Leitfaden zur selbstständigen Einrichtung des tricoma Systems
Vorwort
Mit diesem Tutorial möchten wir dir einen Leitfaden geben, damit du möglichst selbstständig dein tricoma System einrichten kannst. Ziel ist es, dass du dein System soweit einrichtest, damit eine Liveschaltung stattfinden kann.
Das tricoma System ist eine mächtige Software mit vielen Apps mit sehr vielen Konfigurations- und Anwendungsmöglichkeiten. Deshalb ist es gerade für Neueinsteiger sinnvoll, sich erst mal auf die notwendigsten Punkte zu konzentrieren, damit zumindest der Online-Verkauf gut funktioniert und der Bestellablauf reibungslos abläuft. Die "Schönheitskorrekturen" können auch im Nachhinein gemacht werden.
Die einzelnen Punkte in diesem Tutorial (links im Inhaltsverzeichnis zu sehen) solltest du Schritt-Für-Schritt durchgehen, da diese sich aufeinander aufbauen. Dabei erhältst du Verlinkungen zu anderen Tutorials, die die Punkte genauer beschreiben. Sieh dieses Tutorial als eine Art zentrales Dokument.
Wenn du dir bestimmte Konfigurationsbereiche ansiehst, überlege dir dabei, ob, was und wieviel du davon konfigurieren möchtest. Denn manche Konfigurationen musst du durchführen, und manche kannst du bei Bedarf später durchführen. Das liegt in deinem Ermessen. In diesem Leitfaden gehen wir durch, welche Punkte du dir auf jeden Fall ansehen solltest. Du entscheidest letztendlich, was genau du bei dem Punkt konfigurieren möchtest.
Solltest du Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögere nicht, unseren Support über das Ticketsystem oder deinen Servicepartner zu kontaktieren.
Des Weiteren kannst du selbstständig nach Tutorials suchen unter https://www.tricoma.de/Hilfe/. Auch kannst du mit der Lupe oben rechts Tutorials über eine Volltextsuche finden.
1. Das tricoma System kennenlernen
Wenn du diesen Leitfaden liest, solltest du bereits ein Erstgespräch mit unserem Vertrieb gehabt haben, bei dem dir die Handhabung des tricoma Systems erklärt wurde.
Bei Bedarf kannst du auch einen Termin für ein weiteres Einführungsgespräch mit dem Support oder Servicepartner vereinbaren, sofern nicht schon geschehen.
Folgendes Tutorial mit den darin verlinkten Tutorials helfen dir ebenfalls dabei, die tricoma Software kennenzulernen und dich damit vertraut zu machen:
> Maneta Desktop
> App-Aufbau ab tricoma 5.1
> Prozessablaufplan und Masterclass-Videos
Außerdem kannst du eine Desktop-Tour machen, wenn du oben rechts auf Willkommen klickst.
2. Administrative Konfigurationen
Nun geht es in die fundamentale Konfigurationen. Öffne dazu die App Administration, dieser befindet sich unter dem Reiter "System" im Hauptmenü. Diese App bildet das Herzstück zur Steuerung des tricoma Systems und sollte aus Sicherheitsgründen nur für Administratoren zugänglich sein.
Folgendes Einrichtungstutorial erklärt sämtliche Optionen, die es in der App Administration gibt:
> Einrichtungstutorial: App Administration
Es befindet sich an dieser Stelle eine sehr hohe Anzahl an Optionen. Für den Anfang solltest du u. a. folgende Systemeinstellungen durchführen:
Ihre Daten
Passend dazu das Masterclass-Video: https://youtu.be/I69zSpwgNtQ?si=tQuhfYSL_8doOoMm
In den allgemeinen Einstellungen der App Administration solltest du bei der Option "Oberflächen-Berechnung auf Basis von" wählen zwischen brutto und netto. Wähle netto, wenn du mehr an Geschäftskunden als an Privatkunden verkaufst. Im umgekehrten Fall wähle brutto. Es geht bei dieser Option um das primäre Kundenziel:
Preiseinstellung
Ansonsten ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass du dich intensiv mit den allgemeinen Einstellungen der App Administration auseinandersetzt, da die Standardkonfiguration für die meisten Anwendungsfälle ausreichend ist. Ein kurzer Blick auf die allgemeinen Einstellungen ist dennoch empfehlenswert.
3.1 App Kunden einrichten
Alle natürlichen und juristischen Personen sind für das tricoma System Kunden. Egal ob sie Hersteller, Lieferanten1, Geschäftskunden, Privatkunden, Newsletter-Abonnenten, Vereine etc. sind. Diese befinden sich alle in der App Kunden, welches sich im Hauptmenü unter dem Reiter "WaWi/CRM" befindet.
1Lieferanten müssen also solche deklariert sein (siehe Punkt 3.2).
Bevor du Kunden anlegst oder importierst, solltest du dich mit den Einstellungsmöglichkeiten der App Kunden beschäftigen.
