Grundlagen zum Thema Warenwirtschaftsprogramm


Die Warenwirtschaft ist eines der wichtigsten Elemente innerhalb eines Unternehmens und bezieht sich auf die Verwaltung aller materiellen Güter des jeweiligen Unternehmens. Darunter zählen sowohl Materialien und Rohstoffe, die für die Fertigung benötigt werden, ebenso, wie die Verwaltung der fertigen Produkte und deren Auslieferung. Die Warenwirtschaft eines Unternehmens koordiniert jedoch nicht die personelle Struktur.

Das Warenwirtschaftssystem ist eine Zusammenfassung von verschiedenen Teilgebieten eines Unternehmens. Dazu zählen das Einkaufssystem, Verkaufssystem, Wareneingangssystem, Lagerwirtschaftssystem sowie Warenausgangssystem. Um einen koordinierten Ablauf in einem Unternehmen zu optimieren wird ein Warenwirtschaftssystem eingesetzt und kommt besonders in den Wirtschaftszweigen Fertigung, Einzel- und Großhandel zum Einsatz.

Die einzelnen Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems im Detail:

Das Einkaufssystem eines Unternehmens verwaltet in erster Linie das Warenangebot. Zudem kommen die Aufnahme von Bestellungen und Aufträgen. Auch eine interne Verwaltung läuft über das Einkaufssystem. So werden beispielsweise Aufträge an die jeweiligen Bereiche des Unternehmens aufgeteilt und verwaltet. Auch Reklamationen werden über diese Stelle und nicht über das Verkaufssystem abgewickelt. Ein Punkt, der sehr häufig verwechselt wird.

Das Verkaufssystem dokumentiert und verwaltet die jeweiligen Kundendaten und ist in der Regel die Zentrale für Kundenanfragen. Neben den Kundendaten werden hier natürlich auch alle Verkäuferdaten erfasst / gespeichert. Alle Verkaufsaktionen werden über dieses System verwaltet und gegebenenfalls Problematiken analysiert und Lösungswege entwickelt. Alle relevanten Daten, die für den Verkauf notwendig sind, sind in diesem Teilgebiet gespeichert, sodass hier die gesamte Koordination an einem Punkt liegt und nicht mit anderen Teilgebieten abgestimmt werden muss.

Reklamationen unterliegen zwar dem Einkaufssystem, Retouren hingegen sind Aufgabe des Verkaufssystems. Hier gibt es also eine klare Aufgabenteilung.

Das Wareneingangssystem ist genau genommen eine Prüfstelle innerhalb des Unternehmens. Hier werden nicht nur die jeweils bestellten Waren angenommen, sondern auch auf die Richtigkeit überprüft. Passendes Produkt, Menge sowie natürlich auch der Vergleich zum Rechnungsbeleg werden hier geprüft. Sollte also ein Fehler bei der Zulieferung vorliegen, so würde dies als Erstes bei dieser Stelle festgestellt werden.

In manchen Branchen und Situationen kann es zu problematischen Transportwegen kommen, die eine genaue Koordination benötigen. Auch für diesen Bereich ist das Wareneingangssystem zuständig und regelt hier den Transport von Waren.

Das Lagerwirtschaftssystem ist das Herz eines Unternehmens und ist für die allgemeine Koordination und Verwaltung der Waren zuständig. An dieser Stelle werden Waren ausgezeichnet / etikettiert und für die weitere Verarbeitung eingelagert. Hierzu werden auch die jeweiligen Lagerplätze von der Lagerwirtschaft zugewiesen. Insbesondere bei einem dynamischen Lagersystem ist die Lagerwirtschaft unverzichtbar.

Das Lagerwirtschaftssystem führt auch die Gesamtbestände eines Lagers. Sollte es hier zu Engpässen für die Prozesse und Aufgaben des Unternehmens kommen, so wird dies von der Lagerwirtschaft dokumentiert und an die zuständigen Stellen weitergegeben, bevor es zu einer Verzögerung des Ablaufs kommt.

In einem Unternehmen kann es durchaus vorkommen, dass die Produktreihen sich je nach Auftragslage und Nachfrage verändern. Solche Fälle führen dann zu einer notwendigen Umlagerung von Produkten innerhalb des Lagers. Damit dieser Ablauf reibungslos verläuft, wird dieser ebenfalls von dieser Stelle aus geleitet. Zudem ist die Lagerwirtschaft auch für die Inventur zuständig.

Das Warenausgangssystem ist gleichzustellen mit dem Wareneingangssystem. Auch hierbei handelt es sich um ein Teilgebiet, welches in erster Linie für die Kontrolle der jeweiligen Abläufe verantwortlich ist. An dieser Stelle werden sowohl Aufträge bearbeitet als auch die benötigten Sortimente zusammengestellt. Die Kommissionierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Aufgabengebietes vom Warenausgangssystem.

Ist ein Verkauf intern abgewickelt, so besteht nur noch die Aufgabe des richtigen Versands. Dieses Gebiet unterliegt ebenfalls dem Warenausgangssystem. Die Aufgaben und Funktionen sind also dem Wareneingangssystem sehr ähnlich, wenn auch in umgekehrter Form.

