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    Warenwirtschaftssystem - Schaltzentrale im Handelsunternehmen

    Handelsunternehmen müssen heute zahlreiche Aufgabenstellungen gleichzeitig und innerhalb kurzer Zeit erledigen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern. Es gilt daher, die Bereiche Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf optimal zu steuern und für einen reibungslosen Informationsfluss zu sorgen. Exakt aus diesem Grund setzen zahlreiche Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem ein. Doch wie werden WaWi-Lösungen in der Praxis genutzt? Welche Arten von Systemen gibt es und welche Anforderungen sollte innovative Software erfüllen? Dieses Wiki beantwortet alle wichtigen Fragestellungen rund um Warenwirtschaftsprogramme im Detail.

    Warenwirtschaftssystem - Grundlagen

    In welchen Bereichen werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?

    Welche Aufgaben werden in der Lagerwirtschaft übernommen?

    Welche Aufgaben werden im Warenabsatz übernommen?

    Welche Zusatzfunktionen hat ein WWS?
    Wie kann man Warenwirtschaftssysteme einteilen?

    Welchen Anforderungen muss ein Warenwirtschaftsprogramm erfüllen?

     

    Warenwirtschaftssystem - Grundlagen

    Bevor wir uns näher mit Einsatzmöglichkeiten, Funktionen und Ausprägungen von Warenwirtschaftssystemen beschäftigen, seien zunächst die wichtigsten Begriffe definiert. Diese sind insbesondere dann interessant, wenn Sie sich erstmalig mit WaWi-Software auseinandersetzen.

     

    Was ist Warenwirtschaft?

    Der Begriff Warenwirtschaft wird häufig mit entsprechender Software gleichgesetzt, was jedoch streng genommen nicht korrekt ist. Vielmehr ist Warenwirtschaft ein betriebswirtschaftlicher Begriff, der die Verwaltung sowie die Steuerung und Planung von Materialflüssen innerhalb eines Unternehmens beschreibt. Darüber hinaus erfolgt eine Koordination der Warenströme über die Unternehmensgrenzen hinweg. Die Prozesse der Warenwirtschaft erstrecken sich also auch auf Kunden und Lieferanten.

    Das übergeordnete Ziel der Warenwirtschaft ist es, benötigte Waren unter folgenden Maßgaben bereitzustellen:

    • richtiges Produkt
    • richtige Menge
    • richtige Qualität
    • richtiger Zeitpunkt
    • richtiger Ort
    • richtiger Preis
    • richtige Informationen

    Gleichzeitig soll die Materialwirtschaft für möglichst geringe Kosten und eine niedrige Kapitalbindung bei gleichzeitig optimaler Lieferbereitschaft sorgen. Die Realisierung kostenoptimaler Lagerbestände ist demnach eine weitere wichtige Aufgabe der Warenwirtschaft.


    Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

    Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi oder WWS), ist Unternehmenssoftware, welche die zuvor genannten Aufgaben und Ziele unterstützt. In einem Warenwirtschaftsprogramm finden sich also Funktionen, die der Steuerung des Warenflusses dienen. Neben dem Lagerwesen zählen der Einkauf und der Verkauf mit ihren klassischen Geschäftsprozessen zu den wesentlichen Anwendergruppen von WaWi-Lösungen.

     

    Was sind die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems?

    Leistungsfähige Warenwirtschaftssysteme sind in verschiedenen Branchen, insbesondere im Handel und der Industrie, nicht mehr wegzudenken. Ähnlich wie ERP-Systeme ermöglichen sie es, Kernabläufe im Unternehmen zu steuern, Prozesse zu optimieren und manuelle Abläufe (zumindest teilweise) zu automatisieren. Hierdurch ergeben sich Ressourceneinsparungen und eine geringere Fehlerquote. Zudem ermöglichen WaWi-Systeme eine zentrale Datenhaltung, wodurch sich Mehraufwände und Fehler, die häufig durch softwaretechnische Insellösungen und Redundanzen entstehen, minimieren lassen. Nicht zuletzt erhöht ein Warenwirtschaftsprogramm die Transparenz im Unternehmen, indem es sämtlichen Prozessbeteiligten Einblicke in aktuelle Vorgänge und historische Daten eröffnet. Reports und Kennzahlen, welche auf dieser Basis generiert werden können, stellen darüber hinaus eine solide Entscheidungsbasis für Führungskräfte und die Unternehmensleitung dar.