Folgendes Einrichtungstutorial ist dazu hilfreich:
> Einrichtungstutorial: App Kunden
Folgende Einstellungen solltest du auf jeden Fall durchführen:
Sieh dir auch das Masterclass-Video dazu an:
https://youtu.be/3s9yiYUVatc?si=nKxJrvEISXh9OHse
3.2 Kunden anlegen oder importieren
Du kannst deine Kunden entweder manuell anlegen oder mit einer CSV-Datei importieren. Sobald du alle notwendigen Konfigurationen der App Kunden durchgeführt hast, kannst du damit beginnen.
Möchtest du die Kunden händisch einpflegen, lies folgendes Tutorial: Kunden manuell anlegen
Dabei kannst du auch gleich die Kunden, die Lieferanten sind, als solche deklarieren.
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Wenn du stattdessen die Kunden mit einer CSV-Datei importieren möchtest, gibt es die untenstehenden Möglichkeiten. Dabei empfehlen wir, die Lieferanten auszusortieren und diese in einer anderen CSV-Datei zu packen, Denn technisch gesehen ist es einfacher, die Lieferanten und die restlichen Kunden separat zu importieren. Quasi eine CSV-Datei, in der nur Lieferanten sind, und eine CSV-Datei, in der die restlichen Kunden sind.
Es gibt zwei Importmöglichkeiten:
1. Möglichkeit → Import über die App Kunden
Beim Import über die App Kunden verwendest du am besten den Importfilter Ultimate Import Kunden. Siehe dazu Ultimate Export/Import Kunden.
Importiere als erstes die CSV-Datei mit Kunden, die keine Lieferanten sind. Bei der Importkonfiguration muss die Option "Kunde als Lieferant anlegen" deaktiviert sein.
Importiere danach die CSV-Datei mit den Kunden, die Lieferanten sind. Bei der Importkonfiguration muss die Option "Kunde als Lieferant anlegen" aktiviert sein, damit diese Kunden direkt als Lieferanten deklariert werden.
2. Möglichkeit → Import über die App Import/Export
In deinem tricoma System gibt es eine weitere App, die speziell für Importe und Exporte entwickelt wurde: Die App Import/Export unter dem Reiter "Schnittstellen" im Hauptmenü.
Mit dieser App kannst du dir deine eigenen Import-/Exportfilter individuell zusammenbauen. Auch hier bitte Kunden und Lieferanten separieren.
Sieh dir dazu folgendes Tutorial an:
> Nutzung der App Import/Export
Passend dazu auch das Masterclass-Video:
> https://youtu.be/jtJgGR2uOnY?si=675kvgs8fLlPXMvG
Hinweis:
Die verpflichtenden Herstellerinformationen gemäß EU-Sicherheitsverordnung können derzeit nur über die App Import/Export (Datenziel "Produkte: Lieferantendaten") importiert werden (Stand 02/25).
Andernfalls müssen diese händisch eingepflegt werden.
Genaueres dazu hier: EU-Verordnung: General Product Safety Regulation (GPSR)
Wichtiger Tipp beim Importieren:
Nutze immer erst eine CSV-Testdatei mit ein paar wenigen Einträgen, um zu prüfen, ob der Import überhaupt richtig funktioniert, bevor du alle bzw. die restlichen Kundendaten importierst.
4.1 App Produkte einrichten
In der App Produkte, welches sich im Hauptmenü unter dem Reiter "WaWi/CRM" befindet, werden alle Produkte gespeichert und verwaltet.
Bevor du deine Produkte anlegst oder importierst, solltest du dich mit den Einstellungsmöglichkeiten der App Produkte beschäftigen.
Folgendes Einrichtungstutorial ist dazu hilfreich:
> Einrichtungstutorial: App Produkte
Folgende Einstellungen solltest du auf jeden Fall durchführen:
Sieh dir auch das Masterclass-Video dazu an:
https://youtu.be/6tQbYAeEioU?si=tE2FXY8SjiUgurHG
Es ist grundsätzlich nicht erforderlich, dass du dich intensiv mit den allgemeinen Einstellungen der App auseinandersetzt, da die Standardkonfiguration für die meisten Anwendungsfälle ausreichend ist. Ein kurzer Blick auf die allgemeinen Einstellungen ist dennoch empfehlenswert.
4.2 Produkte anlegen oder importieren
Du kannst deine Produkte entweder manuell anlegen oder mit einer CSV-Datei importieren. Sobald du alle notwendigen Konfigurationen der App Kunden durchgeführt hast, kannst du damit beginnen.
Möchtest du die Produkte händisch einpflegen, lies folgendes Tutorial: Produkt manuell anlegen
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Wenn du stattdessen deine Produkte importieren möchtest, gibt es drei Möglichkeiten:
1. Möglichkeit → Import über die App Produkte
Beim Import über die App Produkte verwendest du am besten den Importfilter Ultimate Import Produkte. Siehe dazu Ultimate Export/Import Produkte.
