Reklamationsmanagement Software | Beschwerdemanagement

Einfach und schnell im tricoma ERP

Reklamationen einfacher bearbeiten

App Reklamationen

Verwalten Sie Ihre Rücksendungen / Retouren einfach, transparent und schnell mit der App Reklamationen und der tricoma Software. Dank vieler verschiedener Funktionen, haben Sie eine gute Übersicht. Außerdem stehen Ihnen zahlreiche Einstellungen zur Verfügung, welche Ihnen dabei helfen, Ihre Reklamationen zu verwalten.

Ein sauberer Retourenprozess spart Ihnen Zeit und Ärger

Um langfristige und erfolgreiche Kundenbeziehungen zu pflegen, ist ein zielführendes und transparentes Beschwerdemanagement ein Muss. Denn gerade im Onlinehandel ist die Kundenzufriedenheit ein wichtiges Gut. Kunden möchten einen direkten Ansprechpartner oder Kontaktweg bei eventuellen Problemen oder Unzufriedenheit haben, und die damit verbundenen Prozesse müssen vom Unternehmen transparent und zeitnah durchgeführt werden.

Unsere Reklamationsmanagement Software hilft Ihnen dabei, Beschwerdemanagementprozesse zu automatisieren und so wertvolle Zeit zu sparen. Mit unserer App behalten Sie den Überblick über Ihre Retourenmanagement Prozesse und automatisieren Ihre Reklamationen wie marktführende Unternehmen. Über die optionale Einrichtung eines eigenen Kundenportals für Reklamationen bieten Sie Ihren Kunden eine automatisierte Oberfläche, um bestellte Waren zurückzusenden. Hierbei können von Ihnen definierte Rücksendegründe erfasst werden, um Reklamationen auszuwerten. Zur Dokumentation von eventuellen Versandschäden können Kunden optional Bilder an eine Reklamation anhängen. Auch eine Teilstornierung einzelner Rechnungsposten ist möglich. Das erneute Einbuchen Ihrer Ware gestaltet sich dabei schnell und übersichtlich, und Produktschäden können direkt erfasst werden.

Reklamationen Reklamationen
Statistik Statistik

Statistiken helfen Ihnen problematische Produkte zu finden

Das Ziel eines erfolgreichen Beschwerdemanagements sollte immer ein Erkenntnisgewinn sein. Somit können Stärken und Schwächen von Produkten oder Versandoptionen evaluiert werden und frühzeitig mit entsprechenden Strategien begleitet werden. Auf diese Weise können Produktions- oder Dienstleistungsmängel aufgespürt und korrigiert werden. Erfahrungsgemäß wenden sich Kunden nach einem negativem Erstkontakt ohne Rückmeldung von einem Unternehmen ab, weshalb Reklamationen und Beschwerden als wichtige zweite Chance für ein Unternehmen gesehen werden sollten. Unter Berücksichtigung dieser Gegebenheiten bietet unsere Beschwerdemanagement Software einen idealen Feedbackkanal und kann über die Prozessoptimierung hinaus zu einem wichtigen Lernprozess beitragen.

Optimierte Annahme von Anfragen im Retourenmanagement

Die rasche Annahme von Anfragen ist im Beschwerdemanagementprozess äußerst wichtig. Um Ihnen auch hier optimierte Abläufe zu bieten, ist es mit unserer Beschwerdemanagement Software besonders einfach, zeitnah auf Kundenanfragen einzugehen. Dabei ist es nicht genug, nur den eigenen Onlineshop zu beachten. Auch weitere Verkaufskanäle wie Amazon oder eBay müssen betreut werden, um auch dort erfolgreiche Kundenbeziehungen herzustellen. Mit unserem Ticketsystem lassen sich Kundenanfragen schnell und einfach bearbeiten und häufige Fragen durch den Autoresponder beantworten. Auch Rechnungs- oder Stornierungsanforderungen können automatisiert bearbeitet werden.

Darüber hinaus bietet sich der Einsatz unserer Reklamationsmanagement Software an, um denselben Komfort bei den oft eher lästigen und zeitintensiven Rücksendungen zu genießen. Mit unserer Schnittstelle zu Amazon und der eBay Anbindung lassen sich alle plattformspezifischen Prozesse in Ihre tricoma ERP Software integrieren und bequem an einem Ort bearbeiten. Hierbei profitieren Sie nicht nur von unseren optimierten Workflows, sondern können durch die Nutzung unserer intelligenten Automation den Zeitaufwand für wiederkehrende Arbeiten deutlich minimieren. Durch die direkte Importierung von Kundenanfragen und Reklamationen können Anfragen direkt in tricoma bearbeitet und mit allen Bereichen Ihres ERP System synchronisiert werden. So können Lagerbestände automatisch aktuell gehalten und Rechnungen oder Stornierungen automatisiert erstellt werden.

