Verfahrensverzeichnis Software Tool

Einfach und schnell im tricoma ERP

Verfahrenverzeichnis einfach führen

App DSGVO Manager

Bearbeitung und Verwaltung von DSGVO-Verzeichnissen. Über die App DSGVO Manager können Sie Verfahrensverzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter anlegen und verwalten. Die Verzeichnisse verfügen über eine eigene Versionsverwaltung sowie die dazugehörige Generierung und Archivierung der PDFs.

DSGVO Mangager = Software für ein digitales Verfahrensverzeichnis

Der DSGVO Manager wurde entwickelt, um die mit 25. Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung für jedes Unternehmen unkompliziert zu gestalten. Die Verordnung soll den Datenschutz innerhalb der EU auf einen Standard bringen und für eine einheitliche Struktur sorgen. Verbraucher sollen damit geschützt werden und jederzeit die Möglichkeit haben, ihre eigenen gespeicherten Daten einzusehen. Daher muss jedes Unternehmen ein Verzeichnis führen, in welchem alle personenbezogenen Daten sauber und geordnet hinterlegt werden.
Außerdem muss aus diesem System hervorgehen, wer als Datenschutzbeauftragter eingesetzt ist. Zusätzlich muss das Unternehmen darlegen, welche Daten wie genau verarbeitet werden.
Um dies jeder Firma so einfach wie möglich zu machen, wurde der DSGVO Manager entwickelt. Eine hohe technische Entwicklung und die nahe Arbeit am Kunden machen ein solch umfassendes Produkt möglich.
Tricoma bietet ein ERP System, welches alle relevanten Funktionen in vollem Umfang bereithält.

Verantwortlicher Verantwortlicher

Das DSGVO Verfahrensverzeichnis

Das Verfahrensverzeichnis ist ein wesentliches Element des deutschen Datenschutzes für Verbraucher. Jede staatliche oder private Stelle muss den Umgang mit personenbezogenen Daten sorgfältig dokumentieren. Um dies zu gewährleisten, wird ein solches System vorausgesetzt und unterstützt das Unternehmen bei der Einhaltung aller Vorgaben.
Das Verfahrensverzeichnis Tool von tricoma ermöglicht dies jedem Unternehmen und sorgt für ein übersichtliches und genaues Ablegen aller Daten.
Insbesondere Online-Händler haben meist einen sehr großen Kundenkreis und müssen daher viele Daten verarbeiten. Die einzelnen Kundendaten werden im System sorgfältig hinterlegt und Adressen können auf diese Weise jederzeit abgerufen werden. Online-Apotheken beispielsweise bieten den Kunden dadurch einen großen Vorteil. Bei einer Bestellung können Adresse und Zahlungsmöglichkeiten direkt abgerufen werden, um auf diese Weise schnellstmöglich auf die Bestellung zu reagieren.
Diese Kundendaten sammeln sich über Jahre und werden in verschiedenen Kategorien abgelegt. Um diese Daten nun vertraulich zu behandeln, müssen sie in einem speziellen Verzeichnis abgespeichert werden. Der Kunde hat jederzeit das Recht, seine persönlichen Daten bei dem Shop-Betreiber abzufragen.

In diesem Verfahrensverzeichnis müssen in jedem Fall Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und die seines Vertreters genannt sein. Auch der Zweck der Verarbeitung muss an dieser Stelle hinterlegt werden. Zu jeder Person muss die Beschreibung der Kategorie personenbezogener Daten, wie beispielsweise Gesundheitsdaten, angelegt werden. Außerdem müssen festgelegte Empfänger eingerichtet werden, welche Zugriff auf diese gespeicherten Daten haben. Die Fristen für Löschungen von den vertraulichen Daten sind ebenfalls in diesem System zu hinterlegen.
Die Verfahrensverzeichnis Software von tricoma bietet Funktionen zu all diesen Punkten. Interne und externe Bemerkungen geben viel Spielraum zur Individualisierung. Übersichtlich gegliedert ist jedes Unternehmen bei korrekter Pflege der Daten auf der sicheren Seite.

Nach der Registrierung eines Kunden können die Daten direkt in das System eingepflegt werden. Dort werden sie sicher verwahrt und nur bei Bedarf abgerufen. Da Onlinehändler besonders auf eine sortierte Ablage von Benutzerdaten angewiesen sind, ist dieses CRM System besonders für solche Unternehmen geeignet. Jedoch können auch alle anderen Unternehmen von dem breit gefächerten Ecommerce ERP Angebot von tricoma profitieren.
Die DSGVO schreibt eine solche Verfahrensverzeichnis Software für jedes Unternehmen vor.

