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    Grundlagen der Buchhaltung - Einangsrechnungen, DMS uvm.

    Die saubere Buchführung gilt als Grundlage für ein gut geführtes Unternehmen. In diesem Wiki möchten wir ihnen die wesentlichen Dinge erklären, welcher zur ordnungsgemäßen Buchhaltung gehören.

    Eine erfolgreiche, strukturierte Buchhaltung ist für den Unternehmenserfolg unverzichtbar. Sie gibt Auskunft über Gewinn und Verlust. Viele Komponenten der Buchhaltung wie der Jahresabschluss und die Bilanz sind für zahlreiche Gewerbetreibende ohnehin gesetzlich verpflichtend. Umso wichtiger ist es, die Buchführung strukturiert und effizient durchzuführen. Dadurch lassen sich kostenintensive Fehler vermeiden. ERP Systeme erleichtern nicht nur die logistischen und organisatorischen Prozesse im Laufe eines Jahres, sondern erfassen diese auch automatisch und ordnen sie strukturiert.

    In der vorbereitenden Buchführung sowie im Dokumentenmangement und bei der Inventur lassen sich dadurch Zeit und Kosten einsparen.

     

    1. Aufgaben und Ziele der Buchführung

    2. Vorbereitende Buchhaltung

    3. Teilbereiche der Buchhaltung

    4. Verfahren der Buchhaltung

    5. Unterschiede je nach Unternehmenstyp

    6. GoBD - Was ist das und warum ist es wichtig?

    7. Elemente der Buchhaltung

    8. Kontenarten

    9. Digitale Buchhaltung mit einem DMS

    10. Kontenrahmen

    11. Soll und Haben

    12. Inventur


    1. Aufgaben und Ziele der Buchführung

    Buchführung ist eine der wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen. Es handelt sich hierbei um die in Zahlen vorgenommene chronologische, lückenlose und sachliche sortierte Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorgänge.

    Die Buchführung ist gesetzlich im Handelsgesetzbuch (§ 238 (1) S. 1 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 140 AO) vorgeschrieben. Daneben dient sie aber auch als wichtige Informationsquelle über die finanzielle Situation eines Unternehmens. Sie bietet Auskunft über den Unternehmenserfolg sowie einen Überblick über Einkommensquellen und Ausgabeursachen. So ist nachvollziehbar, welche Vorgänge Einfluss auf die Situation der Firma besitzen. Außerdem ist sie die Grundlage zur Ermittlung der Besteuerung.

    Als Buchhaltung definiert ist die Abteilung eines Unternehmens, deren Aufgabe die ordentliche Buchführung ist. Im Sprachgebrauch verwendet man diese beiden Begriffe jedoch häufig als Synonyme.

     

    2. Vorbereitende Buchhaltung

    Die vorbereitende Buchhaltung bietet die Basis für eine erfolgreiche Buchhaltung. Die Belege werden dabei chronologisch geordnet. Teil der vorbereitenden Buchhaltung ist außerdem der Kassenbericht ohne Kontierung sowie die Kontoauszüge.

    Viel Zeit lässt sich sparen, wenn Elemente der Buchhaltung in die Enterprise-Ressource-Planung übernommen und strukturiert bearbeitet werden. Bei der Enterprise-Ressource-Planung, kurz ERP, handelt es sich um eine Planung zur Verwaltung und dem Einsatz geschäftlicher Ressourcen, die zu einer bestmöglichen Verwendung dieser führt. Häufig übernehmen Softwareprogramme, sogenannte ERP Systeme, diese Aufgabe.

    Das ERP System von Tricoma erleichtert mit der App Eingangsrechnungen die vorbereitende Buchhaltung wesentlich. Automatisch erfasst die Software sämtliche Eingangsrechnungen und exportiert diese in ein passendes Buchhaltungssystem. Außerdem ordnet sie eingescannte Belege direkt den passenden Kontobewegungen zu.

    Die ERP funktioniert besser und schneller mit dem intelligenten System von Tricoma. Die automatische Erfassung und Einordnung der Eingangsrechnung spart wertvolle Zeit in der vorbereitenden Buchhaltung und verhindert, dass sich kostenintensive Fehler einschleichen.

