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Knowledge Management / Wissensmanagement

Für moderne Unternehmen ist eine übersichtliche Ordnung aller Daten, Informationen, Ressourcen und geschäftlichen Vorgänge existenziell, um die Vorteile des Marktes und Wettbewerbs zu genießen und mögliche Risiken zu minimieren. Dabei geht es nicht nur darum, die Daten intern zu überschauen, sondern bei Bedarf auch für Mitarbeiter oder Kunden zugänglich zu machen. Wachstum und Erfolg basieren auf einer Weiterentwicklung und Aneignung von Wissen. Es geht darum, immer auf dem neuesten Stand zu sein, Trends zu verfolgen, den Markt zu analysieren und das Wissen an die Mitarbeiter weiterzuleiten.

Ein schneller Zugriff auf relevante und strukturierte Informationen spart Zeit, steigert die Arbeitsleistung und gestattet zudem, komplexe Prozesse übersichtlich zu erfassen, zu ordnen, zu analysieren und zu teilen. Mit einem Wissensmanagement im Unternehmen vereinfacht sich die Strukturierung und Wissensweitergabe um ein Vielfaches. Mitarbeiter erhalten alle Daten, die sie benötigen, sofort und ohne Verzögerung.

Was ist das Wissensmanagement im Unternehmen?

Das Know-How eines Unternehmens ist oftmals weit gestreut und verteilt sich über alle Bereiche und Abteilungen. Eine höhere Effizienz lässt sich erzielen, wenn dieses Wissen stattdessen gebündelt, sinnvoll verwaltet und für Mitarbeiter bereitgestellt und ständig aktualisiert wird. Das betrifft operative und strategische Aufgaben und die übergreifende Funktion verschiedener Disziplinen, die aufeinander aufbauen oder einander ergänzen.

Durch diese Voraussetzungen ist es sinnvoll, das unternehmerische Wissen methodisch zu beeinflussen und zu verwalten. Beim Wissensmanagement im Unternehmen geht es darum, eine gesammelte Datenbank zu verwenden, die erlaubt, alle entscheidenden Prozesse, Informationen, Fortschritte, Wissenskenntnisse und Daten zu sammeln, zu ordnen und zur Verfügung zu stellen. Genauer handelt es sich um ein modernes Konzept, Wissen zu erwerben, weiterzuentwickeln, zu speichern, zu nutzen und zu transferieren. Das Management beinhaltet nicht nur die Datenerfassung und Speicherung von Informationen, sondern auch die Verknüpfung verschiedener Prozesse zu einer Wissenseinheit.

Wie funktioniert das Wissensmanagement im Unternehmen?

Das Knowledge Management ermöglicht den Prozess der Erfassung, der Verbreitung und effektiven Nutzung von Wissen mit der dazugehörigen zügigen Bereitstellung aller relevanten Informationen und Daten. Unterteilt wird es zunächst grob in das explizite und implizite Wissen.

Das explizite Wissen ist bewusst und bezieht sich auf die konzeptionelle Fähigkeit jedes Mitarbeiters in seinem Arbeitsbereich, das eigene Fachwissen anzuwenden. Das implizierte Wissen reicht einen Schritt weiter und umfasst bereits die Erfahrung aus Wissensprozessen, die Arbeitsabläufe optimiert. Daher ist darin die kognitive Fähigkeit beinhaltet, mit den gesammelten Erfahrungen zu jonglieren und umzugehen und das Wissen für die Herstellung oder das fachliche Know-How eines Unternehmens zu nutzen. Entsprechend benötigt letzteres Wissen immer eine Interaktion und Vermittlung, die durch ein geeignetes Management optimiert werden.