2. Möglichkeit → Import über die App Import/Export
Siehe Punkt 3.2
Hinweis:
Die verpflichtenden GPRS-Informationen können derzeit nur über die App Import/Export (Datenziel: "Produkte: Produktdaten") importiert werden (Stand 02/25).
Andernfalls müssen diese händisch eingepflegt werden.
Genaueres dazu hier: EU-Verordnung: General Product Safety Regulation (GPSR)
Wichtiger Tipp beim Importieren:
Nutze immer erst eine CSV-Testdatei mit ein paar wenigen Einträgen, um zu prüfen, ob der Import überhaupt richtig funktioniert, bevor du alle bzw. die restlichen Produktdaten importierst.
3. Möglichkeit: Import direkt vom externen Shop / Verkaufsplattform
Ein paar unserer Apps, die als Schnittstelle zu externen Shops / Verkaufsplattformen dienen (sog. Connectoren), bieten ein Tool an, um Produkte vom externen Shop / Verkaufsplattform direkt ins tricoma System importieren zu können. Diese Apps sind u. a. (Stand 01/25):
ePages Connector
Shopify Connector
Shopware Connector
WooCommerce Connector
xt:Commerce 4 / Veyton Connector
Etsy Connector
eBay Connector
Wenn du ausschließlich diese Möglichkeit in Betracht ziehst, ist es am sinnvollsten, den kompletten Produktimport erst mal zu überspringen und beim Punkt 5 weiterzumachen.
Denn der Produktimport über die Connectoren wird erst funktionieren, wenn du diese vollständig eingerichtet hast (bei Punkt 10.3). Danach kannst du wieder an dieser Stelle des Tutorials zurückkehren.
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Wichtiger Hinweis:
Sobald du deine Produkte importiert hast, solltest du diese nur noch ausschließlich im tricoma System verwalten und bearbeiten! Denn das tricoma System fungiert als zentrale Produktverwaltung für all deine Shops. Solltest du dich nicht daran halten, kann es zu Problemen mit Produktabgleiche und Bestellabholungen kommen!
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Nachdem du all deine Kunden und Produkte erfolgreich importiert hast, kannst du auch Lieferantenpreise und Lagermengen/EK-Preise per CSV-Datei importieren:
> Lieferantenpreise importieren
> Inventur per Import/Export
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Solltest du Gefahrgut verkaufen, siehe dir unbedingt noch folgendes Tutorial an, nachdem du alle Produkte angelegt bzw. importiert hast:
> Gefahrgutsymbole / Gefahrgutinfos
5. E-Mail-Systeme einrichten
tricoma bietet zwei zentrale E-Mail-Apps, die nahtlos zusammenarbeiten:
- App Mailversand (SMTP)
- App Mailclient
Die App Mailversand (SMTP) kümmert sich um den reinen Versand deiner Systemmails. Eine Systemmail ist eine E-Mail, die automatisch oder durch eine bestimmte Aktion aus einer App heraus von tricoma versendet wird. Die Inhalte dieser Mails basieren auf Mailvorlagen, die du in den Einstellungen der jeweiligen Apps (Menüpunkt "E-Mail-Vorlagen") definierst. Eine App bietet eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen an.
Für den Anfang solltest du für folgende Apps die E-Mail-Vorlagen bearbeiten. Selbstverständlich nur die Vorlagen und nur die Apps, die du tatsächlich verwenden möchtest:
- App Bestellungen
- App Lieferungen
- App Rechnungen
- App Gutschriften
- App Lieferantenbestellung
- App Reklamationen
Die Einrichtung der App Mailversand (SMTP) ist kaum aufwändig. Sieh dir dazu das folgende Tutorial an:
> Einrichtungstutorial: App Mailversand (SMTP)
Im Anschluss solltest du in der Lage sein, in den Tools eine Testmail zu versenden.
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Danach erfolgt die Einrichtung der App Mailversand. Diese App ist quasi ein E-Mail-Programm ähnlich wie Outlook, Thunderbird oder Windows Mail. Sie unterstützt die Konfiguration verschiedener E-Mail-Konten über SMTP, sodass du direkt im tricoma System E-Mails verfassen, versenden, empfangen und verwalten kannst. Du hast die Wahl, entweder ein externes Postfach (wie Google oder Yahoo) zu nutzen oder ein internes Postfach, das direkt bei tricoma gehostet wird, einzurichten.
Zur Einrichtung der App Mailversand lies folgendes Tutorial:
> Einrichtungstutorial: App Mailclient
6.1 Zahlungsweisen
Mit den Zahlungsweisen (auch Zahlungsarten genannt) bietest du den Kunden in deinen Shops an, auf welcher Weise sie bezahlen können.
Standardmäßig sind bereits Zahlungsweisen angelegt. Du solltest jedoch prüfen, welche Zahlungsweisen du anbieten möchtest und vergleichen, ob diese bereits angelegt sind.
Gehe dazu in die App Rechnungen (im Reiter "WaWi/CRM"). In den Einstellungen kannst du Zahlungsweisen anlegen, bearbeiten und löschen.