    Eingangsrechnungen, die per E-Mail eintreffen, werden direkt mit dem passenden Flag markiert. Je nach Zahlungsart wird die Rechnung entweder manuell oder automatisch eingeordnet. So lassen sich Doppelzahlungen vermeiden. Das System kontiert die Rechnungen nach festgelegten Regeln und erleichtert so das zeitraubende Sortieren.

    Der leichte Export an eine Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel Datev sorgt für eine strukturierte Digitalisierung des Unternehmens. Eine mühsame, zeitaufwendige und langwierige Tätigkeit wie das Vorbereiten der Buchhaltung wird von der App Eingangsrechnungen automatisch, schnell und präzise durchgeführt.

    Leicht lassen sich außerdem Sachkonten einrichten und mit der App verwalten. So entsteht ein besserer Überblick über die Kostenpunkte des Unternehmens. Außerdem entsteht eine erhebliche Zeitersparnis beim Erstellen der Bilanz.

    Die vorbereitende Buchhaltung mit Hilfe der App Eingangsrechnungen verhindert also kostenintensive Fehler und spart Zeit und Geld bei der weiteren Buchführung.


     

    3. Teilbereiche der Buchhaltung

    Um einen besseren Überblick über die geschäftlichen Vorfälle in einem Unternehmen und ihre Auswirkungen auf dessen finanzielle Situation zu bieten, wird die Buchhaltung oft in verschiedene Teilbereiche unterteilt.

     

    3.1. Kreditorenbuchhaltung

    Die Kreditorenbuchhaltung erfasst sämtliche Zahlungsbeziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen externen Lieferanten oder Dienstleistern. Da diese dem Unternehmen gegenüber ein finanzielles Risiko ähnlich dem eines Kreditgebers eingehen, werden sie als Kreditoren bezeichnet.

    Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet vor allem die Rechnungen der Kreditoren. Dazu gehören die Prüfung, Erfassung, Kontierung und Buchung eingehender Rechnungen sowie die Archivierung und die Pflege der Stammdaten. Die Kreditorenbuchhaltung ist oft eng mit dem Beschaffungswesen, vor allem mit dem Einkauf, verbunden.

     

    3.2. Debitorenbuchhaltung

    Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit sämtlichen Vorfällen, die Kunden des Unternehmens betreffen. Da das Unternehmen ihnen gegenüber ein finanzielles Risiko eingeht, bezeichnet man sie auch als Debitoren.

    Die Aufgaben dieses Bereichs umfassen die Erfassung und Verwaltung von Gutschriften, die Durchführung von Lastschriften und das Forderungsmanagement. Gerade im Bereich des Forderungsmanagements ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Verkauf oder dem Kundenmanagement nötig, um einerseits die Liquidität des Unternehmens zu garantieren und andererseits die Beziehungen zu den Kunden zu pflegen.

     

    3.3. Anlagenbuchhaltung

    Auch die Vermögensgegenstände eines Unternehmens, wie zum Beispiel Maschinen, Geschäftsausstattung und Gebäude, müssen erfasst und verwaltet werden. Dies geschieht durch die Anlagenbuchhaltung. Diese bewertet und bucht zum Einen sämtliche Zu- und Abgänge im Bereich des Anlagevermögens, zum Anderen führt sie Abschreibungen durch.

    Bei Abschreibungen handelt es sich um die buchhalterische Erfassung von Wertverluste der Vermögensgegenstände. Ein mehrere Jahre altes Auto hat zum Beispiel einen anderen Wert als ein Neuwagen. Dies ist unter anderem für Versicherungsbeiträge, aber auch zur Erfassung des gesamten Firmenvermögens relevant. Die Nutzungsdauer der Vermögensgegstände regelt die Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (kurz: "AfA-Tabelle AV").

     

    3.4. Bilanzbuchhaltung

    Die Bilanzbuchhaltung ist den anderen Teilbereichen der Buchhaltung nachgeschaltet und führt deren Ergebnisse zusammen. Sie berechnet aus den Ergebnissen der unterschiedlichen Bereiche die Bilanz und den Jahresabschluss.

    Die Bilanz und den Jahresabschluss erstellt die Bilanzbuchhaltung am Ende jedes Geschäftsjahres. Auf der Grundlage der Bilanz wird die Besteuerung des Unternehmens berechnet.