Definieren Sie Ihre Emailvorlage für einfachen Kundenkontakt Definieren Sie Ihre Emailvorlage für einfachen Kundenkontakt
Reklamation Detailansicht Reklamation Detailansicht

Einfacher Prozess im Retourenmanagement über die Lagerverwaltungssoftware

Mit unserer Lagerverwaltungssoftware, der App Scanstation, erhalten Sie eine zuverlässige und funktionsreiche Lösung für Ihre Lagerverwaltung. Unsere Scanstation bietet Ihnen ein Komplettpaket aus Versandsoftware, Inventursoftware und Kommissionierungsprogramm aus einer Hand. Durch die intelligenten Funktionen, der Möglichkeit zur Interaktion und zahlreichen möglichen Erweiterungen, eignet sich unsere Lagerverwaltungssoftware nicht nur zur Verwaltung Ihres Lagers, sondern kann auch beim Beschwerdemanagement für ein großes Zeitersparnis sorgen. Mit der App Scanstation lassen sich eingehende Waren zeitsparend und optimiert einlagern, egal. ob es sich um Neuware oder Retouren handelt. Auch die Qualitätsprüfung und Zustandsbeurteilung kann von unserer Software vereinfacht und begleitet werden. Durch die Anbindung an Ihren Shop und den von Ihnen bevorzugten Verkaufsplattformen wie Amazon und eBay, werden alle Daten stets aktuell gehalten, und Kunden können über den Status Ihrer Bestellungen und Retouren granular informiert werden. Um die Versandabläufe weiter zu vereinfachen, können Paketaufkleber direkt über unseren Druckserver gedruckt werden. Es können auch mehrere Versanddienstleister unterstützt und produktbezogene Versandoptimierungen vorgeschlagen werden. Egal, ob Sie sich für DHL, Deutsche Post, UPS, Hermes, GLS oder einen anderen Versanddienstleister entscheiden. Unsere Lagerverwaltungssoftware steht Ihnen immer zur Seite und vereinfacht Ihren Arbeitsalltag.

Optimierte Auszahlungsprozesse bei Rücksendungen

Natürlich ist für die Reklamationsabwicklung auch die Verwaltung des Zahlungsverkehrs notwendig. Durch unser breites Angebot an Zahlungsschnittstellen können wir auch in diesem Bereich weitere Optimierungen bieten. So lassen sich Rückerstattungen und Gutschriften über PayPal, SEPA Überweisung oder Amazon Pay und viele weitere Zahlungsmittel auf Knopfdruck anweisen. Damit gestalten sich Rücksendungen besonders einfach, und es kann alles an einem Ort erledigt werden. Auch die Bankkontenüberwachung ist mit unserer App Bankkonten möglich und erleichtert die Zahlungszuweisung bei Bestellungen. Mit unserer App Raspibanking können auch Bankkonten überwacht werden, damit Bestellungen möglichst schnell verarbeitet werden und Kunden über den aktuellen Status ihrer Bestellung informiert werden können. Hierdurch kann eine automatische Zahlungszuweisung stattfinden, und Kunden können in Echtzeit über Email oder Ihren Kundenbereich informiert werden.

Einstellungen Einstellungen
Import/Export Import/Export

Skalierbare Retourenmanagement Prozesse auch für Shopsysteme wie Shopware, Magento oder WooCommerce

Egal, für welches Shopsystem Sie sich entscheiden, Ihr tricoma ERP bleibt bestens verbunden. Durch die enge Integration mit Shopsystemen wie zum Beispiel Shopware, WooCommerce, Magento, ePages oder Oxid ist es möglich, alle Vorteile von tricoma auch mit Drittsystemen zu nutzen. Dadurch können Sie unser Reklamationsmanagement auch mit anderen Shopsystemen verwenden, so das eingehende Emails verarbeitet werden. Auch Multishops können so zeitsparend verwaltet und gepflegt werden. Retourenanfragen werden einfach importiert und können in tricoma mit dem gewohnten Komfort bearbeitet werden. Auch Retourenanfragen per Email sind kein Problem und können in tricoma verwaltet werden.