Genaueres dazu hier → Zahlungsweisen und Skonto in der App Rechnungen
Sieh dir auch das Masterclass-Video zur App Rechnungen an:
https://youtu.be/tVOiOuyke6M?si=uCnWs-zlvJLrMtAS
6.2 App Bankkontenabgleich einrichten
Mit der App Bankkontenabgleich kannst du deine Zahlungsverläufe automatisch mit den Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften im tricoma System abgleichen und somit Zahlungen zuordnen. Über den Hintergrundabgleich können sogar Rechnungen automatisch bei Zahlungseingang abgeglichen werden.
Damit Zahlungsabgleiche überhaupt möglich sind, musst du mindestens ein tricoma-Bankkonto anlegen. Wie das geht, erfährst du hier:
> tricoma-Bankkonto anlegen
Bei Bedarf kannst du die allgemeinen Einstellungen der App Bankkontenabgleich durchgehen, wobei die standardmäßige Konfiguration bei Auslieferung der App meistens ausreichend ist:
Einrichtungstutorial: App Bankkontenabgleich
Wir empfehlen, in den Einstellungen die Mailvorlagen zu definieren. Bei Zahlungseingang wird pro Zahlungsweise automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet. Dieser Automatismus kann pro Zahlungsweise deaktiviert werden, indem man einfach die Betreffzeile leert und abspeichert.
Passend dazu das Masterclass-Video:
https://youtu.be/gX7-lVXBKiE?si=53aSyiLRocdxJmIC
6.3 Zahlungsschnittstelle(n) anbinden
Wir bieten mehrere Möglichkeiten an, wie Kunden online bezahlen können. Ob und welche Zahlungsschnittstellen du anbindest, hängt davon ab, auf welchen Online-Shop oder auf welcher Verkaufsplattform du verkaufst.
Es ist am gängigsten, deinen Kunden über einen Zahlungsanbieter die Zahlung anzubieten. Hierfür bieten wir folgende Zahlungsschnittstellen als App an (Stand 02/25). Richte die App(s) ein, die du benötigst bzw. anfänglich verwenden möchtest:
Die meisten dieser Apps sind Inklusiv-Apps und somit kostenfrei. Falls dir eine App fehlt, kannst du diese im tricoma Store erwerben und installieren.
Siehe dazu → Apps und Plugins installieren / Updates buchen
Bei der Einrichtung der Connectoren musst du darauf achten, dass bei der angelegten Schnittstelle das dafür vorgesehene tricoma-Bankkonto zugeordnet wird. Andernfalls wird es beim automatischen Bankkontenabgleich zu Diskrepanzen führen. Näheres dazu findest du in den jeweiligen Einrichtungstutorials.
Weitere Tutorials zu den Zahlungsdienstleister-Apps findest du hier: https://www.tricoma.de/Hilfe/Zahlungs-Schnittstellen/
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Wenn du Vorkasse und/oder Zahlung auf Rechnung anbietest, empfehlen wir die Nutzung der kostenlosen App finAPI Connector. Diese App fungiert wie ein Onlinebanking-Programm und kann so konfiguriert werden, damit eingehende Zahlungen automatisch in der App Bankkontenabgleich abgeglichen werden. Diese App kann ebenfalls im tricoma Store erworben werden.
Das Tutorial zur Einrichtung findest du hier: Einrichtungstutorial: App finAPI Connector
Vorkasse:
Bei Vorkasse überweist dein Kunde den Rechnungsbetrag im Voraus. Erst, wenn die Zahlung eingegangen ist, wird die Ware versendet. Über den finAPI Connector werden eingehende Zahlungen regelmäßig von deinem realen Bankkonto abgeholt und in der App Bankkontenabgleich in den zugeordneten tricoma-Bankkonto für den Abgleich importiert.
Wenn der Abgleich der Zahlung erfolgreich war, wird die Rechnung automatisch als "bezahlt" markiert. Anschließend wird die App Auftragskiller aus der Bestellung eine Lieferung erzeugen, damit die Ware kommissioniert werden kann. Vorausgesetzt, die App Auftragskiller ist entsprechend eingerichtet. Mehr dazu später unter Punkt XX.
Wichtig ist auch, dass du die Zahlungsfrist bei dieser Zahlungsweise definiert hast.
Rechnung:
Bei dieser Zahlungsweise wird die Ware und die Rechnung nach Bestelleingang versendet. Der Prozess ist wie bei Vorkasse, nur mit dem Unterschied, dass die App Auftragskiller direkt eine Lieferung aus der Bestellung erzeugt, ohne dass vorher ein Zahlungsabgleich stattgefunden hat.
Wenn die Zahlung eingegangen ist, wird diese lediglich abgeglichen und die dazugehörige Rechnung als "bezahlt" markiert.
Wichtig ist hier ebenfalls, dass du die Zahlungsfrist bei dieser Zahlungsweise definiert hast.
