Workflow: Offene Zahlbeträge korrekt erfassen

Im Kassensystem hast du die Möglichkeit, einen Artikel für offene Zahlbeträge zu hinterlegen. Das ist dann sinnvoll, wenn ein Kunde nur einen Teil des Betrags sofort bezahlt – und der Rest später per Rechnung oder Nachzahlung erfolgt.

Beispiel:
Ein Artikel kostet 150 €.
Der Kunde zahlt direkt 30 € an der Kasse.
Weitere 40 € möchte der Kunde per Rechnung begleichen.
Die Differenz von 80 € ist dann der noch offene Zahlbetrag, den du ihm zu einem späteren Zeitpunkt erneut in Rechnung stellen kannst.

Konfiguration

Einmalig musst eine entsprechende Konfiguration vornehmen, damit dieser Workflow überhaupt möglich ist.

Lege zunächst einen Systemartikel an, den du z. B. "Offener Zahlungsbetrag" o. ä. nennst.
Wie du diesen anlegst, erfährst du hier: Versandkosten- / Gebührenprodukte (Systemartikel) hinterlegen

Gehe danach in die allgemeinen Einstellungen der App Kassensystem und trage bei der Option „Produkt-ID für noch offene Zahlbeträge“ die Produkt-ID des soeben angelegten Systemartikels ein:

Schritt 1: Artikel buchen und Kunde auswählen

Buche in der Kasse wie gewohnt den bzw. die Artikel in die Kassenliste ein.
Wähle anschließend im Menü den Kunden aus oder lege dort einen Kunden an, um ihn dem Kassiervorgang zuzuordnen. Alternativ kannst du auch den Kundenbarcode scannen.

Schritt 2: Bestellung und Rechnung anlegen

Führe den Bezahlvorgang aus und klicke bei den Zahlungsweisen auf „Bestellung anlegen“:

Dort kannst du nun:

1. die Anzahlung (z. B. 30 €) direkt in der Kasse erfassen
2. die Bestelldaten für die Bestellung eintragen
3. den zweiten Teilbetrag (z. B. 40 €) für die Rechnung eintragen
4. den Artikel aus dem Lager buchen, falls der Kunde diesen direkt mitnimmt oder eine Lieferung anlegen, falls danach der Artikel dem Kunden zugeschickt wird.
5. den Bezahlvorgang nach Erhalt des Anzahlungsbetrags abschließen

Ergebnis im System

Im Anschluss wurde im System eine erledigte Bestellung angelegt.
Außerdem wurde zu dieser Bestellung eine unbezahlte Rechnung in Höhe von 40 € angelegt, in der alle drei Positionen aufgeführt sind.

• Der gekaufte Artikel über 150 €
• Die Anzahlung an der Kasse von 30 €
• Die Differenz von 80,- Euro (offener Zahlbetrag)

Falls du beim Bezahlvorgang die Option "Lieferschein anlegen?" aktiviert hattest, wurde auch eine offene Lieferung angelegt.

Durch diesen Workflow ist der komplette Vorgang sauber dokumentiert und du kannst dem Kunden den offenen Betrag zum späteren Zeitpunkt erneut in Rechnung stellen.
Damit dies nicht in Vergessenheit gerät, kannst du zur Erinnerung z. B. eine Wiedervorlage anlegen.

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