Verantwortliche und Auftragsbearbeiter

Mit der DSGVO Software können beliebig viele Verzeichnisse als Verantwortlicher oder aber auch als Auftragsverarbeiter angelegt und verwaltet werden.
Mit dem Verantwortlichen wird eine natürliche oder juristische Person, Einrichtung, Behörde oder andere Stelle definiert. Der Verantwortliche bestimmt allein oder in Zusammenarbeit mit anderen über die Mittel und Zwecke der personenbezogenen Daten, welche in einem Unternehmen gesammelt werden oder wurden. Er muss hauptsächlich für die Einhaltung der Grundsätze im Zuge der Verarbeitung von personenbezogenen Daten sorgen. Zusätzlich hat er die Pflicht die Einhaltung dieser Grundsätze und Regelungen nachzuweisen. Die Grundsätze dabei sind Rechtmäßigkeit, Datenminimierung, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz, Richtigkeit, Begrenzung des Speicherns und Integrität sowie die absolute Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten.

Der Auftragsverarbeiter ist ebenfalls eine juristische oder natürliche Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle. Dieser Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten im Auftrag des zuvor genannten Verantwortlichen. Er stellt die korrekte Ausführung aller Grundsätze der EU DSVGO und die genaue Kontrolle dieser sicher.

Übersicht Übersicht
Export Export

Die DSGVO Software von tricoma für eine optimale interne Organisation

Die App DSVGO Manager verspricht, den Datenschutz übersichtlich zu verwalten und generell zu vereinfachen. In den allgemeinen Einstellungen lassen sich daher Standardwerte anlegen, um nicht jedes Verzeichnis neu anlegen zu müssen. Dies spart sehr viel Zeit und garantiert ein einheitliches Anlegen der einzelnen Verzeichnisse. Insbesondere lassen sich auf dieser Maske der Datenschutzbeauftragte sowie der Vertreter dieses Datenschutzbeauftragten festlegen. Auch der Standard Vertreter des Auftragsverarbeiters ist an dieser Stelle einzutragen.
Die praktische Funktion, eine Standard-Kategorie anzulegen, erleichtert die zukünftige Arbeit mit dieser App um ein Vielfaches. Beim Neuanlegen von Verzeichnissen kann auf diese Weise direkt entschieden werden, ob es sich um ein internes oder ein externes Verzeichnis handelt. Diese Kategorien lassen sich genauestens definieren und festlegen.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit spezifische Templates für den Verantwortlichen und den Auftragsverarbeiter festzulegen.

Ein weiteres DSGVO Tool ermöglicht das Anlegen von genau konzipierten Datenempfängern. Diese lassen sich individuell benennen und einer Gruppe zuordnen. Auf diese Weise lassen sich die einzelnen Datenempfängergruppen optimal vordefinieren und die spätere Bearbeitung wird vereinfacht. Im weiteren Schritt lassen sich ebenso die Datenkategorien festlegen, welche entscheidend für die Nutzung der Kundendaten sind. So sind beispielsweise personenbezogene Daten oder Gesundheitsdaten voneinander getrennt aufgeführt und bieten dadurch einen optimalen Überblick.
Diese App ist mandantenfähig und kann daher jeder Vorgang einem vordefinierten Mandanten zugewiesen werden.

Rationelles Arbeiten und Kosten sparen

Über einstellbare Löschfristen hilft einem das System einen Überblick zu behalten. Dies bewahrt ein Unternehmen davor, dass personenbezogene Daten länger als vom Gesetzgerber erlaubt aufbewahrt werden.

Jeder Kunde hat bei Bedarf das Recht auf die Zusendung aller seiner personenbezogenen Daten. Ein Verfahrensverzeichnis Tool erlaubt es daher, alle Vorgänge zu dem jeweiligen Kunden als CSV-Datei oder als HTML-Ansicht zu exportieren. Der Kunde wird nach Zusendung genauestens über seine hinterlegten Daten informiert. Anders als externe sind interne Bemerkungen auf diesem Formular nicht abgedruckt und sind lediglich für die Verarbeitung im Unternehmen gedacht.

Durch das Anlegen von Standard Vorlagen und festen Kategorien entfällt sehr viel Bearbeitungszeit, welche für das einzelne Einpflegen oftmals einkalkuliert wird. Durch die einheitliche Vorgabe und die klaren Linien der App ist eine korrekte Eingabe garantiert. Auf die Genauigkeit und Richtigkeit der personenbezogenen Daten ist jedoch in jedem Fall zu achten.
Eine große Zeitersparnis bringt außerdem das mögliche Vordefinieren von Datenempfängern, Datenkategorien, Zwecke, festgelegten Löschfristen und Verarbeitungstätigkeiten.