Das Wissensmanagement im Unternehmen umfasst den bewussten Umgang und das gezielte Nutzen von Wissen in Form einer auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Plattform oder Datenbank als Wissensmanagement Software. Das vorhandene Wissen wird zentral gesammelt und gespeichert, um für Mitarbeiter bereitzustehen, die darüber verfügen können. Das betrifft nicht alleine nur Daten, sondern auch die Ressourcen im ERP System oder die sozialen Kompetenzen. Wichtige Funktionen dieser Wissensdatenbank sind:

• die Daten- und Informationssammlung
• die Speicherung aller aktuellen und neu eingehenden Daten
• die Interpretation dieser Daten
• die Kommunikation mit diesen Daten
• die Bereitstellung und Nutzung des evidenz- und datenbasierenden Wissens

Durch das Management solcher Kenntnisse entsteht ein einzigartiges Netzwerk, über das alle Bereiche verbunden sind und miteinander interagieren. Auch das Verfahren des Data-Minings ist ein wichtiger Bestandteil, das Informationen, die für User und Kunden wichtig sind, ausliefert. So wird der Geschäftsleitung und dem Führungspersonal die Möglichkeit geboten, alle entscheidenden Wissensinhalte zu filtern, weiterzuleiten und diese gleichzeitig in einem Tutorial oder Dashboard zu generieren und zu analysieren.

Welche Arten von Wissen sind für ein Unternehmen wichtig?

Die Grundlage jedes Knowledge Managements bilden die verschiedenen Arten von Wissen, um gezielt gesammelt, strukturiert und verfügbar gemacht zu werden. Das Wissen wird dabei in vier wichtige Modelle unterteilt, in:

• Deklaratives Wissen
• Prozedurales Wissen
• Sensomotorisches Wissen
• Situatives Wissen

Das deklarative Wissen

Das deklarative Wissen gehört, wie das prozedurale Wissen, zum Langzeitwissen und bildet von diesem das Gegenteil. Es geht um Inhalte, die im Langzeitgedächtnis gespeichert sind und umfasst Sachverhalte, Theorien, Fakten und Handlungsanweisungen, in einem Unternehmen entsprechend das entscheidende Fachwissen der Mitarbeiter, das vermittelt und angeeignet wird. Dieses Wissen enthält das begriffliche Vorstellungsvermögen durch Definitionen und Zuordnung, ebenso das Erkennen, in welcher Form die Dinge zueinander in Verbindung stehen.

Das prozedurale Wissen

Wird das Wissen durch Handlungsabläufe routiniert und durch mehrfache Wiederholung tiefer verankert, um es dann schneller und leichter abrufen zu können, handelt es sich um das prozedurale Wissen. Für Unternehmen ist dieses wichtig, damit Mitarbeiter eine eigene Arbeitsroutine aufbauen, die auch durch unbewusste Verarbeitungsprozesse stattfindet. Fachpersonal weiß genau, welche Aufgaben es erfüllen soll und kann das Wissen intuitiv anwenden.

Das sensomotorische Wissen

Die Steuerung sensorischer und automatisierter motorischer Abläufe ist Teil des sensomotorischen Wissens. Es erlaubt die Arbeitsprozesse, die bereits gut beherrscht werden, ohne großartige Überlegung anzuwenden und bei Bedarf anzupassen. Solche Prozesse sind immer auf die Umgebung und Arbeitsbereiche abgestimmt.

Das situative Wissen

Das situative Wissen ist die Ebene aller emotionsverbundenen Erlebnisse und der Erfahrung. Dieses Wissen wird gesammelt und bestimmt die Reaktion auf Situationen. Die Kenntnisse sind dabei miteinander vernetzt und beeinflussen auch zukünftige Entscheidungen. Das ermöglicht eine Problemlösung immer dann, wenn auf Erinnerungen zurückgegriffen werden kann.

Für das Knowledge Management eines Unternehmens spielen alle vier Modelle eine Rolle, die gleichzeitig kombiniert sind. Wichtige Hauptprozesse sind das Erfassen, Organisieren, Verfeinern und Verteilen von Wissen, so durch Informationssuche und Nutzung von Daten aus verschiedenen Quellen, das Filtern, Katalogisieren oder Vernetzen, das Data Mining, Verdichten und Zusammenarbeiten und die Steuerung und Weitervermittlung wichtiger Arbeitsabläufe.

Wie ist das Knowledge Management als Software aufgebaut?