    Sie teilt sich in Aktiva und Passiva. Die Aktiva bezeichnen die gesamten Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Dazu gehören das Anlagevermögen, das Sach- und Finanzanlagen umfasst, das Umlaufvermögen sowie aktive, latente Steuern. Auf der gegenübergestellten Seite der Passiva finden sich das Eigenkapital, Rückstellungen, zum Beispiel für Pensionen, offene Verbindlichkeiten und passive, latente Steuern.

    Die Passivseite beschreibt also den Ursprung finanzieller Mittel, die Aktivseite gibt Auskunft über deren Verwendung.

    Zusätzlich zur Bilanz erstellt die Bilanzbuchhaltung einen Jahresabschluss. Zusätzlich zur Bilanz selbst besteht dieser aus einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung, einem Lagebericht und bei Kapitalgesellschaften aus einem Anhang. Der Jahresabschluss ist für die Besteuerung sowie für Gläubiger und Unternehmer relevant.

     

    4. Verfahren der Buchhaltung

    Im Rahmen der Buchführung finden zwei verschiedene Verfahren Anwendung. Kleinere Unternehmen dürfen oft die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) verwenden, größere Unternehmen sind zu einer doppelten Buchführung verpflichtet.

     

    4.1. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

    Freiberuflern unabhängig von ihrem Einkommen sowie Gewerbetreibenden, die bestimmte Einkommens- und Umsatzgrenzen nicht überschreiten, und landwirtschaftlichen Betrieben ist die sogenannte Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) vorbehalten.

    Gewerbetreibende mit einem Umsatz von weniger als 600.000 ? im Jahr und einem Einkommen von weniger als 60.000 € jährlich können eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) durchführen. Sobald sie eine dieser beiden Grenzen überschreiten, sind sie zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Landwirtschaftliche Betriebe verpflichtet der Gesetzgeber erst zu dieser, wenn sie beide Grenzwerte überschreiten.

    Bei der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) greift das Zu- und Abflussprinzip. Einnahmen werden in dem Moment erfasst, indem sie dem Unternehmen zur Verfügung stehen, üblicherweise also, wenn sie auf dem Konto eingehen. Ausgaben zählen als solche, sobald sie vom Konto abgehen.

    In der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) dient zur Gewinnermittlung eines Unternehmens. In ihr stehen sich Einnahmen, wie Betriebseinnahmen oder eingenommene Umsatzsteuer, und Ausgaben, zum Beispiel Lohn-, Waren-, oder Mietkosten gegenüber. Sie wird als Anlage EÜR zusammen mit der Steuererklärung abgegeben. Seit 2005 gibt es ein festes Formular, das für die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) verwendet wird.

     

    4.2. Doppelte Buchführung

    Ursprünglich entstand die doppelte Buchführung entstand in den Kontoren italienischer Händler des Mittelalters. Sie benötigt mehr Zeit und besitzt einen größeren Umfang als die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), gibt aber auch mehr Auskunft über die Situation und as Potenzial eines Unternehmens.

    Größere Gewerbetreibende, die die gesetzlichem Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Der Name dieses Verfahrens geht darauf zurück, das sämtliche Vorgänge sowohl auf einem Soll- als auch auf einem Haben-Konto gebucht werden. Diese müssen sich stets im Gleichgewicht befinden. Je nachdem, ob ein Vorgang die Aktiva oder die Passiva betrifft, wird er unterschiedlich behandelt.

    Abbuchungen auf der Aktivseite der Bilanz, die das Bar-, das Bank-, und weiteres Geschäftsvermögen umfasst, werden im Haben dokumentiert, Zubuchungen im Soll. Auf der Passivseite, die die Verbindlichkeiten des Unternehmens auflistet, werden Abbuchungen im Soll gebucht und Zubuchungen im Haben.

    Auf Basis dieses Systems vergleicht die doppelte Buchführung Anfangs- und Schlussbilanz und entscheidet so anhand einer Gewinn-/ Verlustrechnung über den Unternehmenserfolg.

     

    5. Unterschiede je nach Unternehmenstyp

    Je nach Unternehmenstyp legt der Gesetzgeber Unterschiede in der vorgeschriebenen Form der Buchhaltung fest.

