1. Einstellungen
Allgemeine Einstellungen
Im Folgenden werden die allgemeinen Einstellungen der Reihe nach erläutert und erklärt.
Länge der Reklamationsnummer
Hier kannst Du die Länge der Reklamations-ID bestimmen. Die Reklamations-ID ist eine eindeutige ID in der Datenbank.
HTML Editor aktivieren
Wenn Du diese Einstellung aktivierst, kannst Du die Anmerkungen im Reiter Reklamationsgründe mit einem HTML-Editor bearbeiten. Mit dem HTML-Editor stehen Dir deutlich mehr Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel Schriftarten, Schriftgrößen oder Tabellen.
Dateisystem innerhalb der Reklamation aktivieren?
Hier kannst Du das Dateisystem innerhalb einer Reklamation (angelegter Datensatz) aktivieren.
Das Dateisystem erkennst Du daran, dass auf der linken Seite der Reklamation ein Stapelsymbol erscheint.
Somit hast Du die Möglichkeit, einer Reklamation Dateien anzuhängen.
Unerledigte Reklamationen oben rechts deaktivieren?
Hier bestimmst Du, ob eine Meldung zu unerledigten Reklamationen in der Shortinfo angezeigt werden soll.
Unerledigte Reklamationen nur für den Ersteller anzeigen?
Hier kannst Du festlegen, ob unerledigte Reklamationen nur für den Ersteller angezeigt werden sollen. Andernfalls wird die Meldung allen Nutzern angezeigt.
Kein E-Mail-Anhang für den manuellen Versand der Reklamation
Hier kannst Du bestimmen, ob beim manuellen E-Mail-Versand einer Reklamation das Reklamations-PDF nicht angehängt werden soll.
Automatische Wiedervorlage beim Bildupload über die Webseite für
Wenn über die Webseite (tricoma Shop) eine Reklamation durch den Kunden angelegt wird, kann ein Bild hochgeladen werden.
Hier bestimmst Du, welche Nutzer eine Wiedervorlage für die Reklamation erhalten.
Bei Rechnungen aus Reklamationen das Zahlungsziel um X Tage erhöhen, bis die Reklamation erledigt oder storniert ist
Wenn eine Reklamation erstellt wird, wird das Zahlungsziel der Rechnung um den hier eingegebenen Wert erhöht.
So kannst Du dem Kunden beispielsweise einen Rechnungsaufschub von 7 Tagen gewähren.
Es wird immer das aktuelle Datum plus die eingestellten Tage verwendet.
Produktausschluss
Hier kannst Du Artikel definieren, die über das Reklamations-Portal nicht reklamiert werden können, zum Beispiel Systemartikel wie Versandkosten.
Lieferart für Lieferungen aus einer Reklamation heraus
Hier kannst Du eine Standardlieferart für Lieferungen festlegen, die aus einer Reklamation erstellt werden, zum Beispiel für Ersatzlieferungen.
Buchungsvorschläge beim Einbuchen
Wenn Du Positionen aus einer Reklamation wieder ins Lager einbuchen möchtest, werden Dir mit dieser Einstellung beim Vormerken der Buchung Buchungsvorschläge als Auswahlmenü angezeigt.
Nur folgendes Lager beim Einbuchen verwenden
Hier kannst Du bestimmen, ob beim Einbuchen von Waren aus einer Reklamation ein bestimmtes Lager vorausgewählt werden soll.
Status der Reklamation nach vollständiger Ersatzlieferung
Hier legst Du fest, welchen Status die Reklamation nach vollständig versendeter Ersatzlieferung erhalten soll.
Zur Auswahl stehen:
- erledigt
- in Bearbeitung
- in Bearbeitung (Ware erhalten)
- Weitergeleitet
- storniert
Einstellungen für das Reklamationsportal
Webseite für den Reklamationslink
Wenn Du ein separates Reklamations-Portal in tricoma verwendest, kannst Du hier die Webseite festlegen. Ist nichts angegeben, wird die Standardsystemdomain verwendet.
Reklamation max. X Tage nach Rechnungsdatum möglich
Hier kannst Du bestimmen, wie viele Kalendertage nach Rechnungsdatum eine Reklamation angelegt werden kann.
Einen Reklamationsgrund als Widerruf festlegen
Wenn der Kunde einen Widerruf einreicht, kannst Du hier den entsprechenden Reklamationsgrund festlegen.
Die Auswahlmöglichkeiten stammen aus den zuvor definierten Reklamationsgründen.
Widerruf max. X Tage nach Rechnungsdatum möglich
Hier stellst Du ein, wie lange ein Widerruf über das Portal möglich ist.
Beachte, dass der Zeitraum für die allgemeine Reklamationsabwicklung größer oder gleich 0 sein muss, zum Beispiel 14 Tage.
Transportkosten bei einem Widerruf entfallen bei einem Warenwert über
Hier kannst Du bestimmen, ab welchem Warenwert bei einem Widerruf keine Transportkosten berechnet werden.
