicht automatisch als BCC eingefügt.
Wichtig: Diese Funktion gilt nicht für automatische Systemmails!

Sprache E-Mail-Vorlagen

Über die Sprachauswahl kannst du Betreff, Inhalt und Anhang in verschiedenen Sprachen hinterlegen.
Klicke dazu einfach auf das Flaggen-Symbol, nutze das Eingabefeld unter der jeweiligen Sprache und speichere anschließend deine Änderungen.

Hinweis zu Mandanten

Wenn du mehrere Mandanten hast, verfügt jeder Mandant über eine eigene E-Mail-Vorlage.
Sofern die App Mandanten installiert ist, kannst du oben rechts im Dropdown-Menü den gewünschten Mandanten auswählen.

Siehe auch folgende Tutorials

• Länderspezifischer E-Mail-Anhang für den Rechnungsversand
• Automatische Zahlungserinnerungen in der App Rechnungen

Hauptbereiche: Einstellungen > Zahlungsweisen

In diesem Bereich verwaltest du deine Zahlungsweisen. Nachfolgend findest du die Einstellungsmöglichkeiten im Detail:

1. Titel der Zahlungsweise

Der Titel der jeweiligen Zahlungsweise. Dieser wird auch in anderen Bereichen des Systems angezeigt.

2. Zahlungsfrist

Lege fest, innerhalb welcher Frist die Rechnung zu bezahlen ist.

3. Kundeneinstellung übernehmen?

Wenn du diese Option aktivierst und dem Kunden bereits eine gültige Zahlungsfrist zugewiesen wurde, wird beim Anlegen einer Rechnung automatisch die Kundeneinstellung übernommen.
Die Zahlungskonditionen kannst du in der Kundendetailansicht → Rechnungen → Zahlungsbedingungen bearbeiten.

4. Lieferdatum der Bestellung anpassen?

Wenn das Rechnungszahlungsdatum nach dem Bestelldatum liegt, kann das Lieferdatum automatisch angepasst werden:

Neues Lieferdatum = aktuelles Lieferdatum + (Rechnungszahlungsdatum – Bestelldatum)

Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn der Zahlungseingang erst einige Tage nach der Bestellung erfolgt und sich dadurch die Lieferzeit verschiebt.

5. Gutschriften Auszahlungsart

Falls du die App Gutschriften nutzt, kannst du hier eine der dort angelegten Auszahlungsarten auswählen.

6. Anmerkung auf der Rechnung

Hier kannst du eine Anmerkung hinterlegen. Dabei stehen dir Variablen zur Verfügung, die nach der Generierung des Rechnungs-PDFs ausgegeben werden.
Wichtig: Damit die Anmerkung sichtbar ist, muss dein Rechnungstemplate die entsprechenden Variablen enthalten.

7. Sprache Zahlungsweisen

Über die Sprachauswahl kannst du für den Titel (1.) und die Anmerkung (6.) eigene Inhalte in verschiedenen Sprachen hinterlegen.
Klicke dazu auf das Flaggen-Symbol und wähle die gewünschte Sprache aus.

Für die Bearbeitung in HTML stehen dir im unteren Bereich der Maske zusätzliche Variablen zur Verfügung.

Siehe auch folgende Tutorials:

• Zahlungsweisentexte auf der Rechnung ausgeben
• Zahlungsweisen und Skonto in der App Rechnungen

Hauptbereiche: Einstellungen > Skonto

Je angelegter Zahlungsweise kannst du hier eine Vorlage für die Skontoausgabe definieren.

1. Skonto

Trage den gewünschten prozentualen Skontowert ein.

2. Skontofrist

Hinterlege die Skontofrist in Tagen.

3. Kundeneinstellung übernehmen

Wenn du diese Option aktivierst und der Kunde ein gültiges Skonto zugewiesen hat, werden die Kundeneinstellungen beim Anlegen einer Rechnung automatisch übernommen.

4. Anmerkung auf der Rechnung

Hier kannst du eine Anmerkung einfügen. Dafür stehen dir verschiedene Variablen zur Verfügung, mit denen Daten auf der Rechnung ausgegeben werden können.
Achtung: Soll die Anmerkung auf dem Rechnungs-PDF erscheinen, muss die entsprechende Variable im Rechnungstemplate enthalten sein.

5. Sprachwahl

Über die Sprachwahl kannst du für die Anmerkung je Sprache eigene Inhalte hinterlegen.
Klicke dazu auf das Flaggensymbol und wähle die gewünschte Sprache.

Für die Bearbeitung in HTML stehen dir im unteren Bereich der Maske zusätzliche Variablen zur Verfügung.

👉 Siehe auch folgendes Tutorial: Zahlungsweisen und Skonto in der App Rechnungen

Hauptbereiche: Einstellungen > Rechnungsanmerkungen

In diesem Bereich kannst du verschiedene Rechnungsanmerkungen anlegen, bearbeiten oder löschen.

1. Titel

Über die Funktion „Neue Anmerkung anlegen“ bestimmst du zunächst einen Titel für die Anmerkung.
Durch einen Klick auf „Einfügen“ wird die Anmerkung erstellt.

2. Anmerkung auf der Rechnung

Trage hier den Text der Anmerkung ein, die auf deinem Rechnungstemplate ausgegeben werden soll.
Achtung: Damit die Anmerkung im PDF sichtbar ist, muss im Template die entsprechende Variable hinterlegt sein.

3. Sprachwahl

Über das Flaggen-Symbol kannst du die Sprache für den Titel und die Anmerkung ändern und so mehrsprachige Inhalte hinterlegen.