     

    5.1. Kleinunternehmer

    Als Kleinunternehmer bezeichnet man selbstständige, gewerbliche oder freiberuflich tätige Personen mit einem Jahresumsatz von weniger als 17.500 ?. Außerdem gelten Personen als Kleinunternehmer, die im letzten Jahr einen Umsatz von weniger als 17.500 € erzielten und im laufenden Jahr voraussichtlich einen Umsatz von weniger als 50.000€ erreichen werden.

     

    5.2. Buchhaltung für Kleinunternehmer

    Für Kleinunternehmer ist eine doppelte Buchführung nicht verpflichtend. Außerdem müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und müssen diese auch nicht auf ihren Rechnungen ausweisen. Allerdings sind sie auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet, das sie gezahlte Umsatzsteuer für unternehmerische Anschaffungen und Investitionen nicht vom Finanzamt zurück erhalten.

     

    5.3. Buchhaltung für Gewerbetreibende

    Sämtliche Gewerbetreibende, die einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 € oder einen jährlichen Gewinn von mehr als 60.000 € erzielen, sind zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Automatisch trifft diese Pflicht alle Gesellschaften mit einer bestimmten Rechtsform. Für Kapitalgesellschaften wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Gesellschaften mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG) und Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) sowie für Kommanditgesellschaften (KG), Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Aktiengesellschaften (AG) ist eine doppelte Buchführung vorgeschrieben.

     

    6. GoBD - Was ist das und warum ist es wichtig?

    Die "Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbewahrung von Bü­hern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form so­wie zum Datenzugriff" (GoBD) ist eine gesetzliche Erweiterung der vom Finanzamt veröffentlichten "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung." Sie regeln die Pflichten und Fristen, wenn Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden.

    Generell müssen Belege in Deutschland mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist gilt nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Die GoBD schreibt vor, dass sämtliche Dokumente zehn Jahre lang in einem unveränderteren Format aufbewahrt werden müssen. Hierzu zählen zum Beispiel keine Word- oder Office-Dokumente. Auch in der digitalen Buchhaltung müssen die Regeln der GoBd unbedingt befolgt werden.

     

    7. Elemente der Buchhaltung

    Die Buchführung dient dazu, alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu erfassen. Dazu werden diese zunächst in einem Grundbuch angelegt und dann mit Hilfe des Hauptbuchs in verschiedene Nebenkonten gebucht.

     

    7.1. Journal oder Grundbuch

    Die Grundlage der Buchhaltung bildet das Journal, auch als Grundbuch bezeichnet. In ihm werden sämtliche Vorfälle, nach Datum sortiert und mit laufender Nummer, Datum, Betrag, einem Verweis auf den entsprechenden Beleg sowie Erläuterungen und der Kontierung versehen, aufgezeichnet.

     

    7.2. Hauptbuch

    Auf der Basis der Eintragungen im Journal oder Grundbuch werden die Buchungen im Hauptbuch getätigt. Dabei werden die einzelnen Vorfälle aufgrund ihrer sachlichen Ausrichtung auf verschiedene Konten gebucht. Aus dem Hauptbuch berechnen sich die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung.

     

    7.3. Nebenbücher

    Zusätzlich zum Grund- und Hauptbuch lassen sich bestimmte Aspekte in Nebenbüchern weiter erläutern. Häufig sind zum Beispiel ein Warenbuch, das die Ein- und Ausgänge von Waren dokumentiert sowie ein Kassenbuch, das Auskunft über alle Bargeldtransaktionen gibt.

     

    8. Kontenarten

    Zur ordentlichen Buchhaltung stehen verschiedene Kontenarten zur Verfügung. Hierbei stehen sich zunächst Bestands- und Erfolgskonten gegenüber. Bestandskonten lassen sich dann weiter in aktive und passive Konten unterteilen.

     

    8.1. Bestandskonten

    Auf Bestandskonten werden sämtliche Vorfälle dokumentiert, die den Bestand des Unternehmens verändern. Sie beziehen sich also direkt auf den Vermögensbestand eines Unternehmens, wie er aus der Bilanz hervorgeht.

     

    8.2. Erfolgskonten

    Aus Erfolgskonten werden Gewinne und Verluste eines Unternehmens verbucht. Dies umfasst zum Beispiel Zinserträge oder Umsatzerlöse, aber auch Personalkosten.