7.1 Lieferarten
Mit den Lieferarten (auch Versandarten genannt) bietest du im tricoma Shop zur Auswahl an, mit welchem Versanddienstleister die Ware versendet werden soll.
Standardmäßig sind bereits Lieferarten angelegt. Du solltest jedoch prüfen, welche Lieferarten du anbieten möchtest und vergleichen, ob diese bereits angelegt sind.
Gehe dazu in die App Bestellungen (im Reiter "WaWi/CRM"), klicke auf den Reiter "Einstellungen" und dann auf "Lieferarten".
Dort kannst du Lieferarten anlegen, bearbeiten und löschen.
Genaueres dazu hier → Anlegen und Verwalten von Versandarten / Lieferarten
Sieh dir auch die Masterclass-Videos der App Bestellungen und der App Lieferungen an:
https://youtu.be/PSp7J-8HTIc?si=exduVRz6d0yWWNY-
https://youtu.be/jTNuiF1MiUk?si=XdI5VcSWwsHO36oh
7.2 Versanddienstschnittstelle(n) anbinden
Wir bieten mehrere Möglichkeiten an, über wen die Ware geliefert werden kann. Ob und welche Versandmöglichkeiten du anbindest, hängt von deinen Unternehmensprozessen ab.
Für die meisten Online-Händler ist es am gängigsten, dass der Kunde den Versanddienstleister wählen kann. Hierfür bieten wir einige Versanddienstschnittstellen als App an, folgend werden die meist genutzten Apps aufgezählt. Richte die App(s) ein, die du benötigst bzw. anfänglich verwenden möchtest:
Die meisten hier aufgezählten Apps sind Inklusiv-Apps und somit kostenfrei. Falls dir eine App fehlt, kannst du diese im tricoma Store erwerben und installieren.
Weitere Apps für Versanddienstleister findest du im tricoma Store. Die Tutorials zu den Apps hier: https://www.tricoma.de/Hilfe/Versand-Schnittstellen/
Bei der Einrichtung der Connectoren musst du darauf achten, dass bei der Lieferarten-Konfiguration das jeweilige Dienstleistungsprodukt des Versanddienstleisters zugeordnet wird. Andernfalls wird der Paketaufkleberdruck in der Scanstation nicht möglich sein oder falsch abgerechnet wird. Näheres dazu findest du in den jeweiligen Einrichtungstutorials.
Es gibt auch Versandarten, für die keine Versandschnittstellen notwendig sind. Zum Beispiel wenn du Abholung vor Ort anbietest oder über eine eigene Spedition verfügst.
Sieh dir auch das Masterclass-Video zu Versandschnittstellen an:
https://youtu.be/DWuOuU8DQZs?si=x_Z_i50_bZc3kkjN
8.1 App Lager einrichten
In der App Lager, welches sich im Hauptmenü unter dem Reiter "WaWi/CRM" befindet, richtest du deine Lagerplätze samt Unterlagerplätze an.
Du solltest dich als erstes mit den Einstellungsmöglichkeiten der App Lager beschäftigen.
Folgendes Einrichtungstutorial ist dazu hilfreich:
> Einrichtungstutorial: App Lager
Folgende Einstellungen solltest du durchgehen, da diese relevant zum Betreiben deiner Warenwirtschaft ist:
Sieh dir auch das Masterclass-Video zur App Lager an:
https://youtu.be/ccrpsbl1Ok0?si=AMCjntJYqyS5eZqq
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Wenn du stattdessen lieber die Lagerplätze per CSV-Datei importieren möchtest, kannst du dies u. a. in der App Lager über den Importfilter "lager_import_lagerplaetze" durchzuführen (siehe folgender Screenshot).
Wenn du Volumen und Höhe nicht angeben möchtest, trage in den Spalten einfach jeweils "0" ein. In die Spalte "Lagerplatz" trägst du die Bezeichnung des Lagerplatzes ein. Sollte es ein Unterlagerplatz sein, trage den übergeordneten Lagerplatz ein, direkt danach das Größer-als-Zeichen und danach den Unterlagerplatz. Bei Bedarf auch weitere Unterlagerplätze.
Beispiel: Standort A>Halle 38>Lagerraum 2>Stellplatz 4
Lagerplätze importieren
8.2 Produkte auf Lagerplätze einbuchen
Als nächstes solltest du deine Produkte einbuchen, damit diese kaufbar sind.
Bevor ein Produkt überhaupt eingebucht werden kann, muss dieses erst den zugehörigen Lagerplätzen zugewiesen werden. Die Zuweisung ist je Produkt nur einmal notwendig, es sei denn, die Zuweisung wird später gelöscht.
Mehr dazu hier → Produkt einem Lagerplatz zuweisen
Wenn nun ein oder mehrere Lagerplätze zugewiesen sind, kann die Einbuchung der Produkte erfolgen.
Möchtest du händisch deine Produkte einbuchen, lies hier → Lagerbuchungen
Wichtiger Hinweis:
Das tricoma System kann nur mit Stücke arbeiten. Das bedeutet, dass die Produkte ausschließlich als Stückzahl ein- oder ausgebucht werden können, nicht als lose Produkte wie z. B. in Litern, Gramm oder Metern.
