Einrichtung der App Track & Trace

1. Grundsätzliches zur App

Nicht jeder Versanddienstleister ist mit der Track and Trace Sendungsverfolgung kompatibel. Aktuell wird diese Funktion nur von der DHL App unterstützt (Stand 12/23). Weitere Apps werden zukünftig folgen.

Um die Sendungsverfolgung nutzen zu können, solltest du nach der Installation zusätzlich ein Komplettupdate buchen. So stellst du sicher, dass alle Apps auf dem aktuellsten Stand sind.

2. Arbeitsweise der App

Die App arbeitet nach folgendem Prinzip:

1. Sendungen werden in die App eingelesen (ca. 1–2 Stunden nach der Labelerstellung). Dabei passiert Folgendes:
   1. Das voraussichtliche Zustelldatum wird anhand definierter Einstellungen berechnet.
   2. Es wird ein Sendungseintrag in der Track&Trace App angelegt, um dort einen Überblick zu behalten.
2. In definierten Intervallen wird automatisch beim Versanddienstleister der aktuelle Sendungsstatus abgefragt.
3. Es können Regeln definiert werden, die bestimmte Aktionen ausführen:
   1. Sendungen mit einem Flag versehen, um diese filtern zu können
   2. E-Mails an einen Kunden senden
   3. Tickets an einen Kunden stellen
   4. Flags bei einer Sendung wieder entfernen
   5. Sendungen als erledigt markieren, um eine erneute Sendungsstatusabfrage beim Versanddienstleister zu verhindern
   6. Eine Short-Info generieren

3. Einrichtung der Carrier

Jeder Carrier (Versanddienstleister) hat unterschiedliche Spezifikationen bei Zustellung, Abholung und Lieferzeit. Über die Einstellungen der App kannst du daher die entsprechenden Konfigurationen für den jeweiligen Carrier vornehmen.

3.1. Schnittstelleneinrichtung

Je nach Versanddienstleister sind eigene Schnittstellen und Zugangsdaten für die Nutzung der Sendungsverfolgung erforderlich.

Richte daher zuerst die jeweilige Schnittstelle ein.

• DHL Sendungsverfolgung: Einrichtung der Sendungsverfolgung für DHL

3.2. Abholzeiten

Definiere nun die Abholzeiten, zu denen deine Pakete abgeholt werden, beziehungsweise deine Cut-Off Zeit für die Paketabholung.

Gibst du zum Beispiel 14 Uhr an und hast eine Lieferzeit von einem Werktag, müssen Pakete, bei denen das Versandlabel bis 13:59:59 Uhr angelegt wurde, am Folgetag zugestellt werden.

Gibst du keine Uhrzeit an, findet an dem jeweiligen Tag keine Abholung statt, zum Beispiel am Wochenende.

Feiertage werden ebenfalls berücksichtigt: Feiertage im System einstellen

3.3. Paketlaufzeiten

Die Paketlaufzeiten kannst du über den Punkt Paketlaufzeit in den Einstellungen definieren.

Die Konfiguration der Paketlaufzeiten ist sehr fein und granular möglich:

• Lieferart aus tricoma
• Lieferland
• PLZ-Bereiche, zum Beispiel 9*
• Konkrete PLZ, zum Beispiel 97475

Für die Berechnung wird immer der feinste definierte Wert herangezogen. Dabei werden ebenfalls die in deinem System hinterlegten Feiertage berücksichtigt.

Beachte hierbei auch das entsprechende Tool, um die Paketlaufzeiten zu testen:
Nutzung des Tools für die Paketlaufzeiten

3.4. Regelwerk

Beachte hier die Anleitung zur Einrichtung des Regelwerks: Einrichtung und Nutzung des Regelwerks

4. Einrichtung der E-Mail- und Ticketvorlagen

Details zur Einrichtung findest du hier: E-Mail-Versendung und Ticketanlage über diese App

5. Allgemeines Filtern und Arbeiten mit der App

Details hierzu findest du hier: Allgemeines Arbeiten und Filtern in der App