Verfahrensverzeichnis Software Tool

Das Verfahrensverzeichnis ist ein wesentliches Element des deutschen Datenschutzes für Verbraucher. Jede staatliche oder private Stelle muss den Umgang mit personenbezogenen Daten sorgfältig dokumentieren. Um dies zu gewährleisten, wird ein solches System vorausgesetzt und unterstützt das Unternehmen bei der Einhaltung aller Vorgaben.
Das Verfahrensverzeichnis Tool von tricoma ermöglicht dies jedem Unternehmen und sorgt für ein übersichtliches und genaues Ablegen aller Daten.
Insbesondere Online-Händler haben meist einen sehr großen Kundenkreis und müssen daher viele Daten verarbeiten. Die einzelnen Kundendaten werden im System sorgfältig hinterlegt und Adressen können auf diese Weise jederzeit abgerufen werden. Online-Apotheken beispielsweise bieten den Kunden dadurch einen großen Vorteil. Bei einer Bestellung können Adresse und Zahlungsmöglichkeiten direkt abgerufen werden, um auf diese Weise schnellstmöglich auf die Bestellung zu reagieren.
Diese Kundendaten sammeln sich über Jahre und werden in verschiedenen Kategorien abgelegt. Um diese Daten nun vertraulich zu behandeln, müssen sie in einem speziellen Verzeichnis abgespeichert werden. Der Kunde hat jederzeit das Recht, seine persönlichen Daten bei dem Shop-Betreiber abzufragen.

In diesem Verfahrensverzeichnis müssen in jedem Fall Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und die seines Vertreters genannt sein. Auch der Zweck der Verarbeitung muss an dieser Stelle hinterlegt werden. Zu jeder Person muss die Beschreibung der Kategorie personenbezogener Daten, wie beispielsweise Gesundheitsdaten, angelegt werden. Außerdem müssen festgelegte Empfänger eingerichtet werden, welche Zugriff auf diese gespeicherten Daten haben. Die Fristen für Löschungen von den vertraulichen Daten sind ebenfalls in diesem System zu hinterlegen.
Die Verfahrensverzeichnis Software von tricoma bietet Funktionen zu all diesen Punkten. Interne und externe Bemerkungen geben viel Spielraum zur Individualisierung. Übersichtlich gegliedert ist jedes Unternehmen bei korrekter Pflege der Daten auf der sicheren Seite.

Nach der Registrierung eines Kunden können die Daten direkt in das System eingepflegt werden. Dort werden sie sicher verwahrt und nur bei Bedarf abgerufen. Da Onlinehändler besonders auf eine sortierte Ablage von Benutzerdaten angewiesen sind, ist dieses CRM System besonders für solche Unternehmen geeignet. Jedoch können auch alle anderen Unternehmen von dem breit gefächerten Ecommerce ERP Angebot von tricoma profitieren.
Die DSGVO schreibt eine solche Verfahrensverzeichnis Software für jedes Unternehmen vor.

Die App DSVGO Manager verspricht, den Datenschutz übersichtlich zu verwalten und generell zu vereinfachen. In den allgemeinen Einstellungen lassen sich daher Standardwerte anlegen, um nicht jedes Verzeichnis neu anlegen zu müssen. Dies spart sehr viel Zeit und garantiert ein einheitliches Anlegen der einzelnen Verzeichnisse. Insbesondere lassen sich auf dieser Maske der Datenschutzbeauftragte sowie der Vertreter dieses Datenschutzbeauftragten festlegen. Auch der Standard Vertreter des Auftragsverarbeiters ist an dieser Stelle einzutragen.
Die praktische Funktion, eine Standard-Kategorie anzulegen, erleichtert die zukünftige Arbeit mit dieser App um ein Vielfaches. Beim Neuanlegen von Verzeichnissen kann auf diese Weise direkt entschieden werden, ob es sich um ein internes oder ein externes Verzeichnis handelt. Diese Kategorien lassen sich genauestens definieren und festlegen.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit spezifische Templates für den Verantwortlichen und den Auftragsverarbeiter festzulegen.

Ein weiteres DSGVO Tool ermöglicht das Anlegen von genau konzipierten Datenempfängern. Diese lassen sich individuell benennen und einer Gruppe zuordnen. Auf diese Weise lassen sich die einzelnen Datenempfängergruppen optimal vordefinieren und die spätere Bearbeitung wird vereinfacht. Im weiteren Schritt lassen sich ebenso die Datenkategorien festlegen, welche entscheidend für die Nutzung der Kundendaten sind. So sind beispielsweise personenbezogene Daten oder Gesundheitsdaten voneinander getrennt aufgeführt und bieten dadurch einen optimalen Überblick.
Diese App ist mandantenfähig und kann daher jeder Vorgang einem vordefinierten Mandanten zugewiesen werden.

Die DSGVO Software bietet Unternehmen eine innovative Möglichkeit, personenbezogene Daten sicher und korrekt zu speichern. Tricoma bietet ein sehr großes Sortiment an solchen Apps als Cloud ERP. Empfehlenswerte Apps, welches positiv zur Unternehmensorganisation beitragen, ist die App Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. So kann Ihr Unternehmen auch die Daten der Mitarbeiter sicher speichern und auswerten. Tricoma als Cloud ERP bietet zukunftsorientierte und individuell entwickelte Programme. Der Messeplaner für Ihr Weboffice kann Sie bei einer optimalen Terminplanung unterstützen. So haben Sie die Aufgaben in Ihrer Messeplanung im Griff.
Viele weitere Apps von tricoma erleichtern den Alltag in einem Unternehmen. Die Logistik und der Versand werden beispielsweise mit der App Lager oder der Scanstation ergänzt werden. Die Arbeitsabläufe werden optimiert und der Zeitfaktor nimmt dadurch enorm ab. Auch Kosten können durch dieses harmonische Zusammenspiel von unterschiedlichen Apps gesenkt werden.

Damit liefert tricoma nicht nur optimierte und aufeinander abgestimmte Systeme für die Logistik eines Unternehmens. Auch Prozesse werden rationalisiert und zeitsparend gestaltet.

*Bitte beachten Sie, dass die App keine Rechtsberatung ersetzt und dass Sie die Anlage des Verarbeitungsverzeichnisses bestenfalls mit Ihrem Rechtsanwalt abstimmen.