Das Wissensmanagement ist ein Konzept für professionelle Business-Lösungen und enthält die Gesamtbestandsaufnahme aller wichtigen Unternehmensprozesse und Unternehmensziele. Darüber hinaus geht es nicht nur um die Speicherung und Bereitstellung von Daten, sondern mit Hilfe spezieller technischer Tools auch darum, diese Daten zu verknüpfen und zu analysieren. Das gestattet eine Optimierung und die Beschleunigung von Arbeitsprozessen.

Unternehmen verwenden eine Wissensmanagement Software, die sich in eine interne und externe Wissensbank einteilen lässt, wobei die externe erweitert ist und das gewünschte Wissen auch für Kunden zugänglich macht. Grundsätzlich ist die interne Wissensbank die wichtigere, da diese alle unternehmenseigenen Vorgänge beschleunigt, darunter die Weiterbildung der Fachkräfte oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Die Wissensmanagement Software und die dazugehörige App bilden alle Prozesse in einem Tutorial ab und gestatten so den schnellen Zugang auf alle gewünschten und relevanten Informationen. Ist das Wissensmanagement sinnvoll strukturiert, stehen vordefinierte Daten bereit, mit denen selbstständig gearbeitet werden kann. Neue Mitarbeiter können sich so schneller mit den unternehmenseigenen Prozessen vertraut machen, während Fachkräfte auf aktualisiertes Wissen zurückgreifen, das die Arbeit erleichtert. Die Software gestattet, alle Abläufe genau zu dokumentieren und dabei ständig zu aktualisieren. So gelangen auch neue Kenntnisse in das System und stehen zur Verwendung bereit.

Warum ist das Wissensmanagement für Unternehmen wichtig?

Die Digitalisierung und der Zugang ins Internet erweitern die Wissensaufnahme, Informationssuche und die Kommunikation. Für Unternehmen entsteht so der Vorteil, relevantes Wissen zu nutzen, den Markt und die Konkurrenz im Auge zu behalten und die Daten gezielt zu filtern, zu analysieren und intern zu verarbeiten. Mit einem modernen Knowledge Management ist die Abbildung aller extern erfassten und integrierten Daten und aller firmeninternen Abläufe besser überschaubar, steuerbar und planbar, was wiederum einheitliche Prozesse sichert, die auf alle Geschäftszweige ausgebaut werden können. Über das Wissensmanagement ist ebenso die Zuordnung von Fachleuten und Experten möglich, die für einen expliziten Bereich stehen und in ihrer Kompetenz besser identifiziert und weitervermittelt werden können.

Eine Wissensdatenbank als Tutorial ermöglicht vor allen Dingen Fachwissen zu speichern und einheitlich zugänglich zu machen. Darüber hinaus ist auch ERP als Ressourcenplanung wichtig und lässt sich in die Wissensdatenbank integrieren. Ein ERP System enthält alle entscheidenden Betriebs- und Geschäftsdaten, die auf der Datenbank verarbeitet und gespeichert werden können. So lassen sich neben dem Wissen auch klassische Ressourcen wie Personal, Kapital, Material oder Betriebsmittel, IT-Systeme und Kommunikationstechnik erfassen, optimieren und aktualisieren.

Die Kombination von Wissen und ERP ermöglicht eine bessere Gestaltung von Arbeitsprozessen und die Effizienzsteigerung in der Verbindung aller Daten und Funktionen, während gleichzeitig die Berechtigung des Zugangs von der Unternehmensleitung und dem Fachpersonal individuell festgelegt werden kann. Durch alle verfügbaren Informationen reduziert sich das Risiko falscher Entscheidungen beim Produktmarketing, bei der Produktentwicklung oder bei Investitionen.

Informationen können jederzeit verglichen und ausgewertet und so mögliche Risiken oder Chancen frühzeitig erkannt werden. Mit der Wissensmanagement App Circle erhalten Unternehmen eine durchdachte Software für die Speicherung und Bereitstellung von relevantem Wissen mit schnellem Zugriff und einer optimierten Strukturierung.