Versandlabels kommen automatisch aus dem Drucker (DHL, DPD, Deutsche Post, GLS...) Versandlabels kommen automatisch aus dem Drucker (DHL, DPD, Deutsche Post, GLS...)


Ein Warenwirtschaftsprogramm ist eine Software zur Automatisierung verschiedener Aufgabengebiete. So kann ein solches Programm beispielsweise Aufträge und Bestellungen vollständig automatisch abwickeln und die dazugehörigen Lieferscheine und / oder Rechnungen erstellen. Für solche Programme gibt es zu jedem Bereich eines Unternehmens entsprechende Erweiterungen, sodass hier die Koordination und die Automatisierung auf die jeweiligen Teilgebiete erweitert werden kann.

Beziehen tun sich diese Erweiterungen auf die oben genannten Teilgebiete eines Warenwirtschaftssystems (WWS). Eine solche Erweiterung für die Lagerverwaltung würde dazu führen, dass die Warenbestände proaktiv gesteuert werden können. Selbstverständlich können über diese Variante auch die entsprechenden Inventuren durchgeführt werden.

Das WWS kann auf alle Teilgebiete innerhalb eines Unternehmens angewendet werden. Somit können sowohl die Ein- als auch Ausgänge ebenso wie die jeweiligen Lagerbestände verwaltet werden. Anwendbar ist das WWS sowohl auf eine statische Lagerung, wie auch auf ein dynamisches Lagersystem. Eignen tut es sich daher für die unterschiedlichsten Branchen, bevorzugt jedoch, wie oben schon angemerkt, für die Fertigung sowie den Einzel- und Großhandel.

Verglichen wird das WWS oftmals mit dem ERP System. Prinzipiell kann ein solcher Vergleich angestellt werden, jedoch handelt es sich beim ERP System um ein umfangreicheres und komplexeres System. Aufgrund dieser Aussage soll jetzt hier aber keine Wertung entstehen. Wie der folgende Vergleich zeigen wird, bieten beide Optionen ihre jeweiligen Vor- und natürlich auch Nachteile.

Das WWS kann vom Anwender / der Firma als Koordinationshilfe für alle Waren und Produkte des Unternehmens genutzt werden. Ein- und Ausgänge und die allgemeine Lagerverwaltung sind hier Bestandteile des Systems, insofern es in der komplexen Form genutzt wird. Das WWS kann auch in einer vereinfachten Form in einem Unternehmen eingesetzt werden. So kann beispielsweise auch nur der Warenein- und -ausgang von diesem System koordiniert werden. Es hängt also von der Einstellung des Unternehmens ab, in welcher Form ein WWS eingesetzt werden soll.

Beim ERP System findet sich erst einmal eine ähnliche Möglichkeit, wie beim WWS. Auch bei diesem System können die einzelnen Teilgebiete eines Unternehmens gesteuert bzw. automatisiert werden. Neben diesen Gebieten können aber auch weitere Bereiche des Unternehmens mit in das Programm eingepflegt werden. So besteht die Möglichkeit auch die Personalverwaltung hier zu integrieren. Selbstverständlich lässt sich die Personalverwaltung innerhalb eines Unternehmens nicht automatisieren, aber mithilfe des Programmes optimieren.

Ein Personalmanagement ist beim ERP also ebenfalls möglich, was beim WWS nicht der Fall ist. Hier gibt es also den ersten entscheidenden Unterschied. Darüber hinaus gibt es noch einen weiteren Punkt, der das ERP vom WWS unterscheidet.

Das WWS ist lediglich für die Verwaltung, Optimierung und Automatisierung der Warenwirtschaft einsetzbar und führt kein direktes Kommunikationsmedium mit sich. Beim ERP ist dies anders. Über dieses System kann auch eine interne Kommunikation zwischen den einzelnen Bereichen durchgeführt werden, um Faktoren, Aufgabengebiete und eventuelle Lagerschwierigkeiten zu koordinieren bzw. zu beheben.

tricoma auf unterschiedlichen Endgeräten aufrufen tricoma auf unterschiedlichen Endgeräten aufrufen

Das WWS ist gegenüber dem ERP nicht so umfangreich, kann aber wesentliche Teilbereiche eines Unternehmens effektiv optimieren. Durch die weniger komplexe Struktur lässt sich das WWS in der Regel einfacher nutzen und ist insbesondere für Unternehmen aus dem kleinen und mittelständischen Bereich ideal geeignet.

Das ERP ist eine hervorragende Erweiterung für Unternehmen mit einer großen Struktur und einem großen Personalhaushalt. Um hier eine Optimierung durchführen zu können, würde eine Verbesserung lediglich bezogen auf das Lagersystem nicht ausreichen. In einem solchen Fall sollte sowohl das Lagersystem, wie auch die Personalverwaltung in den Optimierungsprozess mit einbezogen werden.

Zusammengefasst kann hier also gesagt werden, dass der wesentliche Unterschied zwischen dem WWS und dem ERP darin besteht, dass das ERP sich auch auf das Personalmanagement anwenden lässt, während das WWS für die Lagerverwaltung angewendet wird.