    Verfügt das Warenwirtschaftssystem zusätzlich über ein CRM-Modul, so können auch die Kundenbeziehungen optimiert und das Marketing verbessert werden. Oft lassen sich zudem Kassensysteme, E-Commerce-Plattformen und Online-Shops anbinden, wodurch Buchungen in Echtzeit an die Warenwirtschaft übermittelt werden. Dies führt dazu, dass wichtige Informationen wie Bestellungen, Bestände und Umsätze jederzeit aktuell sind.

     

    In welchen Bereichen werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?

    Die wichtigste Zielgruppe von Warenwirtschaftssystemen sind Unternehmen der Handelsbranche. Unabhängig davon, ob es um den B2B- oder den B2C-Bereich geht, weisen die Prozesse gewisse Gemeinsamkeiten auf. Im Kern geht es bei jedem Händler darum, Waren zu beschaffen, zu lagern und gewinnbringend abzusetzen. Aus diesen klassischen Geschäftsprozessen im Handel leiten sich letztlich die Funktionen und Aufgaben von Warenwirtschaftsprogrammen ab, welche wir im Folgenden näher betrachten möchten.

     

    Welche Funktionen hat ein Warenwirtschaftssystem?

    WaWi-Systeme können sich in puncto Funktionsumfang stark voneinander unterscheiden. Während sich einige Lösungen auf die Kernprozesse Beschaffung, Lagerhaltung und Absatz konzentrieren, bieten andere Warenwirtschaftsprogramme Funktionen an, die auch angrenzende Bereiche abdecken. Weit verbreitet ist zudem die Anbindung von Drittsystemen über Schnittstellen. In diesem Abschnitt werden wir sowohl auf die Kernfunktionen als auch auf gängige Zusatz-Features eingehen.

     

    Welche Aufgaben werden in der Warenbeschaffung übernommen?

    Im Bereich der Warenbeschaffung haben Warenwirtschaftssysteme die Aufgabe, eine optimale Warenverfügbarkeit zu realisieren. Gleichzeitig sollen die Beschaffungskosten und die Kapitalbindung durch Lagerbestände möglichst gering gehalten werden. Im Detail betrachtet besteht die Beschaffung im Handelsunternehmen aus mehreren Teilprozessen:

    1. Bedarfsermittlung und Disposition
    2. Bezugsquellenermittlung
    3. Einkauf
    4. Wareneingang (Wareneingangskontrolle und Vereinnahmung)
    5. Rechnungsprüfung (meist bestell- bzw. wareneingangsbezogen)

     

    1. Bedarfsermittlung und Disposition

    Der Beschaffungsprozess im Handelsunternehmen wird in aller Regel durch einen konkreten oder prognostizierten Bedarf angestoßen. Hierfür enthält ein Warenwirtschaftsprogramm stets Funktionen zur Disposition. Diese greifen unter anderem auf historische Verbrauchsdaten, Planzahlen und den aktuellen Auftragsbestand zu, um optimale Bestände, Bestellmengen und Bestellzeitpunkt zu ermitteln. Auf dieser Basis werden automatisch Bestellvorschläge generiert und an den Einkauf übermittelt.

     

    2. Bezugsquellenermittlung

    Für die Ermittlung eines geeigneten Lieferanten hat der Einkauf grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Im Optimalfall ist das zu beschaffende Produkt im Warenwirtschaftssystem mit einem bevorzugten Lieferanten verknüpft. Die Preise und sonstigen Beschaffungsmodalitäten liegen dann bereits vor, wodurch die benötigten Waren einfach bei Lieferanten abgerufen werden können. Dieser Prozess kann (abhängig vom System und der Konfiguration) sogar voll automatisiert durchlaufen werden.