     

    8.3. Aktiv Konten

    Aktiv Konten sind eine Untergruppe der Bestandskonten. Sie umfassen das gesamte Vermögen eines Unternehmens, zum Beispiel Sach- und Finanzanlagen. Wenn von ihnen ein Betrag abgebucht wird, wird dies auf der Habenseite des Kontos erfasst. Zubuchungen tauchen auf der Sollseite auf.

     

    8.4. Passiv Konten

    Passiv Konten gehören ebenfalls zu den Bestandskonten und geben Auskunft über die Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel Rückstellungen, aber auch Kredite und offene Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern. Abbuchungen bucht man hier auf der Sollseite, Zubuchungen auf der Habenseite.

     

    9. Digitale Buchhaltung mit einem DMS

    Die Ordnung von Dokumenten ist Grundlage jeder erfolgreichen Buchführung. Das nötige Dokumentenmanagement ist jedoch oft zeitraubend. Die GoBD verpflichtet jedoch nicht nur große Unternehmen, sondern auch Kleinunternehmer, kleine und mittlere Gewerbetreibende und Freiberufler dazu, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten und ihren Pflichten nachzukommen. Hier ist entweder eine analoge Aufbewahrung möglich, die jedoch schnell mehrere Aktenschränke füllen kann, oder ein digitales Aufbewahrungssystem, das dafür sorgt, dass die Dokumente nicht manipuliert werden können.

    Die Vorteile eines ERP Systems mit einem integrierten Dokumentenmanagement, wie es Tricoma mit der App DMS bietet, sind vielseitig.

    Eine leicht zu verwendende Suchfunktion macht es zu einem Kinderspiel, wichtige und relevante Dokumente schnell zu finden. Das stundenlange Durchsuchen von Ordnern gehört dadurch eindeutig der Vergangenheit an. Die Anwender des Programms besitzen ganz nach Wunsch unterschiedliche Rechte, haben aber alle einen schnellen Überblick über alles Notwendige. Gleichzeitig entfallen die Papierkosten für ein analoges Aufbewahrungssystem.

    Komplett entfällt der Papierbedarf natürlich nicht. Gewisse rechtliche Dokumente wie bestimmte Verträge und Jahresabschlüsse müssen unbedingt im Original aufbewahrt werden. Das erklärte Ziel dieser App ist es, dafür zu sorgen, dass Unternehmen mit zwei Aktenordnern im Jahr für Dokumente auskommen. Auf Angebote, Rechnungen und Notizen sowie eine Vielzahl weiterer Unterlagen trifft dies jedoch nicht zu.

    Wirklich zeitsparend funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem, wenn es automatisch und intelligent arbeitet. Dann ist es in der Lage Rechnungen zu klassifizieren, als Eingangs- oder Ausgangsrechnungen einzuordnen, einem bestimmten Lieferanten zuzuordnen und als bezahlt oder unbezahlt zu markieren. Intelligente Software wie die App DMS von Tricoma ermöglicht das Festlegen von bestimmten Regeln,

    Mit sicheren Prüfschlüsseln ausgestattet sorgt die App DMS dafür, dass keine Manipulationen im System stattfinden. Die Dokumente sind dadurch, wie von den GoBD vorgeschrieben, unveränderbar aufbewahrt. Dokumente lassen sich manuell einfügen, aus anderen Apps integrieren oder per E-Mail oder Einzugscanner hochladen.

    Besonders nützlich an der App DMS ist die Zuordnung der Dokumente zu bestimmten Kunden oder Lieferanten. So fungiert die Software gleichzeitig auch als CRM System. Die Pflege und Bindung eines Kundenstamms gehören schließlich zu den wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen, erfordern jedoch ein hohes Maß an Organisation und Struktur.

    Auch hier unterstützt Tricoma. Im direkten Kontakt mit den Kunden ist das überlegene CRM System, in dem sämtliche Dokumente sofort einem Kunden zugeordnet werden können, von großem Vorteil. So geht weniger Zeit verloren und die Kunden freuen sich, dass ihre Anfragen schnell und präzise bewältigt werden.