Hauptbereiche: Einstellungen > Länderanmerkungen

In diesem Bereich kannst du verschiedene Länderanmerkungen anlegen, die länderspezifisch auf der Rechnung ausgegeben werden.

1. Titel

Lege einen beliebigen Titel für die Länderanmerkung fest.

2. ISO-Code

Hinterlege den ISO-Code des Landes, für das die Anmerkung gelten soll.
Ein ISO-Code ist eine standardisierte Abkürzung, die zur Identifizierung von Ländern, Währungen oder anderen Einheiten nach den Normen der Internationalen Organisation für Normung (ISO) verwendet wird.

3. USt-ID nötig?

Wenn du diese Option aktivierst, wird die Anmerkung nur dann auf dem Template ausgegeben, wenn:

• das entsprechende Land hinterlegt ist und
• beim Kunden eine gültige USt-ID eingetragen wurde.

4. Anmerkung auf der Rechnung

Definiere die Anmerkung, die später für das jeweilige Land auf dem Rechnungs-PDF angezeigt werden soll.
Achtung: Damit die Anmerkung sichtbar ist, muss die passende Variable im Rechnungstemplate enthalten sein.

Eine neue Länderanmerkung erstellst du, indem du Titel und ISO-Code angibst und anschließend auf „Einfügen“ klickst. Danach kann die Anmerkung weiter bearbeitet werden.

Hauptbereiche: Einstellungen > Autogruppen

In diesem Bereich kannst du die automatische Kundengruppenzuweisung bearbeiten. Damit lassen sich Kunden, abhängig von einem definierten Mindestumsatz, automatisch einer Kundengruppe zuordnen.

1. Top-Kunden nach Gesamtumsatz

Lege fest, ab welchem Gesamtumsatz ein Kunde einer bestimmten Kundengruppe automatisch zugewiesen wird.

2. Top-Kunden nach Umsatz in den letzten 12 Monaten

Trage den Mindestumsatz der letzten 12 Monate ein, den ein Kunde erreicht haben muss, damit ihm automatisch die ausgewählte Kundengruppe zugewiesen wird.

3. Alle Kunden, die eine Rechnung erhalten haben

Wenn du allen Kunden, die mindestens eine Rechnung erhalten haben, automatisch eine bestimmte Kundengruppe zuweisen möchtest, kannst du hier die gewünschte Gruppe auswählen.

Achtung

• Die automatische Gruppenzuweisung erfolgt nur einmal pro Tag.
• Vor jeder neuen Zuweisung werden alle anderen Kunden aus der jeweiligen Gruppe entfernt.
  → Lege hierfür am besten eine eigene Kundengruppe an, die nur für diese automatische Funktion genutzt wird.
• Über die Schaltfläche „Jetzt zuweisen“ kannst du die Gruppenzuweisung auch manuell starten, unabhängig von der täglichen Automatik.

Hauptbereiche: Einstellungen > Autoversand/Mahnverfahren

In diesem Bereich definierst du den Autoversand für Rechnungen sowie die Unterbindung des automatischen Mahnverfahrens und von Zahlungserinnerungen.

Als Absenderadresse für den automatischen E-Mail-Versand wird die E-Mail-Adresse genutzt, die in der App Mailversand → Einstellungen → SMTP-Server hinterlegt ist.

1. Stornierte Rechnungen vom automatischen Versand ausschließen

Wenn du diese Einstellung aktivierst, werden stornierte Rechnungen nicht automatisch versendet.

2. Typ

Hier erfolgt die Ausgabe der Bezeichnungen der Zahlungsweisen.

3. Rechnung automatisch versenden nach

Lege fest, nach wie vielen Tagen eine Rechnung automatisch versendet werden soll.
Wenn kein Wert eingetragen ist, ist der automatische Versand deaktiviert.

4. Mindestalter der Rechnung

Das Mindestalter bezieht sich auf den Zeitpunkt der Generierung der Rechnung.
Trage hier die Zeit in Stunden ein, die mindestens vergangen sein müssen, bevor eine Rechnung automatisch versendet wird.

5. Verzögerter Rechnungsversand

Hier kannst du eine Verzögerung in Stunden definieren, sodass Rechnungen erst nach einer bestimmten Zeit automatisch versendet werden.
Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn sich der physische Versand der Ware verzögert.

6. Zahlungserinnerung deaktivieren

Aktiviere diese Option, um den automatischen Versand von Zahlungserinnerungen für eine bestimmte Zahlungsweise zu unterbinden.

7. Mahnungen deaktivieren

Mit dieser Einstellung kannst du das automatische Mahnverfahren für die jeweilige Zahlungsweise deaktivieren.

Siehe auch folgendes Tutorial:

• Automatischer Rechnungsversand nach X Tagen

Hauptbereiche: Einstellungen > Kundengruppen-Einstellungen

In diesem Bereich werden deine angelegten Kundengruppen aufgelistet.
Du kannst hier festlegen, welche dieser Kundengruppen in der Übersicht der Vertriebsplanung angezeigt werden sollen.
Setze dazu einfach die Haken bei Vertriebsübersicht für die gewünschten Kundengruppen.

Die Vertriebsplanung findest du als separaten Reiter in der App Rechnungen/Faktura.

Weiterführende Links und Video

Tutorials

• Rechnungserstellung bei PAN-EU über die Scanstation
• Monatsabschluss erstellen
• Rechnungskorrektur anlegen
• Sammeldruck
• Mehrere Rechnungs-PDFs aufeinmal generieren und per Mail verschicken
• Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen
• Erklärung: Systemmails und Mailer

Masterclass-Video

Im folgenden Video erhältst du eine ausführliche Einführung in die App Rechnungen: