EDI & EDIFACT - Bausteine des ERP als wichtige Helfer zur Ressourcenoptimierung

Der Austausch von Informationen ist für moderne Unternehmen in Produktion und Handel von größter Bedeutung. Die Menge an Daten, die an jedem Tag für einen reibungslosen Betriebsablauf notwendig sind, können mit herkömmlichen Methoden nicht mehr bewältigt werden. Um am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es erforderlich, große Datenmengen schnell und effektiv ins eigene Unternehmen einzuleiten und zu verarbeiten. Anschließend folgt die Weiterleitung von Informationen an Geschäftspartner in der Lieferkette oder an Endkunden. Doch welches System ist in der Lage, das ERP so zu verbessern, damit elektronischer Datenaustausch effizient und kostengünstig ist?

Mit EDI & EDIFACT können Geschäftsprozesse und Daten vereinheitlicht und mittels geeigneter Software problemlos in alle Bereiche des Unternehmens verteilt werden. Das verkürzt Bearbeitungszeiten und sorgt bei reduzierten und fehlerfreien Abläufen für eine Senkung der Kosten in jedem Betrieb.

Was bedeutet der Begriff EDI?

Der Name kommt aus dem englischen Sprachgebrauch und ist die Abkürzung für "Electronic Data Interchange". Übersetzt steht dieser Begriff für "elektronischer Datenaustausch". Verschiedene EDI-Standards sorgen dafür, dass Firmen betriebswirtschaftliche Informationen digital austauschen können. Das moderne Verfahren ersetzt die Vielzahl an bisher verwendeten Schriftstücken oder Dokumenten, die manuell bearbeitet und ausgewertet werden mussten. Durch die Verwendung von Standardformularen sind die Dateneingaben genormt und über entsprechende Eingabefelder vorgegeben. Elektronischer Datenaustausch zwischen den Firmen ermöglicht das vollautomatische Auslesen und Verarbeiten von Informationen und spart so Ressourcen im ERP.

Wo erleichtern EDI-Lösungen Geschäftsprozesse in den Unternehmen?

Jeder Bereich in einem Wirtschaftsunternehmen benötigt Informationen, um Aufträge erfolgreich abzuwickeln. Beispielsweise im Onlinehandel erfolgt der gesamte Geschäftsbetrieb in digitaler Form. Hier eine Übersicht von bedeutsamen Vorgängen, die tagtäglich in der Praxis vorkommen:

• Angebotsanfragen

• Auftragsbestätigungen

• Bestellungen

• Lieferscheine

• Rechnungen

• Versandbestätigungen

Wurden früher viele dieser Arbeiten manuell in der Buchhaltung bearbeitet, so werden diese Belege und Dokumente durch EDI-Lösungen vollständig automatisiert eingelesen, verarbeitet und an Geschäftspartner und Kunden ausgegeben. Neben Zeitersparnis sorgt der Prozess für weniger Fehler, die bisher bei der manuellen Bearbeitung von Geschäftsprozessen entstanden sind.

Wie funktionieren EDI-Lösungen in der Praxis im Betrieb?

Vom Grundsatz her besteht das EDI-Prinzip aus vier standardisierten Arbeitsprozessen. Als Schema dafür dient beispielsweise im Onlinehandel dieser Ablauf:

• Datenvorbereitung

• Datenumwandlung

• Datenübermittlung

• Datenempfang

Hier ein Überblick, was in jedem der Arbeitsschritte passiert:

Datenvorbereitung:
In einem Bereich des ERP-Systems wird ein Beleg angelegt, der auf die Standards des EDI-Systems zugeschnitten und zum Transfer vorbereitet wird.

Datenumwandlung:
Die geeignete Software in dem Betrieb oder ein externer Dienstleister wandeln die Informationen aus der Dateneingabe in den gewünschten EDI-Standard um.

Datenübermittlung:
Übermittlung des EDI-Dokumentes mithilfe des geeigneten Übertragungsprotokolls an den Empfänger der Information. Beispiele für Übertragungsprotokolle sind X.400, AS2, OFTP2, SFTP.

Datenempfang:
Die beim Empfänger ankommende Nachricht wird ausgelesen, in das eigene System konvertiert und an die Zieladresse weitergeleitet.

Der entscheidende Vorteil dieses Prozesses ist die vollautomatische Durchführung vom Absender zum Empfänger. Übermittlungsfehler durch manuelle Bearbeitung einzelner Schritte sowie Verzögerungen gehören der Vergangenheit an. Alles, was im ERP-System des Unternehmens dafür benötigt wird, ist eine geeignete EDI-Schnittstelle im Rahmen der Firmensoftware. Diese führt die oben beschriebenen Arbeitsschritte vollautomatisch digital aus.

Wofür steht der Fachbegriff EDIFACT?

Das EDIFACT-Format ist einer der am weitesten verbreiteten Nachrichtenstandards in der Geschäftswelt. Definiert wurde das Format von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen. Mehr als 200 unterschiedliche Nachrichtenformate existieren heute. Damit ist der Austausch fast aller Dokumente im kaufmännischen Bereich möglich. Bedeutsam ist dabei, dass erfolgreiche Kommunikation auch branchen- und länderübergreifend möglich ist. Damit profitieren fast alle Unternehmen von einer komfortablen Lösung bei der Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden. Besonders der Onlinehandel wird begünstigt durch speziell existierende Module in Form von EDI-Apps als kostengünstige Lösung für einen effizienten Datenaustausch.

Wie erfolgt der Datenaustausch über die EDI-Schnittstelle mit EDIFACT?

Elektronischer Datenaustausch mittels EDI-Nachrichten ist unkompliziert und erfolgt nach einem festgelegten Schema. Über den EDIFACT-Standard wird ein sechsstelliges Kürzel mit einer bestimmten Botschaft verbunden. So steht das Kürzel ?ORDERS? zum Beispiel für eine Nachricht, bei der es sich um einen Auftrag oder eine Bestellung handelt. Die Software erkennt sofort die Reihenfolge der eingegebenen Daten und kann damit automatisch eine Zuordnung der Informationen durchführen. Für das Kürzel ?ORDERS? ergibt sich immer die gleiche Reihenfolge der hinterlegten Informationen in einer Nachricht:

• Absender

• Empfänger

• Erstellungsdatum

• Nachrichtenkennung

• Eventuelle Daten des Käufers

• Währungsangaben

• Artikelnummer und Warenidentifikation

• Produktbeschreibung

• Mengenangabe

• Preisinformation

Das EDIFACT-System hat zusätzlich weitere sechsstellige Kürzel zur Auswahl. Hier einige Beispiele für die standardisierte Übermittlung wichtiger Informationen zum Beispiel im Onlinehandel:

• ORDCHG - Änderung einer Bestellung

• ORDRSP - Auftragsbestätigung

• INVOIC - Rechnung / Gutschrift

• DESADV - Lieferschein

• DELFOR - Lieferplan / Lieferabruf

• IFTMIN - Transport / Speditionsauftrag / Frachtbrief

• SLSRPT - Abverkaufsbericht

• CUSDEC - Zollerklärung

• FINSTA - Kontoauszug

• PRICAT - Preisliste / Artikelstammdaten

• PAYMUL - Zahlungsauftrag

Mit diesem umfangreichen Baukastenprinzip lassen sich fast alle Geschäftsvorfälle im Alltag über EDIFACT-Nachrichten darstellen und übermitteln.

Beleglose Rechnung für den smarten Onlinehandel

Eine der umfangreichen Anwendungen in der Software für das ERP System ist die Option der beleglosen Rechnung. Bisher haben Mitarbeitende für den Onlineshop manuelle E-Mails erstellt, die mit der Rechnung als anhängender PDF-Datei versehen waren. Diese Arbeiten entfallen in Zukunft komplett. Über das Kürzel EDIFACT-INVOIC werden Rechnungen direkt erzeugt und automatisch an die Kunden versandt. Insbesondere bei großen Mengen an einzelnen Produkten oder einer Vielzahl an Kunden im bestehenden Business ist der automatisierte Rechnungsversand eine immense Erleichterung und Kostenersparnis. Trotz des vereinfachten Handlings sind später bei jedem Geschäftspartner alle relevanten Daten aus der Rechnung ersichtlich.

Gibt es die Möglichkeit, mittels einer App das bestehende ERP-System aufzuwerten?

Der EDI Standard bietet dem Unternehmer zahlreiche Möglichkeiten neben dem Versand von Bestellungen oder der Erstellung von Rechnungen. So eignet sich die Software auch zur Kommunikation mit Lieferanten und Kunden auf Basis des sechsstelligen Nachrichtencodes. Es besteht die Option, Lagerbestände, Verkaufs- und Produktdaten direkt für Geschäftspartner bereitzustellen, damit diese besser disponieren können. Voraussetzung dafür ist ein kompatibles ERP-System mit den dazugehörigen Schnittstellen. Dann ist elektronischer Datenaustausch auch über eine mobile App kein Problem. Die Firma tricoma bietet eine ganzheitliche Lösung, mit der Geschäftsleute Ihr Business schlanker und effektiver gestalten können.

Wie kann die App EDIFACT von tricoma die Effizienz in jedem Business verbessern?

Mit der EDI-Schnittstelle im tricoma ERP System haben Unternehmer beste Voraussetzungen für ein erfolgreiches Geschäftsmodell. Die dazugehörige App für EDIFACT-Anwendungen ist schnell und einfach im Betrieb installiert. Mithilfe des Connectors werden beispielsweise Artikellisten der Lieferanten direkt in das bestehende Warenwirtschaftssystem eingepflegt. Als zusätzlicher Service kann die App E-Mails und die dazugehörigen Anhänge automatisch auslesen und ist in der Lage, die Informationen direkt in das System zu übertragen. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungszeiten im Betrieb und die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern aufgrund manueller Arbeiten oder Mehrfacheingaben ist deutlich geringer. Mit EDI von tricoma spart der Unternehmer Kosten bei der Übertragung von Informationen und erhält so einen wertvollen Beitrag für ein erfolgreiches Geschäftsergebnis.