Die App Bankkontenabgleich ermöglicht dir die automatische Abstimmung deiner Kontobewegungen mit Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften aus deinem tricoma System. Dadurch werden Zahlungsvorgänge zuverlässig erkannt.
Mithilfe des Hintergrundabgleichs werden Zahlungen ohne manuelles Eingreifen identifiziert. Passende Vorgänge werden automatisch zugeordnet, sodass Rechnungen direkt als bezahlt markiert werden.
Vorteile für die Buchführung
- Präzise Erkennung von Zahlungseingängen
- Automatische Zuordnung zu Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften
- Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall manueller Prüfungen
- Reibungslose und genaue Abwicklung deiner Buchführungsprozesse
In diesem Tutorial gehen wir auf die Einrichtung der App Bankkontenabgleich ein. Öffne dazu den Reiter „Einstellungen“.
Bankkonten
In diesem Bereich verwaltest du bestehende Bankkonten und kannst neue anlegen (tricoma-Bankkonten).
Die hier eingerichteten Bankkonten dienen nicht zur direkten Verbindung mit deinem echten Onlinebanking. Sie werden vielmehr als Zuordnung und Orientierung innerhalb des Systems verwendet, damit eingehende Zahlungen, die von anderen Connectoren ins tricoma System importiert werden, korrekt dem jeweiligen Bankkonto zugeordnet werden können.
Genaueres dazu liest du hier: tricoma-Bankkonto anlegen
Allgemeine Einstellungen
Hier legst du fest, wie die App Bankkontenabgleich Zahlungen identifiziert und mit Vorgängen verknüpft.
Verknüpfungen
Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heranziehen?
Ist diese Option aktiviert, berücksichtigt die App beim Abgleich auch die in Bestellungen hinterlegten Referenznummern.
Kundennummer zum Abgleich heranziehen?
Bei aktivierter Einstellung wird die Kundennummer zusätzlich als Suchkriterium verwendet.
Bei bezahlten Bestellungen ohne Rechnung automatisch Rechnungen anlegen und als bezahlt markieren?
Existiert noch keine Rechnung, wird automatisch eine Rechnung erstellt und als bezahlt markiert, sobald eine Bestellung mit einer Zahlung verknüpft wird.
Bei verknüpfter Bestellung mit angelegter Rechnung automatisch Rechnungen als bezahlt markieren?
Stimmen Bestell- und Rechnungsbetrag vollständig überein, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert.
Rechnungen, die verknüpft sind, als bezahlt markieren?
Mit dieser Einstellung werden alle Rechnungen eines zugehörigen Vorgangs automatisch als bezahlt markiert.
Bestellung und Rechnung automatisch anlegen, wenn ein Kauf aus dem eBay Connector verknüpft wurde?
Ist diese Option aktiv, wird automatisch eine Bestellung und eine Rechnung erstellt, wenn ein Kauf aus dem eBay Connector verknüpft wurde.
Automatische Rechnungsanlage bei Käufen über den eBay Connector deaktivieren?
Mit dieser Einstellung kannst du die automatische Rechnungsanlage deaktivieren. Wird gleichzeitig die vorherige Option genutzt, wird lediglich eine Bestellung erstellt.
Gutschriften als erledigt markieren
Mit dieser Option werden verknüpfte Gutschriften automatisch als bezahlt markiert.
Mehr Ergebnisse vor genauen Ergebnissen?
Es werden zunächst mehr alternative Treffer angezeigt, bevor exakte Ergebnisse priorisiert werden.
Bei der Verknüpfung über die Detailsuche nach dem Verknüpfen wieder in die Detailsuche wechseln?
Nach einer Verknüpfung wechselt die App automatisch zurück in die zuvor geöffnete Detailsuche.
Betrag aus der Kontobewegung bei der Verknüpfung der Rechnung eintragen?
Standardmäßig wird der Rechnungsbetrag übernommen. Ist diese Option aktiv, wird stattdessen der Betrag aus der Kontobewegung eingetragen.
Transaktionsnummer vom Zahlungsdienstleister in Bestellung eintragen?
Die Transaktionsnummer wird beim Verknüpfen einer Zahlung automatisch in die Bestellung übernommen.
Kassenbelege abgleichen?
Mit dieser Option werden auch Kassenbelege in den Zahlungsabgleich einbezogen.
Hintergrundabgleich
Darf beim Hintergrundabgleich der Zahlbetrag abweichen? Wenn ja, um wie viel?
Hier legst du fest, wie hoch die maximal zulässige Abweichung des Zahlbetrags sein darf. Beachte dabei auch die Nachkommastellen.
Darf der Hintergrundabgleich auch durchlaufen, wenn es keine Namensgleichheit gibt?
Der Abgleich kann auch dann erfolgen, wenn der Name der Zahlung nicht mit dem Kundennamen übereinstimmt.
Darf der Hintergrundabgleich das Ergebnis nur verknüpfen, wenn auch die Referenznummer im Verwendungszweck ist?
Automatische Verknüpfungen erfolgen nur, wenn eine passende Referenznummer im Verwendungszweck enthalten ist.
Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heranziehen?
Ist diese Option aktiviert, wird beim Hintergrundabgleich auch die in der Bestellung hinterlegte Referenznummer berücksichtigt.
E-Mail-Adresse für die tägliche Info, wenn es noch nicht abgeglichene Elemente gibt?
Wenn noch unabgeglichene Elemente aus dem Vortag vorhanden sind, wird automatisch eine Infomail an die hier angegebene E-Mail-Adresse versendet.
Sonstiges
Im Autoabgleich stornierte Bestellungen/Rechnungen anzeigen?
Während des Autoabgleichs werden offene Bestellungen und Rechnungen als Vorschläge zum Verknüpfen angezeigt. Wenn diese Option aktiviert ist, werden auch stornierte Belege vorgeschlagen.
Im Autoabgleich Rechnungen mit Datum aufsteigend sortieren
Mit dieser Option werden vorgeschlagene Rechnungen nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert, sodass die älteste Rechnung zuerst wird.
Anzahl der Tage im Autoabgleich:
Im Autoabgleich können Vorschläge anhand eines Datumsbereichs gefiltert werden. Mit dieser Option werden die Felder Von und Bis automatisch gesetzt.
Beispiel: Trägst du 3 Tage ein, wird automatisch der Zeitraum heutiges Datum minus 3 Tage bis heutiges Datum gesetzt.
Hinweis: Aus Performance-Gründen sollte hier maximal 3 eingetragen werden.
Verschiedene gefundene Nummern in Überweisungstexten zu einer Nummer zusammenfassen?
Beim Autoabgleich werden durch diese Option Nummern aus dem Überweisungstext automatisch zusammengefasst.
In der Profisuche Bestellungen ausblenden, wenn diese komplett als Rechnung angelegt wurde?
Wenn du die Profisuche verwendest, werden Bestellungen ausgeblendet, bei denen bereits für alle Bestellpositionen eine Rechnung angelegt wurde.
Anpassung der Zahlungsweise in der Bestellung/Rechnung anhand des Bankkontos?
Aktiviere diese Option, wenn ein Beleg die Zahlungsweise des tricoma-Bankkontos erhalten soll, sobald die Zahlung zugeordnet wurde.
Damit diese Option greifen kann, muss im tricoma-Bankkonto eine Zahlungsweise hinterlegt sein.
Status der Bestellung, wenn keine Rechnung angelegt wird
Lege fest, welchen Status eine Bestellung erhalten soll, wenn beim Abgleich keine Rechnung angelegt wird.
Leerzeichen im Buchungsvermerk beim Abgleich ignorieren?
Mit dieser Option werden Leerzeichen im Buchungsvermerk beim Abgleich ignoriert.
Nur als bezahlt markieren, wenn vollständig bezahlt?
Dies betrifft Rechnungen, Bestellungen, Mahnungen, Lieferantenbestellungen, Eingangsrechnungen und Gutschriften. Wenn sie aktiviert ist, erhalten diese Belege den Status „erledigt“ bzw. „bezahlt“, sobald sie vollständig bezahlt wurden.
Manueller Abgleich
Im manuellen Abgleich auch erfolgreich abgeschlossene Objekte (Bestellung / Rechnung) vorschlagen?
Normalerweise werden beim manuellen Abgleich nur offene Belege vorgeschlagen. Mit dieser Option werden auch bezahlte oder erledigte Belege vorgeschlagen.
Im manuellen Abgleich auch stornierte Objekte (Bestellung / Rechnung) vorschlagen?
Normalerweise werden beim manuellen Abgleich nur offene Belege vorgeschlagen. Mit dieser Option werden auch stornierte Belege vorgeschlagen.
Referenznummern (Rechnungsnummer, Bestellnummer...) bestehen aus Zahlen und Buchstaben?
Ist diese Option aktiviert, kann das System auch mit alphanumerischen Referenznummern arbeiten.
Ist diese Option deaktiviert, dürfen Referenznummern ausschließlich aus Zahlen bestehen.
Suchzeitraum bei SEPA Zahlungen
In der Profisuche dieser App kann speziell nach SEPA-Lastschriften gesucht werden, um diese zuzuordnen.
Normalerweise muss hier das Datum der Kontobewegung identisch dem SEPA-Datum sein. Hier kannst du einen Toleranzbereich in Tagen definieren, innerhalb dessen Lastschriften beim Abgleich vorgeschlagen werden.
Abschlagszahlungen
Abschlagszahlungen zu Bestellungen aktivieren:
Ermöglicht Kunden, einen Teilbetrag einer Bestellung per Abschlagszahlung anzuzahlen.
Wichtig: In den allgemeinen Einstellungen müssen zusätzlich folgende Optionen aktiviert sein:
- „Bei bezahlten Bestellungen ohne Rechnung automatisch Rechnungen anlegen und als bezahlt markieren?“
- „Nur als bezahlt markieren, wenn vollständig bezahlt?“
Nur dann funktioniert diese Option korrekt. Genaueres dazu hier: Bestellungen mit Abschlagszahlungen bearbeiten
Produkt ID für die Abschlagszahlungen
Trage hier die Produkt-ID des Systemartikels ein, der für Abschlagszahlungen vorgesehen ist. Dieses muss offline und unlimitiert verfügbar sein.
Siehe: Bestellungen mit Abschlagszahlungen bearbeiten
Weitere Einstellungen
Hintergrundabgleich und automatischer Abgleich für Bestellungen zu folgenden Lieferländern deaktivieren:
Hier kannst du Zielländer angeben, für die Zahlungen von Bestellungen nur manuell abgeglichen werden dürfen. Mehrere Ländercodes können kommagetrennt eingetragen werden.
Shortinfo zu unabgeglichenen Zahlungen deaktivieren:
Standardmäßig erscheint rechts eine Meldung in der Short-Info, wenn noch unabgeglichene Zahlungen vorhanden sind. Mit dieser Option wird die Meldung deaktiviert.
Bei der Shortinfo zu unabgeglichenen Zahlungen nur positive Beträge beachten?
Wenn die vorherige Option deaktiviert ist, erscheint rechts eine Meldung in der Short-Info, wenn noch unabgeglichene Zahlungen vorhanden sind. Aktiviere diese Option, wenn diese Meldung nur bei positiven Beträge (Geldeingang) angezeigt werden soll.
Die Spalte "Saldo" in der Übersicht der App ausblenden?
Mit dieser Option wird die Spalte "Saldo" im Reiter "Übersicht" ausgeblendet.
Apps für den für den Autoabgleich deaktivieren
Hier kannst du den Autoabgleich mit Belegen aus bestimmten Apps deaktivieren (Stand der App-Liste: 03/26).