    Handelt es sich um neue Produkte, kann der Stammlieferant nicht liefern oder sollen Beschaffungsalternativen eruiert werden, so ist ein Preisvergleich erforderlich. Hierfür bietet das WaWi-System die Möglichkeit, Anfragen zu generieren und an potenzielle Lieferanten zu übermitteln.

     

    3. Einkauf

    Der Einkauf ist eines der wichtigsten Module innerhalb der Warenwirtschaft. Neben der Ermittlung und der systemtechnischen Pflege von Bezugsquellen (Lieferantenstammdaten und Konditionen) werden in diesem Bereich Rahmenvereinbarungen geschlossen, Abrufe getätigt, Bestellungen platziert und auch Rücklieferungen verwaltet. Des Weiteren überwacht der Einkauf mithilfe des Warenwirtschaftssystems die Einhaltung von Lieferterminen und mahnte Lieferverzögerungen an.

     

    4. Wareneingang

    Der Wareneingangsprozess setzt sich aus den Schritten Warenannahme, Qualitätsprüfung und Einlagerung zusammen. Bei korrekt angelieferter Ware wird im WaWi-System eine normale Wareneingangsbuchung durchgeführt. Dies erfolgt meist mit Bestellbezug, um nachvollziehen zu können, ob die Bestellpositionen vollständig oder nur teilweise geliefert wurden. Produkte mit Mängeln werden teils in ein spezielles Qualitäts- oder Sperrlager gebucht, um sie später reklamieren zu können. Oft kommen im gesamten Wareneingangsprozess technische Hilfsmittel wie Handscanner zum Einsatz. Diese sind meist direkt mit der Warenwirtschaft verbunden und übermitteln sämtliche Aktivitäten ohne Zeitverzug. Hierdurch entfallen manuelle Buchungen großteils. (Weitere Infos im Abschnitt "Einlagerung" ).

     

    5. Rechnungsprüfung

    Zuletzt müssen eingehende Lieferantenrechnungen überprüft werden. Hier spielen Warenwirtschaftssysteme eine ihrer Stärken aus, da sie sämtliche Informationen für die Rechnungskontrolle bereitstellen. Dies sind im Wesentlichen die Bestelldaten (inkl. Mengen und Werte) und die Wareneingangsdaten. Stimmen Beschaffungsvorgang und Rechnung überein, so kann die Lieferantenrechnung zur weiteren Bearbeitung in die Buchhaltung übergeben werden.

     

    Welche Aufgaben werden in der Lagerwirtschaft übernommen?

    Im Modul "Lagerwirtschaft" werden sämtliche Lagerbewegungen erfasst. Hierzu zählen neben Zugängen und Abgängen auch Umlagerungen, Umverpackungen, Bestandskorrekturen, Verschrottungen und Rücksendungen. Somit ist einerseits gewährleistet, dass Bestandswerte jederzeit aktuell vorliegen, andererseits, dass den gesetzlichen Vorgaben (u. a. korrekter Ausweis der Vorräte) entsprochen wird.

    Die wichtigsten WWS-Funktionen in der Lagerwirtschaft sind:

    1. Einlagerung
    2. Bestandsführung
    3. Auslagerung
    4. Inventur

     

    1. Einlagerung

    Wie bereits angeschnitten, unterstützen moderne WaWi-Systeme mehrere Methoden der Lagerplatzzuordnung. Gängig sind insbesondere fest zugeordnete Lagerplätze je Artikel und die chaotische Lagerplatzzuordnung. Teils müssen Produkte mit Etiketten versehen werden, die Angaben wie Seriennummer, Chargennummer oder ein Mindesthaltbarkeitsdatum enthalten. Auch dies lässt sich über viele Warenwirtschaftssysteme realisieren.