    Für Unternehmen aus dem Onlinehandel bietet die App DMS eine direkte Schnittstelle zu Versandhäusern wie Ebay und Amazon. Als ERP System integriert es sich nahtlos in alle anderen Bereiche des Unternehmens. Das Verkaufen im Internet wird von den Systemen von Tricoma automatisiert und organisiert. Dabei sind nicht nur die logistischen Aspekte enthalten, sondern auch die Grundlagen für eine strukturierte Buchhaltung und Ablage.

    Komplizierte und zeitraubende organisatorische Prozesse übernimmt das ERP System und unterstützt in jedem Bereich des Onlinehandels. Doch auch für Freiberufler, Immobilen- und Versicherungsmakler sowie andere Dienstleister und Gewerbetreibende ist ein sorgfältiges Dokumentenmanagement unverzichtbar.


     

    10. Kontenrahmen

    Beim Kontenrahmen handelt es sich um eine Auflistung all jener Konten, die für einen Wirtschaftszweig relevant sind. Beispielhaft zu nennen sind etwa der Einzelhandelskontenrahmen sowie die Kontenrahmen für Ärzte oder landwirtschaftliche Betriebe. Diese dienen als Basis für die Erstellung eines individuellen Kontenplans.

     

    11. Soll und Haben

    Soll und Haben sind Begriffe der Buchführung, die in diesem Zusammenhang eine andere Bedeutung haben, als im Sprachgebrauch üblich. Sie bezeichnen die beiden Seiten der Kontoführung und sollten nicht mit den Verben "sollen" und "haben" verwechselt werden.

    In der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf zwei verschiedenen Konten abgebildet. Für jeden Vorfall muss ein Eintrag im Soll und ein Eintrag im Haben vorgenommen werden. Das Soll wird dabei auch als linke Seite bezeichnet, das Haben als rechte Seite.

    Bei einem Erfolgskonto ist das Soll mit dem Aufwand identisch. Das Haben bezeichnet hingegen einen Ertrag.

    Bei einem Aktivkonto wird eine Abbuchung auf der Habenseite notiert, eine Zubuchung auf der Sollseite. Bei einem Passivkonto ist es genau andersherum, eine Abbuchung wird auf der Sollseite festgehalten und eine Zubuchung auf der Habenseite.

     

    12. Inventur

    Bei dem Inventar handelt es sich um den gesamten Besitz eines Unternehmens. Dies umfasst sowohl Vermögensgegenstände als auch sämtliche Verbindlichkeiten. Die Inventur muss zu Beginn der Geschäftstätigkeit und am Ende jedes Geschäftsjahres durchgeführt werden.

    Da jeder einzelne Vermögengegenstand eines Unternehmens im Inventar erfasst werden muss, kann die Inventur zu einer zeitraubenden Aufgabe werden. Eine absolut lückenlose Auflistung ist erforderlich, nichts darf vergessen werden. Eine manuelle Erfassung ist daher meistens nicht sinnvoll.

    Vorteilhaft sind hingegen Systeme, die automatisch die Vermögensgegenstände eines Unternehmens erfassen und deren Bestand dokumentieren. Mit der Tricoma App Scanstation (Lagerverwaltungssystem) steht nicht nur zum Jahresende ein Großteil des Inventars bereits fertig aufgelistete zur Verfügung, auch in den Monaten dazwischen spart sie in der Logistik viel Zeit.

    Die App Scanstation ist eine Versand- und Lagerverwaltungssoftware, die das Zentrum der Tricoma ERP bildet. Sie ermöglicht das Verwalten von Bestellungen genauso wie die Organisation des Wareneingangs. Ausgehende Waren werden genauso erfasst wie Eingänge. Für Letztere lässt sich mit der Scanstation direkt ein Warenaufkleber erstellen.

    Der aktuelle Lagerbestand lässt sich mit Hilfe dieser Lagersoftware direkt erfassen. Veränderungen in den Beständen, die von der App erfasst werden, registriert das System und ändert die entsprechende Auflistung ab.

    Zum Zeitpunkt der Inventur steht so eine vollständige Auflistung des gesamten Lagerbestandes zur Verfügung. Zusätzlicher Zeit- und Arbeitsaufwand für deren Durchführung lassen sich daher stark reduzieren. Kontrollieren lassen sich die Werte leicht und automatisch dank des Barcode Scanners.