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Bevorzugst du lieber den Import der Lagerbestände über eine CSV-Datei, hast du folgenden zwei Möglichkeiten. Im Grunde ist diese Methode keine Einbuchung, sondern eine Aktualisierung der Lagerbestände, was im Endeffekt auf das gleiche hinausläuft. Die Zuweisung der Produkte erfolgt hierbei automatisch.
1. Möglichkeit → Import über die App Lager
Beim Import über die App Lager verwendest du am besten den Importfilter standard:
Lagerbestände importieren
Erklärung der Spalten für die CSV-Datei:
Lagerplatz → Tragen hier die Bezeichnung des Lagerplatzes ein, auf dem das Produkt eingebucht werden soll.
ArtNr/ID → Trage hier entweder die Artikelnummer oder die Produkt-ID ein.
Menge → Trage hier die einzubuchende Menge ein.
Stückpreis → Optional: Trage hier den Einkaufspreis beim Lieferanten ein. Bitte den Punkt als Dezimaltrenner verwenden!
Bestandswarnung Gelb → Optional: Trage hier ein, ab welchen Bestand die Bestandswarnung "gelb" erscheinen soll.
Bestandswarnung Rot → Optional: Trage hier ein, ab welchen Bestand die Bestandswarnung "rot" erscheinen soll.
2. Möglichkeit → Import über die App Import/Export
Siehe Punkt 3.2
Wichtiger Tipp beim Importieren:
Nutze immer erst eine CSV-Testdatei mit ein paar wenigen Einträgen, um zu prüfen, ob der Import überhaupt richtig funktioniert, bevor du alle bzw. die restlichen Lagerbestände importierst.
9.1 Scanstation und Auftragskiller einrichten
Scanstation:
Die Scanstation ist eine Oberfläche, in der du die Lieferungen kommissionieren und ausbuchen kannst. Diese Oberfläche lässt sich über die App Scanstation aufrufen und bleibt i. d. R. auf dem lokalen PC im Kommissionierungsbereich geöffnet. Solltest du mehrere Kommissionierungsbereiche haben (z. B. weil diese physisch weit auseinander liegen), musst du mehrere Scanstationen in der App Scanstation anlegen. Du kannst nämlich pro Scanstation bestimmte Lagerplätze zuordnen.
In der Scanstation werden Lieferungen (Lieferscheine) angezeigt, die in der App Lieferungen angelegt sind und den Status "Nicht versendet" haben. Stornierte oder versendete Lieferungen natürlich nicht.
Standardmäßig ist bereits eine Scanstation angelegt, diese sollte jedoch konfiguriert werden.
Siehe dazu → Neue Scanstation anlegen und konfigurieren
Sieh dir auch die Masterclass-Videos zur Scanstation an:
Scanstation Backend → https://youtu.be/YNUDubfqOaM?si=vMgcnZLPA7Myg71S
Scanstation Frontend → https://youtu.be/bUk_uO-g0EI?si=bQt8BWYslkewgFb6
Auftragskiller:
Als nächstes richtest du die App Auftragskiller ein. Der Auftragskiller erzeugt automatisch eine Lieferung aus einer Bestellung (auch Bestellaufteilung oder Splitting genannt), sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Voraussetzungen definierst du in den Regeln für die Bestellaufteilung.
Falls die automatische Bestellaufteilung (noch) nicht erwünscht ist, kannst du die Konfiguration des Auftragskillers auslassen.
Wie du diese Regeln definierst, liest du hier:
Regeln für die Bestellaufteilung konfigurieren
Unser Tipp, wie du die Regeln im Auftragskiller definieren solltest:
1. Aktiviere die Lieferarten, für die der Auftragskiller auf jeden Fall eine Bestellaufteilung durchführen soll ("Erlaubte Lieferarten").
2. Wähle in der Zahlungsartenkonfiguration, wann die Bestellaufteilung stattfinden soll:
→ auto. Lieferschein aktiv: Die Bestellaufteilung findet automatisch nach Bestelleingang statt.
→ nur bezahlte: Die Bestellaufteilung findet erst statt, wenn die dazugehörige Rechnung als "bezahlt" markiert wurde.
Beispiel: Regeln im Auftragskiller
Passend dazu das Masterclass-Video zum Auftragskiller:
https://youtu.be/qZIrr35Ds84?si=8OGFoHGEmYVte6Ao
Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Einrichtung des Auftragskillers optional, da auch ohne funktionierenden Auftragskiller in deinen Shops bestellt werden kann. Der Unterschied ist nur, dass bei einem inaktiven oder nicht eingerichteten Auftragskiller du selbst eine Lieferung aus einer Bestellung erzeugen musst. Erst, wenn eine Lieferung erstellt wurde, kann dieser in der Scanstation kommissioniert werden.