     

    2. Bestandsführung

    Warenwirtschaftsprogramme ermöglichen meist eine differenzierte Bestandsführung und -überwachung. Gängig sind folgende Arten der Bestandsmengenführung:

    • Gesamtbestand
    • Lagerplatzbestand
    • Chargenbestand
    • Seriennummern (auf Artikelebene)

     

    3. Auslagerung

    In diesem Schritt werden Lagerentnahmen durchgeführt und unter Angabe von Materialnummer und Lagerplatz im System verbucht. Teils werden zudem Chargen- und Seriennummern erfasst. Abhängig vom Unternehmen kommen verschiedene Kommissionierungsverfahren zum Einsatz. Gängig ist beispielsweise folgender Prozess: Aufgrund von Auftragsdaten wird im Lager eine Entnahmeliste erzeugt, welche heute immer häufiger auf mobile Endgeräte übermittelt wird. Anhand dieser Informationen werden dann Lieferungen zusammengestellt. Entnahmen werden oft mittels Handscanner dokumentiert.

     

    4. Inventur

    Selbstverständlich unterstützten Warenwirtschaftssysteme auch die Durchführung von Inventuren. Gängige Verfahren sind die Stichtagsinventur und die permanente Inventur. Das WaWi generiert hierfür Zähllisten, unterstützt die Durchführung und liefert letztendlich die Inventurauswertung inklusive möglicher Differenzen. Auch hier kann die Anbindung von Handscannern deutliche Vereinfachungen bringen.

     

    Welche Aufgaben werden im Warenabsatz übernommen?

    Eingekaufte und gelagerte Waren müssen selbstverständlich auch abgesetzt werden, womit wir beim dritten Kernprozess des Handelsunternehmens sind. Im Warenabsatz umfasst ein Warenwirtschaftssystem weitaus mehr, als die reine Verwaltung von Aufträgen. Die wesentlichen Funktionen in diesem Bereich sind:


    1. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
    2. Marketing
    3. Angebote
    4. Auftragsabwicklung, Versand, Faktura
    5. Reklamationsbearbeitung und Service
    6. POS

     

    1. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

    Ein professionelles Kundenbeziehungsmanagement entscheidet heute mehr denn je über die Wettbewerbsfähigkeit von Handelsunternehmen. Zahlreiche WaWi-Lösungen enthalten daher mittlerweile ein CRM-Modul. Dieses ermöglicht nicht nur die Erfassung, sondern auch die Auswertung von Kundeninformationen über verschiedene Kanäle hinweg.

     

    2. Marketing

    Im Bereich Marketing können WaWi-Lösungen unterschiedlichste Ausprägungen besitzen. Während es im klassischen Sinne um die Sortiments- und Konditionsgestaltung sowie um die Unternehmenskommunikation geht, ist das Online-Marketing deutlich vielschichtiger. Hier können Warenwirtschaftsprogramme mittlerweile zahlreiche Kanäle wie Preissuchmaschinen, soziale Netzwerke und Bewertungsportale abdecken.

     

    3. Angebote

    Das Angebotswesen innerhalb der Warenwirtschaft umfasst im Wesentlichen die Bearbeitung von Anfragen und die Erstellung von Angeboten. Hier bietet ein WWS den Vorteil, dass die Konditionen bereits im System vorliegen und Angebote meist nur noch übermittelt werden müssen. Zunehmend erfolgt die Angebotsabgabe online. Ferner sorgt eine Angebotsüberwachung dafür, dass offene Vorgänge nicht übersehen werden können. Teils sind zudem Auswertungsfunktionen integriert, welche Aufschluss über die Erfolgsquote von Angeboten geben.

