Einrichtungstutorial App Smartboard

Vorwort

Mit den Smartboards von tricoma verwalten Sie Ihre Aufgaben effizient und transparent. Die integrierte Kanban-Lösung ermöglicht es Ihnen, Teamaufgaben strukturiert zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Arbeitsabläufe in Echtzeit zu visualisieren.

Das Kanban-Board dient als zentrales Werkzeug, um den Fortschritt einzelner Aufgaben darzustellen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern. So behalten Sie stets den Überblick über alle Projekte – von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Vorlagen

Mit Vorlagen können Sie wiederkehrende Strukturen in Ihren Smartboards effizient abbilden. So müssen häufig genutzte Spalten und Einstellungen bei der Erstellung eines neuen Smartboards nicht jedes Mal neu angelegt werden.

Erstellen Sie einfach eine Vorlage mit den gewünschten Spalten, Bezeichnungen und Strukturen – diese kann anschließend bei der Neuanlage eines Smartboards ausgewählt und übernommen werden. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Prozesse innerhalb Ihres Teams.

Wie Sie eine Vorlage Schritt für Schritt anlegen, erfahren Sie hier:
👉 Smartboard Vorlagen

Anlage eines Smartboards

In der Übersicht Ihrer Smartboards können Sie über das Symbol ein neues Smartboard anlegen.

Sie haben dabei zwei Möglichkeiten:

1. Smartboard aus Vorlage erstellen – nutzen Sie eine zuvor definierte Vorlage, um häufig verwendete Spalten und Strukturen automatisch zu übernehmen.
2. Manuelle Erstellung – legen Sie eigene Spalten, Bezeichnungen und Einstellungen individuell fest.

Optionale Anpassungen

• Hintergrundbild: Sie können jedem Smartboard ein Hintergrundbild zuweisen, das beispielsweise das Thema oder den Zweck des Boards visualisiert.
• Persönliche Smartboards: Neben Team-Boards können Sie auch persönliche Smartboards anlegen, die nur für den aktuell eingeloggten Benutzer sichtbar sind. Dies ist besonders hilfreich für private Aufgaben, persönliche Planung oder vertrauliche Notizen.
• Kategorisierung: Durch die Zuordnung zu Kategorien lassen sich Smartboards in der Übersicht besser organisieren und schneller wiederfinden.
• Projektverknüpfung: Wenn Sie die App Projekte verwenden, können Sie ein Smartboard mit einem bestimmten Projekt verknüpfen. Dadurch ist es möglich, Projektzeiten direkt zu erfassen oder Deadlines zu verwalten.

Weitere Informationen zur allgemeinen Vorgehensweise bei der Erstellung eines Smartboards finden Sie hier:
👉 Allgemeine Funktionsweise des Smartboards

Smartboard – Ansicht

Die Smartboard-Ansicht ist der zentrale Arbeitsbereich, in dem Sie Aufgaben und Projekte verwalten. Sie erreichen diese Ansicht, indem Sie in der Übersicht Ihrer Smartboards auf das Symbol klicken.

Nach dem Öffnen des Smartboards stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um Ihr Board individuell zu gestalten und zu organisieren. Sie können unter anderem:

• neue Aufgaben in den vorhandenen Spalten anlegen,
• bestehende Aufgaben bearbeiten oder verschieben,
• Farben, Prioritäten und Verantwortliche definieren,
• sowie Ihre Arbeitsabläufe visuell strukturieren.

Eine detaillierte Anleitung zu den einzelnen Funktionen und zur optimalen Nutzung finden Sie hier:
👉 Smartboard-Ansicht

Tags, Prioritäten und Farben

Zur besseren Organisation Ihrer Aufgaben können Sie in den Smartboards verschiedene Tags, Farben und Prioritäten verwenden. Diese Funktionen helfen Ihnen, Aufgaben schneller zuzuordnen, visuell zu strukturieren und nach Wichtigkeit zu ordnen.

Tags

Mit Tags lassen sich Aufgaben thematisch oder nach Status kennzeichnen. Öffnen Sie dazu das gewünschte Smartboard und anschließend eine Aufgabe. Im Reiter Daten können Sie unter „Tags“ beliebige Schlagwörter eintragen und speichern. Nach dem Speichern erscheinen die Tags direkt auf den Karten, sodass Sie im Board auf einen Blick erkennen, welche Themen oder Kategorien zu einer Aufgabe gehören.

Farben

Mit Farben können Sie Aufgaben optisch hervorheben oder gruppieren. Öffnen Sie dazu eine Aufgabe und tragen Sie im Reiter Daten unter „Farben“ den gewünschten Farbcode ein oder wählen Sie eine definierte Farbe aus. Nach dem Speichern wird die gewählte Farbe automatisch auf der Karte angezeigt. So lassen sich Aufgaben z. B. nach Projektphase, Dringlichkeit oder Teamzugehörigkeit farblich unterscheiden.

Prioritäten

Jede Aufgabe kann mit einer Priorität versehen werden, um ihre Wichtigkeit zu kennzeichnen. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Aufgaben parallel bearbeitet werden oder unterschiedliche Verantwortlichkeiten bestehen.

Wie Sie Prioritäten im Detail nutzen und welche Bedeutung die einzelnen Prioritätsstufen haben, erfahren Sie hier:
👉 Tags, Prioritäten und Farben im Smartboard

Social tricoma und das Smartboard

In der App Smartboard können Sie social tricoma für die interne Kommunikation innerhalb Ihres Teams nutzen. Damit haben Sie die Möglichkeit, direkt aus einer Aufgabe heraus mit Kollegen zu kommunizieren, Rückfragen zu stellen oder Informationen auszutauschen – ohne die App wechseln zu müssen.

Kommentare, die über social tricoma zu einer Aufgabe verfasst werden, sind für alle Benutzer sichtbar, die an diesem Smartboard beteiligt sind. So bleibt die Kommunikation kontextbezogen, transparent und nachvollziehbar.

Weitere Informationen und eine detaillierte Anleitung finden Sie hier:
👉 social tricoma für Smartboards