Mehr dazu hier → Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen erzeugen
9.2 Paketlabeldruck einrichten
Damit für die Lieferungen Paketlabels (Paketaufkleber) über die Oberfläche der Scanstation gedruckt werden können, müssen auf deinem lokalen PC, auf dem die Scanstation geöffnet und der Labeldrucker angeschlossen ist (Scanstation-PC), bestimmte Einrichtungen durchgeführt werden.
Siehe dazu folgendes Tutorial:
> Einrichtungsanleitung für den Labeldruck in der Scanstation
Wie du Paketlabels in der Scanstation druckst und Lieferungen korrekt kommissionierst, steht im folgenden Tutorial:
> Workflow: Kommissionierung, Paketdatenexport und Checkout
10.1 Webseite anlegen
Falls du keinen tricoma Shop verwenden möchtest, kannst du direkt bei Punkt 10.3 weitermachen.
Vorbereitende Maßnahme:
Bevor du hier fortfährst, empfehlen wir dir, eine Domain zu bestellen, damit dein tricoma Shop unter einer "vernünftigen" Internetadresse erreichbar sein kann.
Siehe dazu → Domain bestellen / Domainbestellung
Solltest du schon eine Domain haben und diese für den tricoma Shop verwenden möchtest, muss die Domain zu uns umgezogen werden. Wende dich dazu per Ticket an unsere Serverabteilung.
Selbstverständlich wäre dein tricoma Shop auch ohne eigene Domain erreichbar, nämlich über die URL deines tricoma Systems (siehe Adressleiste deines Browsers, wenn du im tricoma System eingeloggt bist).
Gebe die URL ohne Unterordner und Pfad ein. Beispiel → https://1234abc.tricoma-netzwerk.de/
Webseite anlegen:
Wie du eine Webseite für deinen tricoma Shop anlegst, wird hier erklärt:
> Neue Webseite anlegen
Wie du eine Webseite verwaltest, erfährst im folgenden Tutorial, ist aber zu Beginn nicht zwingend erforderlich:
> Webseitenbereiche bearbeiten/verwalten
10.2 tricoma Shop einrichten
Falls du keinen tricoma Shop verwenden möchtest, kannst du direkt bei Punkt 10.3 weitermachen.
Die Kerneinrichtung deines tricoma Shops findet in der App tricoma Shopsystem statt, welches sich im Hauptmenü unter dem Reiter "CMS/Shop" befindet.
Du solltest dich als erstes mit den Einstellungsmöglichkeiten der App tricoma Shopsystem beschäftigen.
Folgendes Einrichtungstutorial ist dazu hilfreich:
> Einrichtungstutorial: tricoma Shopsystem
Folgende Einstellungen solltest du durchgehen, da diese relevant zum Betreiben des tricoma Shops sind:
1 Für die Einrichtung der Lieferarten im tricoma Shop und somit auch die Versandkosten lies bitte folgendes Tutorial:
> Lieferarten und Versandkosten im tricoma Shop
2 Für die Einrichtung der Zahlungsarten im tricoma Shop lies bitte folgendes Tutorial:
> Zahlungsarten für den tricoma Shop
Wichtiger Hinweis:
Wenn du die Zahlungsart im Shop "Rechnung" verwendest, empfehlen wir folgende Konfiguration in der App Scanstation gemäß den folgenden Screenshots. Dadurch wird die beim Checkout eine unbezahlte Rechnung erzeugt und per E-Mail an den Käufer versendet. Die Rechnung wird mit dieser Konfiguration nicht ausgedruckt.
Option: Versand per
Rechnung erzeugen
10.3 Shop- und Verkaufsschnittstellen einrichten
In tricoma wird unterschieden zwischen externe Shopsysteme (Shop-Schnittstellen bspw. zu Shopify, Shopware 6, WooCommerce usw.) und Verkaufsplattformen (Marktplatz-Schnittstellen bspw. zu Amazon, eBay, Kaufland.de usw.).
Obwohl die Apps für die Schnittstellen (auch Connectoren genannt) in der Handhabung und Konfiguration unterschiedlich sind, so gleichen sich zumindest die grundlegenden Konfigurationen. Heißt also für dich, damit die Connectoren einwandfrei funktionieren können, musst du folgende Konfigurationen vornehmen. Je nach Connector werden diese in den App-Einstellungen oder in den Shop-/Schnittstellenkonfiguration vorgenommen:
- Kategoriezuordnung (zum Matchen der Produktkategorien im tricoma System und der im externen Shop/Verkaufsplattform)
- Lieferartenzuordnung (zum Matchen der Lieferarten im tricoma System und der im externen Shop/Verkaufsplattform)
- Zahlungsartenzuordnung (zum Matchen der Zahlungsweisen im tricoma System und der im externen Shop/Verkaufsplattform)
- Detaileinstellungen des Shops / der Schnittstelle
Je nach dem, welchen Connector du verwendest, sind noch weitere Konfigurationen notwendig. Diese sind u. a.:
- Vertriebskanalzuordnung
- Transportdienstleisterzuordnung
- Bestellstatuszuordnung
- Lagerplatzzuordnung
- Produkteigenschaften
- Bestellstatuszuordnung
Es könnten auch weitere Konfigurationen notwendig sein, die hier nicht aufgelistet wurden. Entnehme die entsprechenden Infos aus den Tutorials der Connectoren.