     

    4. Auftragsabwicklung, Versand, Faktura

    Die Auftragsabwicklung ist ein weiteres zentrales Element der Warenwirtschaft. Erfasste Kundenauftrage stoßen hier die Folgeprozesse Kommissionierung, Versand und Fakturierung an. Häufig sind heute E-Commerce-Plattformen oder Online-Shops vorgeschaltet, aus denen die Kundenbestellungen automatisch in das Warenwirtschaftssystem übergeben werden.

    Eine wichtige Komponente im Verkauf ist die Preisfindung, welche ebenfalls vom WaWi-System unterstützt wird. Hier können kundenindividuelle Vereinbarungen, Auftragsarten, Mengen, Werte oder auch Termine eine Rolle spielen.

    Nach der Kommissionierung (siehe Abschnitt "Auslagerung") erfolgt der Warenversand, dem ebenfalls eine hohe Bedeutung zukommt. Hier geht es im Kern darum, den Versand zu planen, Versandpapiere zu erstellen, Lieferscheine zu verwalten und die Lieferungen an einen Versanddienstleister zu übergeben. Viele dieser Schritte, etwa das Drucken von Paketaufklebern und die Übermittlung an Versandsoftware, lassen sich dank WaWi-Software automatisieren. Gleiches gilt für die abschließende Rechnungsstellung.

     

    5. Reklamationsbearbeitung und Service

    Im After Sales finden sich Module für die das Service- und Reklamationsmanagement. Hier werden Beanstandungen, Garantie- und Kulanzanträge, Reparaturen und Wartungen verwaltet. Teilweise ist auch ein Ticketsystem vorhanden, in dem Service-Vorgänge abgebildet und zusammengefasst werden.

     

    6. POS

    Werden Ladengeschäfte geführt, so muss die Warenwirtschaft spezielle Anforderungen erfüllen. Bedeutsam sind insbesondere Kassenmodule, die alle wichtigen POS-Funktionen beinhalten. Zu nennen sind hier beispielsweise eine Scanneranbindung, der Druck von Kassenbelegen und die Unterstützung von Bar- und Kartenzahlungen. Bei mehreren Filialen ist zudem ein optimales Zusammenspiel mit der Unternehmenszentrale wichtig.

     

    Welche Zusatzfunktionen hat ein WWS?

    Neben den Grundfunktionen kann ein WWS unterschiedliche Zusatz-Features beinhalten, die häufig dazu dienen, branchen- oder produktspezifische Anforderungen zu erfüllen. Gängig sind unter anderem folgende ergänzende Bestandteile:

    • Buchhaltung, Verwaltung offener Posten
    • Integrierte Online-Shop-Lösung
    • Umfangreiche E-Commerce-Lösung inkl. Anbindung gängiger Marktplätze
    • Zeiterfassung
    • Auswertungen
    • AußendienstverwaltungFilialmanagement

     

    Wie kann man Warenwirtschaftssysteme einteilen?

    Es existieren mehrere Arten von Warenwirtschaftssystemen, die sich einerseits anhand des Individualisierungsgrads, andererseits anhand des Integrationsgrads unterscheiden lassen. Zudem muss das WaWi von ERP abgegrenzt werden.

     

    Standardsoftware vs. Individualsoftware

    Warenwirtschaftsprogramme sollen die individuellen Geschäftsprozesse eines Unternehmens möglichst optimal abbilden. Während sich Standardsoftware auf allgemeine, unternehmensübergreifende Funktionen für die breite Masse konzentriert, wird Individualsoftware speziell anhand individueller Anforderungen entwickelt. Letztere Variante ist jedoch deutlich kostenintensiver, weshalb die Wirtschaftlichkeit genau hinterfragt werden muss.

    Ein "Mittelweg" sind Branchenlösungen oder Standardsysteme, deren Funktionen im Baukastenprinzip zusammengestellt werden können. Insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen setzen sich Cloud-Lösungen, die dem "Baukasten-Ansatz" entsprechen, zunehmend durch, da sie einen gewissen Individualisierungsgrad ermöglichen und dennoch kostengünstig betrieben werden können.

