Warenwirtschaftssystem Onlinehandel

eCommerce und Onlinehandel boomen. Viele Unternehmen arbeiten heutzutage mit einem Onlineshop, um ihren Kunden das Warenangebot online zu unterbreiten. Je größer dieser ist und je komplexer das Angebot, desto schwieriger ist der Überblick.
Ein Onlineshop mit großer Produktpalette benötigt die schnelle Ordnung des Bestandlagers und der Exportprozesse. Entsteht Chaos kommt es zu Lieferengpässen und die Kundenzufriedenheit sinkt. Abhilfe schafft ein Warenwirtschaftssystem. Es ist ein modernes und unverzichtbares Werkzeug, damit Unternehmen die Herausforderung der Digitalisierung und Globalisierung meistern können. Es wird mit dem Onlineshop verknüpft und ermöglicht die bessere Strukturierung aller Warenströme. Darüber hinaus stellt es wichtige Schnittstellen zu Verkaufsplattformen, Versanddienstleister und Shopsystemen her.


Die Warenwirtschaft gehört zur Betriebswirtschaft eines Unternehmens und bildet auch die Basis im Onlinehandel. Sie hat die Aufgabe, alle Waren in der richtigen Qualität und Menge zur passenden Zeit am gewünschten Ort mit dem richtigen Preis zur Verfügung zu stellen und dabei so geringe Kosten wie möglich zu verursachen. Um die Warenströme zu erfassen, zu dokumentieren und zu verwalten, nutzen immer mehr Unternehmen eine Warenwirtschaftssystem-Software. Sie ermöglicht durch vollautomatische Prozesse eine bessere Organisation aller Bereiche, darunter Wareneingänge, Warenausgänge, Vertrieb, Einkauf, Bestand und Lagerung. Sie unterstützt das Tagesgeschäft in der Logistik, in der Disposition, in der Abrechnung und in der strategischen Businessplanung. So werden alle Bewegungen zwischen Kunden, Lager und Lieferanten genau erfasst.

Die Automatisierung des Systems dient vor allen Dingen dazu, die Vertriebskanäle zu bündeln, die Rechnungslegung und Buchhaltung zu vereinfachen und Inventur, Warenbestand und statische Daten auszuwerten. Möglich ist so eine Optimierung der Lagerhaltung, während sich alle Warenbewegungen geordnet überblicken lassen. Mit Hilfe einer Warenwirtschaftssystem-Software werden die Warenströme gespeichert, analysiert, geplant und optimiert. Für einen gut funktionierenden Onlineshop ist die Software die beste Lösung, da alle Prozesse direkt abrufbar und die verschiedenen Bereiche miteinander verbunden sind. Dadurch wird die Handlungsfähigkeit flexibler und erleichtert das gleichzeitige Einstellen von Produkten im Shop und auf Verkaufsplattformen.


Die Optimierung aller Prozesse in den verschiedenen Unternehmensbereichen ist entscheidend, um im Marktgeschehen mithalten zu können, den wachsenden Konkurrenzdruck und die steigenden Kundenerwartungen zu kompensieren und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Die Unternehmenssoftware für die Warenwirtschaft ist für die Erfassung und Verarbeitung aller Daten gedacht, die den Warenbestand und die damit verbundenen Prozesse betreffen. Als ein computergestütztes Verfahren listet und ordnet es die verkauften Produkte, aktualisiert den Bestand und verbucht den Verkaufsprozess. Auch Preise können über das System individuell bestimmt und der Onlineshop mit Verkaufsplattformen, Shopsystemen und Versanddienstleistern verbunden werden. Verknüpft werden Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, das Kassensystem und der Shop mit der Anbindung an Marktplätzen und Retourprogrammen. Das bietet den Vorteil der Kosten- und Zeiteinsparung.

In einem Warenwirtschaftssystem sind alle Daten detailliert hinterlegt und werden täglich aktualisiert. Selbst wenn Produkte in mehreren Bereichen angeboten oder auf verschiedene Lager verteilt werden, wissen Unternehmen durch die Software genau, welcher Artikel gerade auf Lager ist. Das Warenwirtschaftssystem erstellt Berichte und filtert dabei auch heraus, welche Produkte sich gut verkaufen und welche weniger ankommen. Dabei ist es möglich, das Sortiment ständig zu optimieren und so eine bessere Lagerkapazität zu erreichen, was im eCommerce unverzichtbar ist.

Jeder Kunde soll beim Besuch des Onlineshop von vorneherein erkennen können, welcher Artikel zur Verfügung steht oder nicht auf Lager ist. Dadurch ist die Absprungrate geringer. Die Warenwirtschaft teilt sich in vier entscheidende Prozesse, in:
  • Warenprozess
  • Dispositionsprozess
  • Abrechnungsprozess
  • Planungsprozess

Die Warenprozesse umfassen alle physischen Vorgänge, so das Entladen, Lagern, den Transport und ähnliches. Die Dispositionsprozesse ergänzen die Warenprozesse. Dazu gehören Bestellungen, Aufträge, Lieferungen und Lieferscheine.
Abrechnungsprozesse bilden den wertmäßigen betrieblichen Verlauf ab, mit allen Veränderungen der beiden vorausgehenden Prozesse unter der Einbeziehung aller Einkaufs- und Verkaufspreise. Verdichtet werden die Daten im Planungsprozess, der die Analyse und Optimierung, Steuerung und Kontrolle gestattet. Ziel ist es, alle Prozesse transparent, reibungslos, optimiert und effizient ablaufen zu lassen.


