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Mailversand (SMTP)
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Einrichtungstutorial: App Mailversand (SMTP)

Die App Mailversand (SMTP) ist eine im Grundsystem enthaltene App, die automatische E-Mails aus dem tricoma System heraus an deine Kunden versendet.

Es handelt sich um sogenannte Systemmails, die nur versendet werden können, wenn diese App korrekt eingerichtet ist. In diesem Tutorial gehen wir auf die Einrichtung dieser App ein.
Mehr Infos über Systemmails findest du hier 👉🏻 Erklärung: Systemmails und Mailer

🔵 Hinweis:
Diese App ist ausschließlich für den automatisch Mailversand zuständig. Für das Verfassen, Senden und Empfangen von E-Mails über ein oder mehreren E-Mail-Postfächern ist die App Mailclient zuständig.
Mehr dazu hier 👉🏻 Einrichtungstutorial: App Mailclient


Öffne die App Mailversand (SMTP) und klicke im linken Bereich auf „Einstellungen“:

Einstellungen
Einstellungen
Wenn du eine E-Mail direkt aus einer App versenden möchtest, kannst du hier die E-Mail-Versandmethode wählen. Standardmäßig hast du folgende Auswahlmöglichkeiten:

Automatisch:
Mit dieser Option wählt das System automatisch die geeignetste Methode (empfohlen).

Mailclient:
Es gibt im tricoma System die Möglichkeit, über einen Mailer aus deiner App heraus eine Mail zu verschicken. Ist diese Option gewählt, werden auf die Postfächer der App Mailclient zugegriffen, damit man den Absender wählen kann (nicht bei automatischen Mails!).
Wichtig hierbei ist, dass du deine Postfächer eingerichtet hast. Siehe dazu 👉🏻 E-Mail-Postfächer einrichten

Mailversand:
Für diese Option ist es Voraussetzung, dass korrekte SMTP-Serverdaten in den Einstellungen dieser App hinterlegt sind. Dabei muss die E-Mail-Adresse bei „Versand-Mail aus der config.php“ mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten → Unternehmensdaten eingetragen wurde.


Hier kannst du deine SMTP-Serverdaten für den Postausgang eintragen, einsehen und bearbeiten.
Im folgenden Tutorial wird näher darauf eingegangen 👉🏻 Einsehen / Ändern der globalen Postausgangsdaten


HELO (smtp->hostname) bei der Anmeldung deaktivieren:
Bei aktiver Option wird beim E-Mail-Versand nicht dem tatsächlichen Hostnamen versendet, um sich mit einem HELO-Kommando beim SMTP-Server zu identifizieren. Option bitte nur aktivieren, wenn du weißt, was dies für dich bedeutet.


🔵 Hinweis:
Die nächsten drei Bereiche werden nur angezeigt, wenn mindestens eine der folgenden Punkte zutreffend ist:
 

Absender-Regeln (Automatik)

Bei Bedarf kannst du hier festlegen, welcher Absender bei automatisch versendeten E-Mails (Systemmail) verwendet wird. So kann tricoma je nach Vorgang, Kundengruppe oder Mandant automatisch das passende Mailkonto auswählen:
Absender-Regeln
Absender-Regeln
Für jede Regel kannst du einen Titel, den Prozess, eine Kundengruppe, einen Mandanten, das gewünschte Mailkonto und eine Priorität hinterlegen. Je kleiner der Prioritätswert ist, desto früher wird die Regel berücksichtigt. Wenn keine spezielle Regel passt, kann eine allgemeine Standard-Regel als Fallback verwendet werden. Beachte dazu auch den Hinweis in diesem Bereich.

Wenn für den automatischen Mailversand gar keine aktive Absender-Regel angelegt ist, verwendet tricoma den Standard-Absender aus dem Bereich „SMTP Server“. Dabei werden die dort hinterlegte Versand-Mailadresse und der zugehörige Absendername automatisch als Absender verwendet. Außerdem wird in diesem Fall die Standardsignatur verwendet. Siehe dazu 👉🏻 Signatur für automatische E-Mails (Systemmails) bearbeiten

Absender Mailadressen (Ohne Mailclient)

In diesem Bereich hinterlegst du die Mailadressen, die tricoma als Absender verwenden kann, ohne dass ein Postfach in der App Mailclient angebunden ist.

Diese Einträge dienen als Grundlage für den manuellen Versand über den Mailer direkt aus der App heraus sowie für die automatische Auswahl über die Absender-Regeln.

Signatur (Ohne Mailclient)

Hier legst du je Benutzer die Signaturen für ausgehende E-Mails fest, die eine Absenderadresse aus dem Bereich „Absender Mailadressen (Ohne Mailclient)“ verwenden.

So können den versendeten Nachrichten automatisch die passenden Abschlussdaten und Kontaktinformationen hinzugefügt werden.

Wenn du auf „Offene E-Mails“ klickst, erhältst du eine Übersicht aller E-Mails, die noch zum Versand ausstehen (Spooler):

Offene E-Mails
Offene E-Mails
In dieser Tabelle kannst du die Absenderadresse, Empfängeradresse sowie Betreff sehen. Wenn du den Inhalt und Anhang der E-Mail einsehen möchtest, klicke ganz rechts auf /mail.png.

Wenn eine E-Mail versendet werden soll, landet diese erst mal in diesem Spooler und wartet auf Versand. In einem bestimmten Intervall (Cronjob) werden die E-Mails versendet und verschwinden aus dem Spooler.

Sollte etwas mit dem E-Mail-Versand nicht in Ordnung sein, kann es passieren, dass sich die E-Mails im Spooler mit der Zeit anstauen. In diesem Fall erscheint rechts in der Short-Info folgende Meldung:
Short-Info
Short-Info

Sobald der E-Mail-Versand wieder in Ordnung ist, werden die E-Mails automatisch versendet und verschwinden aus dem Spooler.

Wenn du möchtest, dass eine bestimmte E-Mail doch nicht versendet werden soll, kannst du diesen aus dem Spooler einfach löschen, indem du diese markierst und ganz unten über das Aktionsmenü löschst:

Mails aus dem Spooler löschen
Mails aus dem Spooler löschen

Meistens sind die folgenden Gründe ursächlich für nicht versendete E-Mails:

  • tricoma System ist nicht live
  • Die in den Einstellungen eingetragenen SMTP-Daten ist falsch
  • Serverprobleme beim E-Mail-Provider

Mehr Details findest du in den Meldungen.

Wie bereits erwähnt findest du in den Meldungen genauere Details darüber, warum E-Mails nicht versendet werden können.

Genaueres über diesen Bereich findest du hier 👉🏻 Übersicht von nicht versendeten E-Mails
Folgendes Tutorial ist an dieser Stelle ebenfalls interessant 👉🏻 Häufige Fehler beim Mailversand und -empfang

Über das Aktionsmenü ganz unten kannst die einzelne oder alle Meldungen löschen:

Meldungen
Meldungen

Hier kannst du eine Testmail versenden. Näheres dazu hier 👉🏻 Testmail versenden inkl. Debugausgabe


Masterclass-Video zur App Mailversand und App Mailclient:






Link für externe Aufrufe: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2954
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