     

    Offenes, integriertes und geschlossenes Warenwirtschaftssystem

    Ein Warenwirtschaftssystem wird als geschlossen bezeichnet, wenn es die Module Wareneingang, Warenausgang, Bestellwesen, Disposition (inkl. Bestellvorschlägen), Bestellüberwachung und Managementinformationen enthält. Fehlt eine dieser Komponenten, handelt es sich um ein offenes Warenwirtschaftssystem. Von einem integrierten WaWi-System ist dir Rede, wenn sämtliche der genannten Module vorhanden sind und zudem noch Schnittstellen zu externen Partnern bestehen.

     

    Abgrenzung zu ERP

    Eine klare Abgrenzung zwischen Warenwirtschaft und ERP ist schwierig, da sich die Architektur stark ähnelt. Beide Systemarten agieren beispielsweise anhand von Stamm- und Bewegungsdaten. Lediglich die Bestandteile und der Funktionsumfang kann als Unterscheidungskriterium herangezogen werden. So enthalten ERP-Systeme häufig Module wie Controlling und Personalwirtschaft, die über den Umfang von Warenwirtschaftsprogrammen hinausgehen.

     

    Welchen Anforderungen muss ein Warenwirtschaftsprogramm erfüllen?

    Ein Warenwirtschaftsprogramm muss dazu in der Lage sein, sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten zu verwalten, die zur Durchführung der Kernprozesse im Handelsunternehmen (Beschaffung, Lagerhaltung, Absatz) erforderlich sind. Da jedoch der Funktionsumfang jeder WaWi-Lösung an einem gewissen Punkt endet und die voranschreitende Digitalisierung zudem eine papierlose Zusammenarbeit mit externen Prozessbeteiligten (insbesondere Kunden und Lieferanten) erfordert, sind darüber hinaus intelligente Schnittstellen zu Drittanwendungen notwendig.

     

    Welche Daten fallen in einem Warenwirtschaftssystem an?

    Jedes Warenwirtschaftssystem lebt von Daten, welche in zwei Gruppen eingeteilt sind:

    • Stammdaten
    • Bewegungsdaten

    Die wichtigsten Stammdaten innerhalb der Warenwirtschaft sind Artikel (z. B. Bezeichnung, Lagerplatz, Gewicht, Preis, Dispositionsmerkmal), Kunden (z. B. Name, Anschrift, Konditionen) und Lieferanten. Diese Ordnungskriterien sind die Basis optimaler Geschäftsprozesse, weshalb Datenqualität und -aktualität hier besonders bedeutsam sind.

    Bewegungsdaten werden stets auf Basis von Stammdaten erstellt und entstehen im Rahmen typischer Geschäftsvorfälle. Klassische Beispiele für Bewegungsdaten sind Angebote, Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen.

     

    Welche Schnittstellen benötigt ein WWS?

    Ein Warenwirtschaftsprogramm wird selten isoliert betrieben. Erst durch einen reibungslosen Datenaustausch mit anderen wichtigen Systemen und externen Partnern lassen sich die vollen Potenziale durchgängiger Prozesse erschließen. Welche Schnittstellen hierfür notwendig sind, hängt von unternehmensindividuellen Gegebenheiten ab. Gängig sind folgende Ausprägungen:

    • Schnittstellen zu Shopsystemen (z. B. Magento, Shopware, XT Commerce, Gambio)
    • Schnittstellen zu Online-Marktplätzen (z. B. Amazon, eBay, Rakuten)
    • Schnittstellen zu B2B-Marktplätzen
    • Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern
    • Schnittstellen zu Kassensystemen
    • Schnittstellen zu Versanddienstleistern, Speditionen und Fulfillment-Anbietern
    • Schnittstellen zu Buchführung (z. B. DATEV)
    • Schnittstellen zu Bankkonten (z. B. per HBCI oder EBICS)
    • Schnittstellen für die Zollabwicklung
    • Schnittstellen zur Produktion