Die Software Architektur bildet alle relevanten Daten zentral ab, so dass sie auf den ersten Blick schnell erfasst werden können. Auf einer Datenbank erfolgt die Speicherung der Stamm- und Bewegungsdaten. Stammdaten sind alle statischen Grunddaten, die in der Regel relativ gleich bleiben. Dazu gehören:
  • Kundennamen
  • Adressen
  • Hersteller und Lieferanten
  • Lieferkonditionen
  • Rabattstaffeln

Durch die Warenwirtschaft können Unternehmen veraltete Daten ausschließen und die Datenqualität sichern. Bewegungsdaten wiederum verändern sich kontinuierlich, sind dynamisch und stehen mit den Stammdaten in Verbindung. Dazu gehören:
  • Aufträge
  • Bestellungen
  • Bestelldatum
  • Rechnungen
  • Lagerbestände
  • Preise

Die Warenwirtschaftssoftware gibt es als geschlossene, offene oder integrierte WaWi. Besonders letztere als Schnittstelle zu Verkaufsplattformen und Shopsystemen bildet die wichtige Grundlage für den Verkaufs- und Unternehmenserfolg. Welche Schnittstelle tatsächlich benötigt wird, können Unternehmen selbst festlegen. Über Marktplätze hinaus ist auch der Zugang zu Banken, Versanddienstleister und Fulfillment-Anbietern, zum Steuerberater, zur Buchhaltung und Zollabwicklung möglich.


Im eCommerce werden immer mehr Automatisierungen möglich. Dabei lassen sich Bereiche sinnvoll miteinander verknüpfen. Eine der wichtigsten Schnittstellen ist die Verbindung zwischen Warenwirtschaft und Shopsystem. Wer mit Shopsystemen wie WooCommerce, Magento, Shopware, Jimbo, Shopify und ähnlichen arbeitet, kann die Vorgänge der Datenerfassung deutlich erleichtern.

Die Schnittstelle hat die Funktion, alle Daten aus beiden Systemen zusammenfließen zu lassen und zentral zu speichern. Dadurch müssen manuelle Datenabgleiche nicht mehr stattfinden. Die Software überträgt die benötigten Informationen zu den Artikeln, zum Bestand und Vorrat, zu den Bestellungen und Kundendaten selbstständig und spart den doppelten Pflegeaufwand.

Für Unternehmen reduziert sich so die Bearbeitung der Vorgänge erheblich, aber auch Kunden profitieren von der Verknüpfung. Die Daten sind immer aktuell und verlässlich. Es ist direkt sichtbar, welche Produkte vorrätig und in welcher Stückzahl erhältlich sind. Darüber hinaus informiert das System, wann die Lieferung stattfindet. Der persönliche Kontakt zum Kunden ist nicht zwingend notwendig, so dass keine Verzögerungen stattfinden.


Ein weiterer relevanter Prozess der Warenwirtschaft ist das Versanddienst-Management. Als Schnittstelle ermöglicht das System den Kontakt, die Anbindung und die Weiterleitung zu Versanddienstleistern wie DHL, UPS, DPD, GLS, Hermes und andere.
Das Versandmodul der Software gestattet eine höhere Effizienz der Lieferungen und des Paketversands mit schnellerer Abwicklung, wobei ausgewählt werden kann, ob die Abwicklung manuell, halb- und vollautomatisch erfolgt.

Für die Bereitstellung der Funktionen kommt eine universelle Versandschnittstelle zur Anwendung, die das Erstellen der benötigten Versandlabels möglich macht und gleichzeitig auch die Speicherung der Trackingdaten für die Nachverfolgung. Die Schnittstelle lässt sich dabei in den Prozess der Kommissionierung einbauen, wodurch auch die Wahl der Versanddienstleister flexibler möglich ist. Der Austausch der Versanddaten erfolgt durch Datenexport oder Datenimport.


Die dritte entscheidende Schnittstelle ist die zu den Marktplätzen und Verkaufsplattformen. Das betrifft vor allen Dingen bekannte wie Amazon, Ebay, Kaufland, Otto, Etsy, Rakuten, Yatego, Hood und Cdiscount.
Über das System ist die direkte Verbindung zwischen Marktplatz und Onlineshop möglich. Die Übertragung aller Daten erfolgt vollautomatisch, so dass Unternehmen keine zusätzliche Arbeit beim Einstellen der Produkte haben. Alle Artikel, die im Shop angeboten werden, sind automatisch auch auf den Verkaufsplattformen verfügbar.
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