Optionales Retourenportal als eigene Webseite

Um Ihren Kunden auch in schwierigen Situationen den größtmöglichen Komfort zu bieten, ist es sinnvoll, ein eigenes Retourenportal einzurichten. Hier können Kunden aus von Ihnen definierten Rücksendegründen wählen, um Ihnen einen Einblick in die Entscheidungsfindung und Ihnen die Möglichkeit zu geben, begleitende Schritte einzuleiten. Zur Schadensdokumentierung kann auch ein Bilder-Upload zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wird der Dokumentationsprozess vereinfacht, und Sie erhalten wertvolle Informationen über eventuelle Stärken und Schwächen von Produkten oder Versandoptionen. Auch wenn das Beschwerdemanagement ein unliebsames Thema sein kann, ist es wichtig, möglichst viele Informationen über diesen Prozess zu sammeln. Nur so können Sie Ihre Abläufe weiter optimieren und Ihre Kundenzufriedenheit steigern.

Die Einrichtung eines Retourenportals ist aus vielerlei Gründen von Vorteil und für Firmen jeder Größe empfehlenswert. Reibungslose Abläufe sind für Kunden überaus wichtig und können Ihnen eine zufriedene Stammkundschaft bringen. Natürlich sind Sie durch den modularen Aufbau auch hier nicht an eine bestimmte Software gebunden, sondern können unser Retourenportal auch als Erweiterung zu einem bestehenden Shopsystem verwenden.

Retourenmanagement Schaubild Retourenmanagement Schaubild
Export der Retouren für Verarbeitung in Fremdsoftware Export der Retouren für Verarbeitung in Fremdsoftware

Unternehmerischer Erfolg durch optimiertes Beschwerdemanagement

Machen Sie sich Ihre Stärken zunutze und seien Sie sich über Ihre Schwächen bewusst. Nur so können Sie sich langfristig verbessern. Durch ein aktives Beschwerdemanagement können wichtige Informationen über Stärken und Schwächen aus Kundensicht gesammelt und ausgewertet werden. Produktions- oder Dienstleistungsmängel können so frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie ein größeres Problem darstellen. Ein guter und direkter Feedback-Kanal ist wichtig, denn oft werden gerade Neukunden schnell das Vertrauen in ein Unternehmen, wenn sich kein Ansprechpartner findet und Probleme ungelöst bleiben, verlieren. Deshalb sollte ein erfolgreiches Beschwerdemanagement nicht als Last, sondern als zweite Chance gesehen werden, den Kunden vom Unternehmen zu überzeugen. Durch die Integrierung eines Beschwerdemanagements werden Meinungen und Erfahrungen erfassbar und können für den Lernprozess eines Unternehmens eine wichtige Rolle spielen.

Erfahrung aus dem eigenen Onlinehandel

Die Kernziele eines zielführenden Beschwerdemanagements sind im Wesentlichen:

  • Verbesserung der Servicequalität durch zeitnahes Bearbeiten von Kundenanliegen
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit und gleichzeitiges Minimieren von negativen Auswirkungen einer Kundenunzufriedenheit
  • Reduzierung und Vermeidung von Fehlern, Folge- und Beschwerdekosten
  • Nutzung der gesammelten Informationen, um betriebliche Risiken und Chancen im Markt einzuschätzen

Gelöste Beschwerden haben eine starke emotionale Wirkung und steigern das Vertrauen und Verbundenheitsgefühl des Kunden. Um langfristige und fruchtbare Kundenbeziehungen aufzubauen, ist ein kompetentes Beschwerdemanagement unerlässlich. Kunden, deren Probleme zufriedenstellend gelöst wurden, können oft als langfristige und loyale Geschäftspartner gewonnen werden. Diese Kunden sind oft loyaler als Kunden, die nie ein Problem hatten. Das kommt durch das Vertrauensverhältnis, welches durch eine zufriedenstellende Problemlösung geschaffen werden kann. Dadurch kann die Bereitschaft zum Wiederkauf, eine Entscheidung für weitere Produkte desselben Herstellers, oder die positive Erwähnung und Empfehlung des Unternehmens gefördert werden. Ein effektives Beschwerdemanagement ist daher gerade im Onlinehandel überaus wichtig, damit Sie Ihren Kundenstamm vergrößern und dabei die Zufriedenheit steigern können.