Ticket zur Reklamation anlegen (benötigt App Ticketsystem)
Hier kannst Du festlegen, dass beim Anlegen einer Reklamation automatisch ein Ticket erstellt wird.
So kannst Du direkt mit dem Kunden in Kontakt treten und die Reklamationsbearbeitung vereinfachen.
Diese Einstellung setzt die App Ticketsystem (Inklusiv-App) voraus.
Tickettitel
Hier bestimmst Du den Titel für Tickets, die beim Anlegen einer Reklamation erzeugt werden.
Im Titel können Variablen verwendet werden, zum Beispiel:
%rma_nummer% = Reklamationsnummer
Ein möglicher Tickettitel wäre: Ihre Reklamation mit der Nummer %rma_nummer%
Automatische Ticketzuweisung
Pro Reklamation wird ein Ticket angelegt.
Sind in einer Rechnung mehrere Positionen mit Tickets verschiedener Mitarbeiter vorhanden, wird das Ticket dem zuerst gefundenen Mitarbeiter zugewiesen.
Ticketkategorie
Hier kannst Du festlegen, dass Tickets automatisch einer Kategorie zugewiesen werden.
Voraussetzung ist, dass im Ticketsystem entsprechende Kategorien angelegt sind.
Reklamation automatisch als erledigt markieren, wenn Ticket geschlossen?
Hier kannst Du bestimmen, dass eine Reklamation automatisch den Status erledigt erhält, sobald das verknüpfte Ticket geschlossen wurde.
Zuständigen des Tickets automatisch mit Ticketsystem synchronisieren?
Hier kannst Du festlegen, dass der Mitarbeiter, der die Reklamation im Ticketsystem bearbeitet, automatisch als zuständige Person der Reklamation gesetzt wird.
Reklamationsanmerkungen übernehmen
in die Gutschrift
Hier bestimmst Du, dass die Reklamationsanmerkung in die Gutschrift übernommen und ausgegeben wird.
in die Lieferung
Hier bestimmst Du, dass die Reklamationsanmerkung in die Lieferung übernommen und ausgegeben wird.
in die Rechnung
Hier bestimmst Du, dass die Reklamationsanmerkung in die Rechnung übernommen und ausgegeben wird.
Scanstation
Wiedervorlage nach Gutschrifterstellung
Hier kannst Du festlegen, welcher Mitarbeiter eine Wiedervorlage erhalten soll, wenn eine Gutschrift in der Scanstation erstellt wurde.
Webseitenausgabe
Nur Reklamationen mit ausgewählter Versandart anzeigen?
Wenn diese Option aktiviert ist, sieht ein im tricoma Shop eingeloggter Kunde in seinem Kundenaccount ausschließlich Reklamationen, die bereits versendet wurden.
1.3 E-Mail-Vorlagen
Hier kannst Du E-Mail-Vorlagen für Reklamationen mithilfe eines HTML-Editors erstellen und bearbeiten.
Es stehen Dir folgende Vorlagen zur Verfügung:
E-Mail-Vorlage für den Reklamationsversand
Dies ist die Vorlage für die E-Mail, die versendet wird, sobald sich der Reklamationsstatus auf „Versendet“ ändert.
E-Mail-Vorlage für das Reklamieren einer Rechnung
Diese Vorlage kann verwendet werden, um beispielsweise Rechnungen von Lieferanten zu reklamieren.
E-Mail-Vorlage für die Reklamationsbenachrichtigung beim Anlegen einer Reklamation
Diese E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet, sobald eine neue Reklamation angelegt wird.
Hier kannst Du die gewünschte E-Mail-Adresse hinterlegen, zum Beispiel kundenservice@test.de.
Am Ende der Seite findest Du für die Bearbeitung nützliche Variablen mit kurzen Beschreibungen.
Wenn Du mehrere Mandanten verwendest, beachte bitte, dass jeder Mandant seine eigene E-Mail-Vorlage besitzt.
Sofern die App Mandanten installiert ist, steht Dir oben rechts ein Dropdown-Menü zur Auswahl des Mandanten zur Verfügung.
Sobald im Betreff einer Vorlage ein Text hinterlegt ist, wird der automatische Versand der entsprechenden E-Mail aktiviert.
Beim automatischen E-Mail-Versand wird die E-Mail-Signatur angehängt, die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.
1.5 Reklamationsgründe
Hier kannst Du Reklamationsgründe festlegen, die unter anderem auch in der Scanstation angezeigt werden.
Beispiele für Reklamationsgründe sind:
- Defekt
- Zerbrochen
- Sonstiges
Zusätzlich kannst Du hier die Anmerkungen definieren, die auf dem generierten PDF ausgegeben werden.
Weitere Schritte
Mit der App Reklamationen kannst Du Deine Rücksendungen zentral und übersichtlich bearbeiten.
Wir empfehlen Dir, während der Testphase eine Reklamation direkt aus einer Rechnung anzulegen und Deinen individuellen Prozess zu erarbeiten.
Grundsätzlich ist es sinnvoll, Kategorien für Reklamationen anzulegen, um später aussagekräftige Auswertungen durchführen zu können.