Shopsystem-Connectoren:
https://www.tricoma.de/Hilfe/Shop-Schnittstellen/
Marktplatz-Connectoren:
https://www.tricoma.de/Hilfe/Verkaufs-Schnittstellen/
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Falls du den Produktimport bei Punkt 4.2 übersprungen hast, weil du deine Produkte direkt über bestimmte Connectoren importieren möchtest, kannst du nun mit dem Produktimport beginnen, sofern die Connectoren vollständig eingerichtet sind.
In den meisten Connectoren befindet sich hierfür ein Tool im Reiter "Tools". Das Tool heißt entweder "Daten importieren" oder "Produkte importieren". Sieh dir dazu die entsprechenden Tutorials an.
Über den eBay Connector läuft der Produktimport etwas anders ab.
Siehe dazu: Auktionen importieren: Anlegen als Produkte, Auktionen und Automatische Auktionen
Sobald du mit dem Produktimport fertig bist, kannst du jetzt wieder zum Punkt 4.2 zurückkehren und bei den Punkt abschließen. Anschließend geht es weiter bei Punkt 11.
11. Einrichtungsassistent
Nun prüfst du in der App Einrichtungsassistent (Reiter "System" im Hauptmenü) im Einrichtungswizard, ob die wichtigsten Punkte kein X mehr auf der rechten Seite haben.
Wenn du gemäß diesem Leitfaden durchgegangen bist, solltest du folgende Punkte/Apps prüfen, welche noch keinen grünen Haken bekommen haben:
Persönliche Daten
Logo und PDF
Zahlungsarten im Detail
Kunden
Lieferanten
Produkte
Lager
Auftragskiller (falls dieser eingerichtet wurde)
Mailclient
Scanstation
tricoma Shopsystem
sowie die eingerichteten Connectoren der Shopsysteme, Marktplätze, Versanddienstleister und Zahlungsdienstleister
Wenn ein Punkt noch ein X hat, klicke entsprechend drauf, um zu prüfen, was noch gemacht werden muss, damit dieser den grünen Haken bekommt:
Einrichtungswizard
12. Testvorgänge und Liveschaltung
Herzlichen Glückwunsch! Du bist so gut wie durch :)
Nun kannst du sämtliche Tests durchführen, bevor du final dein System liveschalten lässt.
Folgende Tests kannst du z. B. durchführen:
- Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Testbelegen, z. B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen etc.
- Lege Testprodukte und Testkunden an und experimentiere.
- Wenn du einen tricoma Shop eingerichtet hast, führe Testbestellungen mit allen Zahlungs- und Lieferarten durch.
- Optische Prüfung von generierten PDF-Belegen, z. B. eine Bestellbestätigung, Rechnung, Lieferung etc.
Eine PDF wird in der Detailansicht eines Belegs generiert, indem du oben auf "generieren" klickst. Danach erscheint an dieser Stelle ein "öffnen"-Link, über diesen du die PDF-Datei ansehen und ggf. herunterladen kannst.
- Drucke testweise Paketlabels in der Scanstation über den Paketdatenexport aus
- Führe testweise Kommissionierungen mit Testprodukten in der Scanstation durch (Checkout).
- Wenn du die App Auftragskiller konfiguriert hast, teste, ob die Bestellaufteilung korrekt funktioniert.
Wenn du in der App im Menü "Bestellaufteilung" ganz nach unten scrollst, kannst du im Bereich "Bestellungsaufteilung" die Bestellaufteilung händisch anstoßen (Haken setzen und auf den Button klicken). Falls keine Lieferungen aus den Bestellungen erzeugt werden, kannst du in den Tools über einen Debug prüfen, warum es so war.
Siehe dazu → Der Auftragskiller splittet nicht korrekt
Wenn du dann soweit bist, kannst du einen Liveschaltungstermin mit dem Support vereinbaren (kannst du auch schon vorher machen). Melde dich dazu einfach im Liveschaltungsticket, welches geöffnet bleibt bis dein System live ist.
Nach der Liveschaltung kannst du in Ruhe weitere Feinschliffs sämtlicher Konfigurationen machen und die Einstellungen weiterer Apps, die du verwenden wirst, durchgehen. Du kannst ab diesem Zeitpunkt nach und nach dein tricoma System mit weiteren Apps und Connectoren erweitern.
Solltest du Hilfe/Unterstützungen benötigen oder Fragen haben, wende dich per Ticket an den Support oder an deinen Servicepartner. Wir helfen dir gerne weiter.
Folgendes Tutorial könnte dich als "Neuling" interessieren. Es listet alle wichtigen Aufgaben im tricoma System aus dem Tagesgeschäft auf:
> Die tägliche Arbeit im Onlinehandel