Das ist sinnvoll, wenn du doppelte Nummernkreise verwendest und beispielsweise Bestellnummern nicht für den Abgleich genutzt werden sollen.
Apps für den für den manuellen Abgleich deaktivieren
Hier kannst du den manuellen Abgleich mit Bestellungen deaktivieren (Stand der App-Liste: 03/26).
Mailvorlagen
In diesem Bereich bearbeitest du die bestehenden E-Mail-Vorlagen. Anhand der jeweiligen Überschrift der Vorlage erkennst du, um welche E-Mail es sich handelt. Nutze die verfügbaren Variablen, um eine passende Vorlage zu erstellen.
Diese Vorlagen „E-Mail-Vorlage bei einem Geldeingang (...)“ werden automatisch verschickt, sobald die entsprechende Zahlung abgeglichen wurde.
Du kannst die globale Vorlage für alle tricoma-Bankkonten verwenden oder für jedes tricoma-Bankkonto eine eigene festlegen.
Wichtig:
Lässt du den Betreff leer, wird der automatische Versand dieser Vorlage deaktiviert.
Beim automatischen Versand ergänzt das System automatisch die Mailsignatur, die in der App Administration unter Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.
Die Mailvorlage „E-Mail-Vorlage für Probleme bei der Zahlung“ wird verwendet, falls es Unstimmigkeiten beim Autoabgleich gibt und der Kunde kontaktiert werden muss. Hierfür kann man beim Schritt 2 im Autoabgleich über die Büroklammer 
den Mailer öffnen.
Automatische Aktionen (Regeln)
In diesem Bereich legst du Regeln für automatische Aktionen fest. Zahlungen bestimmter Auftraggeber mit einem definierten Verwendungszweck und Betrag können dadurch automatisch als abgeglichen markiert werden.
Titel:
Vergib einen beliebige Benennung für die automatische Aktion. Empfohlen ist eine aussagekräftige Benennung.
Bedingungen
Verwendungszweck enthält:
Gib an, welche Begriffe im Verwendungszweck enthalten sein müssen, damit die Aktion ausgelöst wird (zum Beispiel „Miete“).
Auftraggeber enthält:
Gib an, welche Begriffe im Auftraggeber enthalten sein müssen, damit die Aktion ausgeführt wird (zum Beispiel „BueroAG“).
Betrag prüfen
Mit dieser Option legst du fest, ob der Betrag der Zahlung über die folgenden zwei Optionen berücksichtigt werden soll.
Betrag ist größer als:
Definiere den minimalen Betrag, ab dem die Zahlung automatisch abgeglichen werden soll (zum Beispiel 500).
Betrag ist kleiner als:
Definiere den maximalen Betrag, bis zu dem die Zahlung automatisch abgeglichen werden soll (zum Beispiel 800).
Aktion
Als abgeglichen markieren
Sind alle oben definierten Bedingungen erfüllt, werden die Zahlungen automatisch als abgeglichen markiert.
Beispiel aus dem Screenshot:
Eine Zahlung i. H. v. 650 € der BueroAG mit dem Wort „Miete“ im Verwendungszweck wird automatisch als abgeglichen markiert.
Siehe auch: Automatische Aktionen (Regeln) definieren
Automatische Aktionen (Rechnungsanlage / E-Mail)
In diesem Bereich kannst du die automatische Rechnungsanlage sowie den automatischen Versand von E-Mails (Systemmails) für einzelne Zahlungsweisen deaktivieren.
Beachte, dass diese Funktion nicht für Teilzahlungen angewendet werden kann.
Als Absenderadresse für den automatischen E-Mail-Versand wird die E-Mail-Adresse verwendet, die in der App Mailversand unter Einstellungen → SMTP-Server hinterlegt ist.
Für den automatischen Mailversand wird die E-Mail-Vorlage „E-Mail-Vorlage bei einem Geldeingang (...)“ verwendet.