Einstellungen Einstellungen
Datenempfänger Datenempfänger

Versionsverwaltung einzelner Dokumente

Mit dem DSGVO Tool hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente immer als einzelne Versionen anzulegen und damit ein sauber geführtes Verfahrensverzeichnis zu verwalten.
Die Wichtigkeit mehrere Versionen anzulegen besteht darin, dass alte Versionen aufbewahrt werden müssen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt als PDF drucken zu können. Auf diese Weise kann ein Nachweis über frühere gespeicherte Daten erbracht werden.
Das Verzeichnis wird mit allen relevanten Daten angelegt und gespeichert. Anschließend kann über das seitliche Menü die Versionsverwaltung aufgerufen werden.
Sämtliche Änderungen, die nach diesem Anlegen durchgeführt werden, benötigen eine neue Version. Das Speichern einer Änderung ist nicht möglich, da das System direkt mit einer Fehlermeldung reagiert und den Nutzer darauf aufmerksam macht, diese Version zu erstellen. Wieder über das Versionsmenü kann eine neue Hauptversion oder eine Subversion angelegt werden. Diese wird nach den normalen Vorgaben angelegt und gespeichert. Nun ist das Ändern und Generieren dieses Verzeichnisses möglich.
Diese Abfolgen und Regelungen der Eingabe sind bei Verantwortlichen und Auftragsbearbeitern sehr ähnlich zu handhaben.
Jedes einzelne Verzeichnis sichert die unterschiedlichen Versionen als PDF-Dateien.

Die Vorteile eines Verfahrensverzeichnis für den Onlinehandel

In der Übersicht können einzelne Positionen angelegt werden, in welchen der Typ, welcher aus Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter besteht, und ein Titel hinterlegt werden. Der Titel kann nach dem jeweiligen Onlineshop wie beispielsweise Amazon oder eBay benannt werden. Alle kundenbezogenen Daten sind dort hinterlegt und können bei Bestellungen verwendet werden. Auch die Version wird in dieser Position angezeigt.
In dem jeweiligen Verzeichnis eines Shops kann eine Vielzahl von unterschiedlichen Einstellungen vorgenommen werden. Einzelne Kategorien lassen sich beispielsweise aufschlüsseln, um alle Kunden anzuzeigen, welche dies betrifft. Außerdem können Sie eine Vielzahl von unterschiedlichen Verarbeitungstätigkeiten angeben.

Das Verfahrensverzeichnis ist besonders wichtig für diese Onlinehändler bei der Weitergabe an Versanddienstleister wie DHL, Hermes oder DPD. Dieser Datenaustausch muss genauestens dokumentiert werden.
Tricoma bietet eine ERP Software, welche die Organisation in einem Betrieb grundlegend verbessern kann. Gerade Versandhäuser und Online-Shopbetreiber profitieren von diesem Angebot des modernen CRM System.

Löschfristen Löschfristen

Perfekte Ergänzung durch unterschiedliche tricoma Systeme

Die DSGVO Software bietet Unternehmen eine innovative Möglichkeit, personenbezogene Daten sicher und korrekt zu speichern. Tricoma bietet ein sehr großes Sortiment an solchen Apps als Cloud ERP. Empfehlenswerte Apps, welches positiv zur Unternehmensorganisation beitragen, ist die App Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. So kann Ihr Unternehmen auch die Daten der Mitarbeiter sicher speichern und auswerten. Tricoma als Cloud ERP bietet zukunftsorientierte und individuell entwickelte Programme. Der Messeplaner für Ihr Weboffice kann Sie bei einer optimalen Terminplanung unterstützen. So haben Sie die Aufgaben in Ihrer Messeplanung im Griff.
Viele weitere Apps von tricoma erleichtern den Alltag in einem Unternehmen. Die Logistik und der Versand werden beispielsweise mit der App Lager oder der Scanstation ergänzt werden. Die Arbeitsabläufe werden optimiert und der Zeitfaktor nimmt dadurch enorm ab. Auch Kosten können durch dieses harmonische Zusammenspiel von unterschiedlichen Apps gesenkt werden.

Damit liefert tricoma nicht nur optimierte und aufeinander abgestimmte Systeme für die Logistik eines Unternehmens. Auch Prozesse werden rationalisiert und zeitsparend gestaltet.

*Bitte beachten Sie, dass die App keine Rechtsberatung ersetzt und dass Sie die Anlage des Verarbeitungsverzeichnisses bestenfalls mit Ihrem Rechtsanwalt abstimmen.

Top Funktionen einfach erklärt

App DSGVO Manager

Export aller Vorgänge zu einem Kunden als CSV-Datei oder HTML-Ansicht
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Verzeichnisse besitzen eigene Versionsverwaltung inklusive Archivierung der PDFs
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Datenempfänger, Datenkategorien, Verarbeitungstätigkeiten, Zwecke, Löschfristen können vordefiniert werden
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Listenansicht von Kunden aller zugeordneter Kundengruppen in einem Verzeichnis
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Datenempfängergruppen lassen sich Systembenutzer, Benutzer, Kunden und Kundengruppen zuordnen
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Verwaltung der Verzeichnisse für verschiedene Mandanten
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App DSGVO Manager

 

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