Definieren Sie selbst Retourengründe und Produktschäden Definieren Sie selbst Retourengründe und Produktschäden

App Reklamationen: Weitere Funktionen

  • Perfekte Übersicht der Reklamations-Abwicklungen
  • Angabe von Reklamationsgründen
  • Verwaltung und Auswertung von Produktschäden
  • Reklamationen werden als PDF Datei generiert und lassen sich direkt per FAX oder Email versenden
  • Übersichtliche Verwaltung durch Kategorien
  • CSV Export aller wichtigen Daten in der Übersicht mit vielen Filtermöglichkeiten
  • Das Zahlungsziel von Rechnungen kann automatisch bei offenen Reklamationen verlängert werden
  • Bilduploadmöglichkeit des Endkundes zur Dokumentation über die Webseite
  • einzelne Rechnungsposten können über die Webseite reklamiert werden
  • Widerruf max. X Tage nach Rechnungsdatum einstellbar
  • Transportkosten bei einem Widerruf entfallen bei einem Warenwert über x einstellbar
  • Oberfläche lässt sich je Reklamation einstellen ob Netto oder Brutto
  • Artikel angeben, welche vom Kunden über das Reklamations-Portal nicht reklamiert werden können

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App Reklamationen

 

Warum tricoma?

Darum werden Sie tricoma lieben:

  • Zeit und Geld sparen durch automatisierte Abläufe
  • Umsatzsteigerung durch Anbindungen an Verkaufsplattformen
  • Kauf statt Miete - für ein optimales Preis-Leistungsverhältnis
  • Gemeinsame Systemeinrichtung und 24/7 Support
  • Skalierbares und modular aufgebautes Baukastensystem
  • eCommerce Grundsystem und über 200 leistungsstarke Apps und Module
  • Hohe Systemverfügbarkeit durch mehrstufigem Backup System
  • Umfassende Erfahrung und Kompetenz durch eigenen Onlinehandel

Kundenbewertungen

Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern Bewertung Stern
4,5 von 5 Sternen
Google Bewertungen vom 23.02.2021
Hallo Herr Lesser,

prima, Sie haben mir wie immer sehr geholfen!

Viele Grüße
Andreas Kossorz
Medionic GmbH & Co. KG - 23.04.2019
Ok gefunden. Geht spielend eifach und schon ging der erste Testartikel Online. Echt! Muss es immer wieder sagen EIN MEGA GEILES SYSTEM WELCHES IHR DA AUF DIE BEINE GESTELLT HABT



DANKE DANKE DANKE DANKE :)
Tommy Vogl, Myfoodforfit - 30.11.2015
Ich möchte Ihnen sagen, dass ich mit "Tricoma" wirklich zufrieden bin. Sie haben ein ausgezeichnetes Preis-/Leistungsverhältnis. Das Ganze in der Cloud ist perfekt, als diesen dauernden Stress mit Software und Hardware. Ihr Ticketsystem ist die Lösung gegenüber ständig besetzten Hotlines oder welchen die sich nie zurückmelden.Ich hatte Ihnen ja bereits gesagt, dass ich von einer Branchen- Wawi inhaltlich sehr begeistert war. Aber trotz guter Kontakte zu dem Anbieter, wären die Investitionskosten bei meinem jetzigen Mandanten nicht darstellbar gewesen und ich denke so geht es bestimmt tausenden, natürlich auch in anderen Branchen.
A. Naumann, Schuhoase. - 11.05.2015
Hallo Herr Alka,

herzlichen Dank für die schnelle Antwort!

Herr Schraud hatte dazu gestern keine Lösung und hatte geraten, das Ticket dazu aufzugeben.
Ansonsten hat aber alles prima geklappt, nochmal herzlichen Dank an Herrn Schraud!

Vom Umfang her war an einem Tag nicht mehr drin, aber ich denke, der Grundablauf für Bestellungen und Versand wird klappen.

Herzlichen Dank nochmal an Sie und alle Mitglieder Ihres Teams,
excellenter Support / Unterstützung - sonst wären wir jetzt nicht soweit gekommen mit der Umstellung!

Ich habe die Einstellung angepasst, dann kann dieses Ticket geschlossen werden.

Viele Grüße
Rainer Habekost - 03.06.2015

Gemeinsam sind wir stark.

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