Rechnungen erstellen mit Abschlagszahlung / Anzahlung / Zwischensumme

Häufig gibt es in Unternehmen den Geschäftsfall der sogenannten Anzahlung. Diese Anleitung zeigt Ihnen auf, wie Sie dies sauber abwickeln können.

Dazu wird auf jeden Fall der Systemartikel "Anzahlung" benötigt. Systemartikeln sind bereits standardmäßig als Produkt hinterlegt. Falls diese fehlen, müssen Sie diese erst anlegen.
Mehr dazu hier -> Versandkosten- / Gebührenprodukte (sog. Systemartikel) hinterlegen

Haben Sie nun eine Bestellung, bei der eine Anzahlung geleistet wird, gehen Sie bitte gemäß dieser Anleitung vor.

Gehen Sie in die Bestellung, wählen die Position bzw. Positionen aus und erstellen daraus offene Posten (Screenshot):

Eine Liste der offenen Posten ist nun diesem Kunden zugeordnet. Die offenen Posten finden Sie nun in der App Rechnungen im Reiter "offene Posten". Tragen Sie dort den entsprechenden Kunden ein (Screenshot):

Fügen Sie nun 2x das für die Anzahlung vorgesehene Systemartikel hinzu (Im Beispiel "Anzahlung" genannt). Tragen Sie beim Einzelpreis der beiden Systemartikel die Höhe der Anzahlung ein, jedoch bei dem einen den Positivbetrag und bei dem anderen den Negativbetrag. Im folgenden Beispiel einmal 2000 Euro und einmal -2000 Euro.

Zur besseren Zuordnung für Ihren Kunden können Sie bei Bedarf noch in das Anmerkungsfeld manuell die Bestellnummer oder die Angebotsnummer hinzufügen.

Um nun die Rechnung für die Anzahlung zu stellen, wählen Sie die Anzahlungsposition mit dem Positivbetrag aus und erstellen daraus eine Rechnung (Screenshot). Die Rechnung können Sie dann im Reiter "Übersicht" finden und bei Bedarf weiterbearbeiten.

Sobald Sie die Abschlussrechnung stellen möchten, gehen Sie wieder in die Liste der offenen Posten des Kunden und wählen die übrigen Positionen aus, inklusive den Anzahlungsposten mit dem Negativbetrag. Erstellen Sie aus diesen nun die Abschlussrechnung (Screenshot). Schön daran ist, dass Ihr Kunde auf der Abschlussrechnung nochmal alle Positionen aus seiner Bestellung aufgelistet bekommt, abzüglich der schon angezahlten Position, da dieser einen Negativbetrag enthält. Somit ist alles transparent für Ihren Kunden.

Alternativer Weg:

Es gibt auch die Möglichkeit, innerhalb einer vorhandenen Bestellung eine Anzahlungsposition hinzuzufügen, sofern es zu Ihrem Bestellprozess passt.
Scrollen Sie dazu in der Bestelldetailansicht ganz nach unten. Bei "Auto. Artikel einfügen" können Sie einen Festwert für die Anzahlung einfügen oder einen prozentualen Wert. Anschließend können Sie die neu hinzugefügte Anzahlungsposition bearbeiten und anschließend daraus eine Rechnung bzw. offene Posten zu erzeugen.

Sie müssen aber vorher in der App Bestellungen -> Einstellungen -> Automatische Artikel den Systemartikel für Anzahlungen hinterlegt haben, sonst funktioniert es nicht korrekt: